新時代檔案資源開發(fā)與管理的思考

摘 要：檔案是歷史真實的記錄，也是一種十分珍貴的社會信息資源。新時代對檔案資源管理工作提出了新要求與新挑戰(zhàn)。然而，檔案資源開發(fā)管理工作中仍存在對檔案信息資源“重管輕用”，館藏檔案資源結構不合理，開發(fā)利用手段滯后，缺乏專業(yè)人才等問題。本文在深入分析上述問題根源的基礎上，提出主動開發(fā)利用、豐富館藏資源、建立健全制度、優(yōu)化利用服務、改善利用條件、提高利用服務水平等改善對策，使檔案開發(fā)與管理工作適應新時代要求。

關鍵詞：檔案資源；開發(fā)利用；問題；對策

檔案資源是有價值的信息資源，我們通過對檔案資源的開發(fā)和利用充分發(fā)揮出檔案資源的價值，為推動國家經(jīng)濟、社會民生的發(fā)展服務。因此，檔案資源屬于國家信息資源中的重要組成部分。在信息化時代，檔案部門要加強對檔案信息資源的開發(fā)利用，充分挖掘檔案資源的綜合價值，這是新時期對檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

1 當前檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題

1）對檔案管理工作意識薄弱。當前一些主要領導對檔案工作缺乏認識，重視度不夠，認為只要管理好現(xiàn)有檔案不出安全問題就可以了，缺乏長遠眼光，工作難以推動。

2）館藏檔案資源結構單一。目前，縣級綜合檔案館現(xiàn)有檔案主要還是以各單位文書檔案為主，民生類檔案較少。各類民生檔案都還存放于各建檔單位，到時間需要移交進館的，因為建檔單位的利益和工作方便，或是達不到進館要求，而無法接收館，不能滿足民眾對檔案的需求。

3）檔案資源開發(fā)利用起步晚，效率不高。檔案信息化是近幾年才開始的一項工作，財政撥款資金有限，投入不足，只能分年分步驟完成現(xiàn)有館藏檔案信息化工作，制約了開發(fā)利用效率。

4）缺少專業(yè)人才。檔案資源開發(fā)利用是一項專業(yè)性很強的工作，現(xiàn)在，因缺少專業(yè)技術人才，各單位都不能獨立完成此項工作，大都是以服務外包形式，標準及質量參差不齊，信息化合格率難以把握。

2 當前檔案信息資源開發(fā)利用存在問題的原因

1）重視度不夠，“重管輕用”觀念嚴重。長期以來不少檔案部門在傳統(tǒng)觀念的影響下對新形勢下檔案信息資源開發(fā)利用缺乏足夠的認識，仍停留在“重管輕用”上，大都還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，仍舊把管好檔案當作檔案管理的重點任務，認為只要按時接收、按時開放檔案就行了。對如何開發(fā)檔案資源，提升檔案資源利用率考慮少，缺乏主動開發(fā)利用檔案資源的意識，沒有找到檔案資源開發(fā)與社會利用需求的結合點，從而導致檔案信息資源未能發(fā)揮應有的作用。

2）館藏檔案資源結構不合理。目前很多檔案館館藏資源門類不全、結構單調的問題，大部分為文書類檔案，而科技、專業(yè)類、聲像類和各類民生檔案相對較少。檔案形式大多為紙質檔案，真正的電子檔案占比偏小，大多只有電子目錄。建國后形成的檔案資料占比較高，而歷史檔案資料占比偏低。如此的館藏結構使得檔案內容較為貧乏，無法滿足社會上對檔案資源的多元化需求。

3）檔案資源開發(fā)利用手段比較落后。伴隨著信息技術的快速發(fā)展，近年來大部分檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設備，包括電腦、打印機、復印件等，運用信息化技術來管理檔案資源。但是由于很多檔案部門檔案信息化才剛剛起步，面臨投入不足的問題，致使檔案信息資源管理信息化程度不高。一些檔案部門雖然實現(xiàn)了檔案管理信息化，但尚未完成開發(fā)利用手段的自動化與網(wǎng)絡化建設。目前，采用的檔案開發(fā)利用方式比較滯后，均是較為被動地提供檔案信息資源服務，進而制約了檔案信息資源的有效開發(fā)利用。

