做好大型水庫(kù)檔案工作服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展

盛蕊

摘 要：一個(gè)大型水庫(kù)的建設(shè)從立項(xiàng)審批、規(guī)范設(shè)計(jì)、開工建設(shè)到竣工驗(yàn)收、發(fā)揮效益，期間生成了大量具有社會(huì)價(jià)值的檔案。信陽南灣水庫(kù)檔案管理的一些經(jīng)驗(yàn)和不足，對(duì)進(jìn)行中的信陽出山店水庫(kù)檔案建設(shè)工作具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案工作；水庫(kù)建設(shè)；信陽

信陽南灣水庫(kù)工程于1955年竣工，設(shè)計(jì)庫(kù)容9.32億立方米，校核庫(kù)容16.3億立方米。信陽出山店水庫(kù)工程建于2014年，將于2019年竣工，設(shè)計(jì)庫(kù)容12.51億立方米。二者均是國(guó)家確定的大型水利工程，信陽也成為全國(guó)唯一的擁有兩個(gè)國(guó)家大型水利工程的省轄市。出山店水庫(kù)在2018年進(jìn)入庫(kù)底清理驗(yàn)收的最后階段時(shí)，也同步開展了史料收集和檔案整理歸檔工作。因此南灣水庫(kù)檔案工作的成功經(jīng)驗(yàn)對(duì)做好出山店水庫(kù)檔案工作具有重要的借鑒意義。

1 水庫(kù)檔案工作的重要性

檔案是行政管理的依據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考。水庫(kù)檔案包含了水庫(kù)歷史、工程建設(shè)、日常事務(wù)、移民人口認(rèn)定、移民后續(xù)政策扶持等，是水庫(kù)建設(shè)發(fā)展的重要憑證和參考。

如南灣水庫(kù)是建國(guó)初期的治淮重點(diǎn)工程，防洪是興建的主要功能，而泄洪建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)低、安全監(jiān)測(cè)與管理設(shè)施不完善等嚴(yán)重影響水庫(kù)運(yùn)用。水庫(kù)于1979年2010年先后進(jìn)行了四次大型維修，重點(diǎn)是除險(xiǎn)加固，在維修方案制定和施工過程中，水庫(kù)設(shè)計(jì)施工原始檔案資料發(fā)揮了重要參考作用。再如國(guó)家大中型水庫(kù)移民后期扶持改革于2006年開始實(shí)施，距南灣水庫(kù)建成已過半個(gè)世紀(jì)，移民人口認(rèn)定如何才能做到公平公正、群眾滿意，檔案最具有說服力，正是因?yàn)闄n案資料翔實(shí)完整，認(rèn)定程序規(guī)范嚴(yán)格，群眾滿意度很高。特別是在旅游開發(fā)方面，南灣水庫(kù)利用檔案資料建設(shè)展覽館，做了大量的景區(qū)宣傳片，為南灣水庫(kù)成功創(chuàng)建AAAA級(jí)景區(qū)起到了重要作用。

2 南灣水庫(kù)檔案工作的主要做法

南灣水庫(kù)管理局檔案室建于1957年，當(dāng)時(shí)稱為資料室， 1989年設(shè)置專門的檔案室至今。已向信陽市檔案局移交了1952年至2000年的文書檔案1334卷，其中永久682卷、長(zhǎng)期652卷；2001年至2010年的各類檔案1091件，其中永久823件、長(zhǎng)期268件。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作

南灣水庫(kù)管理局專門成立了由局黨委委員、副局長(zhǎng)任組長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，配備了專職檔案員，把檔案管理工作納入單位年度目標(biāo)管理，每年都進(jìn)行專項(xiàng)考核。把檔案工作經(jīng)費(fèi)納入單位預(yù)算，配備各種檔案工具，完善管理措施，為檔案員工訂閱《檔案管理》等業(yè)務(wù)書籍，使檔案工作有保障。

2.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

2010年，管理局出臺(tái)了《南灣水庫(kù)管理局關(guān)于加強(qiáng)水庫(kù)文化建設(shè)的意見》，把規(guī)范化、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案室作為單位文化建設(shè)“雙十工程”的重要內(nèi)容之一。投資30余萬元對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行改造，增加密集架、除濕機(jī)、空調(diào)等硬件設(shè)施，配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、傳真機(jī)、數(shù)碼攝相機(jī)、掃描儀等設(shè)備，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。同時(shí)還配備有消防器材、防腐防潮劑、驅(qū)蟲劑等，安裝了窗簾遮光，按規(guī)定實(shí)現(xiàn)了“十防”要求，檔案庫(kù)房干凈整潔。

