加強(qiáng)城建檔案管理中的信息化建設(shè)

【摘 要】 本文對(duì)城建檔案管理信息化作了概述，闡述了城建檔案管理信息化建設(shè)的必要性，分析了存在的問題，提出了城建檔案管理信息化建設(shè)策略。要提升信息化管理意識(shí)；深入開發(fā)信息資源應(yīng)用；規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；提高對(duì)城建檔案信息的保密意識(shí)；搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)；加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】 城建檔案管理；信息化建設(shè)；必要性；策略

一、城建檔案管理信息化概述

1、城建檔案管理信息化概述

城建檔案就是一本信息繁多的城市發(fā)展日記，它記載了城市的規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展以及管理的過程，它包含了這些過程中產(chǎn)生的文字、圖片、影像等形式的信息和資料。隨著新時(shí)代的科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)有了新的發(fā)展趨勢(shì)，城建檔案管理也需要緊跟時(shí)代的步伐運(yùn)用信息技術(shù)去進(jìn)行運(yùn)作。進(jìn)行城建檔案管理的信息化建設(shè)是符合現(xiàn)實(shí)性要求的，也有其歷史必然性。隨著城市建設(shè)發(fā)展不斷擴(kuò)大規(guī)模、城市建筑工程的數(shù)量也不斷增加，由此產(chǎn)生的資料和信息就會(huì)越來越多，城建檔案管理工作也會(huì)越來越繁重，只有實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的信息化才能解決這個(gè)問題。

2、城建檔案管理信息化的主要內(nèi)容

（1）完成城市建設(shè)檔案管理信息化的資源建設(shè)。其主要內(nèi)容為將城建過程中產(chǎn)生的資料轉(zhuǎn)換為電子文檔，并將電子文檔進(jìn)行收集和整理后統(tǒng)一納入信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化。

（2）完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和城建檔案管理應(yīng)用體系的建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是指組建數(shù)字化設(shè)備以及建設(shè)城建檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)；應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是指通過使用、收集和整理城建檔案中各種信息來提高檔案的使用效率。

（3）進(jìn)行城建檔案管理信息化人才隊(duì)伍的培養(yǎng)建設(shè)。為提高城建檔案管理信息化的專業(yè)化建設(shè)增加城建檔案管理信息化的人才儲(chǔ)備量。

（4）制定相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。為了保證城建檔案管理信息化的有序進(jìn)行，需要在城建檔案的電子文檔處理過程中制定好必須遵循的規(guī)章制度，規(guī)劃好收集、建檔、歸檔等具體工作流程。

二、城建檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1、提升城建檔案管理工作效率

城建檔案管理的信息化建設(shè)是為了給城建檔案的建立和查閱提供便利。城建檔案管理人員在工作中需要處理數(shù)量浩大的紙質(zhì)版資料，繁重的工作任務(wù)壓力下很大幾率會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。如果是使用計(jì)算機(jī)掃描記錄不僅可以減輕工作量，還能降低出錯(cuò)率。電子化的好處還有方便快速，有效提升工作效率并節(jié)省存儲(chǔ)紙質(zhì)版的空間。

2、改善城建檔案管理工作

城建檔案管理的信息化可以使城建檔案管理部門的管理模式發(fā)生改變，由原來的封閉式管理轉(zhuǎn)化為開放式管理。信息化建設(shè)還能完善城建檔案管理的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的一體化，科學(xué)地配置城建檔案資源，促進(jìn)城市的經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展。

3、方便檢查查詢

在傳統(tǒng)的城建檔案管理中，管理人員需要審查所有的資料和信息并分類歸檔放置在指定的位置。當(dāng)需要某個(gè)文件時(shí)要翻閱目錄找到當(dāng)時(shí)放置的地方并翻找出來查閱。而考慮到紙質(zhì)版文件保存空間的問題，文件的保存時(shí)間都是有限制的，超過了限制時(shí)間之后就沒有辦法再去使用。而文件放置時(shí)間過長(zhǎng)不僅耗費(fèi)巨大的人力、空間資源文件也會(huì)有損毀的可能性。完成城建檔案管理的信息化建設(shè)就能解決這些問題。電腦存儲(chǔ)不需要真實(shí)的空間資源，信息一旦上傳也不怕?lián)p毀丟失，需要查閱的時(shí)候利用電腦一鍵檢索就能得到所需信息。

