紅塔集團全面預算管理信息化框架研究

劉航 郭娥仙 樓園波

[摘 要]大數(shù)據(jù)時代的到來使財務管理信息化的內(nèi)涵變得越來越復雜，本文基于紅塔集團近年來在預算管理信息化方面的實踐，從預算管理信息化需求分析、預算管理信息化框架構建、預算管理信息化實現(xiàn)3個方面闡述了紅塔集團預算管理信息化的實現(xiàn)過程，旨在為卷煙工業(yè)企業(yè)實現(xiàn)預算管理信息化提供思路。

[關鍵詞]預算管理;預算管理信息化;大數(shù)據(jù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.017

[中圖分類號]F275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）06-00-03

0? ? ?引 言

傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)主要強調(diào)會計電算化，即如何利用信息技術實現(xiàn)會計信息。隨著財務管理模式從“管家式”向“價值創(chuàng)造式”轉變，傳統(tǒng)的會計信息技術已不適應新的財務管控模式，為了將大數(shù)據(jù)轉化為商業(yè)價值，企業(yè)需要構建強大的基于決策支持和價值創(chuàng)造的財務信息系統(tǒng)。

在財務管理模式轉變的基礎上，紅塔集團以預算管理信息化為起點，逐步構建財務結算系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)以及財務分析系統(tǒng)等財務信息系統(tǒng)，并將財務信息系統(tǒng)向業(yè)務信息系統(tǒng)呈輻射狀滲透，形成蛛網(wǎng)狀的“財務、業(yè)務一體化”信息平臺。紅塔集團通過將財務管理信息與經(jīng)營業(yè)務管理信息相互融合，構建了財務、業(yè)務信息共享中心，提升了財務管理對經(jīng)營業(yè)務管理的決策支持作用，在降低經(jīng)營風險、優(yōu)化資源配置、提升管理水平以及實現(xiàn)企業(yè)價值過程中發(fā)揮了重要的作用。

1? ? ?預算管理信息化的需求分析

隨著集團規(guī)模不斷擴大、經(jīng)營業(yè)務不斷復雜化，紅塔集團的財務管理模式從“管家式”向“價值創(chuàng)造式”轉變，使預算管理必然參與業(yè)務管理，并且由原來經(jīng)營結果的反饋管理轉變?yōu)檫^程管理以及預測管理的反饋管理。如何精確衡量每個產(chǎn)品、每個部門的盈利水平，如何挖掘每個經(jīng)營業(yè)務的價值，如何提高各類資源的投入產(chǎn)出比，實現(xiàn)管理層精益化管理的關鍵是建立預算管理信息平臺。首先，在數(shù)據(jù)多元性上，預算管理除了依賴傳統(tǒng)的財務數(shù)據(jù)外，還需要諸如圖片、作業(yè)量、作業(yè)模式、地理位置、時間范圍等多樣化的業(yè)務數(shù)據(jù)信息，通過挖掘各類數(shù)據(jù)使預算制定更加真實、全面。其次，在數(shù)據(jù)獲取渠道上，要求預算信息由原來的分環(huán)節(jié)、按步驟獲取數(shù)據(jù)轉變?yōu)閷崟r更新數(shù)據(jù)，通過信息技術從不同的業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)實時采集各類業(yè)務、財務數(shù)據(jù)，在預算編制、預算控制、預算執(zhí)行反饋等環(huán)節(jié)實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合與共享，從而能夠拓寬信息獲取渠道、提高數(shù)據(jù)獲取效率、增強信息準確性、減少信息滯后性和不對稱性帶來的管理低效和決策失誤。再次，在數(shù)據(jù)關系的挖掘上，預算管理信息平臺要求建立供、產(chǎn)、銷等各類業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)的關聯(lián)機制，通過對各類數(shù)據(jù)關系進行分析，減少粗放型數(shù)據(jù)分析無法發(fā)現(xiàn)的隱藏在數(shù)據(jù)表面下的潛在信息，為預算管理精益化提供了新思路。因此，紅塔集團只有建立預算管理信息平臺，才能提供大量、多元且相互關聯(lián)的數(shù)據(jù)。

2? ? ?預算管理信息化框架的構建

紅塔集團全面預算管理信息化平臺主要包括“預算管理流程”“信息系統(tǒng)平臺”“數(shù)據(jù)服務”3個層面。其中，“預算管理流程”及“數(shù)據(jù)服務”作為信息系統(tǒng)的主要內(nèi)容內(nèi)嵌在信息系統(tǒng)平臺上，支撐信息系統(tǒng)平臺穩(wěn)定運行;“信息系統(tǒng)平臺”作為可視化的操作系統(tǒng)面向集團各部門，各部門通過“信息系統(tǒng)平臺”中預定的交互式操作界面對預算信息進行管理。

