檔案管理創(chuàng)新在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中的應(yīng)用

劉釗

摘 要：當(dāng)今社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，等級(jí)醫(yī)療評(píng)審的推行與實(shí)施，迅速成為衡量醫(yī)院綜合發(fā)展實(shí)力的重要標(biāo)準(zhǔn)。而在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審當(dāng)中，各項(xiàng)材料檔案的制作和管理是成為參與三級(jí)綜合等級(jí)評(píng)審的基礎(chǔ)工作類(lèi)型。為此本文充分結(jié)合醫(yī)院綜合檔案管理工作的特性，深入分析面向等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的各項(xiàng)檔案材料管理的缺陷和不足，由此提出面向等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的檔案管理創(chuàng)新模式，進(jìn)行簡(jiǎn)要論述以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；等級(jí)醫(yī)院評(píng)審

近年來(lái)，國(guó)家針對(duì)國(guó)有企業(yè)的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)變得越來(lái)越高，醫(yī)院方面為了能夠真正適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，通常會(huì)選擇進(jìn)行等級(jí)評(píng)審，期望能夠由此來(lái)提升自身綜合發(fā)展實(shí)力，因此相應(yīng)的檔案管理工作在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審當(dāng)中起到了積極的促進(jìn)作用。在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審當(dāng)中，開(kāi)展檔案管理工作的內(nèi)容具體是針對(duì)醫(yī)院發(fā)展中所產(chǎn)生的各項(xiàng)綜合數(shù)據(jù)信息做好整理、分類(lèi)的過(guò)程，在此基礎(chǔ)上建立起相應(yīng)的檔案信息庫(kù)，并做好及時(shí)的完善與更新工作。其中所涵蓋的檔案類(lèi)型具體包含文書(shū)類(lèi)、病歷類(lèi)、人事管理類(lèi)、科研類(lèi)及設(shè)備管理類(lèi)等多種檔案類(lèi)型。因此，就必須開(kāi)展科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理工作，只有這樣才能切實(shí)保障醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的順利進(jìn)行。

1 等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中檔案管理的作用

等級(jí)醫(yī)院評(píng)審是針對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展的實(shí)力和水平進(jìn)行評(píng)價(jià)，因此所開(kāi)展的檔案管理工作也涵蓋醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中的各個(gè)方面，由此衍生出多種不同的檔案類(lèi)型，如文書(shū)類(lèi)、病歷類(lèi)、人事管理類(lèi)、科研類(lèi)及設(shè)備管理類(lèi)等多種檔案類(lèi)型。而每種檔案類(lèi)型的管理對(duì)等級(jí)醫(yī)院評(píng)審都將發(fā)揮出不同的作用。具體表現(xiàn)為如下方面：

1）文書(shū)類(lèi)檔案，文書(shū)檔案的形成主要源于醫(yī)院行政管理事務(wù)當(dāng)中所形成的檔案類(lèi)型，包括通知、報(bào)告、會(huì)議記錄及合同等等。這種檔案的作用主要是能夠有效提升管理人員服務(wù)意識(shí)，明確檔案管理重要，積極轉(zhuǎn)變自身工作思維。同時(shí)能夠科學(xué)評(píng)判管理人員本身職業(yè)素養(yǎng)及人格品質(zhì)等。最主要是能夠強(qiáng)化醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案的重視程度，院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)能夠據(jù)此掌握最新動(dòng)態(tài)信息，進(jìn)而肯定文書(shū)檔案。

2）病歷類(lèi)檔案，這類(lèi)檔案屬于醫(yī)院檔案的重要組成，能夠真實(shí)、全面反映醫(yī)務(wù)人員診斷、治療、康復(fù)的全過(guò)程。因此病歷類(lèi)檔案管理的作用主要是能夠真實(shí)的體現(xiàn)出醫(yī)院及義務(wù)人員本身專(zhuān)業(yè)治療能力及水平，進(jìn)而為醫(yī)院參與等級(jí)評(píng)審提供重要依據(jù)。

3）人事管理類(lèi)檔案，此類(lèi)檔案是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部職工學(xué)歷、政治面貌及工作經(jīng)歷等進(jìn)行記錄的檔案類(lèi)型，對(duì)于相關(guān)人員的晉升和相應(yīng)福利項(xiàng)目的辦理起到了重要的依據(jù)作用。而從醫(yī)院的角度來(lái)看，人事檔案工作能夠?yàn)獒t(yī)院發(fā)展提供更多人才，以此確保醫(yī)院的穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

