銀行授信檔案管理中存在問(wèn)題及對(duì)策

桑晟

摘 要：銀行的授信檔案區(qū)別于一般檔案，有產(chǎn)生機(jī)構(gòu)的復(fù)雜性、存在狀態(tài)的動(dòng)態(tài)性、載體形式的多樣性三個(gè)方面的特點(diǎn)，因此在授信檔案的管理中存在著收集難度大、保管方式陳舊、信息化程度不高的問(wèn)題，通過(guò)在實(shí)際工作中的研究和總結(jié)，提出采取加強(qiáng)整體規(guī)劃、制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、構(gòu)建信息化平臺(tái)三個(gè)方面的對(duì)策來(lái)解決授信檔案管理中的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：授信；檔案；管理

1 授信檔案的特點(diǎn)

授信檔案是銀行在對(duì)各類(lèi)企業(yè)或個(gè)人客戶授信活動(dòng)中形成的，反映信貸業(yè)務(wù)工作情況并具有保存價(jià)值的文件資料的總稱(chēng)，一般包括受理、調(diào)查、審查、審議、審批、放款、授信后管理資料。它是銀行與企業(yè)（個(gè)人）雙（多）方債權(quán)、債務(wù)關(guān)系的原始憑證及銀行依法催收的重要法律依據(jù)，是銀行核心業(yè)務(wù)檔案之一。授信檔案不僅具有一般檔案所具備的屬性，同時(shí)還具備“產(chǎn)生機(jī)構(gòu)的復(fù)雜性、存在狀態(tài)的動(dòng)態(tài)性、載體形式的多樣性”等特點(diǎn)，特點(diǎn)的分析是我們解決問(wèn)題的立足點(diǎn)。

1.1 產(chǎn)生機(jī)構(gòu)的復(fù)雜性。授信檔案，不同于一般檔案的重要特點(diǎn)就是產(chǎn)生機(jī)構(gòu)的復(fù)雜性。授信檔案，顧名思義，是在授信業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料，授信業(yè)務(wù)從貸款受理直到授信后管理，需要調(diào)查、審查、審批、放款等多個(gè)步驟才能完成。根據(jù)授信工作“審貸分離”的原則，一定是由多個(gè)部門(mén)共同完成的，而且根據(jù)不同種類(lèi)的授信業(yè)務(wù)，產(chǎn)生的部門(mén)也不盡相同。授信檔案的產(chǎn)生，要涉及公司業(yè)務(wù)部、個(gè)人業(yè)務(wù)部、授信審批部、授信管理部、風(fēng)險(xiǎn)合規(guī)部等部門(mén)，因此，銀行授信檔案的來(lái)源是復(fù)雜多樣的。

1.2 存在狀態(tài)的動(dòng)態(tài)性。授信業(yè)務(wù)的流程較為繁雜，其授信工作也是一項(xiàng)漫長(zhǎng)且不斷完善的過(guò)程。授信業(yè)務(wù)在貸款受理、調(diào)查、審查、審批之后，客戶部門(mén)還會(huì)定期召開(kāi)授信后工作例會(huì)，信管部門(mén)還會(huì)開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)分類(lèi)、放款審核等工作，仍然產(chǎn)生大量應(yīng)歸檔的文件資料。有些貸款雖然已還清歸檔，但由于后期該項(xiàng)貸款做了“倒貸”的處理，仍然還會(huì)認(rèn)定不良貸款，那么還會(huì)產(chǎn)生應(yīng)歸檔資料，因此授信檔案從形成之始到歸檔保存均處在動(dòng)態(tài)變化中。

1.3 載體形式的多樣性。隨著銀行風(fēng)險(xiǎn)把控越來(lái)越嚴(yán)格，對(duì)于授信業(yè)務(wù)的擔(dān)保管理也越加重視，擔(dān)保人或客戶可以通過(guò)提供抵質(zhì)押物品，來(lái)獲得銀行較高的授信額度，銀行也因暫時(shí)獲得抵質(zhì)押物品的所有權(quán)而降低自身風(fēng)險(xiǎn)。因此在授信業(yè)務(wù)中，除了文件資料以外，還有各種載體形式的抵質(zhì)押物的證明資料需歸檔保存。如各種房屋產(chǎn)權(quán)證、保險(xiǎn)憑證單、有價(jià)值的實(shí)物等。

