醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀及建議

謝金菊 陳錦娥

摘 要：醫(yī)學科研檔案是醫(yī)學科技知識的重要載體，它包含著大量的科研成果、高新技術等科技信息，是一種豐富的信息資源，是實施醫(yī)療、教學、科研工作的重要依據(jù)。對醫(yī)院科研檔案進行規(guī)范化管理是提高醫(yī)療、科研整體水平，完善科研管理工作的必要條件。本文從醫(yī)學科研檔案的特點、現(xiàn)狀以及存在的問題談起，通過在工作中的體會，提出改進和加強醫(yī)院科研檔案管理的建議。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案；管理

醫(yī)學科研檔案是醫(yī)學科技知識的重要載體，它包含著大量的科研成果、高新技術等科技信息，是一種豐富的信息資源。醫(yī)院的科研檔案是醫(yī)院科學檔案的重要組成部分，是醫(yī)院醫(yī)學科學研究活動中形成的，具有保存價值的文件材料，同時也是醫(yī)院開展科研活動的真實記錄，是醫(yī)院科學技術儲備的重要形式，是實施醫(yī)療、教學、科研工作的重要依據(jù)。對醫(yī)院科研檔案進行規(guī)范化管理是提高醫(yī)療、科研整體水平，完善科研管理工作的必要條件?？茖W的規(guī)范化管理科研檔案，為醫(yī)學科技創(chuàng)新提供有效服務，對促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展十分重要。

1 醫(yī)學科研檔案管理與醫(yī)院檔案管理

醫(yī)學科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學相關的研究活動中，直接產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學研究的詳細過程。作為醫(yī)學科學研究的載體，醫(yī)學科研檔案蘊含著大量的科研成果、科技專利、高新技術等科技信息，對科研工作的先進性、科學性及使用價值的鑒定起著十分重要的作用。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財富。加強對這一信息資源的管理對醫(yī)院領導決策科學化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設極為重要。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的特點和需赤，加強醫(yī)院檔案的科學管理，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務。檔案不僅涉及醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民

群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等，關系到人民群眾的健康和醫(yī)學科學的發(fā)展。因此，加強醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中有著非常重要的意義。兩種不同檔案管理工作具有一定的相同點，都是作為保管檔案的一個載體。但是，科研檔案管理不同于醫(yī)院檔案管理，兩者的服務對象和服務目的不盡相同。

2 醫(yī)院科研檔案管理存在的問題

2.1 重視不足，管理意識不強

醫(yī)院科研人員往往只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，對科研檔案的重要性認識不足。由于醫(yī)院的科研發(fā)展終將經(jīng)歷由量到質(zhì)的過程，在醫(yī)院追求項目數(shù)量的過程中往往忽略了對項目的過程管理。科研管理人員缺乏對其科研檔案的管理意識，導致科研檔案的歸檔、整理以及再利用等工作開展起來非常困難，科研檔案質(zhì)量差、科研材料收集不全現(xiàn)象非常頻繁?？蒲胁牧系氖占蝗?，也影響了科研檔案管理工作的正常有效開展。

2.2 檔案管理制度不夠健全

目前，大部分醫(yī)院都沒有專門的科研檔案管理制度，很多醫(yī)院的科研檔案管理還處于一種“無人管”的狀態(tài)，對哪些材料應歸檔、應什么時候收集整理，各種補救措施等問題都沒有統(tǒng)一的制度規(guī)定，也沒有一個健全的科研檔案管理制度，并且在科研檔案管理方面缺少一些行之有效的制約手段，使得科研檔案管理始終處于不完整歸檔和零散保管狀態(tài)。主要表現(xiàn)在：一是部分被借閱用來評職稱或者評獎的原件材料不能歸還，造成醫(yī)院科研檔案不能系統(tǒng)完整歸檔，處于分散零亂的保管狀態(tài)；二是由于缺少科研檔案歸檔的監(jiān)管制度，使得項目負責人在科研項目材料歸檔內(nèi)容方面隨意性較大，致使歸檔的科研材料殘缺不全，影響其再利用和科研檔案管理工作。

2.3 缺乏相應的硬件管理設施

醫(yī)院普遍存在重臨床輕管理的現(xiàn)狀，職能部門的辦公場所往往較小，硬件設施的不足，大部分職能科室沒有專門的檔案存放地點，從而造成科研檔案的不完全和科研檔案資料的流失。主要表現(xiàn)在：一是缺乏專業(yè)的或者未經(jīng)過專業(yè)培訓的科研檔案管理人員，使科研檔案管理不能從一個較高的層次進行管理。二是缺乏專用的統(tǒng)一的檔案保管設施和現(xiàn)代化設備，從而不能長時間地保存和進行科學化編排利用科研檔案，也為科研成果的轉(zhuǎn)化開放再利用帶來很大的難度，影響了科研檔案立卷工作。

