學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的思考

翟鑫

摘 要：學(xué)籍檔案管理是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化是學(xué)校檔案管理部門的一項(xiàng)十分重要的工作任務(wù)。本文主要分析學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵和意義，并在分析學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化中存在問題的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的策略，希望能夠?qū)W(xué)校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的有效開展有所幫助。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案管理；管理現(xiàn)代化；管理措施

學(xué)校學(xué)生的學(xué)籍檔案能夠有效反映學(xué)生在學(xué)校的各種實(shí)際情況，如學(xué)生的學(xué)籍卡片、學(xué)籍材料的變更、成績單及學(xué)生在學(xué)校獲得的獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等。提升學(xué)校的學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平，能夠有效提升學(xué)校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，有利于學(xué)校學(xué)籍檔案管理的有效開展。

1 學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化提出的重要要求，也是其帶來的重要變化之一，學(xué)校學(xué)籍檔案管理采取現(xiàn)代化的管理方法，加強(qiáng)對信息化技術(shù)的運(yùn)用，采取科學(xué)有效的管理模式在一定程度上提升了學(xué)籍檔案管理的效率和質(zhì)量。學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵主要是指不斷優(yōu)化學(xué)籍檔案管理的理念、提升學(xué)籍檔案管理的技術(shù)水平、完善學(xué)籍檔案管理措施、提高學(xué)籍檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。

2 學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的意義

學(xué)校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，能夠?yàn)閷W(xué)校管理部門有效開展各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)提供數(shù)據(jù)信息支持，使其更好地監(jiān)督教學(xué)活動的開展并能夠?yàn)閷W(xué)校管理人員做出學(xué)校發(fā)展決策提供必要的參考依據(jù)。第二，學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化是學(xué)校開展教學(xué)改革、提升教學(xué)質(zhì)量、做好教育評估等工作的重要原始數(shù)據(jù)。第三，可以為學(xué)生未來的學(xué)習(xí)、工作提供依據(jù)，給社會對人才的選拔、聘用及確認(rèn)學(xué)生學(xué)歷真假提供數(shù)據(jù)支持。

隨著社會的進(jìn)步及社會多元化的發(fā)展，學(xué)校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為必然趨勢，學(xué)校必須要采取科學(xué)、有效的信息管理技術(shù)，建立健全學(xué)籍檔案管理體系，方便學(xué)校在開展管理活動中能夠更加有效的統(tǒng)計(jì)學(xué)生信息、方便查詢、更加有效地監(jiān)督管理學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量及學(xué)生們的學(xué)習(xí)效果，只有這樣在出現(xiàn)問題的時(shí)候，學(xué)校才能及時(shí)有效地進(jìn)行調(diào)控，確保學(xué)校教學(xué)活動的順利開展。

3 學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的主要特點(diǎn)

學(xué)校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化能夠有效提高學(xué)籍檔案管理的工作效率，提升管理水平。學(xué)校學(xué)籍檔案是學(xué)生們在學(xué)校學(xué)習(xí)期間所有信息的統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)代化的學(xué)校學(xué)籍檔案管理模式能夠有效利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，通過信息化檔案管理系統(tǒng)有效歸納學(xué)生們的檔案信息，從而有效提升學(xué)籍檔案管理的工作質(zhì)量及工作效率。實(shí)現(xiàn)學(xué)校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化，能夠快速查詢到學(xué)生們在校學(xué)習(xí)期間的各項(xiàng)詳細(xì)信息，及時(shí)有效的為管理者提供詳細(xì)且真實(shí)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，提升學(xué)校學(xué)籍檔案管理的有效性，能夠更加及時(shí)有效地反應(yīng)學(xué)校學(xué)生的實(shí)際情況。學(xué)校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化能夠有效提升學(xué)籍信息的利用效率，使用者可以快速準(zhǔn)確地查詢到需要使用的信息數(shù)據(jù)，能夠更加有效地利用學(xué)籍檔案信息的真實(shí)價(jià)值。

4 學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化問題分析

4.1 學(xué)籍檔案整理基礎(chǔ)差

由于很多學(xué)校學(xué)籍檔案管理基礎(chǔ)相對較差，這就給學(xué)校開發(fā)利用學(xué)籍檔案造成了極大的不便。在學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的過程中，很多學(xué)校已經(jīng)擁有了自身的數(shù)字檔案館，服務(wù)于學(xué)校的學(xué)籍檔案管理。但是很多學(xué)校的學(xué)籍檔案管理還相對欠缺，在分類、著錄等方面做得不到位，在查詢調(diào)用檔案信息的過程中遇到各類問題，不利于檔案信息內(nèi)在價(jià)值的有效利用。

4.2 學(xué)籍檔案利用率低

現(xiàn)在很多學(xué)校只重視學(xué)籍檔案的管理工作，卻忽視了對學(xué)籍檔案信息的利用，呈現(xiàn)出重管理卻輕利用的特征，很多學(xué)校的學(xué)籍檔案信息的利用率都比較低。同時(shí)，學(xué)生及家長也沒有認(rèn)識到學(xué)籍檔案對學(xué)生未來學(xué)習(xí)、就業(yè)等方面的重要性，從而致使學(xué)校學(xué)籍檔案信息利用率十分低下。

