淺談機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的問題與措施

叢宗地

摘 要：檔案屬于機關(guān)事業(yè)單位非常關(guān)鍵的資源，在單位管理工作中處于舉足輕重的地位，盡管機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作在逐漸進步，然而其中依舊面臨一系列的問題，對該項工作的順利進行產(chǎn)生阻礙。本文闡述了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)涵，闡明了檔案管理工作的重要性，指出機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上，對該項工作的發(fā)展動向進行了展望。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；問題；措施

近年來，我國經(jīng)濟社會取得了很大的進展，各個領(lǐng)域出現(xiàn)了一系列不同的問題，尤其值得注意的是各種檔案信息的管理過程中面臨很大的困難，過去的紙質(zhì)文檔已無法有效迎合當前信息化發(fā)展的需要，怎樣將過去的管理方式和思想徹底更新是一個非常重要的課題。事業(yè)單位檔案管理屬于十分復雜的工作，然而該項工作卻具有非常重要的作用。鑒于此，本文闡述了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)涵，闡明了檔案管理工作的重要性，指出機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上，闡明了該項工作的發(fā)展趨勢。

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

1）檔案管理工作者具有相對較低的受教育程度，同時具有相對較低的專業(yè)素質(zhì)。一些工作者的文化素養(yǎng)與專業(yè)水平嚴重缺乏，同時，一些負責檔案管理工作的職工均沒有專業(yè)背景，基本上是從其他科室借調(diào)或者兼職的事業(yè)編人員，所以，他們往往沒有足夠的專業(yè)觀念，這樣就使得許多原本應(yīng)當做好的工作未得到盡快的落實，最終導致許多關(guān)鍵信息資料發(fā)生缺失。

2）我國各個地區(qū)在開展該項工作的過程中仍然存在總體不平衡的問題，不同對其具有非常大的差異，管理水平參差不齊，通常情況下，經(jīng)濟水平相對較好的地區(qū)的機關(guān)是相對較好的，而經(jīng)濟狀況較差的地區(qū)則往往具有較差的檔案管理水平，往往沒有配備齊全先進的設(shè)備，主要還是使用人工的模式來開展該項工作，根本沒有應(yīng)用信息技術(shù)手段來進行檔案管理工作。

3）目前，大多數(shù)的機關(guān)單位的檔案管理仍舊使用傳統(tǒng)的管理模式，檔案的媒介也以紙質(zhì)為主，檔案數(shù)字化和信息化程度低。一直以來，紙質(zhì)檔案是檔案管理的主要模式，同時紙質(zhì)檔案在檔案史的發(fā)展中起到了非常重要的記錄、憑證作用，但在信息化和數(shù)字化的現(xiàn)代社會，紙質(zhì)檔案的發(fā)展因其歸檔工作量大、保管條件嚴苛、易丟失、難攜帶以及查檔難等問題，開始逐漸被電子檔案代替，因此，目前的檔案管理模式出現(xiàn)逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變趨勢。電子檔案管理模式才是與歷史發(fā)展相符合的有效管理模式。

2 新時期提高機關(guān)單位檔案管理水平的措施

2.1 提高檔案管理的信息化和數(shù)字化水平

隨著信息科技的發(fā)展，檔案管理工作也要跟上時代的腳步，提高檔案的數(shù)字化和信息化的水平進行與時俱進、創(chuàng)新發(fā)展。充分認識到紙質(zhì)檔案的弊端，提高保護數(shù)字化檔案的能力，加大硬件設(shè)施的投入，建設(shè)數(shù)字化管理的平臺，加強數(shù)字化工作的保密和安全防護工作，實現(xiàn)檔案的數(shù)字共享。在21世紀科學技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在單位信息化建設(shè)和領(lǐng)導科學決策中的作用。

