商務(wù)英語信函中“告知”類動(dòng)詞的語義結(jié)構(gòu)及人際功能研究

王秀玲

【摘 要】本文基于語義成分分析法和系統(tǒng)功能語言學(xué)理論，結(jié)合30篇真實(shí)商務(wù)英語信函語料，著重探討了其中的“告知”類動(dòng)詞的語氣與情態(tài)，旨在揭示商務(wù)英語信函中“告知”類動(dòng)詞所傳達(dá)的人際功能，從而提升商務(wù)信函寫作的人際交往功能與實(shí)際應(yīng)用能力。

【關(guān)鍵詞】“告知”類動(dòng)詞;語義成分;人際功能

中圖分類號(hào)：H030 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1007-0125（2019）02-0204-03

一、引言

在商務(wù)交往工作中，每一封商務(wù)信函都要實(shí)現(xiàn)某種具體目標(biāo)，而人際交往作為現(xiàn)代企業(yè)拓展業(yè)務(wù)的必備手段，必須考慮致函雙方的人際關(guān)系。

國(guó)內(nèi)外已有諸多從系統(tǒng)功能語言學(xué)角度來分析商務(wù)英語信函的研究。國(guó)內(nèi)研究大多數(shù)局限于商務(wù)英語信函寫作的整體語篇框架（孫慶梅，張鐵軍2014），或者對(duì)商務(wù)廣告語（孫東菱2004）、商務(wù)談判用語（李艷華2010）、商務(wù)英語合同翻譯（常亮2018）等的語料庫分析。國(guó)外研究有從商務(wù)寫作語料中分析跨文化交際及其修辭的研究（Haiying Feng， Bertha Du-Babcock 2013），也有對(duì)商務(wù)英語教學(xué)中協(xié)作學(xué)習(xí)與交流技術(shù)的研究（María Luisa Carrió-Pastor， Hanna Skorczynska 2015）。上述這些研究都關(guān)注到了語言中人際功能的重要性，但是都沒有對(duì)商務(wù)語篇的關(guān)鍵性動(dòng)詞及動(dòng)詞背后的人際功能進(jìn)行分析。

有鑒于此，本文將運(yùn)用語義成分分析法和系統(tǒng)功能語言學(xué)下的人際功能理論，分析商務(wù)英語信函中英文“告知”類動(dòng)詞為實(shí)現(xiàn)其人際功能所采用的語言手段。

“告知”類動(dòng)詞是表示言語行為的一個(gè)動(dòng)詞小類，其基本語義是告訴某人或某個(gè)組織某件事情，以向?qū)Ψ絺鬟f信息為目的。商務(wù)交往包括提供報(bào)價(jià)、回復(fù)咨詢、處理投訴、結(jié)算簽約等階段，在每個(gè)階段，都需要致函客戶、經(jīng)銷商、供貨商、銀行部門等不同對(duì)象，這個(gè)過程決定了我們選擇使用不同的“告知”動(dòng)詞。合適的告知類動(dòng)詞可以影響、說服、引導(dǎo)致函對(duì)象，樹立高效專業(yè)的良好企業(yè)形象，能更好實(shí)現(xiàn)商務(wù)信函的人際交往功能。

二、人際功能理論研究

系統(tǒng)功能語言學(xué)家韓禮德（Halliday 1994）認(rèn)為語言的運(yùn)用是為了在特定的情景下實(shí)現(xiàn)一定的功能，他提出了語言的三大元功能：概念功能、人際功能和語篇功能。胡壯麟、朱永生和張德祿（2008）指出人際功能是指人們用語言表達(dá)自己對(duì)事物的看法和態(tài)度，或者用語言和他人交往，建立和保持人際關(guān)系。換言之，人際功能著重討論的是用語言建立并保持人與人之間的關(guān)系。韓禮德（Halliday 1994）進(jìn)一步指出，人際功能由語氣和情態(tài)兩大系統(tǒng)構(gòu)成。本文以商務(wù)活動(dòng)中英文“告知”類動(dòng)詞為介入點(diǎn)，從人際功能的語氣和情態(tài)兩方面研究商務(wù)英語信函中的人際功能，以促進(jìn)商務(wù)信函寫作能力的提升。