2.4 檔案人員知識水平不高

檔案專業(yè)出身人員較少，專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學歷普遍偏低，現(xiàn)代科學知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應新形式下的檔案事業(yè)發(fā)展。

3 加強醫(yī)院科研檔案管理的建議

3.1 加強檔案法律法規(guī)宣傳各部門的協(xié)調(diào)作用

加強檔案法律法規(guī)宣傳，提高全員檔案意識保證科研檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，僅靠檔案管理人員單方面的努力是難以完成的，它需要各方面的理解、支持和配合。因此，檔案管理人員要利用各種形式、渠道，向各級領導和科研人員大力宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》和科研檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性，爭取各級領導的支持和有關管理部門的配合，增強科研人員自覺歸檔的意識，使整個單位從上到下都認識到，做好檔案工作是保護國家和本單位真實歷史記錄的一項重要任務，認真將科研材料歸檔是科研人員的職責和義務。

3.2 加強制度建設，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理

根據(jù)國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規(guī)定：“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，根據(jù)科技檔案必須完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規(guī)章制度，實行科學管理”?？梢?，建立和健全科研檔案管理制度，實行集中統(tǒng)一管理是實現(xiàn)醫(yī)院科研檔案有效管理和規(guī)范管理的基本要求和根本保證，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。制定和完善行之有效的醫(yī)院科研檔案形成和歸檔的各種規(guī)章制度，對醫(yī)院科研檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、保密、銷毀、移交等做出具體規(guī)定，制定詳細、易操作的歸檔范圍，出臺科研檔案收集的獎懲制度等，明確科研管理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責任。同時，采取多種形式的宣傳，讓科研人員充分了解科研檔案歸檔范圍，在科研活動中予以高度重視，密切配合，把材料歸檔作為科研日常工作的一部分，切實做好科研檔案管理工作。

3.3 加強業(yè)務培訓，提高檔案人員的素質(zhì)

醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院培訓計劃，采取多種形式開展業(yè)務培訓，全面提高他們的業(yè)務素質(zhì)。同時，檔案人員也要加強自身學習，不僅要加強檔案方面的專業(yè)知識的學習，還要學習一些其他相關學科的知識，如計算機應用基礎知識、網(wǎng)絡技術知識、數(shù)字化技術知識及相關的醫(yī)學知識，不斷提高自身的業(yè)務能力和水平。

3.4 建立獎懲機制

將科室的檔案管理與年終考核掛鉤，對各臨床單元的科研檔案開展檢查與督查，以考核促管理。對科研人員，在科研課題啟動時，科研管理部門可將一定比例的科研經(jīng)費預留下來，作為課題組收集、整理、上交科研檔案歸檔材料的保證金。一個項目完成后，課題組在規(guī)定的時間內(nèi)上交全部歸檔資料的，保證金如數(shù)下發(fā)。如不能按期上交全部歸檔資料的，則扣除其繳納的保證金。以此加大科研管理部門對課題組上交歸檔材料的控制力度，增強課題組的歸檔意識和緊迫感。

3.5 創(chuàng)新管理理念，提高醫(yī)學科研檔案管理水平

樹立科研檔案利用的創(chuàng)新意識，充分發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案自身價值，做好科研檔案信息資源的開發(fā)、編研工作，為廣大科研人員開展醫(yī)學研究提供最新的科研信息資料，避免不必要的人、財、物的浪費，減少研究過程中的迂回和重。其次，通過對科研檔案的綜合和歸納，為醫(yī)院的決策群體提供決依據(jù)，在制定科研投入、醫(yī)院資源搭配實施必要的傾斜和扶持時做出合理與正確的決斷。再者，通過醫(yī)學科研成果的借閱，將各科研成果進行推廣應用，直接使患者受益，充分體現(xiàn)檔案信息的社會效益和經(jīng)濟效益。

3.6 運用現(xiàn)代化管理手段為臨床科研服務

醫(yī)院科研檔案工作的根本目的是滿足科研人員對檔案利用的需要。在現(xiàn)代科學技術飛速發(fā)展的時代，科研檔案管理僅靠傳統(tǒng)的手工操作已難以滿足科技發(fā)展的需要，只有將計算機、復印機、數(shù)碼相機、多媒體等先進技術和設備應用到科研檔案的收集、整理和加工中去，才能使科研檔案管理更迅速、準確，同時要進一步改進檔案存儲和檢索方式，采取電子文檔、照片、病理切片標本等多種形式的存儲，并利用計算機等工具，提供高質(zhì)量、高效率的科研檔案檢索，提高科研檔案的管理水平，做好服務工作，充分利用科研檔案資源，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。

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作者簡介

謝金菊（1981-），女，湖北荊門人，副研究館員，碩士學歷，從事科研管理工作。

通訊作者簡介

陳錦娥（1977-），女，湖北荊門人，從事科研管理工作。