在管理理念上，紅塔集團以經(jīng)營業(yè)務為核心，以預算為源頭，通過分析預算信息、業(yè)務信息、核算信息、合同信息之間的聯(lián)動關系，打造一條從預算申報到合同簽訂再到業(yè)務實施及合同結算、會計核算的全過程管控鏈。在技術手段上，紅塔集團以ERP系統(tǒng)為核心，以預算與采購計劃申報系統(tǒng)為源頭，打通OA資金監(jiān)管系統(tǒng)、預算與采購計劃申報系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、預算執(zhí)行反饋系統(tǒng)以及ERP之間的接口，實現(xiàn)各個系統(tǒng)間的信息聯(lián)動與共享，實現(xiàn)多維度、多角度的數(shù)據(jù)展現(xiàn)，以滿足業(yè)務部門、財務部門、合同管理部門的不同信息需求，同時還從每個業(yè)務的不同流程節(jié)點、不同角度實施監(jiān)控與分析。

3? ? ?預算管理信息化的實現(xiàn)

預算管理信息化實現(xiàn)的核心任務是完成系統(tǒng)邏輯結構設計、應用軟件選型以及軟件功能模塊開發(fā)。

3.1? ?系統(tǒng)邏輯結構設計

在流程管理上，紅塔集團通過統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施進行逐步完善，在“財務、業(yè)務一體化”預算管理體系的基礎上，通過“供、產(chǎn)、銷”主要業(yè)務流程與梳理“研發(fā)、人力、投資、基礎”等輔助業(yè)務流程，形成以主要業(yè)務流程為主線，以輔助流程為分支的流程體系，實現(xiàn)了業(yè)務管理流程（包括采購管理流程、合同管理流程、資金審批流程、生產(chǎn)管理流程、資產(chǎn)管理流程等）與預算管理流程（包括預算編制與審核流程、預算執(zhí)行與控制流程、預算分析流程）實現(xiàn)有效銜接融合，并在預算管理系統(tǒng)流程中設置流程共享、節(jié)點控制以及相互制約的流程管理機制。

在數(shù)據(jù)管理上，主要包括“數(shù)據(jù)服務”“數(shù)據(jù)主體”“數(shù)據(jù)處理技術”3方面內(nèi)容。“數(shù)據(jù)服務”主要滿足數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)訪問、數(shù)據(jù)控制、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)可視化等需求?！皵?shù)據(jù)主體”主要是具體業(yè)務的數(shù)據(jù)內(nèi)容，包括經(jīng)營業(yè)務數(shù)據(jù)、預算版本、分析結果等內(nèi)容。“數(shù)據(jù)處理技術”主要對業(yè)務開展形成的結構化數(shù)據(jù)、半結構化數(shù)據(jù)以及人工形成的各類文檔、圖片等非結構化數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)挖掘、歸集與分配的處理過程，建立起工作任務承包、維修、研發(fā)等主題數(shù)據(jù)庫以及財務主題、合同管理主題等多維度、多元化的數(shù)據(jù)報表，為預算編制、執(zhí)行以及分析提供數(shù)據(jù)決策支持。

3.2? ?應用軟件選型

紅塔集團在全面預算管理信息平臺構建的應用軟件選型上，主要采用通用型應用軟件與專門定制開發(fā)應用軟件相結合的方式。其中，ERP系統(tǒng)選用SAP公司的“ERP系統(tǒng)”（ECC6.0），在預算管理方面主要運用“基金管理（FM）”和“項目管理（PS）”模塊進行管理;預算申報以及預算執(zhí)行分析系統(tǒng)則采用專門方式開發(fā)自主應用系統(tǒng);其余業(yè)務管理系統(tǒng)根據(jù)管理需求分別在數(shù)據(jù)和流程上與預算管理主要信息系統(tǒng)建立接口，實現(xiàn)流程運行與數(shù)據(jù)傳輸。

3.3? ?應用軟件功能模塊開發(fā)

3.3.1? ?預算項目設置

紅塔集團全面預算管理涉及的預算項目主要包括資產(chǎn)負債預算、收入預算、支出預算3類，在各預算信息系統(tǒng)中，分別針對資產(chǎn)負債預算、收入預算和支出預算設置預算項目進行管理。其中，資產(chǎn)負債預算和收入預算按照統(tǒng)計型預算項目設置，即不控制預算，僅對其進行統(tǒng)計，還將其作為預算執(zhí)行結果進行反饋;支出預算分為基金預算和項目預算設置預算項目，如辦公費、差旅費等費用性質(zhì)，通過基金預算進行管理，如資產(chǎn)購置、研發(fā)支出、維修費等支出，通過項目預算進行管理?？紤]到預算管理與會計核算結合能夠降低管理成本，預算項目按照會計核算的要求和經(jīng)營業(yè)務需要設計預算項目層級管理，并將會計科目與預算項目建立“一對多或一對一”的對應關系來共用部分信息，將預算項目作為輔助核算進行預算控制以及反饋預算執(zhí)行信息。

