加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)檔案管理的策略

吳欣茵

摘 要：檔案管理是政府機(jī)關(guān)日常工作之一，其工作內(nèi)容涉及社會(huì)公共事務(wù)管理的方方面面的內(nèi)容，其工作水平的高低與社會(huì)信息的流通以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展息息相關(guān)。但是就目前我國(guó)政府機(jī)關(guān)的檔案管理而言，由于重視程度和人才支持不夠，很多工作的開(kāi)展都已經(jīng)顯著落后于科技進(jìn)步的步伐以及政務(wù)信息公開(kāi)的需求，為此，筆者在對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案管理內(nèi)容和意義進(jìn)行論述的基礎(chǔ)上，對(duì)目前我國(guó)政府機(jī)關(guān)檔案管理水平不高的原因進(jìn)行了分析，并針對(duì)問(wèn)題從隊(duì)伍建設(shè)、科技水平提升以及檔案管理、檔案利用等角度進(jìn)行了對(duì)策研究。希望本文的論述能夠?yàn)槲覈?guó)政府機(jī)關(guān)檔案管理，特別是基層政府機(jī)關(guān)的檔案管理提供合理化建議，從而促進(jìn)我國(guó)政府機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的不斷提升。

關(guān)鍵詞：政府機(jī)關(guān)；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)的政府工作效能不斷提升，得到了社會(huì)的廣泛好評(píng)。面對(duì)社會(huì)信息的快速流動(dòng)，政務(wù)信息作為涉及國(guó)計(jì)民生、各行各業(yè)發(fā)展的權(quán)威性內(nèi)容，其信息的開(kāi)放、共享程度對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展有著重要的影響，但是作為政務(wù)信息公開(kāi)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及政府公共事務(wù)管理的一個(gè)重要方面，機(jī)關(guān)檔案管理工作的受重視程度和管理水平提升速度卻明顯滯后于政府的其他服務(wù)工作，成為政府工作中的“短板”。為此，只有透徹研究當(dāng)前政府機(jī)關(guān)檔案管理工作中的不足，并通過(guò)完善的工作激勵(lì)機(jī)制，不斷創(chuàng)新工作手段，改良工作作風(fēng)，才能逐步實(shí)現(xiàn)政府機(jī)關(guān)檔案管理的科學(xué)化，才能發(fā)揮出政府機(jī)關(guān)檔案應(yīng)有的社會(huì)服務(wù)價(jià)值。

1 政府機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)涵分析

1.1 政府機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容

政府機(jī)關(guān)檔案，是將各級(jí)人民政府及其職能部門在依法行使行政管理權(quán)力、履行公共服務(wù)義務(wù)的過(guò)程當(dāng)中積累的信息進(jìn)行采集、整理、保存和利用的全過(guò)程，它是以政府為組織者，廣泛向社會(huì)收集的各類信息，具有資源豐富、品質(zhì)優(yōu)良、采集壟斷和傳遞可控等特征[1]。政府機(jī)關(guān)檔案跟隨政府工作變化而不斷變化，是對(duì)政府工作對(duì)象變化過(guò)程的完整記錄，因此能夠有效反映出政府職能活動(dòng)以及機(jī)關(guān)的真實(shí)歷史面貌。

1.2 政府機(jī)關(guān)檔案管理的意義

作為政府信息的有效管理過(guò)程，政府機(jī)關(guān)的檔案管理，可以有效對(duì)政府執(zhí)政過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，并對(duì)各種文件進(jìn)行有效的分類，一方面可以為相關(guān)部門的資料查找提供相當(dāng)大的便利，方便政府在吸收前人經(jīng)驗(yàn)、借鑒前人教訓(xùn)的基礎(chǔ)上不斷改革創(chuàng)新，促進(jìn)政府執(zhí)政水平的提升；另一方面，在政務(wù)信息公開(kāi)力度不斷加強(qiáng)的今天，政府機(jī)關(guān)檔案的合理、科學(xué)利用，能夠最大程度的消除政府信息與公眾獲取的政府信息之間的不均等現(xiàn)象，從而促進(jìn)法治社會(huì)的建立，使民眾的知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)得以實(shí)現(xiàn)，使政府的執(zhí)政水平和執(zhí)政能力有所提升。此外，政府機(jī)關(guān)檔案中包含了社會(huì)生活和發(fā)展中的各種經(jīng)濟(jì)信息、政治信息、文化信息等等，具有真實(shí)性、指導(dǎo)性、權(quán)威性和全面性，它不只是政府活動(dòng)的重要資源，更是社會(huì)的寶貴財(cái)富，對(duì)這些信息進(jìn)行有效的利用，能夠?yàn)樯鐣?huì)上廣泛的個(gè)體和組織發(fā)展提供明確的發(fā)現(xiàn)和有效的規(guī)劃、指導(dǎo)，可以促進(jìn)社會(huì)信息的有效流動(dòng)與銜接，對(duì)于活躍社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化生活有著重大的意義[2]。

2 目前我國(guó)政府機(jī)關(guān)檔案管理工作水平不高的原因分析

2.1 政府對(duì)于檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致工作方法和人員配備嚴(yán)重不足

