高?；n案數(shù)字化流程與探索

程靖

摘 要：高校檔案數(shù)字化是高校檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢?；n案是高校檔案的重要組成，如何把基建檔案數(shù)字化工作做好，讓基建檔案在利用過程中更好地發(fā)揮作用，是檔案事業(yè)發(fā)展賦予檔案從業(yè)人員的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；數(shù)字化；流程

隨著高校的合并和擴(kuò)招，高校檔案在規(guī)模和館藏方面都發(fā)生很大變化，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范管理，使高校檔案資源更加準(zhǔn)確、快捷地服務(wù)于社會，高校檔案數(shù)字化成為高校檔案發(fā)展的必然趨勢。高校基建檔案是高校發(fā)展過程中基礎(chǔ)建設(shè)的真實(shí)記錄，是高校檔案的重要組成部分，也是高校檔案數(shù)字化的重點(diǎn)。

1 高?；n案數(shù)字化的迫切性

1.1 歷史發(fā)展的必然。高?；n案是高校檔案的重要組成部分，檔案信息化是檔案事業(yè)的迫切需要，也是當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢，也是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。

1.2 實(shí)體基建檔案的保護(hù)。目前高校檔案館保存檔案信息的形式多數(shù)是紙質(zhì)、光盤、膠片、移動硬盤等載體，多數(shù)院校還是原始的管理方法，無法滿足社會對檔案工作的要求，尤其在檔案利用方面弊病較多。常見基建檔案的表現(xiàn)形式是：文書、圖紙、聲像等檔案并存，尤其是圖紙的大小規(guī)格不同，一般為AO～A5規(guī)格。圖紙因長期借閱查詢，容易破損，數(shù)字化對原始圖紙起到很好的保護(hù)作用，檔案利用是通過電腦系統(tǒng)查閱檔案。

1.3 提高基建檔案利用的效率。高校在發(fā)展，高校以前的建筑需要維修改造，所有這些都常常需要利用基建圖紙資料，隨著高校的不斷擴(kuò)大，基建檔案庫存量也不斷地?cái)U(kuò)容，原始的檔案查閱方法工作效率低下，急需一份圖紙或文件，不能在很短時間內(nèi)查找到。數(shù)字化后，在短時間內(nèi)就能準(zhǔn)確快速地滿足需求，大大提高了工作效率。

2 基建檔案的特點(diǎn)

高校的基建檔案的特點(diǎn)為：專業(yè)性。高校基建檔案有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性。成套性?；üこ淌且砸粋€獨(dú)立的工程項(xiàng)目，從開始申報(bào)、籌建到此項(xiàng)目完工，所產(chǎn)生的所有資料，都?xì)w類為一個項(xiàng)目的基建檔案，具有成套性特點(diǎn)。利用性?；n案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)利用價值，隨著建筑的竣工，以后此建筑的維護(hù)與改造，都要憑借這些圖紙。廣泛性與復(fù)雜性。高校不斷地發(fā)展，基建檔案也隨之增多，一個項(xiàng)目從籌備開始到竣工結(jié)束，會產(chǎn)生大量的圖紙、資料，這些材料涉及政府部門審批、設(shè)計(jì)部門，論證、施工單位，建設(shè)、監(jiān)理單位，消防質(zhì)監(jiān)部門質(zhì)量評定、設(shè)備供貨單位的合格證書、檢驗(yàn)報(bào)告，等等。所有這些，都說明基建檔案具有鮮明的龐大、廣泛、復(fù)雜的多樣性。高?；n案的特點(diǎn)決定了做好基建檔案的歸檔和數(shù)字化，是高校基建檔案重要環(huán)節(jié)，是十分必要和迫切的。

3 高?；n案數(shù)字化流程

高?；n案數(shù)字化工作的流程如下：整理→移交→拆卷→修補(bǔ)→掃描→映像處理→數(shù)據(jù)核檢→重新裝訂→歸還→數(shù)據(jù)備份→數(shù)據(jù)掛接。

4 基建檔案數(shù)字化支持平臺

基建檔案數(shù)字化工作的順利完成離不開軟件、硬件及網(wǎng)絡(luò)平臺的支持。

4.1 硬件平臺：（1）工作室、庫房；（2）電腦、照相機(jī)、打印機(jī)、刻錄儀；（3）大型圖紙專業(yè)掃描儀、平臺掃描儀；（4）光盤、移動盤、服務(wù)器、終端機(jī)。

