淺談文件的雙軌制歸檔管理

路娜

【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在人們的生活中扮演著越來越重要的角色，電子存檔因?yàn)槠鋫鹘y(tǒng)紙質(zhì)版存儲(chǔ)無法達(dá)到的操作便捷，存儲(chǔ)方便，轉(zhuǎn)化迅速等優(yōu)勢(shì)條件迅速成為辦公的主要方式，對(duì)傳統(tǒng)的方式產(chǎn)生了巨大的沖擊。但是我們不能否認(rèn)的是傳統(tǒng)方式也有著自己的獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)使其無法完全被取代，因此我們?cè)诰唧w的工作過程中應(yīng)當(dāng)將兩種方式有機(jī)的結(jié)合起來，將紙質(zhì)版資料可以保存原始數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)與電子版的便捷相結(jié)合，使得文件可以做到雙向發(fā)展，并在這一過程中促進(jìn)電子郵件的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電子文件 雙軌制歸檔 管理

在科技極速發(fā)展的今天，電子科技的運(yùn)用越來越出現(xiàn)在我們生活的方方面面，越來越多的行業(yè)也因此受到?jīng)_擊，我們可以看到紙質(zhì)化文件已經(jīng)無法完全滿足我們?nèi)粘９ぷ鞯囊螅娮游募惨虼擞辛税l(fā)展，但二者目前無法取代對(duì)方，因此必然存在著共生期。而在這一個(gè)時(shí)期以內(nèi)，實(shí)行雙軌制的管理是符合實(shí)際的必然要求，因此我們將要對(duì)這個(gè)問題進(jìn)行探討。

一、電子文件發(fā)展所面臨的難題

（1）原有文件電子化難度大。我們可以得知的是目前的電子化技術(shù)非常高，但是電子化的技術(shù)發(fā)展的歷史卻沒有那么久，在信息電子化之前那我們已經(jīng)存在了許多以紙質(zhì)方式記載的資料，在電子化的過程中我們要如何去將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化的處理，這些資料的內(nèi)容十分龐大，以及所涉及的范圍也各有不同，在進(jìn)行數(shù)據(jù)化的處理的時(shí)候必然要投入大量的人力物力去進(jìn)行專項(xiàng)解決。我們要如何去尋找專業(yè)的人才去進(jìn)行處理，以及這些工作需要如何解決都是一件無法預(yù)料的事情。原有的文件在編程電子化的過程中有許多問題需要解決。

（2）電子文件的存儲(chǔ)認(rèn)定問題難以解決。電子文件不再具有固定的形式，也十分容易進(jìn)行修改，因此我們難以對(duì)電子文件的是否是原始的進(jìn)行斷定。具體可以表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：電子文件易于被他人修改，而且因?yàn)楦膭?dòng)后不會(huì)有任何印記，這些使得人很難以認(rèn)定，電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件制作者制作的并不是實(shí)在的可觸摸的實(shí)質(zhì)性文件，人們通過復(fù)制拷貝等技術(shù)可以文件的轉(zhuǎn)存，因此文件的傳播變得十分容易而且每份文件之間并沒有區(qū)別，因此十分難以區(qū)分。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的是一種不斷發(fā)展變化的技術(shù)，電子文件是計(jì)算機(jī)將信息放于非紙質(zhì)直接顯現(xiàn)的載體上進(jìn)行存儲(chǔ)，只有計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀識(shí)別載體上的信息，一旦技術(shù)發(fā)展以后，則載體上的信息就需要采用其他的方式進(jìn)行讀取。因此技術(shù)時(shí)限也顯得格外重要。電子文件以一種信息流的方式存在，存儲(chǔ)不需要載體的更迭，根據(jù)實(shí)際情況需要，人們可以改變輸出方式。電子文件因?yàn)槿慷际谴蛴∽煮w所以不再具有特定的字跡去進(jìn)行辨認(rèn)，人們可以根據(jù)實(shí)際需要將電子文件輸出通過不同的字號(hào)字體但是并不會(huì)體現(xiàn)個(gè)人字體，及我們無法從字跡上判斷出其個(gè)人信息。電子文件的簽字技術(shù)還不普及，我們無法做到去為每一份電子文件進(jìn)行親自簽名去判斷個(gè)人信息，因此，我悶也就無法通過簽者的字跡去對(duì)一份電子文件的真實(shí)性進(jìn)行判斷。

（3）電子文件與紙質(zhì)文件之間的巨大分歧難以消除。對(duì)于紙質(zhì)文件來說，紙質(zhì)文件的原始性可以通過載體的是否完整以及被更改很直接的進(jìn)行一個(gè)判斷，紙質(zhì)文件原始性可以直接看成是內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何存在的紙質(zhì)文件的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性進(jìn)行懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是可以分割的，不僅內(nèi)容可以任意變化，而且不再具有固定的形式，二者在本質(zhì)上都是存在著差別的，在我們做出二者誰更具有信息的可靠性以及信息傳遞的便捷性上，二者之間是存在著根本對(duì)立的，這也導(dǎo)致了二者在實(shí)際運(yùn)用中存在了差別，因而傳統(tǒng)文件與電子文件之間是一種競爭關(guān)系。

