醫(yī)院基建檔案管理的實(shí)踐探索

毛曉夏

摘 要：本文闡述了醫(yī)院基建檔案管理的重要性，對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，提出了針對(duì)性改進(jìn)措施，希望對(duì)提高醫(yī)院基建檔案的有效管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建檔案管理；實(shí)踐探索

1 醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性

首先，醫(yī)院基建檔案是審計(jì)審查工作的重要依據(jù)，醫(yī)院基建檔案包含醫(yī)院基建工程中的資金流動(dòng)狀態(tài)，包括醫(yī)院活動(dòng)的投資預(yù)算、投標(biāo)價(jià)格、項(xiàng)目總決算、經(jīng)濟(jì)簽證、變更計(jì)量等重要信息，這些數(shù)據(jù)信息可以是后期審計(jì)審查的第一手資料，可以有效避免醫(yī)院基建過(guò)程中出現(xiàn)資金流失情況，在很大程度上保證醫(yī)院基建工作的質(zhì)量。其次，醫(yī)院基建檔案是未來(lái)發(fā)展的參照依據(jù)，醫(yī)院基建檔案包含著醫(yī)院建設(shè)區(qū)域的地質(zhì)狀況、地下水文條件、選址周邊環(huán)境等信息，并且有詳細(xì)全面的項(xiàng)目可行性分析研究報(bào)告，這些數(shù)據(jù)信息都非常精準(zhǔn)和真實(shí)，具有很大的綜合利用價(jià)值，完全可以作為醫(yī)院未來(lái)建設(shè)發(fā)展的重要參考。再者，醫(yī)院基建檔案可以成為醫(yī)院基建的重要憑證，醫(yī)院基建檔案全面真實(shí)地記錄了醫(yī)院的各個(gè)科室、病房布局、消防報(bào)警、供氧設(shè)備系統(tǒng)等情況，對(duì)醫(yī)院的安全性、可靠性建設(shè)提供了重要依據(jù)。同時(shí)，醫(yī)院基建檔案還通過(guò)對(duì)建筑產(chǎn)權(quán)證明、報(bào)修維護(hù)歷史紀(jì)錄，可以使醫(yī)院有效地避免經(jīng)濟(jì)事件，很大程度上促進(jìn)了醫(yī)院安全、可持續(xù)發(fā)展。

2 醫(yī)院基建檔案管理中存在的問(wèn)題分析

2.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作不夠重視

醫(yī)院的任何一項(xiàng)工作必須得到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視才能有效地開(kāi)展和推動(dòng)，同樣，基建檔案管理工作也是如此，其離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。然而，在實(shí)際工作中，由于對(duì)基建檔案管理工作的認(rèn)知誤區(qū)，導(dǎo)致很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，很多領(lǐng)導(dǎo)更愿意將工作重心放在醫(yī)院醫(yī)療項(xiàng)目的拓展和業(yè)務(wù)延伸上，很少重視和關(guān)注醫(yī)院基建檔案管理工作的投入和強(qiáng)化，不能正確認(rèn)識(shí)到醫(yī)院基建檔案有效管理對(duì)于醫(yī)院決策、可持續(xù)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致醫(yī)院基建檔案管理的相關(guān)工作人員以及其他財(cái)力和物力的嚴(yán)重缺失，阻礙了醫(yī)院基建檔案管理工作的效能發(fā)揮。

2.2 醫(yī)院基建檔案的數(shù)據(jù)不夠完整

長(zhǎng)期以來(lái)，很多醫(yī)院由于對(duì)基建檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致醫(yī)院基建檔案的完整率比較低。醫(yī)院基建工程的周期比較長(zhǎng)，涉及到基建工程從提出、立項(xiàng)、招標(biāo)、投標(biāo)以及地址勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)到施工和裝飾裝修以及綠化、竣工驗(yàn)收使用等，建設(shè)工期可以長(zhǎng)達(dá)兩三年，極有可能會(huì)因?yàn)橥庠谝蛩氐母蓴_和影響，導(dǎo)致基建檔案資料的流失，從而影響醫(yī)院基建檔案的完整性。

2.3 醫(yī)院基建檔案的歸檔工作不夠完善

醫(yī)院基建工程必然是要跟城建、規(guī)劃、環(huán)保、設(shè)計(jì)以及基建、建設(shè)和監(jiān)理等部門(mén)進(jìn)行協(xié)同合作的，在合作協(xié)作的過(guò)程中，會(huì)涉及到大量的文件資料和數(shù)據(jù)信息，而各部門(mén)由于多方面的因素，在基建檔案的采集、歸檔以及整理的過(guò)程中都會(huì)有一定的偏差，導(dǎo)致基建檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺口、數(shù)據(jù)采集不夠完善，歸檔率較低。比如，有些醫(yī)院中，有上百年的院史，醫(yī)院有的設(shè)施有嚴(yán)重破損的問(wèn)題，需要進(jìn)行拆舊建新，然而之前的醫(yī)院基建檔案只是歸檔了合同類文件以及產(chǎn)權(quán)證類的資料，而缺乏醫(yī)院綜合管網(wǎng)圖的檔案資料，從而極大地影響了醫(yī)院拆舊建新的基建項(xiàng)目，導(dǎo)致基建施工開(kāi)挖中水管、電線、電纜挖斷爆裂的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到醫(yī)院的正常運(yùn)行。

