事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理的實踐研究

雙金花

摘 要：隨著檔案信息載體和傳播介質(zhì)的推陳出新，電子檔案在當下已有著十分廣泛地應用，且確有立竿見影的效果。這種管理模式不僅能顯著提高業(yè)務效率，而且還與當前無紙化辦公的要求不謀而合，具有重要的普及推廣價值。本文立足事業(yè)單位檔案管理工作特點，分析了電子檔案在工作應用中的優(yōu)勢；并在此基礎上系統(tǒng)地闡述了事業(yè)單位建立電子檔案的方法、措施，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案；檔案管理；優(yōu)勢

事業(yè)單位即由國家和政府設立的服務性組織，因此檔案管理工作肩負著重要的社會使命，并受到各界人士的關注。尤其進入信息時代，檔案信息也呈現(xiàn)出爆炸式的增長趨勢，傳統(tǒng)紙質(zhì)化記錄和保存的方式已難以適應當前工作需求。管理流程復雜、形式落后的現(xiàn)象普遍存在，無疑將給事業(yè)單位的內(nèi)部控制造成負面影響。可見，合理利用電子檔案令信息工作雜而不亂、繁而不碎，切實為事業(yè)單位服務就顯得至關重要了。

1 事業(yè)單位檔案管理的特點

事業(yè)單位與普通盈利性組織有所不同，在檔案管理中除最基本的人事檔案外，更重要在于對業(yè)務信息的整理歸檔。且根據(jù)不同事業(yè)單位的性質(zhì)，在檔案管理中側(cè)重和關注點也有很大區(qū)別?？傮w而言，事業(yè)單位所涉及檔案類目更加豐富，形式更加多樣。筆者所在事業(yè)單位僅業(yè)務檔案就可分為近十個大類和數(shù)十個小類條目，而記錄形式也包含了圖文音畫等多種內(nèi)容。多樣復雜的檔案信息也給工作開展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，要將檔案管理工作做到井井有條屬實不易。工作模式和管理技術尚不能盡善，管理質(zhì)量和檔案利用效率自然也就未能盡美。若能融信息技術于事業(yè)單位檔案管理工作中，則能夠給當前業(yè)務開展質(zhì)量帶來較大的改觀。

2 應用電子檔案管理的優(yōu)勢

2.1 業(yè)務高效快捷

傳統(tǒng)檔案管理需要按“卷”歸檔，這種業(yè)務模式不僅需要立卷，而且后期管理、檢索調(diào)用都十分復雜。而近年來政府多次削減事業(yè)單位的財政撥付，在編制名額限制下檔案管理工作人員的數(shù)量也相對不足。繁重的業(yè)務負擔和捉襟見肘的人員配備出現(xiàn)了嚴重的矛盾，工作質(zhì)量和效率也一落千丈。相比之下，電子檔案使用了信息技術革命的成果，將“人”從枯燥機械的手工勞動中徹底解脫。管理員可以借助計算機按“件”整理保存，將以往分散的工作量集中完成，檔案管理的效率得到了明顯的提升。而且計算機的運算速度遠非人腦所能及，在此后查閱和利用時也能夠迅速調(diào)出，免去了重重審批和逐一查找的煩惱。此外，事業(yè)單位檔案的養(yǎng)護保存也是老生常談的問題，紙質(zhì)檔案不免出現(xiàn)遺失、非人為損壞的問題。利用電子檔案備份亦可達到一勞永逸的效果，而不必顧慮檔案信息載體的“壽命”。

2.2 方便補漏增缺

以往事業(yè)單位的檔案以“卷”為單位保存，裝訂較為嚴格統(tǒng)一。因此在出現(xiàn)信息不齊或者漏交歸檔的情況時，就不得已需拆卷重新錄入整理。尤其是當文檔信息存積時間過長，拆卷重做不僅增加了事業(yè)單位的用工成本，而且也與環(huán)保理念不相符合。電子檔案則不然，若在檢查鑒定中發(fā)現(xiàn)了遺漏缺失，無需“返工”而應及時整理補錄。通過后臺將信息上傳至數(shù)據(jù)庫，在很短的時間內(nèi)就可以完成。且電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比更具有動態(tài)特性，在歸檔整理后仍可對其中的類目進行增刪或修改。如此一來，檔案管理人員在日常維護匯總也能夠不斷更新數(shù)據(jù)庫，使該單位的檔案管理業(yè)務水平大幅度提升。

