建筑工程檔案資料管理有效策略

劉 鵬

渤海造船廠集團(tuán)有限公司 遼寧 葫蘆島 125001

在建筑工程立項、審批、招投標(biāo)、設(shè)計、組織、施工、竣工等各環(huán)節(jié)，都會產(chǎn)生大量的文件資料，如前期文件、項目管理文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件和項目竣工文件等。這些文件資料是建筑工程檔案資料的重要內(nèi)容，是工程建設(shè)不可或缺的技術(shù)檔案。施工單位必須要認(rèn)識到建筑工程檔案管理的重要性，采取有效策略來提高檔案管理的效率與質(zhì)量，為建筑工程建設(shè)提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

一、建筑工程檔案管理的重要性分析

建筑工程檔案管理主要是對工程各環(huán)節(jié)形成的文件、圖像、視頻等資料，進(jìn)行采集、整理、分析、處理、存儲及利用等。在具體管理中，管理人員既要確保工程檔案能真實、完整地記錄建筑工程相關(guān)內(nèi)容，使工程質(zhì)量得到真實、系統(tǒng)的體現(xiàn)，也要使檔案得到充分的開發(fā)利用，為工程設(shè)計、建設(shè)等工作的開展提供數(shù)據(jù)依據(jù)。建筑工程檔案作為工程最原始的資料，準(zhǔn)確描述了建筑物特點和環(huán)境地基參數(shù)等各種特性，詳細(xì)記錄了建筑工程建設(shè)中各種流程和問題，是建筑工程建設(shè)的證明資料和數(shù)據(jù)保障，具有非常重要的利用價值，其能為工程建設(shè)提供可靠的資料和依據(jù)，為建筑工程施工質(zhì)量控制、竣工驗收、改擴(kuò)建及修復(fù)等提供技術(shù)支持。同時，從建筑行業(yè)發(fā)展維度來看，建筑工程檔案管理還能積累工程建設(shè)經(jīng)驗，為其他建筑工程建設(shè)提供科學(xué)指導(dǎo)，促進(jìn)建筑科技與建筑技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展。

二、當(dāng)前建筑工程檔案資料管理存在的問題

（一）對檔案管理重視不足

在建筑工程項目建設(shè)中，建筑施工企業(yè)往往對工程施工、進(jìn)度、成本和質(zhì)量控制比較重視，而工程檔案管理不直接產(chǎn)生效益，因而常得不到足夠的重視。不僅工程檔案管理制度、規(guī)范等不夠健全和完善，在具體管理實踐中，也存在檔案管理實效低、檔案信息資料不全面、檔案利用服務(wù)水平不高等問題，影響了建筑工程資料的完整性和系統(tǒng)性，導(dǎo)致工程檔案歸檔質(zhì)量低。工程檔案資料非常繁多和復(fù)雜，部分檔案管理人員責(zé)任意識不高，工程檔案資料收集和整理不夠及時，導(dǎo)致許多隱蔽工程資料缺失；工程檔案資料保管不夠嚴(yán)格，使得工程資料有時會出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

（二）檔案管理方式不夠先進(jìn)

當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入信息科技時代，信息技術(shù)在各行業(yè)、各領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛。但建筑施工企業(yè)的工程檔案管理信息化建設(shè)步伐要相對滯后，檔案內(nèi)容中數(shù)字檔案資料較少，檔案管理系統(tǒng)先進(jìn)性、協(xié)同性不強(qiáng)，這種情況不僅影響工程檔案的完整性，還影響檔案的查閱利用，使得工程檔案管理利用效率都不高

（三）檔案管理缺乏專業(yè)人員

由于建筑施工企業(yè)對建筑工程檔案管理不是很重視，在人員配置上，就未引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀專業(yè)人才，而是安排工程管理人員兼職進(jìn)行。但因工程管理人員工作繁重，缺乏檔案管理專業(yè)知識，自身精力及檔案管理專業(yè)水平有限，不能去專業(yè)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識與技能，因而難以高效、高質(zhì)、專業(yè)地開展檔案管理工作。

