淺議檔案管理信息化建設(shè)的策略

王燕

摘 要 從古至今，檔案存在于各個(gè)部門、各個(gè)機(jī)構(gòu)中，并且在歷史前進(jìn)的過程中不斷地發(fā)展完善，以應(yīng)對(duì)不同的現(xiàn)實(shí)情況。所以，社會(huì)發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案信息管理也不斷的提出新的要求。在這個(gè)科技大發(fā)展的時(shí)代，檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，利用科學(xué)技術(shù)來武裝自己，加強(qiáng)信息化建設(shè)，使工作朝著高效化、精確化的方向發(fā)展，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，不斷以更高的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，最終能夠更好的為社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化 建設(shè) 特點(diǎn)

一、新時(shí)期檔案管理面臨的問題

在過去，檔案在進(jìn)行管理時(shí)，在方法上、還有保存這一方面都存在一些問題，使得工作在展開時(shí)比較吃力。過去的檔案存儲(chǔ)的載體主要是紙質(zhì)版，在保存的時(shí)候所需空間較大，有的因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)而紙張的壽命有限，已經(jīng)難以查找，在檔案整理的時(shí)候也會(huì)出現(xiàn)紙張破損，信息丟失的情況，在檢索時(shí)，需要工作人員耐心查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，歸根到底都是信息管理技術(shù)水平不發(fā)達(dá)。而且，檔案管理工作人員受到舊思想的影響，不愿意積極探索效率高的管理方式也是原因之一。同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)，首先要引進(jìn)科學(xué)的信息技術(shù)，資金問題也是制約因素之一，當(dāng)有了先進(jìn)技術(shù)的時(shí)候，還要培養(yǎng)一支專業(yè)的隊(duì)伍，做到能夠?qū)n案及時(shí)的整理歸納好，并能夠?qū)n案價(jià)值的大小做出初步的劃分，避免不必要的損失。專業(yè)人才的培養(yǎng)需要一定的時(shí)間，難以很快跟上檔案信息化建設(shè)的步伐。以上都是新時(shí)期檔案管理發(fā)展中需要解決的問題。

二、檔案管理信息化的特點(diǎn)

（一）檔案在存儲(chǔ)方面的特點(diǎn)

就當(dāng)前的實(shí)際情況來看，占主體的仍然是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案自身有著很大的缺點(diǎn)。不管如何強(qiáng)調(diào)質(zhì)量，隨著時(shí)間的推移，紙張本身就會(huì)受到磨損，在紙張上面保存的信息也會(huì)丟失。一些人主張重新將即將丟失的信息謄寫在新的紙張上，但是這樣不現(xiàn)實(shí)，一是工作太過繁雜，而且若干年后還會(huì)出現(xiàn)信息丟失的情況。而且在錄入時(shí)，有的檔案中字跡較為潦草難以辨別，也會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)一些出錯(cuò)誤。在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，就可以將檔案存在網(wǎng)絡(luò)空間中，并進(jìn)行加密處理，既安全又方便，同時(shí)，電子錄入信息將會(huì)更加高效，在將來讀取時(shí)也會(huì)很方便，可以通過幾個(gè)關(guān)鍵詞來實(shí)現(xiàn)快速檢索，從而推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案在使用和查詢方面的特點(diǎn)

如何能及時(shí)的查閱到所需的檔案，并在第一時(shí)間獲得有效信息。這是查閱者所需要的頁視檔案管理工作中首要的問題。在舊的模式下，手續(xù)比較繁瑣，首先要申請(qǐng)，獲得批準(zhǔn)后還要慢慢的在眾多的檔案中查找。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，就可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)時(shí)的查閱，減少一些不必要的流程，提高效率。

三、檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）運(yùn)用信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理檔案的目標(biāo)

建立起信息平臺(tái)后，檔案的錄入情況、錄入時(shí)間等都能夠準(zhǔn)確的掌握，檔案的借出、歸還情況等都可以通過信息平臺(tái)及時(shí)的掌握到，并且能夠高效的對(duì)復(fù)雜的檔案做好分類歸檔工作，真正的做到了高效的、動(dòng)態(tài)的管理，較過去的管理模式來看，信息化平臺(tái)的建立為檔案管理工作提供了極大地便捷，并沒有因?yàn)闇p輕工作人員的工作量而阻礙檔案管理工作的發(fā)展，反之，還加快了檔案管理工作信息化建設(shè)的速度，在此基礎(chǔ)上，也有利于工作人員們不斷進(jìn)行創(chuàng)新，加快檔案管理信息化的建設(shè)。

（二）引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，提高檔案管理的安全性

有了先進(jìn)的技術(shù)做支撐，檔案管理的方式得到了發(fā)展，同時(shí)也要做好檔案加密工作。檔案管理做到了信息化建設(shè)，一些不法的行為也會(huì)借助科技手段來危害檔案安全。所以，不管是過去還是將來，必須始終重視檔案管理工作中的安全性保護(hù)工作。就現(xiàn)階段而言，要對(duì)檔案進(jìn)行加密管理，在存取檔案時(shí)要有特定的密碼，并由專人負(fù)責(zé)，防止密碼外泄，定期升級(jí)防盜、安全系統(tǒng)。還要整理、保存過去的紙質(zhì)版檔案，將紙質(zhì)檔案錄入檔案信息庫(kù)，做成電子版，以便能夠長(zhǎng)時(shí)間的保存檔案，并節(jié)約存儲(chǔ)空間。要充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在有了先進(jìn)的檔案管理技術(shù)后，我們還要做好專業(yè)管理人員的培訓(xùn)工作。著重培養(yǎng)他們的專業(yè)素養(yǎng)，做到熟練掌握專業(yè)的信息化知識(shí)，并準(zhǔn)確的運(yùn)用知識(shí)來進(jìn)行檔案錄入、存儲(chǔ)、讀取等工作，最終達(dá)到能夠游刃有余的運(yùn)用科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行日?；镜臋n案管理信息化工作，并能夠用信息化的眼光看問題，突破傳統(tǒng)的舊的思想的束縛，緊緊的將工作與信息化建設(shè)聯(lián)系在一起，具備一定的創(chuàng)新意識(shí)與能力，為檔案管理信息化建設(shè)提出建設(shè)性意見。同時(shí)還要加強(qiáng)他們的職業(yè)道德意識(shí)和責(zé)任心意識(shí)培養(yǎng)，明確自己的職責(zé)與義務(wù)，做好自己的本職工作，更好的為社會(huì)服務(wù)。

（四）創(chuàng)新和改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式

現(xiàn)如今，檔案管理工作中加強(qiáng)了信息化建設(shè)，突破了很多舊有的束縛。借助科學(xué)技術(shù)的力量，打破了紙質(zhì)版檔案不易長(zhǎng)時(shí)間保存、存儲(chǔ)需要空間較大的缺點(diǎn)，將檔案以電子的形式保存下來，不僅便于保存，還節(jié)省了大量的空間，在檢索起來也更加方便，在搜索框中輸入一些關(guān)鍵的信息就可以迅速的查找到，解決了過去的首要難題，使檔案管理朝著信息化的時(shí)代邁進(jìn)。

四、結(jié)語

由以上可以得出，在新時(shí)期實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)是完全正確的，這不僅僅在方式上是一大創(chuàng)新，還是檔案管理工作的一大進(jìn)步。主要解決了過去存儲(chǔ)不方便、檢索起來較復(fù)雜、檔案得不到有效保存等突出問題，使檔案管理工作朝著高效化的方向發(fā)展，以應(yīng)對(duì)快節(jié)奏的新時(shí)期。