淺議高職院校內(nèi)部控制體系及其優(yōu)化

【摘 要】 本文采取案例研究的方法，以A學(xué)院為例，探究了高職院校內(nèi)部控制體系的缺陷，并分別從單位和業(yè)務(wù)層面提出了優(yōu)化方案：完善風(fēng)險評估機(jī)制，健全內(nèi)部控制信息管理系統(tǒng)。完善預(yù)算管理工作流程，完善支出業(yè)務(wù)流程，完善資產(chǎn)管理制度與審核，合同進(jìn)行歸口管理。

【關(guān)鍵詞】 行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制體系；評價

一、引言

十八屆四中全會提出全面依法治國，要求運(yùn)用法律手段完善各單位內(nèi)部控制體系，進(jìn)一步對財政資金分配使用、國有資產(chǎn)監(jiān)管等權(quán)力進(jìn)行控制，防止權(quán)力濫用。我國財政部制定并發(fā)布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》等一系列制度和文件，強(qiáng)制性要求各單位根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立健全內(nèi)部控制體系從而加強(qiáng)對財政資金的控制。陜西省各高職院校在省教育廳的組織下進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)工作，按照財政部下發(fā)內(nèi)部控制基礎(chǔ)評價指標(biāo)進(jìn)行自評，并根據(jù)自評結(jié)果建立健全其內(nèi)部控制體系，并且在年終出具內(nèi)部控制報告以達(dá)到新的監(jiān)管要求。本文根據(jù)這個問題，選擇一所高職院?！狝學(xué)院，通過調(diào)研其內(nèi)部控制體系建設(shè)情況對其內(nèi)部控制進(jìn)行評價并與A學(xué)院的自評結(jié)果進(jìn)行對比，探究其是否建立了完善的內(nèi)部控制體系。

1、內(nèi)部控制概念

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是由單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，全體工作人員共同實(shí)施的，為實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部控制目標(biāo)，通過制定相關(guān)制度和流程，對各項經(jīng)濟(jì)活動所產(chǎn)生的風(fēng)險進(jìn)行控制的動態(tài)過程。

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制主體應(yīng)包括行政單位、公益性事業(yè)單位、社會團(tuán)體及其他附屬單位中的所有成員。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制客體應(yīng)該定位于單位收支及其相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動，主要包括預(yù)算管理、收支管理、資產(chǎn)管理、采購管理、工程建設(shè)管理與合同管理等。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制目標(biāo)是要合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財務(wù)信息真實(shí)完整、有效防止舞弊和預(yù)防腐敗、提高公共服務(wù)的效率和效果。

2、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制評價體系

財政部下發(fā)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評價指標(biāo)，該指標(biāo)體系從單位層面和業(yè)務(wù)層面設(shè)置三十六個評價指標(biāo)。單位層面主要對內(nèi)部控制啟動、單位主要負(fù)責(zé)人承擔(dān)內(nèi)部控制建設(shè)的情況、單位權(quán)力運(yùn)行的制約情況以及內(nèi)部控制信息系統(tǒng)完善等情況進(jìn)行評價。業(yè)務(wù)層面主要對預(yù)算管理業(yè)務(wù)、收支管理業(yè)務(wù)、政府采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)、建設(shè)項目管理業(yè)務(wù)、合同管理業(yè)務(wù)中的各項制度是否完善、各業(yè)務(wù)流程中不相容崗位是否嚴(yán)格分離以及各業(yè)務(wù)流程中存在哪些風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行評價。

二、A學(xué)院內(nèi)部控制尚存缺陷分析

1、單位層面缺陷分析

（1）缺少風(fēng)險評估機(jī)制

（2）各項內(nèi)部控制制度不完善。A學(xué)院尚未制定專門的預(yù)算管理和合同管理制度，缺少完整的政府采購和建設(shè)項目管理制度。

（3）內(nèi)部控制管理信息系統(tǒng)不完善。A學(xué)院日常運(yùn)營中僅有收支管理業(yè)務(wù)和資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)建立信息系統(tǒng)，尚未建立預(yù)算管理、政府采購、建設(shè)項目及合同管理等信息系統(tǒng)。

2、業(yè)務(wù)層面存在缺陷分析

（1）預(yù)算執(zhí)行差異率超標(biāo)

運(yùn)用上述公式計算2014、2015及2016年的年度決算差異率分別為28.89%、28.58%、23.15%，近三年的平均差異率為26.87%，而財政部要求決算差異率為15%，超過了財政部設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)算執(zhí)行差異率過高主要是因?yàn)轭A(yù)算編制不夠科學(xué)以及缺乏對預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督與考核。

（2）收支出業(yè)務(wù)監(jiān)督不到位

收支業(yè)務(wù)中出現(xiàn)某些收入款項應(yīng)計為銀行存款還是沖減應(yīng)收賬款不清楚，究其原因是因?yàn)樵谟涃~過程中對憑證摘要填寫不詳細(xì)，還出現(xiàn)支付合同款中的暫扣款和保證金時沒有按照合同規(guī)定的支付進(jìn)度進(jìn)行支付，而是在首次支付時就將暫扣款和保證金全部支付，這些都說明收支管理過程中缺少有效監(jiān)督。

（3）資產(chǎn)管理不夠完善

很多部門購入的金額達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)而使用期限在一年以上的資產(chǎn)直接按照日常經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)行報銷。這些資產(chǎn)雖然單價不超過固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，但是匯總起來總價很高。缺乏對該類資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行有效管控，則無法有效控制某些部門通過采購該類產(chǎn)品而浪費(fèi)財政資金。

