基于供給視角的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用
——以安慶迎江區(qū)檔案館為例

程 穎

（安慶市迎江區(qū)檔案館，安徽安慶246000）

所謂檔案利用，“就是以利用者為服務(wù)對(duì)象，以館（室）藏檔案為服務(wù)手段，采取多種形式和方法，開(kāi)發(fā)和直接提供檔案為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)”[1]。檔案利用是檔案工作整個(gè)過(guò)程中最終環(huán)節(jié)。當(dāng)代，檔案用戶(hù)對(duì)優(yōu)質(zhì)、多樣化、個(gè)性化的檔案信息需求與不平衡不充分的檔案信息供給之間的矛盾，仍舊是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用領(lǐng)域內(nèi)的主要矛盾。如何更好地解決這一矛盾？本文以安慶迎江區(qū)檔案館為例，基于供給視角提供一些解決方案。

1 從供給端不斷創(chuàng)新檔案館檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用方式

1.1 舉辦檔案展覽：滿(mǎn)足檔案用戶(hù)普遍性信息需求

檔案展覽是按照一定主題，系統(tǒng)地陳列和展示檔案資料，展出和介紹館藏檔案的內(nèi)容，既是一種檔案?jìng)鞑シ绞剑彩且环N檔案利用方式。一直以來(lái)，檔案展覽都是一種比較能吸引公眾注意，起到良好宣傳教育效果的利用手段。

迎江區(qū)檔案館充分利用檔案展覽這一途徑開(kāi)展檔案開(kāi)發(fā)利用工作。2017年10月開(kāi)展了為期一個(gè)月的“魅力迎江”圖片展，此次圖片展包括“尋夢(mèng)”“追夢(mèng)”“筑夢(mèng)”三個(gè)板塊，展出了424幅珍貴的圖片資料，其中部分圖片更是首次對(duì)外公開(kāi)，展現(xiàn)了自公元前537年至今迎江區(qū)在經(jīng)濟(jì)、文化、教育、民生等方面的發(fā)展變化，反映了城市的發(fā)展和變遷。展覽吸引了大批熱心市民、在校師生和攝影愛(ài)好者前來(lái)觀看。大家從一張張珍貴圖片中感受迎江區(qū)這片土地上的歷史、故事以及榮耀，感受迎江區(qū)發(fā)展的細(xì)節(jié)和魅力。2018年12月舉辦了迎江區(qū)高質(zhì)量發(fā)展暨改革開(kāi)放40周年攝影圖片展，本次圖片展面向社會(huì)公眾征集作品，歷時(shí)一個(gè)月共征集到657幅作品，經(jīng)過(guò)篩選最終精選出119幅作品，分為“強(qiáng)骨革面厚植根基，濱江新城強(qiáng)勢(shì)崛起”“招商富企琴瑟和鳴，產(chǎn)城同創(chuàng)積勢(shì)聚能”“安居興業(yè)，文化樂(lè)民，幸福指數(shù)節(jié)節(jié)攀升”“大美迎江宏卷初展，且隨疾風(fēng)破浪前行”四個(gè)篇章來(lái)對(duì)迎江區(qū)高質(zhì)量發(fā)展及改革開(kāi)放四十周年的發(fā)展歷程和成果進(jìn)行了多方面的展示。

檔案館通過(guò)檔案展覽，不斷在展覽形式、內(nèi)容等方面推陳出新，使檔案信息資源貼近生活、貼近民眾，在社會(huì)主義精神文明建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.2 開(kāi)展特色活動(dòng)：滿(mǎn)足檔案用戶(hù)多樣化、個(gè)性化信息需求