三、商務(wù)信函中英文告知類動(dòng)詞的語義成分分析

根據(jù)Shirley Taylor編著的《商務(wù)英語寫作實(shí)例精解》，我們從中選取了30篇商務(wù)英語信函語料，通過這些語料我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代商務(wù)英語信函中常常使用的“告知”類動(dòng)詞主要有inform，acquaint，notify，advise，suggest，announce， confirm， command八個(gè)。下文根據(jù)《牛津高階英漢雙解辭典》和《朗文當(dāng)代高級(jí)英語辭典》等詞典釋義，首先對(duì)上述常用商務(wù)英語“告知”類動(dòng)詞進(jìn)行具體的語義成分分析，然后在具體商務(wù)語境中進(jìn)行人際功能分析。

上述8個(gè)“告知”類動(dòng)詞的語義成分分析如下：

①inform：to officially tell someone about something or give them information，其語義成分為“告知+信息/普通情況/會(huì)議地址/活動(dòng)時(shí)間”;

②acquaint：to give someone information about something ，其語義成分為“非正式告知（初步了解）+簡(jiǎn)單信息/事件初步發(fā)展”;

③notify：to formally tell someone officially about something that has happened or that is planned to happen，其語義成分為“正式告知+會(huì)議安排/活動(dòng)時(shí)間地址/公司發(fā)展情況”;

④advise：to tell someone about something， to tell someone what you think they should do，其語義成分為“非正式告知+建議勸告/事件轉(zhuǎn)變”;

⑤suggest：to tell someone your ideas what they should do，其語義成分為“非正式告知+建議勸告/事件轉(zhuǎn)變”;

⑥announce：to officially tell people publicly and about something， especially about a plan or a decision，其語義成分為“正式告知（向公眾宣告）+決定/計(jì)劃/官方政策/公司協(xié)議”;

⑦confirm：to tell someone that a possible arrangement， date or situation is now definite or official，其語義成分為“正式告知（向?qū)Ψ酱_認(rèn)）+決定/安排/公司協(xié)議”;

⑧command：to tell someone officially to do something， especially if you are a military leader， a king etc.，其語義成分為“正式告知（向?qū)Ψ揭螅?決定/安排”。

由上述動(dòng)詞的英語釋義可知，商務(wù)英語中“告知”類動(dòng)詞都共享“tell”這一核心語義成分，決定了這些詞共屬一個(gè)語義場(chǎng)。而這8個(gè)動(dòng)詞也各自具有獨(dú)特的外圍附加語義成分，如告知對(duì)象、告知事件、語氣強(qiáng)弱等，這些語義附加成分決定了“告知”類動(dòng)詞各自的“特殊性”。例如，從其外圍成分“語氣強(qiáng)弱”來看，這8個(gè)動(dòng)詞可以明確劃分為兩大類，即表示語氣較強(qiáng)的“正式”告知類動(dòng)詞和語氣較弱的“非正式”告知類動(dòng)詞;第一類主要有inform，notify，announce，confirm，command;第二類主要有inform， acquaint，advise，suggest。在這兩類“告知”動(dòng)詞中，除了具有語氣強(qiáng)弱的語義外，還存在其他如告知事件方面的外圍附加語義的差異。例如，在“正式”告知類的四個(gè)動(dòng)詞中，announce除表示告知外，還有向公眾宣布之意;confirm則在正式語氣下包含請(qǐng)求對(duì)方確認(rèn)所告知信息的雙層語義;command具有命令或要求對(duì)方按照所告知的信息行事的導(dǎo)向，并且寫信人的社會(huì)等級(jí)通常會(huì)高于讀者，如領(lǐng)導(dǎo)給下屬致函;而notify在表正式語氣的基礎(chǔ)上，還體現(xiàn)為官方且書面化的特點(diǎn)。在另一大類“非正式”告知類動(dòng)詞中，acquaint通常指了解事件的初步發(fā)展情況，在告知的同時(shí)還有意請(qǐng)求對(duì)方初步了解;advise與suggest同理，具有勸告建議之義，在語氣上委婉含蓄。Inform本義為官方告知信息，但在商務(wù)信函中因其適用語境的多變性，我們將其歸為語氣中等溫和的非正式告知類動(dòng)詞。通過上述語義分析，我們得出這八個(gè)“告知”類動(dòng)詞如下典型的語氣強(qiáng)弱公式：

command>notify>confirm>announce>inform>acquaint>suggest>advise

在這個(gè)公式中，command的告知語義最強(qiáng)，而advise的告知語義最弱，其他詞的語義處于這兩個(gè)詞之間，由此構(gòu)成了一個(gè)從強(qiáng)到弱的語義連續(xù)體。