（4）合同未進(jìn)行歸口管理

各部門日常工作中對合同保管并沒有明確規(guī)定，有些合同通過業(yè)務(wù)部門自行保管，有些合同則通過財務(wù)檔案員進(jìn)行保管，并且沒有對合同進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號，說明合同管理比較混亂。

三、A學(xué)院內(nèi)部控制體系優(yōu)化方案

1、單位層面優(yōu)化方案

（1）完善風(fēng)險評估機(jī)制。審計部門應(yīng)定期開展風(fēng)險評估工作，運(yùn)用合適的評估方法及模型對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中存在的風(fēng)險進(jìn)行評估，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行分析和排序，并形成風(fēng)險清單。成立風(fēng)險管理委員會，由校長擔(dān)任風(fēng)險管理委員會主任，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)險評估工作。風(fēng)險管理委員會確定風(fēng)險偏好以及風(fēng)險承受能力并制定風(fēng)險評估標(biāo)準(zhǔn)，完善各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)制度。

A學(xué)院應(yīng)完善各項業(yè)務(wù)制度，制定專門的預(yù)算管理制度，明確規(guī)定“二上二下”預(yù)算編制流程和預(yù)算調(diào)整流程。政府采購制度中對采購計劃編審、采購申請和驗(yàn)收進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。建設(shè)項目管理制度中對項目立項審批、工程項目設(shè)計與概預(yù)算編制、項目實(shí)施與變更管理等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定。制定專門的合同管理制度，明確規(guī)定合同擬定、審核、訂立、審批以及執(zhí)行監(jiān)督等工作流程。

（2）健全內(nèi)部控制信息管理系統(tǒng)?？萍夹畔⑻幗y(tǒng)一負(fù)責(zé)與主要經(jīng)濟(jì)部門進(jìn)行溝通，在了解各部門業(yè)務(wù)流程及需求的基礎(chǔ)上可借助外部軟件服務(wù)商為學(xué)校各經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)建立相關(guān)信息管理系統(tǒng)。由于A學(xué)院目前所使用的財務(wù)系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)都是由天財軟件服務(wù)公司提供，所以仍可以邀請該公司為學(xué)校建立預(yù)算管理、政府采購、建設(shè)項目、合同管理等進(jìn)行系統(tǒng)，并且在建立過程中將各個信息系統(tǒng)進(jìn)行相互融合。

2、業(yè)務(wù)層面優(yōu)化方案

（1）完善預(yù)算管理工作流程。財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與各部門就預(yù)算編制工作的溝通，召開預(yù)算編制會議，就預(yù)算編制要求及學(xué)校年度發(fā)展計劃進(jìn)行討論，結(jié)合各個部門上一年度預(yù)算執(zhí)行情況以及下一年度專項預(yù)算的通知文件，大致確定各個部門預(yù)算編制控制數(shù)。對于上年度預(yù)算嚴(yán)重未完成的部門，其本年度提交的預(yù)算計劃的可行性做謹(jǐn)慎分析。根據(jù)學(xué)校自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)置科學(xué)合理的預(yù)算執(zhí)行考核指標(biāo)，主要對各部門預(yù)算完成率、預(yù)算追加率、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度符合率以及年初結(jié)轉(zhuǎn)預(yù)算使用等情況進(jìn)行考核，。

（2）完善支出業(yè)務(wù)流程。對財務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格要求賬務(wù)處理過程中詳細(xì)記錄往來事項的摘要、往來責(zé)任人和往來單位等信息，對收到的收入類銀行回單做好收入事項的登記工作。對于合同中暫扣款及保證金，應(yīng)在首次對合同金額進(jìn)行支付時將暫扣款及保證金從合同總金額中扣除，并分別向?qū)Ψ絾挝婚_具暫扣款收據(jù)和保證金收據(jù)。

（3）完善資產(chǎn)管理制度與審核。對于沒有達(dá)到固定資產(chǎn)確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)的各項資產(chǎn)和設(shè)備，雖然單價不高但是占年度總支出金額較高，建議將該類資產(chǎn)單獨(dú)管理，在購買時按照日常經(jīng)費(fèi)支出報銷，但需要在資產(chǎn)臺賬中進(jìn)行登記并確認(rèn)資產(chǎn)，由使用部門估計可使用年限并由國有資產(chǎn)處審核，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中直接錄入可使用年限。在可使用年限內(nèi)國有資產(chǎn)處對該資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，當(dāng)資產(chǎn)達(dá)到可使用年限資產(chǎn)管理系統(tǒng)自動將該資產(chǎn)從系統(tǒng)中刪除，不用進(jìn)行復(fù)雜的資產(chǎn)處置流程。

（4）對于A學(xué)院在合同管理業(yè)務(wù)中沒有對合同進(jìn)行歸口管理和分類管理等問題，本文建議黨政辦公室對合同進(jìn)行歸口管理，并將各部門上交的合同按部門進(jìn)行分類后按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號，并編制詳細(xì)的合同臺賬。在合同臺賬中詳細(xì)記錄每一項合同的序號、名稱、承辦部門、主要內(nèi)容、簽訂日期、歸檔日期等信息。

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【作者簡介】

萬媛媛（1975.04—）女，漢族，陜西西安人，碩士學(xué)位，陜西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授，研究方向：財務(wù)會計及物流成本.