近年來(lái)，迎江區(qū)檔案館圍繞“國(guó)際檔案日”開(kāi)展了一些活動(dòng)，除了在社區(qū)設(shè)置檔案展板、散發(fā)宣傳單頁(yè)等基本手段外，還開(kāi)展了一些有特色的的活動(dòng)，如工作人員深入社區(qū)，為居民免費(fèi)掃描老照片、刻錄光盤(pán)，為居民制作家庭影像資料。同時(shí)在學(xué)校開(kāi)展檔案知識(shí)講座，向?qū)W生講解檔案歷史和檔案知識(shí)，介紹說(shuō)明如何在日常生活中收集、整理和制作個(gè)人成長(zhǎng)檔案，記錄生活中的多彩瞬間。結(jié)合人民路以南歷史文化街區(qū)保護(hù)性開(kāi)發(fā)，于2018年聯(lián)合安慶市歷史名城保護(hù)研究中心開(kāi)展“老城新解地名重繪”(尋拍九頭十三坡)——聚焦人民路以南歷史文化街區(qū)尋拍活動(dòng)。吸引了近百名文史愛(ài)好者、攝影愛(ài)好者及熱心市民共同參與，并聘請(qǐng)專(zhuān)家對(duì)人民路以南歷史文化街區(qū)內(nèi)安慶“九頭十三坡”進(jìn)行實(shí)地講解，讓大眾在安慶韻味的歷史文化講解里探尋“九頭十三坡”印記，探究老地名的時(shí)代演變和人文脈絡(luò)。

特色活動(dòng)的舉辦，為城市留存檔案，充實(shí)館藏發(fā)揮了重要作用，也提升了民眾參與檔案開(kāi)發(fā)與留存的積極性。

1.3 利用社交媒體：滿(mǎn)足檔案用戶(hù)及時(shí)化、互動(dòng)化信息需求

微博、QQ、微信等社交媒體已經(jīng)深深融入到人們生活之中，擁有龐大的用戶(hù)群體，任何人都可以在這些社交媒體上發(fā)布文字、圖片和視頻，已經(jīng)成為了信息發(fā)布的前沿陣地。檔案部門(mén)積極利用社交媒體開(kāi)展檔案信息資源利用工作，可以進(jìn)一步推動(dòng)檔案資源走進(jìn)千家百戶(hù)，及時(shí)充分地滿(mǎn)足檔案用戶(hù)的需求。

迎江區(qū)檔案館開(kāi)通了“迎江檔案”微信公眾號(hào)，借力市檔案信息網(wǎng)、區(qū)政府網(wǎng)站、今日頭條等宣傳平臺(tái)推介檔案工作動(dòng)態(tài)。2014-2018年分別開(kāi)展了“走進(jìn)檔案”“架檔案之橋、解基層之難、連群眾之心”“回眸歷史，檔案與你我相伴”“檔案與民生”“檔案—我們共同的回憶”“檔案與人同行、與事同在，見(jiàn)證改革開(kāi)放”為主題的系列檔案宣傳活動(dòng)，將檔案法律法規(guī)和相關(guān)知識(shí)以民眾喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式普及到社區(qū)、學(xué)校、企業(yè)、基層單位。

積極創(chuàng)新檔案信息傳播及利用方式，精心打造“口述檔案”品牌。利用微信公眾號(hào)開(kāi)辟《檔案趣追蹤》欄目，創(chuàng)新使用領(lǐng)先全國(guó)的“音頻播報(bào)”方式，推出“安慶民俗民風(fēng)”“老地名講述”等節(jié)目，使以往固化在紙張的檔案信息變得靈氣十足。2018年，結(jié)合改革開(kāi)放40周年，策劃了“講生活故事，留存百姓檔案”節(jié)目，歷時(shí)7個(gè)月收錄了來(lái)自各行各業(yè)共35位基層人物的素材，以小家庭訪談錄的形式聽(tīng)他們講述親歷故事，以小故事見(jiàn)證大變遷，還原歷史，從教育、醫(yī)療、安居、城市建設(shè)等各個(gè)方面反映改革開(kāi)放40年來(lái)迎江區(qū)乃至全市發(fā)生的翻天覆地變化。節(jié)目最終還評(píng)選出8位“最佳故事講述人”，該節(jié)目兼具故事性、可讀性、價(jià)值性，在豐富口述檔案的同時(shí)獲得了很大的關(guān)注度，得到很好的社會(huì)反響，使得“迎江檔案”更加貼近群眾，能夠更好地為用戶(hù)提供檔案信息服務(wù)。

1.4 開(kāi)展共建共享，實(shí)現(xiàn)合作共贏

各個(gè)單位各項(xiàng)工作都會(huì)產(chǎn)生具備各自特色的檔案，綜合性檔案館可以根據(jù)社會(huì)和民眾的需要，組織一個(gè)或多個(gè)單位共同開(kāi)展檔案利用工作，形成檔案資源共享的局面。迎江區(qū)檔案館舉辦“魅力迎江”圖片展后，與區(qū)教育局青少年愛(ài)國(guó)主義教育中心合作，將圖片展所有展板整體移入?yún)^(qū)青少年中心，作為區(qū)檔案館和教育局共同的愛(ài)國(guó)主義教育基地，不定期開(kāi)展青少年愛(ài)國(guó)主義教育。