4、對(duì)科研活動(dòng)有支撐作用

在進(jìn)行開發(fā)新技術(shù)和新項(xiàng)目的時(shí)候作為參考依據(jù)的是科技城建檔案。科技城建檔案是城建檔案的重要構(gòu)成成分，如果能提高科技城建檔案的利用效率將會(huì)對(duì)科研活動(dòng)的持續(xù)推動(dòng)做出巨大貢獻(xiàn)。

5、支持管理和決策

實(shí)行城建檔案管理的信息化能有效確保城建檔案信息的完整性和可靠性。城建檔案管理的工作人員可以通過計(jì)算機(jī)輕松查閱相關(guān)的城建檔案資料，有效提升他們的日常工作效率。與此同時(shí)，城建檔案的信息也可以進(jìn)行綜合分析，在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)迅速提供相關(guān)的文獻(xiàn)支撐。

三、城建檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1、城建檔案管理信息化的意識(shí)不足

通過數(shù)字形式來處理城建檔案信息、并運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息進(jìn)行集中化管理稱為城建檔案管理的信息化。當(dāng)前，城建檔案管理工作中已經(jīng)開始廣泛利用多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，朝著城建檔案管理信息數(shù)字化的方向邁進(jìn)。但是在城建檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展過程中我們屢屢碰壁，究其原因是城建檔案管理人員的素質(zhì)低下、管理觀念落后、沒有統(tǒng)一的城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

2、開發(fā)信息資源不夠深入

在開發(fā)城建檔案信息資源時(shí)，我們僅僅將目光停留在目錄錄入和數(shù)字化掃描方面。如果我們進(jìn)行城建檔案管理的信息化建設(shè)僅僅只改變了傳統(tǒng)的保管形式，卻不改變信息的利用方式，那么就算城建檔案信息已經(jīng)通過數(shù)字化保存在我們的電腦上又能發(fā)揮什么作用呢？城建檔案的信息化建設(shè)實(shí)際性意義就在于可以通過更為便捷的方式獲取信息、利用信息。

3、沒有統(tǒng)一的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)

開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一是城建檔案管理信息化建設(shè)推廣落實(shí)的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)間的互通和共享是建立在統(tǒng)一的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上的。如今，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)都足以支撐城建檔案管理信息化的情況下，卻由于沒有制定統(tǒng)一的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)使得無法完成系統(tǒng)間的連通。

4、安全保密意識(shí)弱

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)使用程序也進(jìn)行了簡(jiǎn)化。我們可以通過網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備輕易地將已經(jīng)存放的電子城建檔案從網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中檢索取出。城建檔案信息中有一些機(jī)密的信息在一定的時(shí)間內(nèi)是需要進(jìn)行限制使用和保密的。如果一個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端上面的電子城建檔案可以同時(shí)發(fā)給不同的網(wǎng)絡(luò)終端，就會(huì)對(duì)機(jī)密文件的泄露提供了漏洞，造成一定的安全威脅。為了保障信息的安全性，我們需要采取一定的保密措施。然而目前仍有部分城建檔案管理部門沒有制定完善的安全管理制度，甚至對(duì)于城建檔案秘密性的認(rèn)定范圍也不夠明確。可以說，城建檔案管理部門在對(duì)城建檔案進(jìn)行信息資源開發(fā)時(shí)是缺乏應(yīng)有的安全保密意識(shí)的。

四、城建檔案管理信息化建設(shè)策略

1、提升信息化管理意識(shí)

