高校戶籍管理存在的問題與解決途徑

馮康

【摘 要】 本文認為高校戶籍制度有階段性、管理型與服務(wù)型兼具、靈活多變的特點?，F(xiàn)行的高校戶籍管理制度存在一定的問題和弊端，提出了相關(guān)建議和解決途徑：建立電子化戶籍信息數(shù)據(jù)庫；不再替往屆生保留戶籍檔案；將高校戶籍室由管理職能為主轉(zhuǎn)向服務(wù)職能為主。

【關(guān)鍵詞】 高校戶籍管理；電子戶籍信息庫；服務(wù)性

高校戶籍管理是高校履行管理職能的重要一環(huán)，主要通過高校行政機關(guān)保衛(wèi)處下屬的戶籍科或戶籍室來實現(xiàn)。計劃經(jīng)濟時代，人口流動性非常小，各單位的人口數(shù)量相對固定，加上大學生數(shù)量在當時非常稀缺，高校的戶籍管理工作壓力并不是很大。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，社會人口流動性不斷增加，加上高校逐年的擴招造成大學生數(shù)量越來越多，高校作為接收外來人口的主要單位，其戶籍管理工作越來越重要，壓力也越來越大，逐漸成為高校安全管理的基礎(chǔ)性工作。高校作為一種具有行政級別的事業(yè)單位，具有相對封閉性和獨立性，其戶口雖然在名義上屬于轄區(qū)派出所管理，但是其戶口是獨立的集體戶口，且數(shù)量多、流動性大，公安機關(guān)本著“單位自管”的原則，將高校集體戶交由高校自己管理，高校戶籍的日常管理工作主要由高校戶籍室承擔。

一、高校戶籍制度的特點

與普通戶籍管理制度相比，高校戶籍管理制度有著自身的特點：

首先，高校戶籍管理工作具有階段性。高校戶籍管理工作有著鮮明的時間階段，高校戶籍管理服務(wù)的對象主要是學生，新生入學季和畢業(yè)生離校季是高校戶籍工作的兩個高峰階段，這兩個階段時間緊、任務(wù)重，對戶籍管理工作的質(zhì)量和效率提出了要求。平時的日常管理工作主要是受理學生或教職工借用戶籍卡、對零散人員開具落戶介紹信以及辦理身份證等事項。

其次，高校戶籍管理工作具有管理性和服務(wù)性。一方面，高校戶籍室是學校的管理部門，其首要職能就是管理學生和教職工的戶籍檔案，除此之外，還承擔給學生和教職工開具落戶介紹信、辦理身份證等工作。另一方面，高校戶籍室也是窗口單位，其服務(wù)的對象是廣大師生員工，其服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平關(guān)乎學校的形象。因此，高校戶籍工作人員要把服務(wù)意識放在首位，不斷提升服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平。

最后，高校戶籍管理工作具有靈活性和多變性。計劃經(jīng)濟時代，政府對戶籍的管控非常嚴格，外地戶口要落入學校集體戶需要嚴格的條件和繁瑣的手續(xù)。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，尤其是政府的吸引人才戰(zhàn)略，政府對戶籍政策有所放松，落戶條件和手續(xù)也隨之簡化。高校戶籍政策與當?shù)卣膽艏邟煦^，隨著政府的戶籍政策變化而及時調(diào)整。

二、高校戶籍制度存在的問題

高校戶籍制度隨著經(jīng)濟社會發(fā)展做出了相應(yīng)的調(diào)整，但是仍然存在著一些問題。主要表現(xiàn)為管理模式陳舊、畢業(yè)生戶口留校的弊端、其他業(yè)務(wù)對戶籍管理的不利影響等幾個方面。

1、高校戶籍管理模式陳舊

在絕大多數(shù)高校，戶籍管理仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化階段。新生報到將落戶材料交給戶籍管理人員，后者將材料送往轄區(qū)派出所戶籍室，待派出所辦理好戶籍卡后，戶籍管理人員按照年級、地域等類別將學生的戶籍卡保存。這種管理方式有著許多弊端，比如容易遺失、遺漏。學生借戶籍卡辦理個人事務(wù)有時用完不能及時歸還，加上學生自己保管不善，很容易丟失戶籍卡。畢業(yè)戶籍派遣時，戶籍管理人員向?qū)W生發(fā)放戶籍卡，在這過程中，學生數(shù)量大且集中，戶籍卡在發(fā)放過程中很容易出現(xiàn)發(fā)錯或遺失的情況。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的戶籍管理模式已經(jīng)不能滿足戶籍工作的需要，需要新的管理模式來取代現(xiàn)有的模式。

2、畢業(yè)生戶口留校的弊端

高校每年都存在畢業(yè)生戶口留校的情況，有一部分畢業(yè)生畢業(yè)時暫時未就業(yè)，沒有單位可接收，高校原則上將學生的戶籍保留兩年。這種政策短期看來對畢業(yè)生有利，給了他們一定的緩沖期，戶口不至于直接被打回原籍。但是這給學校的戶籍管理工作帶來了負擔。學校集體戶具有臨時性、階段性的特點，學生只是在校期間可以落集體戶，畢業(yè)后學生在身份上與學校脫離關(guān)系，學校不再有幫其管理戶口的義務(wù)。

