大數(shù)據(jù)時代檔案管理新策略

王德建

摘 要 云計算、大數(shù)據(jù)已成為時代的主題。大數(shù)據(jù)技術(shù)既有挑戰(zhàn)又有實踐創(chuàng)新的機遇，對檔案的管理工作有著重大的現(xiàn)實意義。文章從大數(shù)據(jù)時代下的特點，通過發(fā)現(xiàn)新環(huán)境下檔案管理和檔案理論面臨的問題，闡述了在大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的新策略，同時從數(shù)據(jù)資源的管理分析入手，從理論模式、行政管理、創(chuàng)新服務(wù)、安全保障等方面分析大數(shù)據(jù)時代檔案管理的趨勢，提出實用性創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)；檔案管理；信息化

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2019）230-0001-03

隨著大數(shù)據(jù)對社會和經(jīng)濟發(fā)展以及文化等行業(yè)的發(fā)展的促進和現(xiàn)實作用，其發(fā)展前景是不言而喻的。然而，檔案館在信息領(lǐng)域的工作也面臨著新技術(shù)的挑戰(zhàn)和實際創(chuàng)新的機遇。

基于存檔、歷史、政治、惠民的檔案管理和應(yīng)用，我們應(yīng)該使用大數(shù)據(jù)來解決檔案管理中可能出現(xiàn)的問題。

本文提出了一種創(chuàng)新的檔案管理策略，并分析了大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的差異。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理意義

當前社會已進入數(shù)據(jù)信息快速增長的新時代。大數(shù)據(jù)已成為全球信息技術(shù)行業(yè)關(guān)注的焦點[ 1 - 3 ]。當今社會和網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的檔案信息的數(shù)量和類型與過去完全不同，這對檔案管理產(chǎn)生了巨大影響。檔案資源實體管理和數(shù)字化管理的難度急劇增加，檔案檢索、利用和服務(wù)工作難以滿足用戶的需求。

因此，在大數(shù)據(jù)時代檔案管理轉(zhuǎn)型的背景下，檔案管理部門和管理者需要考慮如何把握大數(shù)據(jù)開發(fā)給檔案帶來的變化和挑戰(zhàn)。

文件管理員需要更改以前的管理模式并將其擺脫。制約傳統(tǒng)思維，充分利用全社會的資源和力量，建設(shè)大型檔案，實現(xiàn)新型服務(wù)[ 4 ]。檔案管理人員要找出檔案管理中存在的問題，將海量數(shù)據(jù)資源和創(chuàng)新思維應(yīng)用于檔案管理， 更好地為國家、黨和人民服務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的不同

檔案部門進入大數(shù)據(jù)時代面臨著各種變革，這就要求主管部門需要對檔案管理工作在大數(shù)據(jù)這一時代下進行重新認識和重新分析。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代背景下也因此面臨著信息資源建設(shè)、檔案信息服務(wù)優(yōu)化、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新等各方面的挑戰(zhàn)，這就要求檔案管理者要用發(fā)展的眼光去重新認識檔案[ 5 - 8 ]。

2.1 檔案數(shù)據(jù)資源

在大數(shù)據(jù)時代，信息資源的數(shù)量呈指數(shù)冪增長，同時檔案資源數(shù)據(jù)也迅速增加，檔案來源更加廣泛，內(nèi)容更加豐富、采集方式也發(fā)生了改變。

在大數(shù)據(jù)時代，檔案資料來源趨于網(wǎng)絡(luò)化、社會化，檔案部門更加關(guān)注民生和輿論，檔案資料來源更加基層化、生活化，檔案資料的數(shù)量不斷增加，類型不斷增多，價值密度降低，也需要對檔案進行實時的處理和收集歸檔。

2.2 檔案行政管理

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作作為國家行政管理工作的重要組成部分，也面臨著許多新的變化[ 1 1 - 1 4 ]。

檔案行政管理部門在新形勢下要求加強檔案行政能力和事務(wù)管理建設(shè)。由于企事業(yè)單位的檔案數(shù)量迅速增加，從事檔案服務(wù)中介機構(gòu)也越來越多，因此新興的企事業(yè)單位電子檔案工作已成為檔案管理工作的新領(lǐng)域。檔案管理部門應(yīng)當與檔案中介機構(gòu)、專業(yè)組織和社會力量協(xié)調(diào)配合，鼓勵他們參與檔案管理工作，完善企業(yè)檔案法律制度，通過立法和執(zhí)法監(jiān)督來指引企事業(yè)單位的檔案工作。

2.3 檔案利用服務(wù)

在大數(shù)據(jù)時代，檔案館的利用服務(wù)將是社會化，多元化發(fā)展，并根據(jù)服務(wù)對象的不同需求，“以人為本”提供更加智能化的服務(wù)。因此，檔案利用服務(wù)需要改變和創(chuàng)新服務(wù)的對象、內(nèi)容、方式、理念和目的。

隨著國家開始加強民生檔案資源的收集，檔案部門逐漸傾向于服務(wù)于人民和城市發(fā)展，同時擴大檔案服務(wù)內(nèi)容，結(jié)合大數(shù)據(jù)分析用戶的行為數(shù)據(jù)，獲取用戶的使用需求和使用習(xí)慣，實施人性化定制，智能推送等服務(wù)方式，以滿足社會個人訴求為目的的服務(wù)檔案。這不僅充分利用了檔案信息資源，還滿足了用戶的信息需求。