我們要通過各種方式使得城建檔案管理人員重視城建檔案管理的信息化建設(shè)、增強(qiáng)他們的城建檔案管理信息化意識(shí)。例如首先讓他們意識(shí)到城建檔案信息的積累和歸檔保存都是他們的工作，隨著時(shí)間的推移資料會(huì)不斷增加甚至可能會(huì)呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，屆時(shí)他們的任務(wù)會(huì)無比繁重，實(shí)行信息管理的數(shù)字化可以減少許多機(jī)械性的工作，減輕他們的工作壓力。管理人員的信息化意識(shí)提高可以打破城建檔案管理中的許多限制，促進(jìn)城建檔案管理的信息化建設(shè)，為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

2、深入開發(fā)信息資源應(yīng)用

完成城建檔案信息的整理、歸檔錄入之后，需要開發(fā)新的信息利用方式，例如直接在電腦上索取信息，可以簡(jiǎn)化城建檔案信息利用程序，為群眾辦事提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3、規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

管理標(biāo)準(zhǔn)和管理機(jī)制的完善是城建檔案管理信息化建設(shè)的重要保障之一。因此，我們需要制定一系列的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來使得信息化建設(shè)的具體工作沿著數(shù)字化方向前進(jìn)。建立健全城建檔案管理的規(guī)章制度對(duì)于實(shí)現(xiàn)城建檔案資源共享具有必要性和實(shí)用性。

4、提高城建檔案信息的保密意識(shí)

只有當(dāng)管理人員具有信息保密意識(shí)，明確保密信息范圍，在日常管理工作中養(yǎng)成保密的習(xí)慣才能保護(hù)好城建檔案信息的安全。提高城建檔案信息的保密意識(shí)還需要相關(guān)法律法規(guī)的支撐，當(dāng)泄露城建檔案中當(dāng)時(shí)限制使用或保密的信息的行為被定性為違法犯罪行為，相信大家會(huì)意識(shí)到城建檔案信息保密的重要性。

5、搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是城建檔案資源共享和信息交換的基礎(chǔ)。而基礎(chǔ)建設(shè)就包含了城建檔案數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)。數(shù)字化設(shè)備包括各種數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，利用這些設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的一體化。

6、加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容包括對(duì)城建檔案信息的收集、利用、管理、安全等。城建檔案信息的安全是城建檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，它涉及了存儲(chǔ)安全、利用安全、身份安全等內(nèi)容。存儲(chǔ)安全：在專用的服務(wù)器上存儲(chǔ)城建檔案信息，并確保信息已經(jīng)存儲(chǔ)備份上傳到網(wǎng)絡(luò)終端的城建檔案信息資源庫。

7、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

實(shí)現(xiàn)城建檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是具有城建檔案管理才能的人才。為了確保城建檔案管理信息化的可持續(xù)性發(fā)展，需要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。在招聘工作人員的時(shí)候要注重他們的業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度以及對(duì)于新事物的適應(yīng)程度。每年還要定期對(duì)管理人員進(jìn)行有目的性和相關(guān)性的教育并事后考核評(píng)定。

歷史的車輪滾滾向前，社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)都在飛速發(fā)展，城建檔案管理只有緊跟時(shí)代的步伐運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成信息化建設(shè)，才能不被社會(huì)發(fā)展落下，才能為城市的建設(shè)提供資源支撐。城建檔案工作人員要增強(qiáng)自身能力，關(guān)注新科技的發(fā)展，創(chuàng)新城建檔案管理的信息化技術(shù)。加強(qiáng)信息的保密意識(shí)以確保城建檔案信息的安全。完成信息化建設(shè)的城建檔案管理，城建檔案管理的水平提高了，更有利于城市的深遠(yuǎn)發(fā)展。

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【作者簡(jiǎn)介】

張建波（1970.9—）男，漢族，陜西寶雞人，本科學(xué)歷，中級(jí)職稱，就職于陜西省寶雞市城市建設(shè)檔案館，研究方向：檔案管理.