水利工程檔案信息化管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

蔡旻睿

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，水利工程技術(shù)在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到了舉足輕重的作用，其在推動(dòng)時(shí)代進(jìn)步方面有著巨大的貢獻(xiàn)。目前，我國(guó)水利工程檔案管理工作也隨著信息化時(shí)代的到來(lái)而不斷改變。筆者認(rèn)為，將水利工程檔案進(jìn)行信息化管理對(duì)提高水利工程管理效率以及提升水利工程技術(shù)的可行性等方面有著十分重要的作用。本文就信息化時(shí)代下，水利工程檔案信息化管理作出幾點(diǎn)具體建議，以改變目前水利工程檔案的管理現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；信息化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

1 引言

在信息化背景之下，檔案的信息化存儲(chǔ)以及信息化管理已經(jīng)成為了一種新型的檔案管理改革趨勢(shì)。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化管理能夠有效地提高檔案的可用性和利用率，能夠增強(qiáng)檔案管理的靈活性。尤其是在我國(guó)各項(xiàng)民生工程之中，檔案的及時(shí)調(diào)取和了解對(duì)于工程的進(jìn)度和實(shí)施有著十分重要的意義。相對(duì)于一般的檔案管理工作而言，水利工程檔案管理較為特殊，其檔案記載對(duì)象、檔案整理以及檔案利用等方面都有著一定的要求。這些檔案為我國(guó)各項(xiàng)重大水利工程的維護(hù)提供了重要的參考作用。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷普及，筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理信息化是水利檔案管理工作的新的發(fā)展方向。雖然，目前我國(guó)水利工程檔案管理工作依舊受到一定的條件制約，但是針對(duì)這些問(wèn)題，必須要能夠立足于時(shí)代的發(fā)展給與及時(shí)的解決。

2 水利工程檔案

2.1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案對(duì)于水利工程而言可以說(shuō)是靈魂一般的存在，其不僅僅關(guān)系到水利工程的施工精度，還關(guān)系到水利工程后期的維修保養(yǎng)等一系列工作。在2013年的時(shí)候，臨汾市洪洞縣出現(xiàn)了大面積的水壩坍塌，坍塌堤壩長(zhǎng)度達(dá)到了三百余米，并且導(dǎo)致了七條客運(yùn)路線被停運(yùn)，同時(shí)也導(dǎo)致了大量的經(jīng)濟(jì)損失和人員受傷。就其事故原因就是因?yàn)楫?dāng)初在建設(shè)水壩的時(shí)候，其檔案管理工作和檔案監(jiān)督工作沒(méi)有做到位。在這場(chǎng)事件之中，雖然有三十三人被迫問(wèn)責(zé)，但是依舊不能夠挽回?fù)p失。這是直接與人民掛鉤的工程項(xiàng)目。這些活生生的例子告訴我們，加強(qiáng)水利工程的檔案監(jiān)督和管理工作是至關(guān)重要的，這些工作都是與人民的利益所掛鉤的，容不得半點(diǎn)馬虎。

2.2 水利工程檔案的復(fù)雜性

水利工程檔案包括了各種工程資料，水利工程建設(shè)從項(xiàng)目的提出、籌備、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工到竣工投產(chǎn)等過(guò)程中形成的文件材料、圖紙、圖標(biāo)、計(jì)算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡(jiǎn)稱(chēng)為工程資料。工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過(guò)程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。建立與加強(qiáng)工程檔案管理工作，是項(xiàng)目建設(shè)管理工作的需要，也是國(guó)家和水利部的共同要求。工程項(xiàng)目達(dá)不到規(guī)定要求的建設(shè)項(xiàng)目不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。如果沒(méi)有建立相應(yīng)的工程檔案工作，工程檔案就處于乏人管理狀態(tài)，這對(duì)工程建設(shè)與維護(hù)及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結(jié)果必然會(huì)影響工程的建設(shè)、整理與驗(yàn)收工作，建立工程檔案工作的目的是為更好地完成現(xiàn)實(shí)與歷史的重任。

