試析新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作

陳菲菲

摘 要：檔案具有其特殊的價(jià)值和意義，它是對(duì)歷史的真實(shí)記載，因此，其最突出的特點(diǎn)就是真實(shí)性。人事檔案管理是檔案工作的重要組成部分，能否做好人事檔案管理工作將直接影響到整個(gè)檔案工作的綜合成效，本文筆者就針對(duì)新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作進(jìn)行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案；管理工作

一直以來(lái)，我國(guó)都十分重視檔案管理工作，尤其是在十八大召開(kāi)之后，各級(jí)組織和部門(mén)對(duì)檔案管理工作的重視度進(jìn)一步提升。在新時(shí)期的時(shí)代背景下，必須將人事檔案管理擺在檔案工作的首位，切實(shí)履行好相關(guān)任務(wù)，特別是要確保干部人事檔案的管理質(zhì)量，這樣才能為各級(jí)干部與人才的選拔提供有效的參考依據(jù)。

1 人事檔案管理工作的重要性分析

1.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理是歷史的必然選擇

人事檔案管理工作就是搜集相關(guān)人員的工作與生活信息，并對(duì)其準(zhǔn)確性與真實(shí)性進(jìn)行鑒別，最后將其歸檔存儲(chǔ)的過(guò)程，此項(xiàng)工作并不是一次性完成的，而需要根據(jù)實(shí)際情況的變化對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更新和豐富。人事檔案不但能充分反映出檔案管理改革工作的成效，而且還能在實(shí)際工作中發(fā)揮出方向指導(dǎo)的作用，避免不良行為的出現(xiàn)。由于近段時(shí)間制度改革的大面積推行，致使許多數(shù)據(jù)信息需要重新進(jìn)行匯總整理，這就要求對(duì)人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格檢查，把具有利用價(jià)值的信息添加到人事檔案內(nèi)容之中，以便在選拔人才的時(shí)候作為參考。

1.2 人事檔案管理工作的切實(shí)履行是重要的政治使命

人事檔案管理是檔案管理工作中不可或缺的關(guān)鍵組成部分，將人事檔案管理工作落到實(shí)處，能保證人類社會(huì)發(fā)展資料與國(guó)家歷史資料的完整性。檔案中所記載的內(nèi)容能充分彰顯出一個(gè)國(guó)家悠久的發(fā)展史與文化底蘊(yùn)，是了解某個(gè)黨派或國(guó)家的基本參考資料，及時(shí)有效地完成人事檔案管理工作，是把握歷史發(fā)展脈絡(luò)、培養(yǎng)愛(ài)國(guó)精神的必然選擇。因此，在實(shí)際開(kāi)展人事檔案管理工作的時(shí)候必須秉承對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)、為人民服務(wù)的基本原則，具備強(qiáng)烈的政治使命感，這樣才能使人事檔案管理工作的價(jià)值得到充分發(fā)揮。

1.3 人事檔案是進(jìn)行人才選拔的必備依據(jù)之一

檔案管理工作不僅僅是檔案工作的重要內(nèi)容，同時(shí)也是我國(guó)人才選拔體系的關(guān)鍵部分，借助各類檔案資料，可將干部及相關(guān)人員的生平經(jīng)歷和貢獻(xiàn)等真實(shí)完整地記錄下來(lái)，不僅如此，檔案管理工作的高效完成還能為人事管理工作的順利開(kāi)展提供保障，各級(jí)部門(mén)和組織可參照人事檔案內(nèi)容對(duì)相關(guān)人員制定針對(duì)性的培養(yǎng)與考評(píng)方式。此外，借助檔案管理，還能在第一時(shí)間找出干部隊(duì)伍出現(xiàn)的新變化以及面臨的問(wèn)題，從而促進(jìn)人才隊(duì)伍的發(fā)展，使人才隊(duì)伍從根本上得以壯大。

2 新時(shí)期人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 相關(guān)制度有待完善

各類工作的開(kāi)展都必須有基本的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和參考依據(jù)，人事檔案管理工作也不例外，這就要求建立完善的人事檔案管理制度體系，但是從當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)人事檔案管理方面的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)文件等非常少，特別是在管理細(xì)節(jié)工作的指導(dǎo)上十分欠缺，而且許多單位都還沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，認(rèn)為人事檔案管理制度可有可無(wú)，正是這些問(wèn)題的存在致使人事檔案管理工作的執(zhí)行力度不夠，工作效率偏低，管理質(zhì)量也不夠高。

2.2 管理工作隊(duì)伍的素質(zhì)偏低

人事檔案管理工作本身具有一定的專業(yè)性和復(fù)雜性，需要具備專業(yè)知識(shí)背景的人員來(lái)進(jìn)行，這樣才能確保工作質(zhì)量，不僅如此，管理人員還必須具備較強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)，對(duì)工作保持高度的熱情和耐心，做到盡職盡責(zé)。特別是在新的時(shí)代背景下，對(duì)人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的要求更高。但是目前絕大多數(shù)單位都不是很看重人事檔案管理工作，為了節(jié)約資金，往往雇用一些兼職人員來(lái)完成此項(xiàng)工作，這些人員不僅在專業(yè)素質(zhì)上不達(dá)標(biāo)，而且工作責(zé)任感也不強(qiáng)，人員流動(dòng)十分頻繁，這對(duì)人事檔案管理工作的高質(zhì)量完成來(lái)說(shuō)是非常不利的，需要在今后的實(shí)踐中加以改進(jìn)。