2.4 檔案安全保障

檔案管理工作安全第一，大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的數(shù)量，種類繁多，文件類型形成了各種信息載體的形式。為加強檔案安全保障，首先，建立起專業(yè)的檔案管理隊伍，提高管理人員的防護意識和防護水平，樹立管理人員的大檔案觀，解決檔案管理中操作和管理不規(guī)范的問題[ 1 5 - 1 7 ]。

其次，檔案部門應(yīng)逐步開發(fā)適合檔案部門管理云計算系統(tǒng)的文件，使用專業(yè)的專業(yè)設(shè)備保護不同類型的文件。檔案工作者應(yīng)考慮足夠的存儲空間，長期存儲安全性，以應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊，網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)威脅以及針對意外后果和不同類型檔案的應(yīng)急計劃。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的創(chuàng)新策略

大數(shù)據(jù)時代為檔案工作者開辟了新的思路，提供了更多有利條件，使檔案管理得到了更好的發(fā)展條件，而且促進了檔案管理的發(fā)展空間變得更大、更廣，不斷向大數(shù)據(jù)時代新的檔案管理模式靠攏。

3.1 強化資源聚集

在大數(shù)據(jù)時代，檔案資源的概念正在從傳統(tǒng)的狹義定義向“大檔案觀”轉(zhuǎn)變[ 1 8 ]。檔案部門必須有意識地收集各種形式和巨大價值的各種數(shù)據(jù)資源。因此，檔案部門要與不同的數(shù)據(jù)所有者合作，鼓勵各社會組織和個人參與檔案資源的建設(shè)，不斷完善檔案資源的建設(shè)。

不斷變化的互聯(lián)網(wǎng)資源檔案和檔案資源的多樣化要求檔案部門改變檔案資源的收集方式，并收集更多更高質(zhì)量的檔案資源。例如，及時訪問網(wǎng)絡(luò)上的存檔資源并及時存檔用戶文件。檔案管理需要逐步掌握使用科學(xué)的計算機技術(shù)和先進的檔案管理理念，逐步形成智能化、信息化、數(shù)據(jù)化的電子檔案接收和管理工作機制，進一步加強構(gòu)建和優(yōu)化檔案資源的能力。

3.2 深化行政能力

目前，中國正在全面深化行政體制改革，為檔案管理體制的改革和完善提供了契機。在大數(shù)據(jù)時代，檔案行政機關(guān)應(yīng)當改變行政職能，明確檔案管理部門的性質(zhì)，在社會力量的幫助下改變服務(wù)方式，加強法制建設(shè)，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平和專業(yè)人才培養(yǎng)；并加強與機構(gòu)的合作。包括與檔案創(chuàng)建者、用戶、中介、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商和數(shù)據(jù)公司的協(xié)作。從而建立以人為本，務(wù)實高效的檔案管理制度。

3.3 創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

“數(shù)據(jù)本身毫無價值，它通過數(shù)據(jù)提供服務(wù)提供真正的價值，而數(shù)據(jù)就是一種服務(wù)”。為了從多種資源中挖掘出更多有價值的資源，檔案部門必須不斷開放檔案資源，優(yōu)化檔案資源服務(wù)，不斷強化人性化，個性化，智能化，知識化的檔案資源服務(wù)理念，建立知識庫。最大化服務(wù)檔案資源系統(tǒng)的價值。在大數(shù)據(jù)時代，微服務(wù)、遠程網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和云存儲云服務(wù)等各種新興媒體的應(yīng)用將成為檔案服務(wù)的舞臺。

3.4 健全安全防護

在大數(shù)據(jù)時代，不穩(wěn)定的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境對檔案資源的安全構(gòu)成了重大威脅。為了保證檔案資源的安全，解決檔案資源管理的安全隱患，檔案管理部門要不斷完善檔案管理的安全體系。要不斷加強國家各級綜合檔案保障建設(shè)，改善檔案存放條件，完善檔案保障責(zé)任制，建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理隊伍，加強技術(shù)防范，不斷提高安全性。建設(shè)檔案信息系統(tǒng)備份系統(tǒng)，歸檔大數(shù)據(jù)存儲備份中心執(zhí)行異構(gòu)備份和存儲。

4 結(jié)論

為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代，通過研究檔案管理模式，探討此背景下檔案管理的創(chuàng)新策略，我們得出以下結(jié)論：

第一，大數(shù)據(jù)時代下檔案例管理模式的差異包括4個部分：檔案數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、檔案利用服務(wù)系統(tǒng)、檔案安全保密系統(tǒng)。

第二，探索大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式創(chuàng)新、科學(xué)的策略，須加強對檔案資源收集力度和范圍，提高專業(yè)指導(dǎo)水平，加強社會合作，加強檔案管理機構(gòu)的行政能力、行政執(zhí)法水平，建立實用高效的人民檔案管理制度。加快開放檔案資源、創(chuàng)新服務(wù)理念、拓展檔案服務(wù)方式等服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，完善方便公眾的檔案利用服務(wù)體系。

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理內(nèi)容、方式都是復(fù)雜多變的。由于檔案部門對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作仍然處于探索階段，檔案資源收集困難、電子檔案保護技術(shù)不成熟、檔案行政法能力薄弱等問題依然存在。這些都要求黨和政府加強檔案管理工作，要求檔案工作者不斷進行理論探索和實踐創(chuàng)新。

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