談如何強(qiáng)化事業(yè)單位改制過程中的檔案管理

宋來雙

當(dāng)前，事業(yè)單位改制已經(jīng)開始。事業(yè)單位的的改制，是在事業(yè)單位定位全額撥款、差額撥款、自收自支的基礎(chǔ)上開始的。對(duì)基礎(chǔ)科學(xué)和社會(huì)科學(xué)研究拓寬有償服務(wù)和經(jīng)營領(lǐng)域，通過市場，逐步實(shí)現(xiàn)自收自支，創(chuàng)造條件轉(zhuǎn)化為企業(yè)。因此，事業(yè)單位改企已是大勢(shì)所趨。隨著十九大精神的貫徹落實(shí)和新舊動(dòng)能的轉(zhuǎn)換，在深化改革的過程中，使檔案工作進(jìn)一步開創(chuàng)新局面，已是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。

一.檔案工作存在的主要問題

1.檔案工作體制弱化。隨著改革不斷的深化，事業(yè)單位自主權(quán)不斷擴(kuò)大，有權(quán)決定內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)立，決定人員編制。據(jù)了解，有些單位的檔案部門降格，檔案人員被裁減。同時(shí)，有些單位領(lǐng)導(dǎo)，特別是分管領(lǐng)導(dǎo)精力轉(zhuǎn)移，對(duì)檔案和檔案工作的重視及關(guān)心程度不夠；有的單位體制改革后，檔案機(jī)構(gòu)空置，專職檔案人員變?yōu)榧媛?，正常的整理調(diào)檔工作都難以保證。體制弱化，阻礙了檔案工作的健康發(fā)展。

2.貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理原則力度不夠?！稒n案法》規(guī)定，對(duì)于一個(gè)單位形成的各種門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，這是檔案工作的基本原則。九十年代初，大部分單位將分散管理的檔案集中統(tǒng)一管理，較好地貫徹了這一原則。改制過程中，由于各種因素的影響，導(dǎo)致部分檔案分散管理；有的集中存放，分頭管理；有的甚至將原來集中起來統(tǒng)一管理的檔案又分散到各部門，各自為政，缺乏統(tǒng)一的監(jiān)督和制約措施，直接影響了檔案的完整和整體效益的發(fā)揮。

3.資金投入減少，保管條件達(dá)不到規(guī)定要求。近幾年來，部分科研單位對(duì)檔案工作的的資金投入減少，有的櫥內(nèi)檔案擁擠，檔案裝具長期得不到補(bǔ)充，有的庫房設(shè)在樓頂，夏天缺乏必要的降溫措施，有的檔案庫房狹小，保管條件惡劣。長期下去，將嚴(yán)重影響檔案的壽命。

4.檔案資產(chǎn)意識(shí)不強(qiáng)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，無形資產(chǎn)是單位資產(chǎn)的重要組成部分，檔案作為單位活動(dòng)的記錄，是科研單位無形資產(chǎn)的有形載體。有的單位對(duì)此認(rèn)識(shí)不足，給國家造成很大損失。如某單位下屬公司在與外商合資過程中，沒有認(rèn)識(shí)到檔案的作用，對(duì)檔案的歸屬未做規(guī)定，致使原檔案被合資企業(yè)無償使用，產(chǎn)品、品牌還是原來的，而中方從中得不到任何利益，無形中造成資產(chǎn)的流失。

5.檔案的利用方式單調(diào)，檔案利用率低。檔案工作根本目的是實(shí)現(xiàn)有效的利用，目前多數(shù)滿足于被動(dòng)利用方式，對(duì)主動(dòng)利用的方式缺乏探索和實(shí)踐，對(duì)檔案深層次挖掘加工很少，單位效益好時(shí)不能提供進(jìn)一步發(fā)展信息；效益較差時(shí)，不能提供必要信息，不能出謀劃策。

6.檔案人員的思想不夠穩(wěn)定，業(yè)務(wù)素質(zhì)及檔案的科學(xué)管理水平偏低。一是由于檔案工作人員工資福利待遇偏低等各種因素，導(dǎo)致他們的思想波動(dòng)較大；二是長期不參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流，缺乏進(jìn)取精神，對(duì)新的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)了解不夠，工作質(zhì)量低，從而出現(xiàn)了收集困難、不齊全和人為的檔案流失現(xiàn)象。三是檔案工作者的綜合素質(zhì)適應(yīng)不了現(xiàn)代企業(yè)管理和現(xiàn)代化的發(fā)展的要求。隨著事業(yè)單位改革和內(nèi)部權(quán)力的下放，以及各業(yè)務(wù)部 門權(quán)力的擴(kuò)大，造成文件材料的多頭、多層次管理，致使有些文件材料難以收集歸檔，歸檔文件材料不齊全、不完整、不系統(tǒng)等現(xiàn)象的存在。同時(shí)，隨著技術(shù)市場的開放和經(jīng)濟(jì)的搞活，有的單位，特別是效益不好的企業(yè)單位，存在檔案人員從事第二職業(yè)或干脆不辭而別現(xiàn)象，造成檔案的人為流失，損害了單位的利益。隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化產(chǎn)生了大量的文件材料、電子檔案等，在業(yè)務(wù)上向傳統(tǒng)的管理模式提出了挑戰(zhàn)；檔案管理現(xiàn)代化又對(duì)檔案管理軟件、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、提供利用方式等提出了更高的要求。

