探析新形勢下對科技檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

魏梅

【摘要】新形勢下，計算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在飛速的發(fā)展，現(xiàn)代社會也朝著數(shù)字化、信息化的方向轉(zhuǎn)變，無論是企業(yè)還是公司，科技檔案的作用都不容忽視。在經(jīng)濟(jì)技術(shù)的大力推動之下，工作環(huán)境變得更加的復(fù)雜，檔案管理工作的作用逐漸地凸顯了出來，特別是科技檔案管理，這是一項復(fù)雜、量大、管理難度較高的工作，具有專業(yè)性、類型多樣性、成套性、現(xiàn)實性的特點，只有適當(dāng)引進(jìn)現(xiàn)代化理論，才能夠解決科技檔案管理中面臨的問題，提供企業(yè)管理的科學(xué)依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】科技檔案 管理 創(chuàng)新 發(fā)展

1.科技檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.1科技檔案管理的觀念落后

在現(xiàn)今社會下，一個企業(yè)是否能夠成功，對于信息量的占有程度是最直接的因素。傳統(tǒng)模式下的科技檔案管理封閉狹隘、重藏輕用，使得科技檔案的作用沒能發(fā)揮出來，無法適應(yīng)新形勢的需要。

1.2檔案管理的人員素質(zhì)有待提高

對于從事科技檔案管理的人員而言，其專業(yè)素質(zhì)還有待提高，檔案管理隊伍素質(zhì)的高低，決定著檔案管理工作的成效。在科技檔案的管理中，應(yīng)該吸引一批具有專業(yè)技術(shù)知識，并且又懂得利用現(xiàn)代化信息工具的人才加入到科技檔案管理中去，才能有效提高科技檔案的科學(xué)性。

1.3檔案管理制度相對落后

科技檔案資料具有專業(yè)性、類型多樣性、成套性、現(xiàn)實性等特點，所以，提升科技檔案管理效率離不開科學(xué)化的管理制度。目前，在具體的制度管理上還難以做到統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化。另外，由于部門與部門之間缺少必要的協(xié)調(diào)與溝通，這樣也阻礙了信息的順利流通。如果無法將這一弊端加以改善，并且做好科技檔案管理的創(chuàng)新，就很容易阻礙企業(yè)的發(fā)展，無法有效地利用檔案信息。

2.科技檔案管理工作創(chuàng)新的有效策略

2.1領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與管理制度需要建立健全

建立統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)與分級原理原則是科技檔案管理工作得以保障的前提條件之一，所以，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實際情況，建立綜合管理機(jī)構(gòu)、檔案資料信息中心以及專管機(jī)構(gòu)。確保每一位領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案工作人員能夠認(rèn)識到科技檔案管理工作對于科技管理工作開展的重要性，以及對企業(yè)發(fā)展的推動作用。加強(qiáng)科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，就需要在企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中納入科技檔案的相應(yīng)工作，并且在人員、設(shè)備、經(jīng)費上給予恰當(dāng)?shù)乇ＷC。

2.2科技檔案管理人員需要提升其依法管理科技檔案的工作能力

科技檔案管理的另一大條件是加強(qiáng)科技檔案工作隊伍的自我建設(shè)，加強(qiáng)對科技檔案人員法律法規(guī)知識的培訓(xùn)，提升人員的工作責(zé)任感與責(zé)任心，將科技檔案管理人員培養(yǎng)成為業(yè)務(wù)精、素質(zhì)硬，能夠適應(yīng)具體的科技檔案管理工作的有用人才。

2.3做好形成、積累、整理與歸檔，切實開展科技文件材料的歸檔工作

讓檔案管理人員直接參與到工程項目的管理中去，在施工過程中檔案管理人員應(yīng)定期到工地現(xiàn)場指導(dǎo)工程人員收集相關(guān)的設(shè)代日志、設(shè)計變更記錄等相關(guān)文件及圖紙，而不要等工程全部完工后再進(jìn)行收集，這樣一些原始的記錄將得于保存，不至于遺失，把檔案管理的“關(guān)口”轉(zhuǎn)移，變事后管理監(jiān)督為事前、事中和事后的參與及監(jiān)督。以確?？萍嘉募牧系耐暾鹔生、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，根據(jù)相應(yīng)的法規(guī)，對于科技文件材料的歸檔，在立卷的時候，都應(yīng)該遵守其自然的形成規(guī)律以及相應(yīng)的有機(jī)聯(lián)系，能夠?qū)⑺臍v史過程真實地反映出來;在書寫時，要確保材料的優(yōu)良、圖樣清晰、字跡工整以及裝訂的整齊，避免出現(xiàn)不牢固書寫材料的情況出現(xiàn)。