二、如何促進(jìn)電子文件的普及

（1）加強(qiáng)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)為電子化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。電子檔案作為電子產(chǎn)物導(dǎo)致在其實(shí)際運(yùn)用以及管理中具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，網(wǎng)絡(luò)傳輸以及溝通的特殊性時(shí)電子文件受到黑客攻擊的可能性大大提高，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，是以實(shí)際物質(zhì)為載體，機(jī)密性相對(duì)較高，但是其對(duì)存放環(huán)境有高的要求。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，如果要想全面提升檔案的管理能力，就應(yīng)該在實(shí)際檔案的管理中，運(yùn)用雙軌制檔案管理，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行整合管理，在實(shí)際管理中，尋找二者之間可以利用的切入點(diǎn)，然后進(jìn)行管理策略的改革，這樣才能夠全面提升檔案的管理能力，同時(shí)也能夠發(fā)揮出雙軌制檔案管理遠(yuǎn)行的重要作用。

（2）加強(qiáng)管理，為電子文件和的發(fā)展提供可實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理是為了服務(wù)社會(huì)的發(fā)展需要，檔案需求的滿足程度能否滿足大眾社會(huì)的需要取決于檔案管理水平的高低。普遍缺乏資金投入，基礎(chǔ)設(shè)施不完善而且沒有良好設(shè)備來滿足歸檔技術(shù)的操作，無法實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版與電子版文件相輔相成，共同發(fā)展的目標(biāo)，科技的發(fā)展使電文件歸檔工作越來地復(fù)雜，在歸檔管理中缺乏相應(yīng)的規(guī)定去制約，使得方式不統(tǒng)一，出現(xiàn)不兼容等現(xiàn)象，讓電子文件的發(fā)透，編輯等基本操作受到限制，降低了歸檔工作的效率，也不利于部門之間的交與文件的傳送。缺乏完善的雙軌制歸檔管理，沒有健全的管理?xiàng)l例要求，因此確立可實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)在這個(gè)時(shí)候顯得格外重要。

（3）加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)人才的培養(yǎng)管理。人員綜合素質(zhì)水平的對(duì)電子文件雙軌制歸檔能否更好完成提出了挑戰(zhàn)，目前，管理人員的綜合素質(zhì)水平無法滿足社會(huì)需要，難以將紙質(zhì)版文件與電子版文件進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，這些都使得雙軌制歸檔管理工作無法有效的進(jìn)行。為了解決這一問題，筆者認(rèn)為可以采取以下措施進(jìn)行發(fā)展。加強(qiáng)雙軌制管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)力度，企業(yè)一方面可以注意招聘時(shí)對(duì)人才進(jìn)行審核，也可以加強(qiáng)面試質(zhì)量與手段去為了公司可以更好的發(fā)展。另一方面可以提升管理人員的綜合素質(zhì)水平，定期開展培訓(xùn)講座之類的活動(dòng)以提升管理人員的水平，可以同時(shí)開展崗前實(shí)習(xí)活動(dòng)，增加工作者的關(guān)于工作的管理經(jīng)驗(yàn)，不僅促進(jìn)了管理人員的實(shí)踐操作力的提升，也為以后的雙軌制歸檔工作打下良好的基礎(chǔ)。作為歸檔管理人員本身，應(yīng)該樹立正確的職業(yè)價(jià)值觀，積極進(jìn)思維創(chuàng)新，主動(dòng)參加培訓(xùn)活動(dòng)，不斷學(xué)習(xí)并掌握各種電子文件的相關(guān)設(shè)置與操作，且能夠有效的處理紙質(zhì)版文件電子版文件的備份，保留工作，實(shí)現(xiàn)雙向的管理模式。

三、結(jié)語

對(duì)于目前文件歸檔雙軌制之中存在的問題我們應(yīng)當(dāng)辯證的進(jìn)行看待，在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人們對(duì)檔案的信息化管理也越來越關(guān)注。但是這些問題因?yàn)榉N種原因?qū)ξ覀兊倪M(jìn)一步發(fā)展提出了更大的挑戰(zhàn)，我們?yōu)榱四軌蚋玫陌l(fā)展必須要將這些問題進(jìn)行解決，雙軌制的文件處理方式是發(fā)展的一個(gè)必然要求，而我們也應(yīng)該促進(jìn)他的發(fā)展了，我們要將這些問題通過各種方法予以解決，我們也希望這些問題被解決以后可以更好的促進(jìn)我們工作的發(fā)展，可以為其他提供一些便捷之路，我們要相信電子文件雙軌制是一種必然的趨勢(shì)。