信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究

張忠良

摘 要：在檔案館運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行管理，雖然比人工服務(wù)簡(jiǎn)化許多，但仍然有不足的地方，仍需要我們通過不懈的努力探索新的管理方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；服務(wù)模式；創(chuàng)新

1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，落實(shí)科學(xué)發(fā)展

信息化時(shí)代電子檔案管理工作是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的工程，需分步驟、分階段穩(wěn)步推進(jìn)。首先要有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，立足于眼前。平時(shí)大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和開展電子文件的歸檔、接收工作，為后續(xù)的工作打好基礎(chǔ)。其次是制定標(biāo)準(zhǔn)，明確目標(biāo)。工作人員應(yīng)對(duì)每一項(xiàng)電子管理的規(guī)范和要求非常熟悉，明確每類電子文件檔案的管理期限和規(guī)則，管理上的具體要求清清楚楚。要保證每份有價(jià)值的文件收集齊全、整理有序，并規(guī)范化地進(jìn)行歸檔。最后就是明確要求，齊抓共管。文件歸檔需要每一位檔案工作人員的共同努力，每個(gè)部門必須按照要求齊心協(xié)力參與文件歸檔工作，慢慢地一步步形成各部門齊抓共管的工作模式。電子檔案最主要的優(yōu)點(diǎn)是方便，不會(huì)出現(xiàn)像紙質(zhì)檔案那樣年久破損問題。電子檔案方便存檔，儲(chǔ)存起來(lái)簡(jiǎn)單快捷，也不似紙質(zhì)檔案那樣占用空間面積。由此可見，電子檔案的優(yōu)點(diǎn)多之又多，但是要想真正發(fā)揮好電子檔案的作用，更為重要的是我們要做好電子檔案歸檔工作，歸檔工作有著不同的標(biāo)準(zhǔn)，我們要做到高標(biāo)準(zhǔn)就必須理性對(duì)待，分層次而有序地歸檔，使得檔案信息有一個(gè)良好的歸屬地，這就是我們最終想要達(dá)成的目標(biāo)。

2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)人才發(fā)展

人才在這個(gè)時(shí)代永遠(yuǎn)處于領(lǐng)導(dǎo)者的地位，尤其是檔案電子管理方面，更是缺乏綜合型人才，人才類型太過單一，需要及時(shí)進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)。我們首先要尊重人才，尊重他們的勞動(dòng)成果，肯定他們的工作成果，對(duì)他們的工作給予鼓勵(lì)，讓他們繼續(xù)不斷地探尋新技術(shù)，為檔案管理工作信息化技術(shù)解決更多的難題。其次要調(diào)動(dòng)工作人員積極性。檔案整理工作繁復(fù)且枯燥，一般人對(duì)于它很難有太多興趣，需要建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)積極性，創(chuàng)造良好的工作氛圍，保證員工在輕松快樂的環(huán)境中完成工作任務(wù)。再次就是要實(shí)現(xiàn)人才資源調(diào)整，使每一位優(yōu)秀的、有才能的人才都能找到自己的崗位，發(fā)揮其所長(zhǎng)，最大限度地發(fā)揮自己的才能。最后是加強(qiáng)機(jī)構(gòu)整合，健全管理制度，配備好充足的硬件設(shè)備，引進(jìn)人才，為建設(shè)數(shù)字化檔案館充分打好基礎(chǔ)。

3 加強(qiáng)安全建設(shè)，確保持續(xù)發(fā)展

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子產(chǎn)品逐漸成為人們當(dāng)下最為關(guān)注的一個(gè)點(diǎn)。針對(duì)檔案信息安全問題，可以從三大方面考慮：第一，要強(qiáng)化對(duì)信息檔案的安全保管工作，全面增強(qiáng)檔案部門的檔案安全意識(shí)，確保檔案信息在安全的條件下運(yùn)行。第二，將檔案電子化，通過對(duì)其加設(shè)數(shù)字化密碼，確保檔案信息安全。第三是建立檔案開放審核制度，為了保證開放檔案的信息安全性，應(yīng)對(duì)擬開放檔案進(jìn)行審核，編制開放目錄，確保開放檔案信息的安全性。