2.4做好科技電子文檔資料的收集及整理

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，大多數(shù)工程設(shè)計、計算都是通過計算機(jī)來實現(xiàn)，計算機(jī)計算、設(shè)計基本上已取代了手工制作，基本上已覆蓋了大多數(shù)行業(yè)，特別是科技領(lǐng)域。在進(jìn)行工程資料歸檔時，有些檔案人員只注重紙質(zhì)文件的接收，忽視了電子文檔資料的交接，特別是電子計算稿。例如，當(dāng)一項工程設(shè)計的某一階段完成后，設(shè)計人員往往只向檔案部門或業(yè)主方提供紙質(zhì)圖紙份數(shù)，對設(shè)計的電子文檔忽略了，甚至是以保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)加以拒絕，這樣往往造成了科技資料的不完整性。所以，應(yīng)加強(qiáng)電子文檔資料的收集歸檔工作及歸檔意識。

3.科技檔案管理現(xiàn)代化理論與技術(shù)的研究發(fā)展

3.1管理理論

在科技體系實現(xiàn)現(xiàn)代化管理中，開展管理理論是其中的重要內(nèi)容之一，通過理論方面的研究，才可以將科技檔案管理的原理揭示出來，才能夠?qū)嶋H的應(yīng)用技術(shù)加以指導(dǎo)。在科技檔案管理的發(fā)展中，急需解決的問題是在面臨新問題時的理論探索和攻關(guān)的力度，尤其是以現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備所形成的各種門類與載體檔案管理問題的研究，才能夠?qū)⑿滦偷臋n案形成特點與發(fā)展規(guī)律揭示出來，也可以利用在當(dāng)前的電子環(huán)境之下科技檔案材料的真實性與原始性，這樣也才能為未來的科技檔案管理工作提供理論方面的依據(jù)。

3.2應(yīng)用技術(shù)

科技檔案體系管理包含了大量的應(yīng)用技術(shù)，比如：檔案的整理與收集、價值的鑒定、開發(fā)手段等等方面。相比傳統(tǒng)模式下的科技檔案管理，現(xiàn)代化管理還是存在很大的區(qū)別，所以，對于新的應(yīng)用技術(shù)的研究與探討，才能夠推動科技檔案工作為社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更好的服務(wù)，也才有利于科技檔案事業(yè)的全面發(fā)展。檔案部門就應(yīng)該針對科技電子檔案形成的特點，做好科技電子檔案的收集、保管、鑒定、利用等各個方面工作，并且配合上管理方式與手段的創(chuàng)新，做好積累、歸檔等方面工作的監(jiān)督與指導(dǎo)工作，才有利于科技檔案歸檔電子文件的安全性與完整性。

3.3技術(shù)裝備

在現(xiàn)代化的科技檔案管理中，技術(shù)裝備是不可缺少的條件。技術(shù)裝備包含了兩個方面：硬件是其基礎(chǔ)，軟件是其手段?？萍紮n案管理部門應(yīng)該提高人力與物力的投入力度，加強(qiáng)技術(shù)設(shè)備的建設(shè)。在硬件方面，應(yīng)該做好現(xiàn)代化信息處理技術(shù)設(shè)備的強(qiáng)化，尤其是計算機(jī)配備，建立局域網(wǎng)與英特網(wǎng)，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案資源管理。在軟件方面，主要是依靠計算機(jī)來輔助電子文件的歸檔，加大電子檔案管理軟件的開發(fā)力度，做好科技檔案管理實用性軟件的研制工作，確?？萍紮n案管理能夠跟上時代的發(fā)展，滿足企業(yè)發(fā)展所需。

結(jié)語

為了適應(yīng)新形勢的需求，科技檔案管理就應(yīng)該做到不斷創(chuàng)新，充分地利用檔案信息，將其效能最大限度地發(fā)揮出來，研究未來的發(fā)展之路，為企業(yè)提供更多有利的信息資源，為了企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)而有力的支持。