2 授信檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 產(chǎn)生資料部門(mén)多，集中收集難度大。一般而言，授信業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件由各部門(mén)自行保管，部門(mén)保存文件時(shí)，往往從自身角度出發(fā)，將自以為具有保存價(jià)值的資料保管好，不重視歸檔范圍內(nèi)文件的積累，容易造成歸檔文件的缺失。同時(shí)部門(mén)之間缺乏溝通，各自為政，導(dǎo)致授信業(yè)務(wù)的冗長(zhǎng)和不連貫，檔案收集工作難度很大。如何實(shí)現(xiàn)授信各個(gè)部門(mén)之間工作的有效銜接，保證歸檔文件齊全完整是檔案部門(mén)面臨的首要問(wèn)題。

另外，銀行授信文件形成的動(dòng)態(tài)性也加大了檔案室的收集難度，檔案室經(jīng)常要向業(yè)務(wù)部門(mén)催收文件材料，而且部門(mén)之間也會(huì)在提供歸檔文件時(shí)出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象，檔案收集工作難以齊全。

2.2 載體形式多樣，保管方式需創(chuàng)新。授信檔案不僅有紙質(zhì)材料，而且還有抵質(zhì)押物品的登記文件原件、保險(xiǎn)原件以及存單、國(guó)債等重要有價(jià)單證。隨著銀行風(fēng)險(xiǎn)防控越來(lái)越嚴(yán)格，這就要求借款人提供足額的抵質(zhì)押物，歸檔保存的各種有價(jià)單證的數(shù)量也會(huì)隨之增加。文件材料的整理可以按照歸檔文件整理規(guī)則，裝訂、編號(hào)、裝盒、上架進(jìn)入檔案室保管，而有價(jià)單證只是因?yàn)橘J款抵押的需要而暫時(shí)存放單位保管，待貸款還清后還需歸還給借款人，因此，與銀行其他檔案相比，需要找到合適的方法做好這部分單證的保管。

2.3 信息化程度不高，實(shí)體和電子需匹配。商業(yè)銀行為了提高授信審批的效率，近年來(lái)在業(yè)務(wù)中大多增設(shè)了前端影像平臺(tái)，從發(fā)放審核提交的審批材料到業(yè)務(wù)發(fā)起的文件材料進(jìn)行掃描上傳，實(shí)現(xiàn)授信從流轉(zhuǎn)到審批過(guò)程的全部業(yè)務(wù)在線完成。而客戶信息的更新、貸后管理過(guò)程中還會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料需要保存，但根據(jù)我們對(duì)多家銀行調(diào)研結(jié)果顯示，大部分系統(tǒng)設(shè)計(jì)的流程沒(méi)有將這部分文件資料進(jìn)入系統(tǒng)保存，使得系統(tǒng)數(shù)據(jù)和實(shí)體不能一一對(duì)應(yīng)，并且檔案系統(tǒng)和前端影像系統(tǒng)也不能兼容，導(dǎo)致授信檔案查找工作仍然依賴于檔案實(shí)體的查找，業(yè)務(wù)人員要花費(fèi)大量的時(shí)間在檔案數(shù)據(jù)的查找上，檔案利用服務(wù)的滿意度較低。

3 授信檔案管理的建議和對(duì)策

3.1 加強(qiáng)授信檔案管理的整體規(guī)劃。商業(yè)銀行應(yīng)該結(jié)合行內(nèi)現(xiàn)有的授信業(yè)務(wù)管理體系和現(xiàn)狀，從宏觀和微觀兩個(gè)方面，即從授信業(yè)務(wù)的管理和管理所需的要素兩個(gè)方面，對(duì)授信檔案的管理進(jìn)行整體的設(shè)計(jì)與規(guī)劃。從宏觀角度，重點(diǎn)查看授信檔案的管理是否融入現(xiàn)有的授信業(yè)務(wù)管理之中，檔案工作流程和業(yè)務(wù)流程是否能夠有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。要做到這一點(diǎn)，檔案人員要充分地了解掌握授信業(yè)務(wù)的工作流程，根據(jù)授信業(yè)務(wù)的工作流程，規(guī)劃授信檔案管理以及提出檔案管理系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì)。管理所需的要素是以授信檔案管理活動(dòng)為對(duì)象，從微觀角度對(duì)管理活動(dòng)中涉及的管理系統(tǒng)、規(guī)章制度、管理人員等要素進(jìn)行規(guī)劃研究。授信檔案的特點(diǎn)，決定了對(duì)授信檔案的管理具有了不同于其他檔案的管理行為。對(duì)授信檔案管理從微觀和宏觀兩個(gè)方面進(jìn)行規(guī)劃是管理工作有序開(kāi)展的重要保障，是提升管理水平的有效途徑。

