借助檔案評估，實現(xiàn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理

朱纓

企業(yè)檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，在企業(yè)的今后的發(fā)展過程中都發(fā)揮著尤為重要的作用。筆者對國有企業(yè)的檔案管理做了一些調(diào)查，發(fā)現(xiàn)存在著共性的問題，如領(lǐng)導不重視，檔案意識欠缺，專業(yè)水平較落后等諸如此類，如何能系統(tǒng)地解決，筆者認為通過開展企業(yè)檔案工作評估，以此作為提高檔案工作整體水平的強制性手段，達到檔案管理的最終目的。

企業(yè)檔案工作評估是由企業(yè)提出申請，檔案局依據(jù)《天津市企業(yè)檔案工作評估標準》按照評估程序?qū)ζ髽I(yè)貫徹落實《企業(yè)檔案工作規(guī)范》情況進行評估，頒發(fā)等級證書的活動。

企業(yè)可先根據(jù)標準進行自檢，筆者以所在光電公司為例，認為應重點在以下幾方面：

1 合理設(shè)置機構(gòu)，細化基層制度，明確職責

1）建立合理的檔案組織機構(gòu)，整合資源，利于檔案開發(fā)利用。光電公司目前檔案工作屬于分散管理，各職能部門管理對口的檔案。檔案信息資源分散，無法統(tǒng)一調(diào)用，比如一項資質(zhì)的申請，需要公司整體情況，包括科研、生產(chǎn)、管理，從簽訂合同到技術(shù)、工藝、材料、設(shè)備、驗收以及批文等，這就需要市場部門、技術(shù)部門、物資、財務(wù)、質(zhì)量、辦公室等等多個部門配合，從幾個檔案室調(diào)取信息，必然增加管理環(huán)節(jié)，影響工作效率。就光電公司來說，將各檔案室從組織結(jié)構(gòu)上統(tǒng)一起來，成立綜合檔案室，職能上統(tǒng)一領(lǐng)導，便于統(tǒng)籌管理。整合資源，編制統(tǒng)一的檔案目錄，建立全宗卷。形式上分級管理，各檔案室原職能保持不變，定期匯總數(shù)據(jù)、工作中發(fā)現(xiàn)的問題，共性問題由主管領(lǐng)導統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決，有利于企業(yè)檔案工作的統(tǒng)一規(guī)劃和全面建設(shè)。

2）在現(xiàn)有制度下，完善監(jiān)督檢查和基層管理制度。明確檔案管理的職責。首先是領(lǐng)導職責：指導修訂業(yè)務(wù)檔案管理制度，為檔案管理制訂大政方針，并將檔案管理工作列入企業(yè)規(guī)劃和年度總結(jié)計劃中；監(jiān)督檢查檔案工作情況，對檔案工作給予人、財、物的支持。其次是部門職責，將檔案部門對文管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個環(huán)節(jié)能夠在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次是業(yè)務(wù)人員職責。

2 重視收集整理環(huán)節(jié)，保證檔案的完整和規(guī)范

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理工作主要包括對企業(yè)文件工作的協(xié)助、監(jiān)督與指導、企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編研、提供服務(wù)和統(tǒng)計等八個方面。

2.1 強化收集環(huán)節(jié)

新的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）主張“強化收集”。企業(yè)檔案管理重心要與企業(yè)經(jīng)營形態(tài)相適應，光電公司作為集研發(fā)生產(chǎn)和服務(wù)一體的綜合型企業(yè)，其檔案管理范圍廣，信息量大，類別多，要提高檔案業(yè)務(wù)管理水平，收集工作是重點，這是開展一切檔案管理工作的起點。收集檔案的質(zhì)量，直接影響到檔案業(yè)務(wù)工作其他環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，是檔案部門與外界發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一。收集的材料必須是辦理完畢的原始材料，要求完整齊全、真實。要求檔案人員不辭辛苦，主動參與到企業(yè)各項活動中去，及時跟蹤和指導，高效地收集檔案。

光電公司檔案分文書、科技、人事、財務(wù)檔案，收集過程有著共同點，也各有側(cè)重點。

共同點：

1）收集范圍要科學。收集文件要規(guī)范。檔案形成的第一階段就是文書處理的文件資料，文書處理工作與檔案工作是兩個不同階段，文書處理是否規(guī)范，直接影響檔案管理的有效性和準確性?？傮w來說，各類檔案如文書、科技、人事、財務(wù)都有各自的標準，但形成流程基本相同。從擬制文件（技術(shù)資料）格式，包括文種、文號進行規(guī)范，其次必須是領(lǐng)導簽發(fā)以及準確成文時間，以最終稿為準，確保文件真實有效，上級下發(fā)文件必須完成批閱辦理程序，形成傳遞閉環(huán)。再次收集文件必須完整，如有請求必有批復，有會議必有決議，有計劃必有總結(jié)，有立項必有驗收，有獎勵必有懲處，有轉(zhuǎn)出必有接收，有解除必有簽約，有指示意見必要辦理結(jié)果等，對某一事件從始至終形成的記錄均要收集。