4.2 軟件平臺：（1）安全可靠的與硬件相匹配的計(jì)算機(jī)常用操作系統(tǒng)；（2）符合國家檔案管理規(guī)范、功能齊全、安全可靠、擴(kuò)展性好、后期升級維護(hù)有保障的檔案系統(tǒng)，目前常用的是南大之星系統(tǒng)；（3）掃描系統(tǒng)；（4）圖片處理系統(tǒng)，常用的如PHOTOSHOP等圖片處理軟件。

4.3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要符合國家信息安全、高性能的要求，數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)要相對獨(dú)立，與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離管理。檔案收集和利用方面的數(shù)據(jù)交換，要分層授權(quán)，專人管理。

5 基建檔案數(shù)字化流程常見問題與對策

目前，由于經(jīng)費(fèi)緊張，高校的硬件設(shè)備落后，高校檔案數(shù)字化工作基本是由高校檔案館和專業(yè)的檔案外包公司合作完成，基建檔案也是如此。檔案的保密性特點(diǎn)與數(shù)字化外包工作模式的結(jié)合，加深了檔案數(shù)字化的難度與強(qiáng)度。通過本人的實(shí)際工作體驗(yàn)，對基建檔案數(shù)字化過程中遇到的問題及解決方法作如下探討。

5.1 基建檔案移交前

5.1.1 糾錯核對。檔案館把數(shù)字化的檔案移交給外包公司前，檔案館工作人員應(yīng)對所移交的所有檔案全部進(jìn)行移交前的核對工作。即核對所有基建檔案案卷、卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)實(shí)體檔案是否相符，若有錯，以卷內(nèi)文件（或圖紙）為準(zhǔn)進(jìn)行修改，對漏編文件，及時做好插卷及電子版的錄入。如：1992-JJ12-1到1992-JJ12-10已經(jīng)歸檔，在核對時發(fā)現(xiàn)有遺漏文件，應(yīng)根據(jù)遺漏文件內(nèi)容，決定插卷的檔號應(yīng)接在案卷號10之后，還是在1到10序號中插卷。插卷時具體問題具體對待，要靈活運(yùn)用。若圖紙重復(fù)，不要輕易銷毀，應(yīng)對這份重復(fù)的圖紙保存，但不編卷。核對無誤后再將所有案卷、卷內(nèi)目錄錄入計(jì)算機(jī)，建立機(jī)讀目錄庫，并打印目錄作為數(shù)字化的檢索工具。按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等要求，規(guī)范檔案中目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求，如有錯誤的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁或頁數(shù)，應(yīng)及時修正。

5.1.2 移交手續(xù)的辦理。檔案盒若是紙質(zhì)，可考慮用鉛筆在脊背下角處小字注明每盒案卷數(shù)、文書與圖紙檔案的規(guī)格和總頁數(shù)，再做移交登記表統(tǒng)計(jì)，最后辦理移交。移交過程必須由檔案館工作人員和外包公司共同完成。將要掃描的檔案從庫房搬運(yùn)到一個裝有監(jiān)控的加工現(xiàn)場，對檔案逐一清點(diǎn)，確定無誤，雙方簽字移交。辦理移交時做好移交總盒數(shù)、總案卷統(tǒng)計(jì)、文書和圖紙檔案各規(guī)格紙張的總頁數(shù)統(tǒng)計(jì)，方便外包公司歸還檔案時盤點(diǎn)。