2.2.1 水利工程檔案涉及面廣

水利工程項(xiàng)目在整個(gè)施工過(guò)程之中有著數(shù)不清的流程，這些流程都會(huì)產(chǎn)生一些必然的數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)很有可能出現(xiàn)人為的失誤或者是更新遺忘。比如說(shuō)，在堤壩的修筑環(huán)節(jié)，溝渠開(kāi)挖環(huán)節(jié)以及水庫(kù)的建設(shè)環(huán)節(jié)等等，這些環(huán)節(jié)所涉及的學(xué)科包括農(nóng)業(yè)，電力，通訊等等一系列領(lǐng)域，其檔案的復(fù)雜性和涉及面之廣闊可想而知。但是，水利工程檔案管理工作的執(zhí)行者或者是信息更新人員往往都存在著一些知識(shí)性的理論缺失，很少有人能夠兼顧工程中的全部事項(xiàng)，很多時(shí)候，他們并不能夠很好地對(duì)這些專(zhuān)業(yè)性項(xiàng)目作出正確的記載或者是更替，這就導(dǎo)致了檔案管理工作存在著一定的困難。

2.2.2 水利檔案管理工作周期長(zhǎng)

水利工程建設(shè)并非一朝一夕所能夠完成的，甚至部分超級(jí)工程所涉及的周期長(zhǎng)達(dá)十幾二十年，那么在這樣一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的周期內(nèi)，難免會(huì)存在工作人員離職或者是不同地區(qū)的水利工程檔案交接不到位等問(wèn)題，正是這種差異性管理的存在，所以導(dǎo)致了水利工程檔案的形成周期較長(zhǎng)，甚至是很多水利工程已經(jīng)完成了，但是其檔案依舊沒(méi)有完成。這也與一些水利工程的性質(zhì)有關(guān)，如果是農(nóng)田灌輸性質(zhì)的水利工程，其工程檔案一般是在幾個(gè)月就可以完成的。

3 水利工程檔案信息化管理建設(shè)缺陷

3.1 水利工程檔案管理手段落后，信息化基礎(chǔ)十分薄弱

隨著數(shù)字化載體的不斷同化，很多檔案管理工作已經(jīng)變成了數(shù)字化載體管理。近些年來(lái)，我國(guó)的水利工程檔案也正在逐步向這一步發(fā)展和進(jìn)步。但是，筆者發(fā)現(xiàn)在進(jìn)行水利檔案數(shù)字化載體轉(zhuǎn)變的過(guò)程之中，其檔案的管理手段是相對(duì)落后的。很多數(shù)字化載體是需要人工去維護(hù)和檢查的，但是在后期的檢測(cè)和管理之中似乎這一步并沒(méi)有落實(shí)到位。很多時(shí)候，水利工程檔案的記載需要利用到各種圖紙，各種繪圖軟件進(jìn)行繪制描述。那么這就導(dǎo)致了對(duì)于信息化錄入人員的專(zhuān)業(yè)性要求相對(duì)較高。但是目前我國(guó)的水利工程信息化管理人員的員工素質(zhì)普遍沒(méi)有達(dá)到這個(gè)要求。同時(shí)，我國(guó)很多水利工程檔案管理工作人員的監(jiān)督力度依舊相對(duì)較松，很多同志依舊沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。因?yàn)槊刻鞂?duì)工作量的要求是沒(méi)有的，但是時(shí)間是有要求的，這就可能導(dǎo)致檔案管理效率低下，員工形成惰性思維，這不利于水利工程檔案管理工作的創(chuàng)新。同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督力度依舊缺乏，檔案正確率審核依舊不到位。很多事業(yè)單位檔案甚至出現(xiàn)了泄露，販賣(mài)等等現(xiàn)象，不利于單位形象建設(shè)。