2.3 歸檔及時(shí)規(guī)范

制訂水庫(kù)檔案歸檔范圍、歸檔辦法。局屬各部門每年文件、資料次年三月底前必須交檔案室歸檔整理。歸檔文件的分類、編號(hào)、編目、文件裝盒、備考表、檔案盒封面、盒背的填寫都嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)范》及實(shí)施細(xì)則的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，做到了分類準(zhǔn)確，排列合理，并用計(jì)算機(jī)打印目錄，保證了質(zhì)量。2013年，南灣水庫(kù)管理局在檔案規(guī)范化管理認(rèn)證申報(bào)工作中，被評(píng)為“河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證二級(jí)單位”。

2.4 健全制度

建立健全檔案的歸檔、保管、借閱、保密、檔案員崗位責(zé)任制等各種項(xiàng)檔案管理制度，并隨時(shí)對(duì)照檢查落實(shí)情況。室藏檔案安全保管和計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案下發(fā)到各科室。建立借閱制度，規(guī)范借閱時(shí)間及文件的閱知范圍。保證了檔案資料的借閱安全。

2.5 合理開發(fā)利用

編寫大事記、會(huì)議簡(jiǎn)介、組織機(jī)構(gòu)沿革、全宗介紹、文號(hào)和檔號(hào)對(duì)照表等資料，積極選用檔案資料，從中發(fā)掘經(jīng)驗(yàn)，為工程建設(shè)、工程維修、工程管理、日常工作提供了寶貴的資料和信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠的依據(jù)。

3 對(duì)做好出山店水庫(kù)檔案工作的幾點(diǎn)建議

3.1 建立健全檔案工作制度

確保檔案資料的準(zhǔn)確、全面、規(guī)范。要根據(jù)《檔案法》《河南省檔案工作條例》，結(jié)合實(shí)際情況制訂《綜合檔案管理制度》《檔案交接制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案銷毀制度》等制度，對(duì)檔案資料的收集整理、立卷歸檔、科學(xué)管理、合理利用做出明確規(guī)定，可以大大的提高檔案管理水平。

3.2 注重加大檔案工作宣傳

檔案收集工作瑣碎繁重，由于相當(dāng)數(shù)量的零星檔案散落在經(jīng)辦人手中，檔案人員難于收集齊全，導(dǎo)致無法有效監(jiān)督而造成資源不能歸檔，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案的完整性和利用價(jià)值。要通過廣泛宣傳相關(guān)法律法規(guī)、張貼檔案類宣傳圖、組織學(xué)習(xí)檔案知識(shí)、多溝通協(xié)調(diào)等方式，引起有關(guān)人員的重視，主動(dòng)支持和配合，共同做好檔案工作。

3.3 創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境

檔案作為重要的信息資源，應(yīng)遵循保密原則，安裝防盜門和護(hù)欄。紙質(zhì)檔案容易發(fā)霉、受潮，易褪色、易粘到前頁，檔案的保存環(huán)境必須符合要求，配備檔案專用柜、空調(diào)、除濕機(jī)等，使檔案處于恒濕、防光、防水、防火的環(huán)境。而隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，檔案管理也應(yīng)順應(yīng)潮流，利用軟件達(dá)到高效管理工作，應(yīng)增加計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，通過專用軟件，進(jìn)行檢索、錄入、統(tǒng)計(jì)等工作，提高檔案工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理與利用。

3.4 配備專業(yè)的檔案工作人員

大型水庫(kù)作為重點(diǎn)水利工程，檔案數(shù)量大、種類多、內(nèi)容繁雜，龐大性、復(fù)雜性使檔案難于管理。因此必須配備專業(yè)人員，條理準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、分類、整理、立卷、裝訂、編號(hào)等，使檔案的存放條目清楚、合理有序、管理規(guī)范，還應(yīng)熟練檔案管理軟件，利用計(jì)算機(jī)檢索備注等方式，保持檔案之間的聯(lián)系，便于查找利用。此外，檔案人員還具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，嚴(yán)格遵守檔案的借閱、制度、庫(kù)房管理等制度，極力維護(hù)檔案的完整和安全，使檔案的保存達(dá)到完整、有序，不致因保管不當(dāng)使檔案損壞，不致因工作疏忽而使檔案丟失，不致因檔案的分散保管而不利于合理利用，要做到檔案整齊規(guī)范，檢索方便易查。

隨著我國(guó)水利事業(yè)從工程水利向資源水利的轉(zhuǎn)變，南灣水庫(kù)、出山店水庫(kù)檔案工作都應(yīng)在實(shí)踐中開拓創(chuàng)新，不斷推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理和合理、高效利用，最終達(dá)到檔案工作為水庫(kù)建設(shè)和地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的目的。

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