5.2 基建檔案移交后

5.2.1 拆卷、修補(bǔ)、整理、掃描及圖像處理。辦理完移交手續(xù)，檔案館把基建檔案移交給檔案外包公司，外包公司要對檔案進(jìn)行拆卷、修補(bǔ)、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)檢查、重新裝訂等工作。拆卷：是對需要數(shù)字化的卷宗進(jìn)行拆解，不拆卷無法掃描，拆卷后，遇到破損或紙張較薄不能掃描的資料要進(jìn)行修補(bǔ)后掃描。掃描時，要根據(jù)基建檔案幅面大小選擇掃描儀器，大幅面的圖紙可以選擇大幅面數(shù)碼平臺掃描，或者用數(shù)碼相機(jī)微縮拍攝轉(zhuǎn)換后再掃描。或者采用分塊掃描之后再拼接的方法。掃描后要對掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，有遺漏或者掃描不清楚、質(zhì)量不合格的文件或圖紙必須重新掃描，保證掃描后的數(shù)據(jù)與實(shí)體資料一致。 掃描分辨率參數(shù)的選擇，原則上以清楚、完整，不影響利用效果為準(zhǔn)。采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式進(jìn)行掃描時，其分辨率一般建議選擇≥100dpi。特殊情況，如文字偏小、清晰度差的，可適當(dāng)提高分辨率。需要進(jìn)行OCR漢字識別的檔案，分辨率建議選擇≥200dpi。

5.2.2 圖片處理。數(shù)字圖像digital image表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。掃描后的檔案資料需要進(jìn)行圖片糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理等圖像處理過程，以保證檔案上傳圖片的美觀。常用的是PHOTOSHOP軟件。掃描后的數(shù)據(jù)，必須按年代順序存放在一個獨(dú)立的文件夾中。圖像存儲格式為：采用黑白二值模式掃描時，一般用TIFF格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描文件時，一般用JPEG格式存儲。存儲壓縮率選擇是保證圖片清晰的情況下盡量減小存儲量為準(zhǔn)。掃描后檔案數(shù)據(jù)庫里每一份文件的檔號，就是這份文件掃描后的圖像的文件名。

5.2.3 重新裝訂。拆卷、掃描后的檔案必須重新裝訂并歸檔。為了避免意外，最好由檔案外包公司獨(dú)立完成。重新裝訂時，應(yīng)核對每盒每卷的年份、案卷號、頁碼順序、內(nèi)容和本卷案卷是否相同。文書檔案同卷紙張大小不一的情況，圖紙檔案常常是A0～A5五種規(guī)格的圖紙并存，這些在重新裝訂時應(yīng)特別注意不能出錯。重新裝訂的總盒數(shù)、總案卷數(shù)和移交清單必須一致。

5.3 掛接。檔案的掛接是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)把掃描、處理、核對無錯的檔案資料數(shù)據(jù)上傳電腦，掛接在專業(yè)檔案管理系統(tǒng)的一個環(huán)節(jié)，即檔案系統(tǒng)里一個案卷的后連接就有一個對應(yīng)的檔案實(shí)體電子版。上掛過程中，盡量按時間順序去做，每組上傳文件必須編序號，預(yù)防因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)速度上傳后出現(xiàn)的文件前后順序亂，使文件的連貫性造成混亂?；n案有成套性特點(diǎn)，在批量上傳時編碼尤為重要。在完成檔案數(shù)據(jù)掛接后，重新進(jìn)入檔案系統(tǒng)，檢查掛接有沒有疏漏，核對無誤后，將實(shí)體檔案重新按順序整理裝訂后，按檔案移交手續(xù)歸還檔案館。

6 安全管理

6.1 目前檔案數(shù)字化工作是由檔案館和專業(yè)檔案外包公司合作完成的，所以，在檔案數(shù)字化過程中，高校檔案館負(fù)責(zé)人必須按照國家檔案局《國家數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》嚴(yán)格執(zhí)行。在檔案數(shù)字化過程中，采用科學(xué)有效的管理措施，建立權(quán)責(zé)明確，覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。

6.2 做好外包公司的資格審查工作。檔案數(shù)字化等于檔案數(shù)據(jù)的再整理。網(wǎng)絡(luò)時代，在數(shù)字化過程中，容易出現(xiàn)電腦病毒而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等情況，因此，一定要做好網(wǎng)絡(luò)安全工作，在數(shù)字化工作場地應(yīng)裝有電子監(jiān)控，使檔案數(shù)字化工作在安全可靠的環(huán)境中進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》.

[2]國家檔案局《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31-2005）.

[3]檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范.http：//wenku.baidu.com/view/8635a00d27284b73f2425088.html.

[4]胡金鳳.高?；n案信息化管理的探索[J].內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2014（2）.

（作者單位：廣東技術(shù)師范學(xué)院檔案館 來稿日期：2018-12-22）