3.2 安全風(fēng)險(xiǎn)較大

實(shí)現(xiàn)水利工程信息化管理固然有著很大的好處，但是其安全風(fēng)險(xiǎn)依舊是相對(duì)較大的。在信息化管理的背景之下，國(guó)家一些重大的水利工程項(xiàng)目很有可能存在著一定的泄露風(fēng)險(xiǎn)，由于網(wǎng)絡(luò)信息傳播速度是十分迅速的，其開(kāi)放程度也相對(duì)較高，這也就可能會(huì)給一些不法分子提供了一些機(jī)會(huì)，有可能導(dǎo)致國(guó)家一些機(jī)密數(shù)據(jù)的丟失。特別是在現(xiàn)階段的水利工程檔案管理工作之中，其信息化安全體系建設(shè)相對(duì)較為落后，依舊存在著一些安全漏洞。并且，對(duì)于水利工程檔案的管理工作依舊不夠重視，對(duì)于員工沒(méi)有一定的創(chuàng)新性獎(jiǎng)勵(lì)措施，這也就容易導(dǎo)致員工的創(chuàng)新精神不足，很多員工的工作積極性不高。有的在職的水利工程檔案編輯人員很有可能專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)較強(qiáng)，但是在網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)方面能力較弱；有的雖然也有一些網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)人才，但是對(duì)于這些圖紙的錄入，三維模型的建設(shè)卻又不精通，技術(shù)人員的知識(shí)短板給水利工程檔案建設(shè)工作帶來(lái)了實(shí)際性的困難。

3.3 檔案管理體系以及檔案管理層次沒(méi)有劃分到位

即使是現(xiàn)在擁有足夠的技術(shù)人才以及錄入人才，但是，對(duì)于檔案錄入工作的分工以及水利檔案的管理工作依舊是沒(méi)有一個(gè)十分鮮明的層次劃分的。很多時(shí)候，也許員工想要調(diào)查一些A位置的樓梯使用年限和維修時(shí)間要求，但是發(fā)現(xiàn)這個(gè)A位置很難調(diào)動(dòng)出來(lái)，樓梯這一同類(lèi)的放置位置在系統(tǒng)之中也很難找到。沒(méi)有十分簡(jiǎn)潔明了的觀察視角。同時(shí)，筆者發(fā)現(xiàn)對(duì)于信息化檔案管理工作的設(shè)備應(yīng)用依舊相對(duì)較為落后，電腦沒(méi)有先進(jìn)智能的模型錄入軟件，其電腦配置水平也相對(duì)較為一般，對(duì)于大型三維軟件的應(yīng)用相對(duì)較為吃力。從目前水利工程檔案信息化管理工作來(lái)看，依舊很難有一個(gè)預(yù)期之中的管理效果，很多細(xì)節(jié)的規(guī)劃依舊沒(méi)有執(zhí)行到位，甚至是檔案錄入工作是否出現(xiàn)重復(fù)錄制問(wèn)題都沒(méi)有一個(gè)簡(jiǎn)單的規(guī)劃，筆者認(rèn)為這是首先應(yīng)該解決的問(wèn)題。

4 水利工程檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

4.1 加強(qiáng)復(fù)合型人才建設(shè)和利用

檔案的管理與開(kāi)發(fā)是離不開(kāi)人才的，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)性的人才和專(zhuān)業(yè)的知識(shí)理論支持，就沒(méi)有檔案管理信息化工作。管理系統(tǒng)的改變意味著以往的管理模式將被顛覆，傳統(tǒng)的管理思維也需要被顛覆。只有不斷去適應(yīng)新時(shí)代下的管理工作才能夠更好地將水利工程檔案保管到位，利用到位。這種信息化人才的建設(shè)可以是由區(qū)域開(kāi)展信息化交流活動(dòng)或者是開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案信息管理培訓(xùn)班，讓每一個(gè)檔案管理工作者融入到信息化環(huán)境之中。水利工程所涉及的學(xué)科以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)是十分廣闊的，因此，對(duì)于復(fù)合型人才的建設(shè)要求以及利用是十分高的。這些人才必須要能夠熟練地掌握信息技術(shù)，熟練地使用各種三維制圖模型等，將每一份工作，每一個(gè)學(xué)科的錄入以及后期管理工作定責(zé)到個(gè)人。