2）移交手續(xù)要完備。文件齊套后要形成目錄，各相關(guān)部門領(lǐng)導簽字，主管領(lǐng)導批示存檔，移交檔案室，交接雙方簽字確認。以備日后考證。

不同點：（以文書檔案與科技檔案為例）

首先，內(nèi)容與產(chǎn)生領(lǐng)域不同，文書檔案是從人們認識社會和管理社會的活動領(lǐng)域中產(chǎn)生，記述和反映人們管理社會活動，包括行政管理和企業(yè)管理等?？萍紮n案是從人們認識自然和發(fā)行自然的活動領(lǐng)域產(chǎn)生，記述反映的是人們進行自然科學研究和生產(chǎn)建設(shè)的活動。對企業(yè)來說，科技檔案內(nèi)容更豐富更全面，具有保存利用價值的科技文件應歸入科技檔案；

記述和反映企業(yè)管理活動的原始記錄文件、圖表、聲像等不同載體方式的材料應歸為文書檔案。一個事項產(chǎn)生的文件資料，按內(nèi)容可分兩種形式歸檔，比如某一重大項目，立項初期的申報審批文件可歸為文書檔案，之后的實施以至驗收等技術(shù)文件歸科技檔案，也可原件均歸入科技檔案，項目初期審批的復印件歸入文書檔案并注明原件歸屬。

其次，收集對象不同，文書檔案一般來說是管理人員，各部室的文書，容易采取行政手段干預收集。而科技檔案面對的是技術(shù)人員，內(nèi)容也是專業(yè)技術(shù)性強，技術(shù)人員的知識保護意識使得收集有難度，但同時其素質(zhì)較高，講規(guī)則，重成果，將其技術(shù)成果進行宣傳，使其感受到檔案帶來了成就感，也就能理解歸檔制度，從而積極配合檔案的收集。

2.2 規(guī)范整理單位

一是每件檔案封面明確標識檔案件號、歸屬、年代、頁數(shù)等基本信息，使其區(qū)別于其他文件；二是做好借閱記錄，及時跟蹤檔案去向；三是不斷宣傳新整理規(guī)則的意義，取得理解支持，加強檔案意識，四是有具體的懲罰措施。同樣這種方式也維護了檔案的保密和安全，查閱人員只能看到所查閱內(nèi)容，隔離了無關(guān)信息，限制了部分信息的擴散。

3 建立全宗卷，便于檔案開發(fā)利用

全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料組成的專門案卷。包括檔案收集，檔案整理，檔案鑒定，檔案保管，檔案統(tǒng)計，檔案利用，檔案管理新技術(shù)的應用。

建立全宗卷有助于在檔案人員變動情況下，縮短熟悉檔案的時間，提高工作效率。對提高檔案管理水平具有重要的意義。

光電公司檔案現(xiàn)狀而言，急需建立全宗卷。60多年的檔案，其內(nèi)容、類別眾多，但全宗卷是空白，企業(yè)歷經(jīng)改制轉(zhuǎn)型，人員幾經(jīng)更替，要想全面了解公司發(fā)展歷程，提取其中信息，只能靠通過老職工或是當事人的回憶提供線索，再查找相應的檔案。這樣明顯阻礙了檔案的挖掘利用。

1）根據(jù)企業(yè)情況，建立全宗卷：

首先，成立臨時小組，確定領(lǐng)導者和成員。從幾十年的案卷中匯總目錄、中篩查鑒定信息，其工作量巨大。必須保證充分時間和精力，領(lǐng)導把關(guān)，保證質(zhì)量。

二是，掌握標準，參照要求列出需準備的內(nèi)容。

三是，按照以上內(nèi)容分類組卷。每卷內(nèi)容根據(jù)產(chǎn)生的時間先后順序，參照檔案整理規(guī)則，將每份材料按件裝訂，逐件編寫頁號，并在每件右上角加蓋歸檔章，標明年代、件號和類別（全宗卷），編制卷內(nèi)目錄，填寫備考表。

四是，編制全宗卷文件目錄，單獨立卷。

最后，卷盒面、脊要著明全宗號、全宗名稱（單位全稱）、類別和編制日期，按順序編號。

全宗卷實際上是管理檔案工作中形成的檔案，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，需要不斷積累和補充。把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時，及時進行整理組卷。

全宗卷是檔案館（室）檔案管理工作中不可缺少的一種工具，它對提高檔案館（室）的管理水平具有重要的意義。

參考文獻

[1]國家檔案局，中華人民共和國檔案行業(yè)標準DT/T42—2009，企業(yè)檔案工作規(guī)范[S].北京：中國標準出版社，2010-01-01.

[2]劉玉紅，企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)[J].黑龍江史志，2012（8）.