4 加強(qiáng)檔案館信息化建設(shè)必須更新觀念

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，建設(shè)數(shù)字檔案館迫在眉睫。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化和信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。是一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館也是一個(gè)內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長(zhǎng)期保存系統(tǒng)的集合。所以，作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對(duì)象的數(shù)字檔案館，它不僅僅起到一個(gè)數(shù)據(jù)中心的作用，也不僅僅起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。就是說(shuō)，數(shù)字檔案館主要是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件并進(jìn)行保管和提供利用，這與過去檔案的實(shí)體儲(chǔ)存和利用完全是兩個(gè)概念，因此，在實(shí)施信息化、數(shù)字化過程中，為了使工作順利進(jìn)行，必須轉(zhuǎn)變檔案人員的觀念，使檔案工作者盡快適應(yīng)數(shù)字化檔案館進(jìn)程。使得檔案工作人員在管理視野上突破管理業(yè)務(wù)流程機(jī)構(gòu)部門間的限制，并從全程管理和最優(yōu)化管理的層面來(lái)對(duì)待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強(qiáng)檔案信息資源的真實(shí)性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)。

5 加強(qiáng)檔案館信息化建設(shè)必須豐富館藏

加強(qiáng)檔案館的信息化建設(shè)，首要就是從各個(gè)方面豐富館藏。各種檔案資源進(jìn)館后，要充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段，加強(qiáng)檔案館資源信息化建設(shè)，將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案資源的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中、有序管理和優(yōu)化配置，開發(fā)和實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大效益，為提升檔案館的公共服務(wù)功能、形成檔案工作服務(wù)體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。特別要重視檔案?jìng)浞莨ぷ?，將這項(xiàng)工作作為檔案資源建設(shè)和檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容和手段，認(rèn)真加以落實(shí)，既要對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，更要對(duì)其中的重要電子文件實(shí)行異質(zhì)備份，以確保電子文件的長(zhǎng)期可讀，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全。豐富和優(yōu)化館藏是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，檔案工作者在這一過程中，應(yīng)體現(xiàn)出足夠的靈活性，不能只追求“量”的突破，還要兼顧“質(zhì)”的飛躍，充分凸顯地方特色，切實(shí)發(fā)揮檔案館的存史作用。

6 加強(qiáng)檔案館信息化建設(shè)必須注重檔案信息化人才的培養(yǎng)

推進(jìn)檔案信息化的關(guān)鍵是人才，由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化、文檔處理的一體化、電子檔案保存的技術(shù)化、開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案管理有著截然不同的方式，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，只有合理利用，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足單位發(fā)展對(duì)檔案工作的要求。作為檔案工作者，在信息時(shí)代的今天，要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，要改變過去封閉式的被動(dòng)服務(wù)方式，主動(dòng)地、開放性地為單位提供檔案信息服務(wù)，用工作成效來(lái)提高檔案工作的社會(huì)地位，擴(kuò)大檔案工作的影響，從而引起對(duì)檔案信息化人才培養(yǎng)的關(guān)注和重視。檔案信息化建設(shè)要求檔案工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀念，創(chuàng)新服務(wù)方式，運(yùn)用現(xiàn)代服務(wù)手段，適應(yīng)新的服務(wù)要求。這樣才能使檔案信息化建設(shè)具有生機(jī)和活力。檔案信息化建設(shè)要求檔案工作者會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備。越來(lái)越多的新技術(shù)將陸續(xù)應(yīng)用于檔案工作的各個(gè)方面，這就要求信息時(shí)代的檔案工作者必須具備掌握新知識(shí)、新技術(shù)及運(yùn)用新設(shè)備的能力，才能適應(yīng)日新月異的檔案管理現(xiàn)代化、開發(fā)利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的需要。