3.3.2? ?預算編報

首先，在OA系統(tǒng)中定制開發(fā)預算編報信息系統(tǒng)，涵蓋集團所有預算項目和預算內(nèi)容，并集成采購計劃編報功能、合同管理功能，將采購信息納入編報，實現(xiàn)預算與采購信息同時編報、統(tǒng)一數(shù)據(jù)源，避免不同渠道的數(shù)據(jù)相互沖突。其次，將預算編制流程固化在信息系統(tǒng)中，設計從預算申請到預算審批再到預算下達的流程，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)編制、審批流程自動流轉，減少人為干預，同時將每一條預算信息的流轉審批信息通過系統(tǒng)日志的形式保存下來，實現(xiàn)每條預算信息審批意見、更改內(nèi)容等可追溯。再次，在主要流程中設計分支流程，通過數(shù)據(jù)類型與各分支流程的綁定以及數(shù)據(jù)權限管理，將數(shù)據(jù)拆分發(fā)送到不同的分支流程節(jié)點，使預算審核部門和采購審核部門既能實時共享數(shù)據(jù)的變化以及狀態(tài)，又能分別修改各自管轄的信息。最后，通過數(shù)據(jù)權限管理，實現(xiàn)預算信息共享與隔離，即在預算申報過程中，通過信息系統(tǒng)將各部門的預算申報信息進行隔離，使部門間不能相互查看各自的申報信息，避免部門間相互攀比申報預算的行為;在審核過程中，實現(xiàn)各預算項目間預算信息實時共享，建立經(jīng)營業(yè)務之間的關系，有利于各經(jīng)營業(yè)務之間資源的平衡、配置。業(yè)務預算與財務預算信息可以實時同步，財務部門可以實時查看業(yè)務的變化及其對財務結果的影響，及時對經(jīng)營業(yè)務提出財務意見。

3.3.3? ?預算執(zhí)行、分析與反饋

在預算執(zhí)行控制方面，集團以SAP系統(tǒng)（ECC6.0）中基金管理模塊（FM模塊）和項目管理模塊（PS模塊）作為預算控制的核心，并以OA系統(tǒng)中“資金監(jiān)管”模塊以及“合同管理”信息系統(tǒng)作為輔助控制。首先，建立資金監(jiān)管、合同管理以及ERP系統(tǒng)的“相互制約”機制，即根據(jù)流程管理，通過預算及采購計劃審批的項目，在信息系統(tǒng)中根據(jù)項目所屬部門分發(fā)至各單位，并將預算與采購信息綁定。其次，采購及合同簽訂流程啟動以預算下達為前提，合同簽訂原則上以預算金額為上限。再次，在財務結算流程中，對于簽訂合同的項目，需在合同簽訂流程結束生成合同后進行結算，從而避免出現(xiàn)事后合同的現(xiàn)象。最后，建立“承諾預算”機制，即預算控制從業(yè)務發(fā)起時進行預算校驗，不在會計核算時進行校驗預算。例如，物資采購通常要經(jīng)過采購申請、采購訂單、收貨入庫、財務結算等流程節(jié)點，隨流程的運行，信息系統(tǒng)在鎖定下一個節(jié)點預算的同時，釋放上一個節(jié)點的預算，當財務結算完成時，即按照最終結算金額扣減相應的預算。以上預算控制機制是以在ERP系統(tǒng)中引入預算“剛性控制”與“柔性控制”概念、建立“派生規(guī)則”以及建立各業(yè)務系統(tǒng)與預算系統(tǒng)間接口為前提的。

在預算執(zhí)行反饋與分析方面，紅塔集團通過建立“預算執(zhí)行與分析”信息系統(tǒng)來實現(xiàn)。該系統(tǒng)實時收集諸如合同管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，再借助信息處理技術對各類數(shù)據(jù)進行匹配、分類、整理，并與主數(shù)據(jù)建立聯(lián)系，通過標準報表、自定義報表等手段實現(xiàn)多元化、不同角度的財務、業(yè)務執(zhí)行過程以及對結果進行交互式展示，滿足各部門的信息需求，并在集團內(nèi)部共享信息，減少溝通成本，提高運行效率。同時，信息系統(tǒng)作為業(yè)務高效執(zhí)行、財務預測分析、領導決策的輔助工具，能夠通過自動計算分析挖掘各項經(jīng)營業(yè)務的潛力，減少資源浪費。

4? ? ?結 語

隨著信息化的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息已經(jīng)成為一種新興的生產(chǎn)要素。信息系統(tǒng)為完善預算管理體系提供了可靠的數(shù)據(jù)支持，從而提高了預算管理的真實性、全面性、有效性，但同時也對信息系統(tǒng)的開發(fā)、使用和管理提出了更高的要求。雖然大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)代表著價值，但隨著數(shù)據(jù)量不斷增加，其價值密度相對較低，企業(yè)只有用好信息系統(tǒng)，找到對企業(yè)真正有價值的數(shù)據(jù)，并深度挖掘數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在關系，才能在全面預算管理中發(fā)揮信息系統(tǒng)的價值。

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