2.4 醫(yī)院基建檔案的專業(yè)性和準(zhǔn)確度都有待提升

由于部分醫(yī)院基建檔案管理人員大多為兼職人員，且變動(dòng)較為頻繁，對(duì)基建工程專業(yè)知識(shí)掌握不深，對(duì)基建項(xiàng)目運(yùn)作程序和基建檔案資料的收集范圍缺乏全面細(xì)致了解，并且在項(xiàng)目前期，檔案人員沒(méi)有及時(shí)介入基建工程項(xiàng)目，指導(dǎo)項(xiàng)目管理人員收集資料，從而導(dǎo)致基建檔案材料收集整理不夠齊全，出現(xiàn)缺、漏等現(xiàn)象，缺乏準(zhǔn)確度，嚴(yán)重影響基建檔案的歸檔質(zhì)量，難以有效保證檔案管理水平。

3 醫(yī)院基建檔案管理的創(chuàng)新管理

3.1 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院基建檔案的重視

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案的管理工作一定要加強(qiáng)重視，將醫(yī)院基建檔案管理放在醫(yī)院建設(shè)管理計(jì)劃的重中之重，提高醫(yī)院上下的基建檔案管理意識(shí)，使醫(yī)院基建檔案管理與其他職能有機(jī)結(jié)合，突顯出醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性，并且加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作的資金投入和人力、物力資源的有效利用，提高醫(yī)院基建檔案管理工作水平。利用醫(yī)院的交流平臺(tái)，對(duì)醫(yī)院基建檔案管理的重要性進(jìn)行充分、全面的宣傳，提高醫(yī)院工作人員對(duì)基建檔案管理的認(rèn)識(shí)，使基建檔案管理意識(shí)深入人心。

3.2 促進(jìn)醫(yī)院基建檔案管理的制度規(guī)范建設(shè)

檔案的有效管理需要不斷加強(qiáng)其管理工作的制度化和規(guī)范化，樹(shù)立健全醫(yī)院基建檔案的管理制度，建立一支高素質(zhì)的基建檔案管理人員隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)，提升基建檔案管理人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平，從而更加高效地管理醫(yī)院基建檔案，在完善的基建檔案管理制度下，進(jìn)行檔案管理各項(xiàng)工作，有序高效地進(jìn)行基建檔案的收集、整理、立卷以及歸檔和查閱等工作，從而有效避免因?yàn)榛n案分類不清而引發(fā)檔案利用不當(dāng)?shù)膯?wèn)題。

3.3 準(zhǔn)確把握基建工程檔案歸檔的范疇

醫(yī)院應(yīng)該全面收集、分類和歸檔基建檔案資料，包括工程立項(xiàng)、建設(shè)用地審批、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程投資預(yù)算、建設(shè)施工管理、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制、監(jiān)理文件等，而且醫(yī)院基建按工程施工相關(guān)的文件必須也要整合處理好，比如土建工程、機(jī)電設(shè)備工程、室外工程方面的文件。同時(shí)，要對(duì)基建工程設(shè)備安裝竣工圖和基礎(chǔ)設(shè)備工程竣工圖資料進(jìn)行收集和歸檔，包括總平面圖、縱斷面圖、特殊部位施工圖、道路、排水、供水、供熱、供氧、地下管線、醫(yī)療廢棄物處理處置等，保證所有的醫(yī)院基建檔案相關(guān)文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性，與基建工程實(shí)際完全契合。

3.4 促進(jìn)醫(yī)院基建檔案的信息化管理

加強(qiáng)基建檔案信息化管理設(shè)計(jì)，構(gòu)建信息化醫(yī)療管理體系，運(yùn)用繼承數(shù)據(jù)采集、繼承數(shù)據(jù)檢索、繼承數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院基建檔案的科學(xué)分類、智能識(shí)別、高效檢索、深度分析和綜合利用，使之與醫(yī)院的建設(shè)需求、綜合業(yè)務(wù)性能相契合，更好地提升醫(yī)院基建檔案的信息化水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，醫(yī)院基建檔案管理對(duì)于醫(yī)院的綜合建設(shè)和發(fā)展來(lái)說(shuō)具有非常重要的作用和意義，我們應(yīng)該認(rèn)真分析其中的問(wèn)題，比如說(shuō)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作不夠重視、醫(yī)院基建檔案的數(shù)據(jù)不夠完整、醫(yī)院基建檔案的歸檔工作不夠完善以及醫(yī)院基建檔案的專業(yè)性和準(zhǔn)確度都有待提升等等，采取有效的措施，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院基建檔案的重視、促進(jìn)醫(yī)院基建檔案管理的制度規(guī)范建設(shè)、準(zhǔn)確把握基建工程檔案歸檔的范疇以及促進(jìn)醫(yī)院基建檔案的信息化管理等，解決其中存在的問(wèn)題，促進(jìn)醫(yī)院基建檔案管理工作的有效推進(jìn)，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的綜合發(fā)展。

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