3.2 制定授信檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前國(guó)家檔案局和中國(guó)銀監(jiān)會(huì)對(duì)授信檔案沒(méi)有一個(gè)具有針對(duì)性的、明確的制度和規(guī)范。這就要求我們必須根據(jù)上級(jí)主管機(jī)關(guān)的有關(guān)制度規(guī)范，結(jié)合實(shí)際情況，制定授信檔案的標(biāo)準(zhǔn)和制度，可以參考的制度和標(biāo)準(zhǔn)有《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）、《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》（檔發(fā)[2015]3號(hào)）。以上這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提供了一個(gè)總體的框架和原則，但它們只闡述了檔案某一方面或者某一部分的管理要求，并未就授信檔案的概念、管理流程、操作標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容進(jìn)行全面且詳細(xì)的定義和規(guī)范。因而，制定出切合銀行自身實(shí)際的、詳細(xì)可操作的制度標(biāo)準(zhǔn)，是保證授信檔案規(guī)范化管理，提升授信檔案管理質(zhì)量的前提條件。

在制定制度規(guī)范時(shí)，首先應(yīng)堅(jiān)持全過(guò)程管控的原則，鑒于授信文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)的復(fù)雜性，授信檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范必須能覆蓋授信業(yè)務(wù)的全流程，在制定管理制度時(shí)，必須考慮檔案工作與業(yè)務(wù)工作之間的關(guān)聯(lián)，保證它們之間協(xié)調(diào)統(tǒng)一。其次應(yīng)規(guī)范文件材料的整理，在業(yè)務(wù)管理制度中要充分體現(xiàn)歸檔文件的范圍以及文件收集、歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔的標(biāo)準(zhǔn)不僅涵蓋普通文件的整理，還要針對(duì)證照、單證這些載體文件制定出整理規(guī)范，在文件歸檔的前提下保證檔案實(shí)體不被破壞。最后應(yīng)落實(shí)文件歸檔的責(zé)任制，將授信檔案工作落實(shí)到業(yè)務(wù)工作的具體崗位和具體人員，要求各崗位人員嚴(yán)格執(zhí)行制度、履行工作職責(zé)、嚴(yán)格操作流程、提高檔案意識(shí)，在貸款申請(qǐng)、調(diào)查、審查等各環(huán)節(jié)中做到材料收集齊全、文件定期整理并及時(shí)立卷歸檔，確保檔案資料齊全完整。

3.3 構(gòu)建授信檔案信息化的平臺(tái)。銀行檔案信息化，是銀行發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，也是檔案管理自我提升、發(fā)展壯大的根本出路。目前銀行檔案信息化的主要形式是建立檔案管理系統(tǒng)，橫向上，將文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等銀行所有的檔案門(mén)類(lèi)納入統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)銀行檔案資源的集中、統(tǒng)一管理；縱向上，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案從收集、整理、利用到鑒定銷(xiāo)毀的全生命周期管理，保證了檔案管理流程的規(guī)范性和檔案信息資源的安全性。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憷麠l件，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，開(kāi)發(fā)信息資源的價(jià)值。

在授信檔案信息化方面，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與授信業(yè)務(wù)影像系統(tǒng)建立接口，或在業(yè)務(wù)影像系統(tǒng)的后端增設(shè)檔案管理模塊，這樣影像系統(tǒng)中已有的影像可以及時(shí)為檔案系統(tǒng)或檔案模塊所用，不必重復(fù)錄入、掃描。建立完善的用戶權(quán)限分配機(jī)制，除滿足內(nèi)部查詢外，外部監(jiān)管部門(mén)檢查，也可以開(kāi)放系統(tǒng)查詢用戶的功能，提高外審人員查詢，可避免調(diào)閱紙質(zhì)檔案時(shí)的丟失、混亂等現(xiàn)象發(fā)生，提高檔案利用效率和滿意度。

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（作者單位：中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院放射醫(yī)學(xué)研究所 來(lái)稿日期：2018-11-22）