4）科研類(lèi)檔案，醫(yī)院科研檔案形成是基于病歷檔案的支撐，直接為醫(yī)院本身醫(yī)療水平的進(jìn)一步發(fā)展提供了重要的科學(xué)保障。具體為醫(yī)院治療各種開(kāi)展提供科學(xué)部研究、先進(jìn)設(shè)備支持，既是醫(yī)院科研成果推廣的保障，同時(shí)也是等級(jí)評(píng)審的重要依據(jù)。

5）設(shè)備管理類(lèi)檔案，醫(yī)院設(shè)備管理類(lèi)檔案是醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)、維修及最終淘汰或報(bào)廢的主要記錄。因此醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院設(shè)備更新的主要依據(jù)，在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中具有明顯的加分效果。

2 當(dāng)前等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀及不足

等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的推進(jìn)，需要醫(yī)院切實(shí)開(kāi)展綜合檔案管理工作，然而在實(shí)際的檔案管理當(dāng)中仍然存在較多不足，歸納總結(jié)起來(lái)具體表現(xiàn)為以下方面內(nèi)容：

1）檔案管理制度不全，效率偏低。當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院更多注重對(duì)醫(yī)療質(zhì)量安全檔案的管理，而涉及到檔案管理的制度明顯匱乏，缺乏較為完整的質(zhì)量衡量標(biāo)準(zhǔn)。在醫(yī)院內(nèi)的目標(biāo)管理考核當(dāng)中，并沒(méi)有將檔案管理工作歸于目標(biāo)考核，從而很容易致使檔案的收集不夠齊全，收集管理的效率也明顯偏低。

2）檔案材料分散，歸整管理困難。當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院內(nèi)的檔案材料明顯分散，給管理工作帶來(lái)一定的困難，專(zhuān)職的管理人員嚴(yán)重不足。絕大多數(shù)檔案管理人員都屬于兼職人員，完全不懂得如何進(jìn)行檔案管理和使用。而從檔案材料的收納保存角度來(lái)看，同種類(lèi)型的檔案材料，很容易造成空間和人物力的浪費(fèi)，直接影響到檔案材料的綜合運(yùn)用及安全完整性。而從等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的角度來(lái)看，大量的檔案材料必須進(jìn)行歸整、銜接與分類(lèi)，促使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變。

3）檔案管理意識(shí)匱乏，整體利用率偏低。具體表現(xiàn)為院內(nèi)工作人員對(duì)于檔案管理的意識(shí)較為薄弱，對(duì)檔案管理工作的作用不明確，缺乏收集和整理資料的習(xí)慣。更有甚至認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)含量偏低、操作簡(jiǎn)單的工作類(lèi)型。而一到等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的關(guān)鍵時(shí)刻，需要查找相關(guān)檔案材料時(shí)，卻手忙腳亂，浪費(fèi)大量時(shí)間與精力進(jìn)行翻找與查閱，甚至難以從中找出能夠支撐和參與醫(yī)院評(píng)審的材料，導(dǎo)致醫(yī)院評(píng)審難以符合評(píng)審的要求。

4）硬件投入不足，管理水平難以提升，有些醫(yī)院內(nèi)的檔案管理設(shè)備較為陳舊，所采用的管理技術(shù)落后，信息化水平偏低，很不利于檔案的管理和開(kāi)發(fā)，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

5）科室檔案資料管理較為薄弱。當(dāng)前等級(jí)醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)對(duì)醫(yī)院工作提出了新的要求，具體要求檔案工作開(kāi)展縱向到底、橫向到邊。但是科室檔案管理始終是醫(yī)院檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，絕大多數(shù)醫(yī)護(hù)人員都未將檔案管理放在心上，大都專(zhuān)注于本職工作的開(kāi)展。