4.3 學(xué)校學(xué)籍檔案管理經(jīng)費(fèi)不足

學(xué)校隨著生源的不斷增加，需要增加學(xué)籍檔案管理的相關(guān)人力、物力、財(cái)力資源，但是由于經(jīng)費(fèi)不足，給學(xué)校檔案管理工作的有效開展造成了一定的不利影響，使得學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作始終處在十分被動的狀態(tài)。

5 促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的措施

5.1 做好學(xué)籍檔案材料收集工作

學(xué)校要根據(jù)自身學(xué)籍檔案的特點(diǎn)，從實(shí)際情況出發(fā)，制定相應(yīng)的學(xué)籍檔案收集制度，明確學(xué)校需要收集的學(xué)籍檔案材料信息內(nèi)容，加大學(xué)校學(xué)籍檔案材料收集的監(jiān)督管理力度，確保學(xué)校收集到的檔案信息全面、真實(shí)、可靠，為檔案信息的管理利用提供必要的前提。

5.2 提高學(xué)校的學(xué)籍檔案整理水平

為了適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展需求及學(xué)校學(xué)籍檔案信息管理的需要，學(xué)校應(yīng)當(dāng)提升自身的學(xué)籍檔案管理水平。很多學(xué)校的學(xué)籍檔案管理已經(jīng)從最初的手工填寫發(fā)展成了電子計(jì)算機(jī)錄入信息。為了有效做好學(xué)籍檔案管理工作，就需要學(xué)籍檔案管理工作人員必須錄入精確，不能出現(xiàn)誤錄錯(cuò)錄或者多錄漏錄現(xiàn)象。學(xué)校必須要不斷提升學(xué)籍檔案管理工作人員的著錄能力與分類能力，有效提升學(xué)校學(xué)籍檔案管理的工作水平和工作質(zhì)量。此外，學(xué)校還需要做好學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)學(xué)籍管理系統(tǒng)的接洽工作，建立統(tǒng)一規(guī)劃的操作平臺，確保學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。

5.3 提高學(xué)籍檔案的利用率

學(xué)校不僅要重視學(xué)籍檔案的管理工作，還需要不斷提升學(xué)籍檔案的利用率，充分挖掘?qū)W籍檔案的內(nèi)在價(jià)值和利用價(jià)值。努力做好學(xué)校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化工作的主要目的就是為了更加充分有效的利用學(xué)校的學(xué)籍檔案，進(jìn)一步做好學(xué)校管理工作。所以，學(xué)校在進(jìn)行學(xué)生入學(xué)教育時(shí)，要加強(qiáng)對學(xué)生學(xué)籍檔案意識的相關(guān)教育。通過各種途徑和教育，讓學(xué)生充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案在學(xué)習(xí)、工作等方面的重要性。此外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對收集學(xué)籍檔案相關(guān)部門工作人員的教育和培訓(xùn)，提升他們的檔案管理意識，只有這樣才能有效提升學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量，有效提高學(xué)校學(xué)籍檔案的利用率。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)做好學(xué)籍檔案的深加工工作，深入挖掘?qū)W校學(xué)籍檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，通過對升學(xué)率、就業(yè)率等的分析為學(xué)校教學(xué)工作的開展提出更加科學(xué)、合理的建議，這樣才能更加有效地實(shí)現(xiàn)依據(jù)學(xué)籍檔案信息優(yōu)化教學(xué)活動管理的目的。

5.4 加大資金投入

為了進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化工作的有效開展，學(xué)校要加大對學(xué)籍檔案管理工作的資金投入，并不斷提高學(xué)籍檔案管理相關(guān)工作人員的工作能力和業(yè)務(wù)技能。為了確保學(xué)籍檔案管理部門做好學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化工作，學(xué)校必須要給他們足夠的人力、物力和財(cái)力方面的支持，這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要重視學(xué)籍檔案管理工作，在資金、技術(shù)、人員方面給予支持。學(xué)校學(xué)籍檔案管理部門要讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)明白當(dāng)前學(xué)校的學(xué)籍檔案管理模式還十分落后，學(xué)校需要及時(shí)采取有效措施改進(jìn)學(xué)籍檔案的管理模式，這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在資金、技術(shù)等方面給予支持，以保證學(xué)校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化工作的有效開展。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對學(xué)籍檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提升他們的工作能力和業(yè)務(wù)水平，提高相關(guān)工作人員的設(shè)備操作能力和計(jì)算機(jī)專業(yè)能力，做好學(xué)校學(xué)籍檔案的安全管理工作，保證學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化工作的有效開展。

6 總結(jié)

總而言之，學(xué)校的學(xué)籍檔案管理能夠真實(shí)有效地反映出學(xué)生在學(xué)校的各方面信息，可以說在學(xué)校管理中發(fā)揮著不可替代的作用。目前，一些學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作中還存在著不足，這就要求學(xué)校不斷去建立健全學(xué)籍檔案管理制度、優(yōu)化學(xué)籍檔案管理模式、提升學(xué)籍檔案管理的工作水平，使得學(xué)籍檔案管理工作變得更加現(xiàn)代化和規(guī)范化。

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