一是培養(yǎng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面人才。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不僅是一個(gè)高新技術(shù)領(lǐng)域，而且成為一個(gè)飛速發(fā)展的行業(yè)，網(wǎng)絡(luò)已是機(jī)關(guān)單位和眾多企業(yè)不可或缺的工作平臺(tái)，建網(wǎng)、用網(wǎng)、管網(wǎng)已成為信息化建設(shè)的首要任務(wù)。隨著我國(guó)信息化水平的不斷提高，幾乎所有政府部門、學(xué)校、科研院所、各類企業(yè)等都有自己內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)，并通過寬帶與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在政府部門和企事業(yè)單位日常工作中的地位越來(lái)越重要，網(wǎng)絡(luò)的規(guī)模越來(lái)越大，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全重視程度和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效運(yùn)行的管理要求也愈來(lái)愈高。因此，網(wǎng)絡(luò)人才是一個(gè)單位、部門實(shí)施檔案信息化，尤其是數(shù)字檔案館的關(guān)鍵。要培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)人才應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和原理、掌握局域網(wǎng)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和原理、掌握互聯(lián)網(wǎng)原理和相關(guān)知識(shí)，掌握網(wǎng)絡(luò)工程設(shè)計(jì)、建設(shè)的必備知識(shí)，掌握網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識(shí)和掌握數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)基礎(chǔ)知識(shí)。具有相關(guān)專業(yè)儀器設(shè)備的使用技術(shù)，具有局域網(wǎng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、組建、安裝、配置、維護(hù)、管理能力，具有網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)分析、網(wǎng)絡(luò)線路故障排查能力，具有熟練使用計(jì)算機(jī)常用軟件工具的能力，具備網(wǎng)絡(luò)綜合布線技術(shù)和具備一定的網(wǎng)絡(luò)程序設(shè)計(jì)能力。

二是培養(yǎng)數(shù)字化檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)人才。應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源庫(kù)建設(shè)，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供信息儲(chǔ)備。信息化檔案館的管理模式應(yīng)是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。要培養(yǎng)精通數(shù)據(jù)庫(kù)方面的檔案館專業(yè)人才，這在業(yè)務(wù)知識(shí)、科技知識(shí)和管理能力等方面都對(duì)檔案人員提出新的更高要求，因此，要采取有力措施，盡快培養(yǎng)和建立一支現(xiàn)代化的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍。要努力引進(jìn)和選調(diào)計(jì)算機(jī)軟件人才和數(shù)據(jù)庫(kù)專業(yè)人才并對(duì)其進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案信息化管理工作的需要。要應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、整理、掃描，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

7 小結(jié)

信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，它將各種新技術(shù)、新產(chǎn)品與我們的生活緊密地聯(lián)系在一起，全面地、深刻地改變著我們的生活方式和行為模式，同時(shí)也影響著檔案管理工作的發(fā)展方向，隨著信息化及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作勢(shì)必面臨著前所未有的變革與挑戰(zhàn)。如何避免在數(shù)字化時(shí)代不被邊緣化，是每個(gè)檔案工作者不得不正視的一個(gè)問題。英國(guó)前首相撒切爾夫人有一句話很有說(shuō)服力：不可能的事情經(jīng)常發(fā)生，你最好有所準(zhǔn)備。形勢(shì)突變是時(shí)代的新特點(diǎn)，若不更新觀念，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，努力跟進(jìn)，就會(huì)被淘汰。同樣，信息化時(shí)代也創(chuàng)造了更多的機(jī)會(huì)，信息化時(shí)代的檔案館建設(shè)只要把握機(jī)會(huì)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加快信息化建設(shè)，整合館藏資源，創(chuàng)新服務(wù)方式，檔案管理工作必將迎來(lái)更為廣闊的發(fā)展空間。

*本文系2017年河南省檔案局科技項(xiàng)目研究成果，項(xiàng)目編號(hào)：2017-R-12。

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（作者單位：鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 來(lái)稿日期：2018-12-25）