3 檔案管理創(chuàng)新在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中的應(yīng)用

1）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理理念。在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)摒棄以往傳統(tǒng)的檔案管理理念，將醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行理念上的升華，促使其上升至醫(yī)院文化建設(shè)的高度。在全新的醫(yī)院檔案管理理念，要求管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照評(píng)審工作的要求來(lái)牢牢掌控相應(yīng)的條款要求，并且需要充分熟悉和掌握醫(yī)院管理流程，可成立專(zhuān)門(mén)的等級(jí)醫(yī)院評(píng)審小組。在此基礎(chǔ)上，為各個(gè)科室制定相應(yīng)的等級(jí)醫(yī)院評(píng)審手冊(cè)、崗位職責(zé)匯編及醫(yī)療管理、應(yīng)急事件預(yù)案等文書(shū)檔案。部分醫(yī)院因?yàn)樗扇〉墓芾砦募黠@與現(xiàn)代管理不符，因此這就要求醫(yī)院方面需結(jié)合等級(jí)醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立全新的、統(tǒng)一化的檔案文化體系，嚴(yán)格控制文件檔案的一系列操作流程，促使醫(yī)院內(nèi)綜合文件檔案管理趨于規(guī)范化轉(zhuǎn)變。

2）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式。等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的推行，打破了以往傳統(tǒng)檔案管理模式，促使醫(yī)院紛紛引進(jìn)全新的檔案管理模式來(lái)參與評(píng)審當(dāng)中，并將其中所倡導(dǎo)的持續(xù)改進(jìn)思想貫穿于整個(gè)過(guò)程。而在這整體過(guò)程當(dāng)中，要求醫(yī)院不斷改善自身工作模式，切實(shí)提高院內(nèi)檔案的使用效率。在具體的醫(yī)院檔案歸整當(dāng)中，通常由專(zhuān)門(mén)的等級(jí)評(píng)審辦公室牽頭，由全院各科室針對(duì)所收集的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)組卷，并在此基礎(chǔ)上建立起標(biāo)準(zhǔn)化的表格模板。在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審當(dāng)中，通過(guò)對(duì)院內(nèi)資料檔案的標(biāo)準(zhǔn)化收集管理，不但能夠極大加深對(duì)評(píng)審規(guī)則的理解，同時(shí)也將極大提升評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的概率，促使評(píng)審過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3）創(chuàng)新醫(yī)院檔案組織機(jī)構(gòu)。在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審當(dāng)中，要求醫(yī)院各科室應(yīng)當(dāng)積極的做好迎查工作。而隨著迎查工作的開(kāi)展，很快發(fā)現(xiàn)醫(yī)院的資料檔案管理明顯缺乏統(tǒng)一化的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)部檔案的分類(lèi)管理不夠清晰化、系統(tǒng)化及完善化，整體資料顯得較為混亂，查找困難，具有一定的隨意性，甚至一些院內(nèi)科室檔案資料處于空白的狀態(tài)。由此可見(jiàn)，就必須針對(duì)醫(yī)院檔案組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的科室檔案負(fù)責(zé)組織機(jī)制，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)院內(nèi)科室檔案的建立和管理，并做好的定期的更新與完善，由此才能切實(shí)解決上述問(wèn)題。

4）創(chuàng)新檔案資料內(nèi)容。在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審下，院內(nèi)各個(gè)科室的工作任務(wù)變得越來(lái)越重，而為了能夠?yàn)樵u(píng)審工作做好檔案的完善和準(zhǔn)備，就需要大力完善評(píng)審檔案內(nèi)容的完整、規(guī)范及系統(tǒng)性。具體可在此基礎(chǔ)上制定規(guī)范統(tǒng)一化的模板，細(xì)化模板中的書(shū)寫(xiě)規(guī)則，其中包含的內(nèi)容要求都必須進(jìn)行明確的書(shū)寫(xiě)說(shuō)明，這樣才真正利于各個(gè)科室檔案管理工作的完善開(kāi)展。比如行政管理類(lèi)的文書(shū)檔案需嚴(yán)格按照評(píng)審要求，不斷強(qiáng)化對(duì)指令性文件的整理與檢查，并大規(guī)模的組織人員學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理方法，由此才能為醫(yī)院面向等級(jí)評(píng)審提供良好的檔案依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]彭永賓.淺談等級(jí)醫(yī)院評(píng)審視角下的醫(yī)院綜合檔案管理問(wèn)題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：117.

[2]張經(jīng)帥.在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中強(qiáng)化檔案管理[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2018，29（04）：493-494.

[3]邱勇.淺議醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院等級(jí)評(píng)審的相互作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（03）：125+127.