圍繞留存紅色記憶，傳承城市精神，在紅軍長(zhǎng)征勝利80周年之際，迎江區(qū)檔案館聯(lián)合區(qū)老干部局和區(qū)老年大學(xué)在趙樸初故居舉辦了“紅色記憶書(shū)畫(huà)展”，共展出作品112幅。在中國(guó)共產(chǎn)黨成立97周年之際，迎江區(qū)檔案館協(xié)助市黨史辦舉辦了“為了民族的復(fù)興—陳延年、陳喬年革命事跡展”，通過(guò)鮮為人知的歷史資料，詳盡介紹陳獨(dú)秀的兩個(gè)烈士?jī)鹤訛橹袊?guó)革命奮斗一生的事跡。

2 檔案館在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中存在的問(wèn)題分析

2.1 館藏檔案資源建設(shè)尚待完善

從資源結(jié)構(gòu)來(lái)看，在各種檔案類(lèi)型中，紙質(zhì)檔案占絕大部分，實(shí)物、聲像、照片等載體形式的館藏較少。而在紙質(zhì)檔案中，機(jī)關(guān)單位的文書(shū)檔案又占據(jù)檔案總數(shù)的絕大部分，科技檔案、專(zhuān)業(yè)檔案的數(shù)量較少[2]。例如：迎江區(qū)檔案館啟動(dòng)“魅力迎江”圖片展工作期間，發(fā)現(xiàn)館藏聲像、照片檔案太少，根本滿(mǎn)足不了舉辦展覽的需要，只好臨時(shí)搜集、征集展覽所需的聲像、照片等檔案。

從館藏資源的質(zhì)量來(lái)看，存在著優(yōu)質(zhì)檔案缺乏的情況，影響著檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。如迎江區(qū)檔案館館藏檔案以紅頭文件居多，紅頭文件都有一定的時(shí)效性，真正能服務(wù)民生、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、傳承文明的高質(zhì)量的檔案資源相對(duì)匱乏。

2.2 檔案工作人員信息素養(yǎng)有待提高

首先，檔案人員結(jié)構(gòu)不合理。館員中檔案專(zhuān)業(yè)人員較少，且工作人員一人多責(zé)的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，隨著檔案信息化工作的開(kāi)展，在人員數(shù)量不變的情況下個(gè)人的工作量大為增加，這會(huì)影響各項(xiàng)檔案工作的開(kāi)展和完成。其次，檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)需要提高。檔案工作具有一定的保密性和封閉性，雖然服務(wù)對(duì)象相比以往有了很大程度上的擴(kuò)展，但工作重點(diǎn)依然放在館內(nèi)工作上，在向社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)的時(shí)候依然處于比較被動(dòng)的狀態(tài)。最后，缺少檔案管理的復(fù)合型人才。在計(jì)算機(jī)時(shí)代，檔案管理工作的各環(huán)節(jié)工作方式都有所變化，對(duì)工作人員的素質(zhì)也就有了更高的要求，但目前館員大多是文科類(lèi)專(zhuān)業(yè)，缺乏能夠熟悉網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫(kù)使用、新媒體運(yùn)營(yíng)維護(hù)等方面的復(fù)合型人才。

2.3 檔案用戶(hù)的檔案利用意識(shí)有待加強(qiáng)

檔案開(kāi)發(fā)利用工作的最終目的是為了服務(wù)廣大檔案用戶(hù)，但目前公眾的檔案利用意識(shí)不強(qiáng)。公眾對(duì)檔案知之甚少，對(duì)檔案信息資源的獲取途徑了解不夠，也缺乏利用檔案的欲望和能力。而檔案館檔案利用條件和設(shè)備比較陳舊，不能給檔案用戶(hù)提供新穎有趣的場(chǎng)所和手段，也使公眾與檔案利用產(chǎn)生了一定的距離。