在傳統(tǒng)理念的影響之下，體制內(nèi)的很多干部和工作人員對(duì)于“信息即資源”這一概念的認(rèn)識(shí)和理解程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，更沒(méi)有認(rèn)識(shí)到政府機(jī)關(guān)檔案中蘊(yùn)含的巨大價(jià)值，因此只將檔案管理看作是內(nèi)部資料的留存，導(dǎo)致多年來(lái)我國(guó)政府機(jī)關(guān)檔案管理的工作方式缺乏創(chuàng)新，人員配備上也嚴(yán)重不足。目前，我國(guó)政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作大多數(shù)是由非專業(yè)出身的工作人員或者年齡較大、即將退休的工作人員來(lái)完成，檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程開(kāi)展的一直較為散漫，現(xiàn)代化程度不高，再加上缺乏針對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制和管理制度，更是使得政府機(jī)關(guān)檔案管理水平嚴(yán)重落后于政府其他的管理工作水平。

2.2 檔案管理工作全過(guò)程中的各種疏漏，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值不能完全實(shí)現(xiàn)

政府機(jī)關(guān)檔案涉及面廣、資源較為分散，要想實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值，就必須保證信息的整合度和針對(duì)性。但是在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，由于政府部門之間工作的連續(xù)性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的“信息孤島”問(wèn)題；再加上技術(shù)方面的限制，更是使我國(guó)政府機(jī)關(guān)檔案的信息化水平、電子化水平不高，影響了檔案利用價(jià)值的發(fā)揮，這也直接導(dǎo)致了目前我國(guó)政務(wù)信息公開(kāi)工作的效率不高、公開(kāi)范圍不足、公開(kāi)信息的價(jià)值不高、公信力缺失等問(wèn)題。

3 加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的策略

3.1 完善管理機(jī)制，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

在新的時(shí)代發(fā)展形勢(shì)之下，我國(guó)政府部門要想切實(shí)提高檔案的管理水平，提升檔案的價(jià)值發(fā)揮能力，就必須首先從思想理念上入手，切實(shí)做好管理機(jī)制的創(chuàng)新和工作人員的培訓(xùn)工作。一方面，要優(yōu)化政府檔案管理部門的工作機(jī)制，建立有效的工作責(zé)任制和績(jī)效激勵(lì)制度，加強(qiáng)日常工作中的檢查和監(jiān)督，從而使檔案管理工作同其他政府服務(wù)工作一樣，在監(jiān)督和激勵(lì)的雙重作用下良好運(yùn)行；另外一方面，要不斷充實(shí)政府機(jī)關(guān)檔案管理工作人員隊(duì)伍，既要在系統(tǒng)內(nèi)部做好相關(guān)責(zé)任人的培訓(xùn)工作，使其認(rèn)識(shí)到技術(shù)進(jìn)步、效率提升對(duì)于檔案管理工作的意義以及檔案管理工作水平的提升對(duì)于社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響；又要不斷引進(jìn)和培養(yǎng)人才，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和技術(shù)、大數(shù)據(jù)時(shí)代信息資源的挖掘和普及知識(shí)的培訓(xùn)工作，使廣大政府機(jī)關(guān)檔案管理人員的專業(yè)技能得到明顯的提升、工作的積極、主動(dòng)性明顯提高。

3.2 不斷更新軟硬件設(shè)備，加快檔案管理的信息化、電子化進(jìn)程

政府部門應(yīng)該重視對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作的投入，在資金上大力支持檔案管理軟硬件設(shè)施的更新工作，盡快實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化及全覆蓋；要加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)檔案管理部門與政府其他職能部門的辦公系統(tǒng)對(duì)接，使內(nèi)部文件的傳輸更加快捷、便利，從而有效避免資料收集過(guò)程中的遺失、效率低下、信息孤島等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)政府各部門之間的信息共享。

3.3 調(diào)整工作思路，重視做好檔案的收集和整理工作

信息、文件收集和入檔工作水平的高低，對(duì)于政府機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值挖掘有著重要的影響，為此，政府檔案管理部門一定要不斷調(diào)整思路，特別重視做好檔案的收集和整理工作。一方面，應(yīng)該在檔案收集范圍上下功夫，在收集檔案過(guò)程當(dāng)中，不只要考慮相關(guān)資料對(duì)于政府的價(jià)值，還要考慮檔案資料對(duì)于社會(huì)生產(chǎn)和民眾生活需求的重要價(jià)值，從而不斷充實(shí)政府機(jī)關(guān)檔案資料，為檔案價(jià)值的發(fā)揮提供信息保障；另一方面，要重視做好檔案的整理工作，要利用信息化、數(shù)字化手段對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，對(duì)檔案的保密等級(jí)進(jìn)行合理的劃定，從而保障后續(xù)檔案利用過(guò)程中的針對(duì)性和公開(kāi)性。

3.4 增強(qiáng)檔案利用的主動(dòng)性，為政府政務(wù)信息公開(kāi)做好保障

政府機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)該不斷完善檔案利用手段，加強(qiáng)政府部門之間跨部門、跨地區(qū)、跨領(lǐng)域的資源共享和互聯(lián)互動(dòng)，以此提高政府檔案管理的整體效能；要不斷完善政府檔案公開(kāi)手段，建立特定的公開(kāi)途徑，比如，建立信息資源采集、存儲(chǔ)、共享、開(kāi)放與一體化的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，積極推行云服務(wù)模式，保證檔案查閱、使用的便捷性、及時(shí)性和親民性[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

政府機(jī)關(guān)檔案的涉及面廣、價(jià)值潛力大，只有認(rèn)清當(dāng)前管理工作中的不足，積極探究改善政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的策略和方法，才能保證檔案制度的健全化、檔案管理的科學(xué)化和檔案利用的社會(huì)化、透明化，從而有效提升政府機(jī)關(guān)檔案的管理和服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

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[3]孫麗.新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)踐思考[J].人力資源管理，2018，（1）：213-214.