四、商務(wù)信函中英文告知類動(dòng)詞的人際功能分析

根據(jù)告知類動(dòng)詞所在語篇，本文所選的30篇商務(wù)信函可以分為兩類：一類是向致函對(duì)象告知客觀常規(guī)情況，即需將相同信息發(fā)送給很多人的商務(wù)通函，如宣告公司組織變動(dòng)和公司代表人變動(dòng)的通函;另一類則是向致函對(duì)象告知突發(fā)情況或者道歉反饋，包括拒絕賒購函、拒絕訂單函、催付賬款函件等等。

為了更好分析商務(wù)英語信函中告知類動(dòng)詞的人際功能，我們首先統(tǒng)計(jì)了30篇商務(wù)信函語料中出現(xiàn)的告知類動(dòng)詞的使用頻次。上述八個(gè)“告知”類動(dòng)詞合計(jì)出現(xiàn)59次，其中“正式”告知?jiǎng)釉~的使用頻次明顯高于“非正式”告知類動(dòng)詞。正式告知類動(dòng)詞的使用率達(dá)56%，其中announce使用次數(shù)13次，confirm 19次，notify 1次，commend 0次。非正式告知類動(dòng)詞的使用率為44%，其中inform使用14次，suggest 8次，advise 3次，acquaint 1次。根據(jù)使用頻率高低，我們得出如下排列順序：

confirm>inform>announce>suggest>advise>acquaint=notify>command

（一）告知類動(dòng)詞的語氣系統(tǒng)

人際功能體現(xiàn)為語氣和情態(tài)兩個(gè)語義系統(tǒng)。語氣系統(tǒng)表明在某個(gè)情景語境中講話者選擇了何種交際角色。韓禮德認(rèn)為言語角色可以分為兩大類：給予和索取。交換的物體是物品和服務(wù)或者信息。

1.語氣類型

根據(jù)Halliday（1994）， 兩大語言角色和兩種交換的物品形成了四種基本的言語功能：陳述、疑問、提供和命令。與這四種言語功能緊密聯(lián)系的是陳述語氣、祈使語氣和疑問語氣。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，在30篇語料中，告知類動(dòng)詞所在小句所傳達(dá)的陳述語氣為24篇，祈使語氣為6篇，疑問語氣為0篇。這與告知類動(dòng)詞核心語義即傳達(dá)信息的目的行為有關(guān)。另外商務(wù)信函在傳達(dá)信息的同時(shí)具有不同的目的，人際功能只是其一。其表現(xiàn)形式是寫信人向致函對(duì)象提供商務(wù)活動(dòng)信息，因而大量使用陳述句“告知”事實(shí)。商務(wù)信函中出現(xiàn)祈使語氣的次數(shù)少，而且主要用于確認(rèn)最終匯款、交貨和船運(yùn)等信息，例如：

（1）Please confirm that we can go ahead with this new delivery date.

例（1）是要提出期望的事情發(fā)展，并敦促收信人盡快采取行動(dòng)，實(shí)現(xiàn)自己的意愿。

在向?qū)Ψ礁嬷畔⒌男藕?，疑問語氣會(huì)增加信息的不確定性，讀者無法直接分辨收到的信息是否可靠。因此，在商務(wù)信函中，為保證信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性和高效性，作者基本不會(huì)采用疑問語氣。

2.主語

在系統(tǒng)功能語言學(xué)中，主語是一個(gè)人際性的詞匯語法范疇，即語氣系統(tǒng)的一部分，與定式動(dòng)詞一起，體現(xiàn)人際性的言語互動(dòng)功能（Halliday 1994）。在主語與告知類動(dòng)詞搭配方面，第一人稱出現(xiàn)的比例為100%。

第一人稱有“we”和“I”兩種，作主語時(shí)使用上又有所區(qū)別。在告知信息時(shí)，“we”和“I”受“告知”類動(dòng)詞語義強(qiáng)弱和事件內(nèi)容的影響，如果與“正式”或“非正式”告知類動(dòng)詞結(jié)合使用，會(huì)起到不同的人際交往效果。如果要向?qū)Ψ礁嬷陀^的常規(guī)情況，企業(yè)通常向公眾及合作商發(fā)布通函。由于通函的讀者身份各不相同，無需表達(dá)過于親近的人際關(guān)系，因而多使用“正式”告知類動(dòng)詞。此時(shí)，既要在文體上比較正式，又要在語氣上不會(huì)造成居高臨下的感覺，作者選用“we”作為主語才能更好實(shí)現(xiàn)其人際功能。例如：

We are pleased to announce the opening of our new retail grocery store， Great Value， on Monday 1 September.