三、建筑工程檔案資料管理有效策略

（一）重視檔案管理，提高檔案管理規(guī)范性

建筑施工企業(yè)要及時轉(zhuǎn)變理念，充分認(rèn)識到工程檔案管理對工程項目建設(shè)的重要性，樹立起正確的工作理念，加強(qiáng)對工程檔案管理的支持。要設(shè)置專門的檔案管理部門，引進(jìn)具有較高素質(zhì)的專業(yè)工程檔案管理人員，不斷提高工程檔案管理水平，確保檔案資料能夠得到科學(xué)分類、采集和嚴(yán)格管理與質(zhì)量控制。同時，還要結(jié)合實際情況，對工程檔案管理制度、機(jī)制、規(guī)范等進(jìn)行完善和優(yōu)化，加強(qiáng)對工程檔案管理具體執(zhí)行環(huán)節(jié)的監(jiān)管。在制度約束下收集分散在各個部門的資料，并嚴(yán)格按照管理辦法進(jìn)行檔案歸檔、借閱和使用管理，使檔案管理各環(huán)節(jié)的工作能夠規(guī)范化、高效化進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案管理有效性

建筑施工企業(yè)要結(jié)合建筑工程項目實際情況，開發(fā)出適用性強(qiáng)的工程檔案信息化系統(tǒng)，并與工程相關(guān)的各部門進(jìn)行鏈接。這樣就可借助這一新型化管理系統(tǒng)，來實現(xiàn)快速、快捷、準(zhǔn)確地收集各部門信息，并利用系統(tǒng)智能化分類功能，來對檔案信息進(jìn)行分類，然后將分類好的檔案資料存入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。此外，為了保證工程檔案資料信息安全，還要根據(jù)人員的職位、職別等設(shè)置系統(tǒng)訪問權(quán)限，調(diào)用工程檔案資料的人，必須要具有訪問權(quán)限，經(jīng)過賬號和密碼驗證后才能登錄系統(tǒng)。

（三）實時全過程控制，提高檔案管理質(zhì)量

建筑工程檔案資料是在工程項目建設(shè)過程中形成的，要想提高檔案資料管理質(zhì)量，就要根據(jù)建筑工程項目各階段，采用全過程控制方法。例如，在建筑工程建設(shè)初期，相關(guān)技術(shù)文見比較多，為減少檔案內(nèi)容不完整情況，可利用甘特圖來及時、全面地收集工程檔案資料，避免資料收集出現(xiàn)遺漏。申報階段的項目相關(guān)建議書、批復(fù)文件、可行性報告等重要技術(shù)文件數(shù)量比較大，設(shè)計階段會形成征地拆遷文件、招投標(biāo)文件等相關(guān)文件，施工和竣工階段會形成工程施工圖、竣工圖等文件資料，要緊密配合各階段工程進(jìn)度，對該階段的檔案資料進(jìn)行無縫隙、及時的收集、整理和歸檔，并對檔案資料質(zhì)量實施跟蹤管理。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，優(yōu)化檔案管理人才隊伍

建筑施工企業(yè)要根據(jù)工程檔案管理業(yè)務(wù)實際情況，明確所需人員數(shù)量及專業(yè)領(lǐng)域，合理引進(jìn)和配備人才，尤其是要引進(jìn)具有工程檔案信息化管理技術(shù)技能的人才。對現(xiàn)有工程檔案管理人員要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高他們的檔案管理技能水平，保證工程檔案的合法性以及規(guī)范性。檔案管理人員自身也要加強(qiáng)工程檔案管理知識、相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，及時更新自己的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理水平。

四、結(jié)語

綜上所述，建筑工程檔案資料管理管理工作，對于工程項目建設(shè)和企業(yè)效益都有直接的影響。建筑施工企業(yè)要重視和加強(qiáng)工程檔案資料管理，結(jié)合實際情況，有針對性地采取有效策略，以進(jìn)一步提高建筑工程檔案管理工作實效，使之能更好地實現(xiàn)其價值作用。