3 新時期提高檔案資源管理與開放利用水平的對策

1）主動開發(fā)利用。檔案管理的最終目的是實現(xiàn)對檔案資源的有效開發(fā)利用，充分發(fā)揮出檔案資源的價值。因此，檔案管理部門工作人員必須一時俱進更新觀念，提高對檔案資源開發(fā)利用的重視度，充分意識到這項工作的意義。在此基礎上摒棄“重管輕用”的思想，克服“不求進取”、“被動作為”的消極思想，積極開展市場需求調研工作，搜集社會公眾對檔案資源的不同需求信息。采用專題編研、網(wǎng)上公布咨詢服務等多種方式，主動把檔案資源信息開發(fā)出來，供給社會提供利用，使檔案資源得到更有效的利用。

2）豐富館藏資源。檔案信息資源的開發(fā)利用是建立在現(xiàn)有館藏資源基礎上的，因此，必須先要做好檔案資料的接收與征集工作。部分單位與個人為了個人利益或貪圖工作方便，對一些檔案材料不及時收集歸檔或者不歸檔，時間一長，從而導致檔案資源的缺失、丟失。對此，單位檔案工作部門應認真執(zhí)行制度規(guī)定，嚴格按照審定的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》收集歸檔各類材料，將具有保存價值的各種檔案材料都全部收集歸檔。尤其是反映歷史、證明權益、有參考價值的各種珍貴的檔案材料。然后，嚴把進館檔案的質量關。對于存在檔案內容殘缺不真實、分類排列混亂、保管期限模糊、目錄題名填寫不規(guī)范、不準確等問題，應要求歸檔單位整改到位。不合格檔案一律禁止進館，以保障館藏檔案資源的質量。

3）建立健全制度。一是要執(zhí)行查（借）閱登記制度，要求分項目逐一準確填寫清楚查檔人信息、查檔目的、檔案所起的作用與達到的效果，這便于進行跟蹤調查檔案利用效果。二是建立用戶聯(lián)系回訪制度。為掌握檔案資源利用情況，向檔案利用人進行回訪，了解查檔解決了什么具體問題，取得了哪些社會效益與經(jīng)濟效益，掌握檔案利用效果的第一手資料，把檔案利用效果寫得具體生動有說服力。為編寫檔案利用實例收集詳細的資料。

4）優(yōu)化利用服務。新形勢下檔案部門應增強主動服務意識，盡量為利用者提供多元化的檔案服務產(chǎn)品，充分發(fā)揮檔案的綜合利用效益。因此，檔案部門應主動調查了解社會公眾的需求，開發(fā)檔案信息資源有針對性的根據(jù)服務對象需要合理選題重點開發(fā)，做到有的放矢。重視檔案編研開發(fā)，檔案利用者往往需要檔案部門能夠及時、高效地提供多元化的檔案服務。因此，檔案部門除了提供原始檔案外，還應圍繞利用者的需求，對檔案進行加工，形成適應不同層次需求的檔案信息產(chǎn)品。

5）改善利用條件。檔案部門要積極爭取主要領導的重視和政府對檔案開發(fā)利用的財政支持，給予更多的人力、物力支持?？芍鸩劫徶孟冗M的檔案管理設備，引進先進的檔案管理技術，實現(xiàn)歸檔自動化與檔案管理信息化處理。數(shù)字化是檔案管理改革與創(chuàng)新的重點方向。這要求綜合運用掃描技術、云平臺技術、身份認證技術、計算機網(wǎng)絡等信息技術，將紙質檔案轉化為電子檔案。這既能保證檔案的安全，也能明顯減輕工作人員的勞動強度，提高查檔效率和檔案資源利用率。

6）提高利用服務水平。檔案管理工作不是簡單的資料收集整理，帶有很強的專業(yè)性。這包括對檔案的收集、分類、整理、編目、開發(fā)利用等，檔案工作人員具備專業(yè)知識與業(yè)務技能，才能勝任這項工作。然而，現(xiàn)實中正缺少這類專業(yè)性人才，特別是復合型人才更為匱乏。為此，檔案部門應積極招聘優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，提高檔案管理隊伍的專業(yè)化水平。

4 結語

總之，檔案資源是珍貴的社會信息資源，在經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明“五位一體”發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。檔案部門應與時俱進，增強創(chuàng)新意識，高度重視檔案資源的開發(fā)利用管理，緊緊圍繞社會多元化需求，借助檔案信息化和“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺等先進技術手段，為用戶提供更加高效的檔案服務，充分發(fā)揮檔案資源服務社會的價值。

作者簡介

劉德輝，男，石門縣檔案局，法律，辦公室主任（助理館員）。