It is with pleasure that we announce the appointment of Mrs. Briony Kisby as partner.

例（2）為宣布公司新店開業(yè)，例（3）為宣告新一任經(jīng)理人員更換。這兩則消息的接受者不僅包括公司內(nèi)部人員，還包括大眾媒體受眾。此時(shí)，使用“正式”告知類動(dòng)詞并搭配第一人稱“we”更能讓公眾接受，強(qiáng)調(diào)寫信人告知的是公司行為與官方背景，可以增加函件可信度，同時(shí)在人際交往上做到禮貌大方。

“非正式”告知類動(dòng)詞相較于“正式”告知類動(dòng)詞，其語氣態(tài)度溫和些。如果用在向致函對(duì)象告知突發(fā)情況、道歉反饋等信函中，則能表達(dá)比較委婉、含蓄的提醒。如果這時(shí)候用“I”作主語進(jìn)行搭配，則其非正式告知類動(dòng)詞的語氣會(huì)進(jìn)一步減弱。即便如此，也不會(huì)失去告知語義的目的，反而給人際往來親近之感。例如：

（4）At this stage I would normally suggest that you put the matter into our solicitors hands to recover the debt.

在例（4）中，作者表達(dá)的是逾期未付賬款賬戶的信息，如何恰當(dāng)提醒對(duì)方付款而不冒犯，選用動(dòng)詞suggest含暗示付款之意，而與主語“I”搭配，則給對(duì)方留下了寫信人公事公辦的口吻;若換成“we”等具有強(qiáng)烈官方色彩的主語，就會(huì)產(chǎn)生企業(yè)催討賬款的壓力感。

（5）If this is not possible for the full amount， I suggest that you cut the size of your order， perhaps by half.

例（5）主要表達(dá)的是要拒絕對(duì)方賒購要求，但為了長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，也不能流露出對(duì)對(duì)方財(cái)務(wù)狀況的不信任。作者選用suggest搭配第一人稱，其語氣比較委婉，為雙方商務(wù)交集留有分寸和尊重。換言之，如果搭配第一人稱“I”，則表示寫信人放低姿態(tài)，給予對(duì)方誠(chéng)摯建議的感覺，并不會(huì)讓對(duì)方感到是冷面無情的官方拒絕。

在我們的語料中，使用第二人稱的比例為0%。“you”作主語在語氣上干脆直接，有上級(jí)向下級(jí)傳達(dá)指令性信息之意，容易冒犯對(duì)方，所以商務(wù)信函寫作者不予采用。另一方面，第三人稱在告知類信函中也極少使用，出現(xiàn)比例為0%。這是因?yàn)閷懶湃四康氖窍蛑潞瘜?duì)象告知信息，使用第三人稱作為主語的話，則會(huì)造成指代不明，信息混亂。

（二）告知類動(dòng)詞的情態(tài)系統(tǒng)

情態(tài)系統(tǒng)表達(dá)說話者個(gè)人的判斷或交際態(tài)度。韓禮德（Halliday 1994）把情態(tài)系統(tǒng)分為情態(tài)和意態(tài)兩種。情態(tài)和意態(tài)都可以通過情態(tài)動(dòng)詞這一語言手段實(shí)現(xiàn)。除此之外，表示概率和頻率的情態(tài)副詞也是實(shí)現(xiàn)情態(tài)的語言手段，意態(tài)的實(shí)現(xiàn)方式還有表示被動(dòng)語態(tài)的謂語動(dòng)詞。本文重在探討“告知”類動(dòng)詞在商務(wù)信函中的人際功能，而被動(dòng)語態(tài)與告知類動(dòng)詞聯(lián)系比較密切，因此接下來重點(diǎn)討論告知類動(dòng)詞如何通過被動(dòng)語態(tài)實(shí)現(xiàn)人際功能。