2.2 提高檔案管理意識

首先要提升單位領(lǐng)導對檔案管理的意識，強調(diào)檔案部門的重要性；其次，要提升檔案管理員的管理意識，使單位能夠意識到自身工作的重要性，從而促進機關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展。為檔案管理工作建立專門的科室，引進先進的檔案管理設(shè)備。近年來，我國的科學技術(shù)和計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)越來越發(fā)達，機關(guān)單位的檔案管理也不斷實現(xiàn)了電子信息化。我國的計算機技術(shù)不斷的發(fā)展，因此在檔案管理在實現(xiàn)信息化以后，更要不斷的對檔案管理的軟件和設(shè)備進行更新，并建立更加健全和完善的電子化信息管理系統(tǒng)。

2.3 加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

目前我國很多機關(guān)單位都實現(xiàn)了電子化的檔案管理，這對檔案管理人員的專業(yè)水平就提出了更高的要求，需要管理人員具備較高的知識層次、先進的意識、足夠的計算機水平，和學習新技術(shù)的能力。因為電子化的檔案管理不同于一般的電腦操作，更需要管理人員具備信息處理的技術(shù)，只有這樣，才能充分的利用機關(guān)單位引進的科學化的檔案管理設(shè)備，更好的實現(xiàn)檔案信息電子化。新時期的機關(guān)單位的檔案管理要求有一支專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的隊伍，因此應(yīng)按要求組成專業(yè)化的隊伍是最基本的一項工作。其次，單位要提供培訓機會、定期組織管理專家進行系統(tǒng)化培訓，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

2.4 提高重視度

由于檔案管理工作在機關(guān)單位中有著重要的作用，所以對人才的要求就比較高，對人員之間的協(xié)調(diào)能力也有一定的要求。所以在工作過程中，可以成立相關(guān)的檔案管理小組，并由主要領(lǐng)導擔任組長一職。建立檔案管理體系時，需要結(jié)合機關(guān)單位的實際情況，讓制度的內(nèi)容更有針對性，且在實施的過程中具有操作性。此外，對于相關(guān)的人員需要定期進行培養(yǎng)，檔案管理工作并不是一成不變的，而是隨著企業(yè)的發(fā)展逐漸產(chǎn)生新的作用，因此員工需要對自身的專業(yè)能力進行提升，并更好的使用檔案管理工作的發(fā)展，隨著檔案工作的發(fā)展，所需要的資金也會有些提高，因此機關(guān)單位要重視資金的支持，保證檔案工作可以更好的進行。

2.5 細化歸檔范圍

對于機關(guān)單位而言，由于涉及的活動較多，所以對于有價值的資料都應(yīng)該歸納于檔案中，提高檔案資料的完整性和準確性，并為單位提供更好的服務(wù)。但是在對檔案資料進行豐富的過程中，不能只重視數(shù)量，而要對檔案質(zhì)量進行提升。那么，在歸納時就必須按照相關(guān)的規(guī)定進行，確保檔案資料的有效性和科學性。

3 結(jié)束語

機關(guān)單位的檔案管理工作關(guān)系到政治的發(fā)展歷程，關(guān)系到過去、現(xiàn)在和將來，對國家的發(fā)展有著重要的作用。因此，在我國政治體制改革深入推進的當下和信息科技的不斷發(fā)展，新時期的機關(guān)單位檔案管理必須認清要求緊跟時代步伐。對于機關(guān)單位而言，檔案管理工作是單位水平的一種體現(xiàn)，也是對自身情況進行審核的有效資源，并保證單位發(fā)展可以更加穩(wěn)定。雖然我國檔案管理水平已經(jīng)得到了發(fā)展，但是和其他管理制度相比仍然存在一定的差距，因此提高檔案管理水平就成為機關(guān)單位的首要任務(wù)。本文提到一些機關(guān)單位在檔案管理中存在的問題，最后針對問題提出相關(guān)的措施，認為在建設(shè)和實施檔案管理工作的過程中，應(yīng)該對其進行正確的認識，并加強相關(guān)的人員的責任心，以達到管理水平的提高，并進一步促進檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻

[1]劉毅.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考[J].科技致富向?qū)В?013，（33）：93，136.

[2]溫雙瑗.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的路徑探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（06）：134-135.

[3]路晉超，賈彥敏，林建民.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的若干問題[J].黑龍江史志，2013，（11）：119-121.