3 檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策

3.1 拓展檔案收集渠道，豐富檔案館藏內(nèi)容

館藏檔案資源是開(kāi)展各項(xiàng)檔案工作的基礎(chǔ)，館藏資源的數(shù)量和質(zhì)量在很大程度上影響著檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的開(kāi)展。只有優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源才能更好地滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，為其提供準(zhǔn)確、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才能最大程度地發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值[3]。檔案信息來(lái)源于社會(huì)的各個(gè)方面，檔案館在檔案收集的過(guò)程中尤其注意檔案信息的完整性和關(guān)聯(lián)性，盡可能完整地將具有永久保存價(jià)值的檔案信息收集進(jìn)館。同時(shí)還積極拓展檔案收集的渠道，將正常接收與購(gòu)買(mǎi)、復(fù)制、征集等方式結(jié)合起來(lái)，做到多方式收集檔案信息。在接收檔案機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的同時(shí)，也在加強(qiáng)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案的接收進(jìn)館，并且積極主動(dòng)地在各種活動(dòng)中接收民生檔案，擴(kuò)大民生檔案的比例，還需跟蹤地方政府的重點(diǎn)工作和重大活動(dòng)，收集文字、圖片、聲像檔案，不斷促進(jìn)館藏資源結(jié)構(gòu)的調(diào)整優(yōu)化。

3.2 提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)

針對(duì)檔案從業(yè)人員在知識(shí)、能力等方面的欠缺，應(yīng)建立檔案人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制，不斷鞏固提高工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備和業(yè)務(wù)素質(zhì)[4]。首先要不斷深化工作人員對(duì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化其對(duì)檔案相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)范化文件等的理解。同時(shí)，為提高檔案工作人員的信息化技能，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，豐富其知識(shí)面，主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案工作。通過(guò)定期開(kāi)展單位內(nèi)部、單位間的學(xué)習(xí)交流，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)共同提高。針對(duì)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)一步建立健全相關(guān)管理制度，以制度加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的管理。

3.3 做好檔案的數(shù)字化改造

對(duì)館藏檔案資源的數(shù)字化改造，是推動(dòng)館藏信息資源的開(kāi)發(fā)、利用的重要途徑。各類(lèi)檔案的數(shù)字化改造，拓寬了檔案的獲取途徑，便利了檔案的開(kāi)發(fā)、利用，更有利于檔案的保護(hù)與留存。在數(shù)字化改造過(guò)程中，要堅(jiān)持按照利用和安全保護(hù)并重的原則，優(yōu)先對(duì)館藏中那些利用率比較高的、價(jià)值大的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，對(duì)年代較久遠(yuǎn)的、利用率低的檔案盡快進(jìn)行全文數(shù)字化。

3.4 加強(qiáng)宣傳和溝通，調(diào)動(dòng)檔案用戶(hù)的積極性，實(shí)現(xiàn)共贏

用戶(hù)的檔案意識(shí)和檔案利用能力是促進(jìn)公眾進(jìn)行檔案利用的重要條件。檔案館應(yīng)深入基層、深入民眾，多途徑、多角度地普及檔案相關(guān)知識(shí)，讓公眾知道去哪里、通過(guò)何種方式獲取檔案信息資源，提升民眾的利用興趣和利用能力。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，充分利用社交媒體是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的有效途徑。社交媒體具有交互性強(qiáng)特點(diǎn)，有利于實(shí)現(xiàn)用戶(hù)和檔案館之間的雙向溝通[5]。通過(guò)建設(shè)微信公眾號(hào)、開(kāi)發(fā)微信小程序、手機(jī)APP、頭條號(hào)、抖音號(hào)等途徑，宣傳、介紹、展示檔案館館藏資源，為用戶(hù)提供檔案信息查閱與咨詢(xún)，主動(dòng)向用戶(hù)推送各類(lèi)檔案信息。同時(shí)，通過(guò)社交媒體的留言、評(píng)論等功能，實(shí)現(xiàn)與用戶(hù)的溝通交流，了解用戶(hù)的檔案需求，聆聽(tīng)用戶(hù)的意見(jiàn)、建議，及時(shí)為用戶(hù)答疑解惑，改善檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量，以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)高效的檔案利用。

綜上所述，新的時(shí)代，面對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中存在的資源不夠豐富、利用率不高等情況，作為檔案管理主體的檔案館，應(yīng)從供給側(cè)出發(fā)，通過(guò)展覽、舉辦特色活動(dòng)、數(shù)字化改造、利用新媒體等方式主動(dòng)將檔案信息資源推出去，以提高其利用率，使其真正為民所享，服務(wù)社會(huì)。