3 新時(shí)期做好人事檔案管理工作的對(duì)策

3.1 建立健全管理工作機(jī)制

首先，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)干部人事檔案管理工作機(jī)制的建設(shè)力度，使人事檔案管理工作的開(kāi)展有據(jù)可依，從而為此項(xiàng)工作的順利高效完成提供保障。其次，應(yīng)做好相關(guān)制度的建設(shè)工作，參考《條例》中的相關(guān)內(nèi)容，并結(jié)合具體的實(shí)際情況，調(diào)整和增加各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及要求。管理工作機(jī)制的完善不可能一朝一夕完成，而需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐，要求管理人員必須按照標(biāo)準(zhǔn)的工作程序，在落實(shí)好檔案管理保密工作的基礎(chǔ)之上，使工作細(xì)節(jié)更加科學(xué)化和可視化，并做好各環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作。除此以外，單位還應(yīng)當(dāng)設(shè)置合理的獎(jiǎng)懲制度，定期對(duì)工作人員進(jìn)行考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀者，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，并在其他員工面前樹(shù)立榜樣，對(duì)于表現(xiàn)不達(dá)標(biāo)且屢教不改者，應(yīng)當(dāng)取消其崗位資格。

3.2 加強(qiáng)對(duì)管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)的提升，打造一支優(yōu)秀的人事檔案管理隊(duì)伍

人才是確保各項(xiàng)工作得以順利開(kāi)展的基本前提，所以，必須把人事檔案管理人才的培訓(xùn)工作放在重要位置，適當(dāng)加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，完善培訓(xùn)體制，可將培訓(xùn)工作分為兩階段完成，即崗前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)，對(duì)于基本素質(zhì)和能力達(dá)標(biāo)的新入職人員，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行一段時(shí)間的崗前培訓(xùn)，待崗前培訓(xùn)考核通過(guò)之后才可正式進(jìn)入崗位。在管理人員正式入職工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)定期安排專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)活動(dòng)，讓廣大人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力得以提升。此外，還應(yīng)當(dāng)經(jīng)常在單位內(nèi)部開(kāi)展相關(guān)法律法規(guī)的宣傳講座，使工作人員的檔案法制意識(shí)得到強(qiáng)化，從而不斷規(guī)范自身的工作行為。與此同時(shí)，工資待遇和工作條件的改善也是非常重要的，只有具備一個(gè)良好的工作環(huán)境和可觀的勞動(dòng)報(bào)酬，才能為單位引進(jìn)和留住優(yōu)秀人才。

3.3 提高對(duì)檔案管理工作的重視度

要確保檔案管理工作的順利高效開(kāi)展，就必須使此項(xiàng)工作得到高度重視，讓單位的所有領(lǐng)導(dǎo)者與管理者都認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，并按照標(biāo)準(zhǔn)程序及時(shí)開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，在實(shí)際進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，還必須采取隨機(jī)和定期抽查相結(jié)合的監(jiān)督模式，以便在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。此外，還應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)來(lái)說(shuō)的重大意義，使二者相互配合、共同促進(jìn)，從而不斷提升單位的運(yùn)作效率。為了保證管理工作的切實(shí)高效開(kāi)展，還必須及時(shí)更新管理技術(shù)設(shè)備，設(shè)置合理的管理網(wǎng)點(diǎn)，使人事檔案管理工作的進(jìn)行有良好的環(huán)境條件，最大限度降低檔案資料丟失、缺損等現(xiàn)象的發(fā)生幾率。

3.4 緊跟時(shí)代步伐，實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等正逐漸趨于完善，因此，在開(kāi)展人事檔案管理工作的時(shí)候也必須積極運(yùn)用這些先進(jìn)技術(shù)，加快構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使人事檔案資料得到及時(shí)更新和充實(shí)。此外，信息化管理的實(shí)現(xiàn)還能提高人事信息的時(shí)效性，便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在第一時(shí)間掌握下屬人員的思想動(dòng)向與工作狀況，同時(shí)也能在一定程度上提升人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理工作對(duì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)具有十分重要的意義，在新時(shí)期的時(shí)代背景下，我國(guó)人事檔案管理工作的開(kāi)展面臨諸多問(wèn)題，包括管理人員素質(zhì)偏低、相關(guān)制度體系不健全及管理模式落后等，要解決這些問(wèn)題，就必須在今后的實(shí)踐中進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)，注重對(duì)管理團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)，并大力推廣和引進(jìn)信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能從根本上提升人事檔案管理工作質(zhì)量，使其作用得到充分發(fā)揮。

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