3、戶籍管理存在責任漏洞

畢業(yè)給學生發(fā)放戶籍卡會出現(xiàn)很多問題。戶籍卡發(fā)放給學生后，戶籍管理人員過段時間對是否給某一個學生發(fā)過戶籍卡這件事沒有印象，個別畢業(yè)生會利用這點，把自己丟失戶籍卡的責任推給戶籍管理人員，指責戶籍管理人員在畢業(yè)時沒有將戶籍卡發(fā)放給自己。戶籍管理人員苦于沒有證據(jù)證明發(fā)放了戶籍卡，即便不認為自己有責任，也無法證明畢業(yè)生的指責是毫無依據(jù)的，反之亦然。這樣的管理會導致出現(xiàn)事情主體責任不明的情況，不利于明確戶籍管理人員和學生的責任。

三、優(yōu)化高校戶籍管理的方法

高校戶籍管理必須與時俱進，改變舊的管理模式，本著精簡管理成本、提高管理效率的原則，優(yōu)化高校戶籍管理方法。筆者認為，應(yīng)當從以下幾個方面進行改變：

1、建立電子化戶籍信息數(shù)據(jù)庫

戶籍信息具有數(shù)量多、變化快的特點，而紙質(zhì)版的信息留存方式顯然不適應(yīng)戶籍信息的特點，從而造成戶籍信息不能夠及時更改，出現(xiàn)戶籍真實狀態(tài)與戶籍信息狀態(tài)不一致的問題。而建立電子化戶籍信息之后，這樣的問題就不會出現(xiàn)。電子化戶籍信息更改起來十分方便，一旦現(xiàn)實戶籍狀態(tài)有任何變動，戶籍管理人員可以及時更改戶籍信息，這樣就能夠保證戶籍狀態(tài)與戶籍信息保持一致，避免戶籍狀態(tài)與戶籍信息脫節(jié)的情況出現(xiàn)。

2、不再替往屆生保留戶籍檔案

根據(jù)公安機關(guān)現(xiàn)行的戶籍政策，畢業(yè)生的戶口可以在學校保留兩年，兩年后打回畢業(yè)生原戶籍地。這項政策對畢業(yè)生來說是有利的，有些學生畢業(yè)后一開始未找到合適的就業(yè)單位，又不想把戶籍遷回原籍，學校替這一部分學生保管兩年戶口，兩年內(nèi)學生找到就業(yè)單位，就會順利將學校戶口遷出。這項政策給學校帶來了很大的工作壓力。按理來說，高校集體戶口本身就具有臨時性、期限性的特點，學生入學落戶、畢業(yè)遷戶是最符合高校集體戶口的狀態(tài)。但是替畢業(yè)生保管兩年戶口的政策會造成很多問題，比如會積壓很多往屆生的戶籍檔案，不僅帶來了戶籍工作人員日常的管理壓力，而且還存在著保管期限到了之后的二次派遣問題，這又增加了工作量。因此，從降低戶籍管理成本、提高戶籍管理效率的角度出發(fā)，應(yīng)當改變替往屆生保管兩年戶籍檔案的政策，不再替往屆生保留戶籍檔案。

3、將高校戶籍室由管理職能為主轉(zhuǎn)向服務(wù)職能為主

以往高校戶籍室主要行使的是管理職能，集中表現(xiàn)為日常保管學生和教職工的戶籍檔案，學生和教職工若要借用戶籍檔案辦理個人事項，必須攜帶有關(guān)證件并填寫借條方可借用。但是，有相當一部分學生和教職工總是借用完戶籍卡后不歸還。時間久了之后戶籍卡持有人不慎丟失戶籍卡，為撇清自身的責任，會到戶籍室佯裝借用戶籍卡，如果戶籍管理人員沒有妥善保管借條出現(xiàn)借條丟失的情況，這樣就會把戶籍卡丟失的責任巧妙地歸到戶籍管理人員身上，后者卻無法證明前者丟失戶籍卡的責任，這就導致責任歸屬出現(xiàn)問題。因此，必須采取有效的辦法來明確戶籍管理者與被管理者之間的責任。筆者認為，將戶籍卡交給學生和教職工自行保管是明確責任的有效方法。戶籍卡交給前兩者的好處是顯而易見的。首先，學生和教職工自行持有戶籍卡可以在自己需要辦理個人事務(wù)的時候直接使用戶籍卡，省去了來戶籍室借戶籍卡這一環(huán)。其次，戶籍卡由學生和教職工自己持有明確了戶籍保管責任，如果發(fā)生戶籍卡持有人丟失戶籍卡的狀況，責任由戶籍卡持有人自己承擔，高校戶籍室沒有任何責任。最后，這減輕了戶籍室的管理負擔，有利于戶籍室更好地履行服務(wù)職能、提高服務(wù)水平。學生和教職工的戶籍卡的數(shù)量相當多，日常管理這些文檔是一項相當耗費時間和精力的工作，而且需要承擔管理責任，一旦戶籍卡因保管不善出現(xiàn)問題，戶籍管理人員會被追究責任。這些都會讓戶籍管理人員倍感壓力，影響其在日常工作中的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平。只有將戶籍卡交給學生和教職工自行管理，減輕戶籍工作人員的管理負擔和心理負擔，他們才能把更多的時間和精力放履行服務(wù)職能、提高服務(wù)水平上。

隨著我國市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展和人口流動性的增加，尤其是大城市對人才吸引力度的加大，戶籍政策作為吸引人才的手段必將進一步放寬，高校戶籍管理必須適應(yīng)時代發(fā)展需要，其理念由以前的“管理為主，服務(wù)為輔”轉(zhuǎn)化為“以服務(wù)為主，管理為輔”。只有弱化管理職能，提高服務(wù)職能，才能讓戶籍政策成為經(jīng)濟社會發(fā)展的助力器，為社會經(jīng)濟發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

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【作者簡介】

馮 康，任職于西北政法大學，從事戶籍管理工作.