二.采取有力揞施，進(jìn)一步開創(chuàng)改制過程中檔案工作新局面

針對(duì)檔案工作存在的一些問題，我們充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在我國檔案事業(yè)中的重要位置，充分認(rèn)識(shí)到社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的基本特征。社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，為科技的發(fā)展注入新的生機(jī)和活力，為全面提高素質(zhì)、建立現(xiàn)代制度，提出了新的課題和挑戰(zhàn)。同時(shí)，也給檔案工作帶來新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。我們要采取強(qiáng)有力措施，搞活改制后的檔案工作，定好位、找準(zhǔn)方向，以大力開發(fā)檔案資源，努力為單位改革和發(fā)展服務(wù)作為改制后檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)，努力發(fā)掘和實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。要具體做好以下幾方面工作：

1.加大《檔案法》的宣傳力度，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)?！稒n案法》是我們做好檔案工作的法律依據(jù)，采取形式多樣、內(nèi)容新穎的方式做好《檔案法》的宣傳，無疑對(duì)搞好檔案和檔案工作起著一個(gè)積極的促進(jìn)作用。通過實(shí)例宣傳檔案的作用是提高領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)的有形體現(xiàn)，見效快，效果好。使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作予以重視，配備適應(yīng)檔案發(fā)展要求的人員、人才、設(shè)施設(shè)備，以及財(cái)力保障。在實(shí)際工作中，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持，通過宣傳，使其有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，使我們做好檔案工作的意識(shí)逐步變成領(lǐng)導(dǎo)的行為，使檔案工作上水平，上檔次。

2.依法治檔，充分利用法律手段，提高檔案法治意識(shí)，規(guī)范檔案管理。針對(duì)當(dāng)前行政管理手段相對(duì)弱化和法人治理結(jié)構(gòu)使單位自主經(jīng)營權(quán)增大的現(xiàn)狀，我們要充分認(rèn)識(shí)到管好、用好單位檔案是檔案工作者的重要職責(zé)，不消極等靠，積極運(yùn)用法律手段為檔案工作爭取地位。通過法制宣傳，增強(qiáng)干部職工的檔案意識(shí)；通過依法管理檔案，使檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員配備、基礎(chǔ)設(shè)施與業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的建設(shè)落到實(shí)處，為檔案管理和開發(fā)利用創(chuàng)造必要條件。

3.迅速行動(dòng)，加強(qiáng)調(diào)研，找出工作的切入點(diǎn)和努力方向。科研單位改制過程中是檔案管理容易被忽視的時(shí)期，也是檔案管理部門及時(shí)介入，加強(qiáng)監(jiān)督，履行職責(zé)，使單位檔案工作與單位發(fā)展融為一體的關(guān)鍵時(shí)期。因此，在圍繞單位資產(chǎn)與資金管理、質(zhì)量管理、成本管理、技術(shù)創(chuàng)新、市場營銷、民主管理等關(guān)系到單位切身利益事項(xiàng)方面，早動(dòng)手、早部署，深入實(shí)際，搞好動(dòng)態(tài)研究，加強(qiáng)檔案收集、整理、保管，防止檔案散失，為提供利用、搞好服務(wù)打好基礎(chǔ)。

4.通力協(xié)作，發(fā)揮主管部門能動(dòng)性，加大管理力度。檔案工作是管理系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，檔案工作的好壞是管理工作的直接反映和具體體現(xiàn)。檔案行政管理部門要根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，與主管部門配合，加大對(duì)檔案工作的宏觀管理，做到對(duì)檔案工作敢管、會(huì)抓，做好規(guī)劃協(xié)調(diào)、政策引導(dǎo)、指導(dǎo)監(jiān)督和服務(wù)保障，使主管單位逐步認(rèn)識(shí)做好改企檔案工作的重要意義，從而將檔案工作列入發(fā)展規(guī)劃。提高對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)，是至關(guān)重要的。因此，主管部門是做好改企檔案工作的重要環(huán)節(jié)。主管部門與檔案行政管理部門要通力協(xié)作，加大監(jiān)管力度，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)改制企業(yè)檔案部門處置工作的監(jiān)督指導(dǎo)，主動(dòng)上門提供咨詢服務(wù)，要結(jié)合有關(guān)部門進(jìn)行改制“回頭看”活動(dòng)，及時(shí)查處改制工作中不按規(guī)定移交檔案、損毀、丟失檔案等現(xiàn)象，造成檔案損失的要依法予以追究，對(duì)改制后的單位，要采取檔案管理考核和年度檢查、抽查等活動(dòng)，促進(jìn)本單位的檔案工作走上規(guī)范化軌道。并對(duì)科技檔案工作要有部署、有要求、有目標(biāo)，有指導(dǎo)、有檢查，真正把檔案工作放在心上，抓在手上，使檔案工作為市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

5.優(yōu)化環(huán)境，創(chuàng)造良好氛圍，強(qiáng)化檔案工作，全面提高檔案工作水平。在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，檔案工作如何找準(zhǔn)位置是極其重要的。市場經(jīng)濟(jì)體制的確立和發(fā)展，是一場解放生產(chǎn)力、發(fā)展生產(chǎn)力的革命，對(duì)檔案工作的影響也是深遠(yuǎn)的，檔案部門和檔案工作者必須增強(qiáng)抓住機(jī)遇的緊迫感和使命感，從特定的環(huán)境和自身的條件出發(fā)，創(chuàng)造性地開展工作。同時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)檔案的時(shí)效性和價(jià)值，為市場競爭和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。還要建立健全各種制度，繼續(xù)抓好檔案科學(xué)化目標(biāo)測評(píng)管理工作，以此提高專業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

綜上所述，在事業(yè)單位改制過程中檔案工作者也要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真研究和解決當(dāng)前檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，以前瞻性的眼光分析改制過程中檔案工作遇到的困難和問題，制定工作預(yù)案，發(fā)揮好檔案工作的重要價(jià)值，以強(qiáng)化改制后檔案工作應(yīng)有的地位，使檔案工作適應(yīng)新形式的發(fā)展要求。