被動(dòng)語態(tài)是動(dòng)詞的一種形式，用以說明主語與謂語動(dòng)詞之間的關(guān)系。國(guó)外學(xué)者Leech & Svartvik（1975）認(rèn)為，被動(dòng)態(tài)總是與非主觀的文體連在一起，在這種文體中施事者不會(huì)把自己和接受者直接置于語境之中。被動(dòng)語態(tài)的典型文體特征，就是敘述客觀嚴(yán)謹(jǐn)、使用場(chǎng)合正式。在商務(wù)英語信函寫作中，被動(dòng)語態(tài)可以彰顯正式和禮貌的文體特征，但也在一定程度上表明寫信人不想指明誰需要為某事負(fù)責(zé)，在作者和讀者之間保持一定距離。正因?yàn)槌霈F(xiàn)這種距離感，在現(xiàn)代商務(wù)信函寫作中，被動(dòng)語態(tài)逐漸被寫信人所擯棄。這一點(diǎn)也得到了我們所選語料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的論證。在所選30篇商務(wù)英語信函語料中，包含告知類動(dòng)詞的小句共有59條，被動(dòng)語態(tài)僅出現(xiàn)13次，占22%。

雖然被動(dòng)語態(tài)在商務(wù)英語信函寫作中使用頻次較低，但在一些特定情況下，其仍能作為有效的情態(tài)手段，用于實(shí)現(xiàn)商務(wù)信函的人際功能。例如，在信函中告知突發(fā)情況或道歉反饋時(shí)，使用被動(dòng)語態(tài)會(huì)降低寫信人的立場(chǎng)姿態(tài)，顯得更客氣：

（6）Do not tamper with or move any suspicious object. Department Managers should be informed and the police notified.

例（6）是發(fā)給部門經(jīng)理，告知安全事故處理的通知函，使用被動(dòng)語態(tài)則會(huì)凸顯寫信人禮貌傳遞的告知信息，將陳述重點(diǎn)放到事件本身上，因而不會(huì)冒犯對(duì)方。

被動(dòng)語態(tài)雖然是體現(xiàn)人際功能的主要情態(tài)特征，但在本文所選語料包含的59句小句中，搭配“告知”類動(dòng)詞主動(dòng)語態(tài)出現(xiàn)次數(shù)為46次，占78%。統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)代商務(wù)英語信函中，主動(dòng)語態(tài)逐漸占據(jù)上風(fēng)，因此主動(dòng)語態(tài)已經(jīng)成為討論人際功能必不可少的情態(tài)系統(tǒng)分支。

主動(dòng)語態(tài)使用頻次在商務(wù)英語信函中的增長(zhǎng)與其存在的交際語境有著密切聯(lián)系，也就是與告知類動(dòng)詞的語義成分所連接的事件有關(guān)。例如：

（7）Please confirm that we can go ahead with this new delivery date.

例（7）是確認(rèn)告知重要交貨日期的信息，在采用“正式”告知類動(dòng)詞時(shí)，還采用了主動(dòng)語態(tài)以使信息重點(diǎn)明確，表達(dá)的態(tài)度更積極。反之，如果此時(shí)換為被動(dòng)語態(tài)，則會(huì)顯得語句冗長(zhǎng)枯燥，把正式告知變得更具壓迫感，與致函對(duì)象之間產(chǎn)生比較大的疏離感。

五、結(jié)語

在實(shí)現(xiàn)人際功能的語言手段上，商務(wù)信函“告知”類動(dòng)詞多以語義成分的語氣強(qiáng)弱為主導(dǎo)，告知的事件內(nèi)容本身為輔助信息。

由于command的語氣最強(qiáng)，有強(qiáng)硬命令要求對(duì)方的口吻，如果在信函中使用將會(huì)給企業(yè)塑造成高傲的形象，不利于人際功能的實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)代企業(yè)為塑造有人情味的企業(yè)形象，并與致函對(duì)象達(dá)成友好的人際往來，因此command的使用頻次為零。另外由于advise在商務(wù)信函中過于口語化，給人不重視或不尊重之感，其使用次數(shù)也比較少。由此可見，在商務(wù)信函中語氣過強(qiáng)和過弱的“告知”類動(dòng)詞都不受青睞?？傊谶x擇告知類動(dòng)詞時(shí)，首先要區(qū)分正式與非正式的語氣，其次根據(jù)不同的商務(wù)事件，如客觀常規(guī)情況、突發(fā)情況或道歉反饋，結(jié)合合適的語氣類型，搭配恰當(dāng)?shù)娜朔Q主語，將其置于合適的文體語態(tài)中，從而實(shí)現(xiàn)商務(wù)信函往來的人際意義。

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