4.2 做好信息化檔案建設(shè)的安全存儲(chǔ)工作

信息化檔案是利用磁盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)的，它將所有的信息進(jìn)行數(shù)字化和規(guī)律化排列。以往的檔案是通過(guò)人工記錄和手繪的，但是水利工程信息化可能是利用多媒體設(shè)備進(jìn)行實(shí)體錄入或者是視頻追蹤記錄的。能夠更好地將現(xiàn)場(chǎng)施工狀況，施工細(xì)節(jié)，施工注意點(diǎn)以及各個(gè)維修點(diǎn)，維修事項(xiàng)標(biāo)注到位。這種信息化檔案管理模式能夠確保檔案調(diào)動(dòng)方便并且查看方便、同時(shí)，將檔案進(jìn)行信息化管理能夠大大的節(jié)約水利工程檔案資料存放所占據(jù)的空間，也不用過(guò)多的去擔(dān)心物理因素的影響。同時(shí)，筆者認(rèn)為將機(jī)密數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù)和科學(xué)監(jiān)督也能夠比傳統(tǒng)的檔案管理模式更為方便。因?yàn)椴皇敲恳环葙Y料都會(huì)完整的呈現(xiàn)在每一個(gè)人面前，知識(shí)對(duì)應(yīng)能力，對(duì)應(yīng)專(zhuān)業(yè)的呈現(xiàn)，這樣就可以最大限度的避免人員泄露因素。對(duì)于部分可公開(kāi)數(shù)據(jù)可以進(jìn)行云盤(pán)存儲(chǔ)，減少存儲(chǔ)壓力，對(duì)于機(jī)密文件進(jìn)行多重保險(xiǎn)存儲(chǔ)，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，使得不同職位的人所能夠查看的文件是不同的。同時(shí)，對(duì)于每一份資料進(jìn)行定責(zé)處理，對(duì)于有權(quán)限瀏覽機(jī)密資料的人員進(jìn)行過(guò)硬的思想素質(zhì)培訓(xùn)。

4.3 加強(qiáng)管理制度建設(shè)

要想建立一個(gè)科學(xué)的水利工程檔案管理系統(tǒng)，就必須要有科學(xué)的信息管理體制和信息管理要求。要讓每一個(gè)人分配到具體的權(quán)限。防止檔案泄露等現(xiàn)象的發(fā)生。在信息化時(shí)代之中，信息泄露現(xiàn)象是相對(duì)較為嚴(yán)重的，將所有檔案資料進(jìn)行分區(qū)管理顯然是不科學(xué)的。筆者認(rèn)為可以建設(shè)一個(gè)中心的資料庫(kù)，這個(gè)資料庫(kù)之中保存著所有的水利工程資料，給與每一個(gè)項(xiàng)目組分配不同的權(quán)限，每一個(gè)組都可以調(diào)閱本項(xiàng)目的水利工程檔案資料，但是不能夠調(diào)動(dòng)其它分組的水利工程資料，同時(shí)，細(xì)化這一個(gè)中心檔案庫(kù)之中的系統(tǒng)分類(lèi)，提升中央系統(tǒng)的軟件能力和硬件能力，也能夠很大程度避免人力財(cái)力的浪費(fèi)。

同時(shí)，對(duì)于人員管理要求也需要改變以往輪班式要求，要能夠加強(qiáng)人員和工程之間的聯(lián)系，固定具體的人員數(shù)目去從事專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目，避免過(guò)多的人員流動(dòng)，這樣能夠最大限度的減少水利工程檔案錄入工作之中的失誤。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)于錄入人員的工作監(jiān)督，加強(qiáng)督導(dǎo)小組的專(zhuān)業(yè)化建設(shè)，不能夠讓不專(zhuān)業(yè)的人去指導(dǎo)專(zhuān)業(yè)化人才，這樣容易出現(xiàn)工作失誤或者是工作漏洞。

4.4 做好標(biāo)準(zhǔn)制定，加強(qiáng)信息化層次建設(shè)