2.3 改善利用效率

事業(yè)單位開展檔案管理業(yè)務主要是為了更好地利用，利用電子檔案來提高管理水平是大勢所趨。而傳統(tǒng)文書立卷受工作人員主觀理解的影響，而呈現(xiàn)出隨意、片面的問題。這也導致不同管理人員對檔案標準理解有出入，同單位不同“卷”類目下規(guī)則不能統(tǒng)一。在利用時就有諸多不便，最終也使檔案管理工作流于形式，而對事業(yè)單位業(yè)務開展缺乏指導意義。此外，流程復雜的歸檔工作也占用了大量的時間和精力，管理人員幾乎沒有時間提升編研能力。更新電子檔案業(yè)務，管理人員則可以將重心放在編研和二次信息利用上，從而改善檔案的利用效率。

3 事業(yè)單位建立電子檔案的措施

3.1 配備專職管理人員

電子檔案雖有突出的應用優(yōu)勢，但目前在業(yè)界的應用和推廣仍是困難重重。究其原因，除了事業(yè)單位信息化軟硬件設施滯后外，管理員的業(yè)務素養(yǎng)也是十分重要的因素。因此若要確保電子檔案落地，首先應配備專職電子檔案管理員。這部分職工一方面要具備過硬的檔案管理業(yè)務能力和職業(yè)道德；另一方面也必須有嫻熟的計算機操作能力，才能在遇到疑難問題時及時解決。由于事業(yè)單位檔案管理人員缺乏培訓和再教育的機會，因此普遍在計算機應用方面較為薄弱。鑒于此，單位可直接引進招聘具有電子檔案管理能力的人才，以“活水”來帶動整個管理員隊伍的業(yè)務提升。也可以組織系統(tǒng)的培訓，促進在崗職工的積極轉(zhuǎn)型，不斷學習業(yè)界的新技術、新理念。

3.2 加強電子檔案整理

建立電子檔案后，傳統(tǒng)“案卷”這一信息類目單位將不復存在，取而代之的是“文件”。檔案管理員的工作也主要是對光盤、磁盤和磁帶等介質(zhì)和載體的保管，將各部門遞交的光盤材料編目排列，以便查閱調(diào)用。同時管理員還需要定期做好備份拷貝工作，避免因硬件設備故障而造成的大規(guī)模數(shù)據(jù)遺失。在內(nèi)容方面也需要有一定的創(chuàng)新，如傳統(tǒng)檔案大多以圖文資料為主。而電子檔案就需要收錄文字、圖片、影像和實物，并按照不同的類目進行歸檔。原有的紙質(zhì)檔案材料，也應通過掃描刻錄的形式將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，給數(shù)據(jù)信息的保存形成有力的保障。

3.3 創(chuàng)新檔案歸檔制度

為了規(guī)范電子檔案工作，各地也相繼出臺了相關的規(guī)定和指導文件。事業(yè)單位在開展電子檔案業(yè)務時，也需要嚴格按照當?shù)匾?guī)范執(zhí)行，并兼顧本單位工作的實際需求。在歸檔制度方面，筆者認為需要形成一套詳細合理的制度，解決文件形成、責權(quán)明晰和檢查鑒定中遇到的爭議問題。在制定制度時需要首先將責任落實到人，將歸檔工作分配到各級、各科室中，并規(guī)定具體的時間以便協(xié)調(diào)工作安排。其次，對審查合格的文件應集中管理。除了要上傳到檔案管理數(shù)據(jù)庫中，還必須形成相對應的紙質(zhì)文件接受審鑒，務必令紙質(zhì)文件與電子檔案所錄內(nèi)容無出入。最后，電子檔案工作主要通過專門的軟件來實現(xiàn)，因此也有必要將軟件歸檔。檔案管理員應按照《電子檔案管理辦法》，規(guī)范的使用電子平臺完成工作。

3.4 落實檔案動態(tài)管理

事業(yè)單位檔案信息涉及內(nèi)容多，無一遺漏錯誤是難以做到的，且單位業(yè)務隨時間推移也會產(chǎn)生變化，這就需要管理員落實檔案的動態(tài)管理。在歸檔階段就應對數(shù)據(jù)信息逐一檢查、鑒定，通過驗收后方可上傳至數(shù)據(jù)庫中。同時，還可以邀請專家組指導，若發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在明顯的缺陷和不足，也必須及時解決糾正。同時，電子檔案信息還需要與該事業(yè)單位的業(yè)務開展、人事調(diào)動相同步，對相關信息做好更改、補充工作。通過實時動態(tài)更新的做法，能夠確保檔案信息的準確性、時效性，切實為事業(yè)單位的經(jīng)營管理提供幫助。

綜上所述，電子檔案以其高效便捷、利用效率高的特點，受到了事業(yè)機關單位的青睞。尤其當下事業(yè)單位檔案信息類目多、內(nèi)容涉及廣泛，只有采用電子檔案管理辦法才能緩解業(yè)務壓力。筆者建議，事業(yè)單位需加強電子檔案管理員隊伍建設，并從檔案整理、歸檔制度創(chuàng)新和檔案動態(tài)管理等方面入手，不斷提升檔案信息管理水平。

參考文獻

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