將水利工程檔案進(jìn)行信息錄入以及信息化管理是一個(gè)十分巨大的工程，首先，其標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)定以及標(biāo)準(zhǔn)錄入規(guī)則一定要能夠制定到位，設(shè)定統(tǒng)一的國(guó)標(biāo)錄入，確保標(biāo)準(zhǔn)一致。這樣才能更好的方便后期的檢查工作。同時(shí)，將所有的水利工程所能夠涉及到的學(xué)科進(jìn)行具體的類(lèi)別劃分，可以從科目大類(lèi)劃分到小類(lèi)別，依次分別從工學(xué)，建筑學(xué)，農(nóng)業(yè)等等向下劃分，這樣在錄取資料和調(diào)動(dòng)資料的時(shí)候才能夠更加方便快捷。筆者認(rèn)為，將各種資料進(jìn)行種類(lèi)劃分，分別賦予這些資料不同的保密權(quán)限和更改權(quán)限，這樣能夠避免人為的操作失誤。同時(shí)，采用一個(gè)中心庫(kù)，多個(gè)分庫(kù)模式建設(shè)，集中建設(shè)中心庫(kù)，再由各個(gè)分庫(kù)去共享中心庫(kù)資源，實(shí)現(xiàn)中心庫(kù)與子庫(kù)之間的信息流動(dòng)和調(diào)動(dòng)，能夠確保資料的完整性也能夠避免在建設(shè)過(guò)程之中的人力浪費(fèi)，提升工作效率。

4.5 加強(qiáng)多媒體設(shè)備的使用，提高錄入工作效率

水利工程檔案的錄入工作在傳統(tǒng)的檔案之中只能夠?qū)崿F(xiàn)繪圖或者打印記錄，那么在信息化高度發(fā)展之后，筆者認(rèn)為完全可以實(shí)現(xiàn)多媒體錄入，在現(xiàn)場(chǎng)錄制三維圖，將這些三維模型進(jìn)行剖析和標(biāo)注，那么在后期的維修和管理之中也能夠一眼就看出這個(gè)工程所需要進(jìn)行的工作。同時(shí)，現(xiàn)有的資源可以對(duì)于整個(gè)工程都進(jìn)行實(shí)施錄像監(jiān)督，這樣能夠避免豆腐渣工程的再次出現(xiàn)，工程質(zhì)量也能夠得到徹底的保障。這種多媒體設(shè)備的介入和使用不僅僅大大的減輕了水利檔案信息化錄入人員的壓力，也對(duì)工程的監(jiān)督和管理有著一定的益處。

但是，目前我國(guó)對(duì)于多媒體設(shè)備應(yīng)用于工程之中的意識(shí)并不高，沒(méi)有歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家的應(yīng)用意識(shí)那么強(qiáng)烈，各項(xiàng)軟件更新以及使用也相對(duì)較少，需要不斷加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)錄入工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，敢于使用，敢于創(chuàng)新，只有這樣才能夠更好地進(jìn)行水利工程檔案管理工作。

5 水利工程檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

5.1 調(diào)查方便快捷

很多時(shí)候，水利工程維修工作和檢查工作以及后期的保養(yǎng)工作都是依靠檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)的，如果一味的采用傳統(tǒng)的檔案管理，很有可能在管理工作之中出現(xiàn)一些意外或者是資料損壞現(xiàn)象，同時(shí)，這些資料的存儲(chǔ)位置以及存儲(chǔ)地址也給工作帶來(lái)了極大的不便。一旦將檔案進(jìn)行信息化管理能夠幫助施工人員在艱苦的環(huán)境之中及時(shí)的獲得一手的檔案資料，也不至于出現(xiàn)資料破損或者是資料殘缺現(xiàn)象，給水利工程項(xiàng)目推進(jìn)帶來(lái)了實(shí)質(zhì)的好處和效益。

5.2 存儲(chǔ)容易

檔案如果全部實(shí)行信息化肯定會(huì)將各種檔案上傳至電子元件或者云資源網(wǎng)址上，那么，檔案的存儲(chǔ)工作就變得相當(dāng)容易了。只需要將存儲(chǔ)檔案的硬盤(pán)進(jìn)行規(guī)格化放置，定期對(duì)其進(jìn)行考核抽查檢測(cè)。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或者器物檔案而言，信息化存儲(chǔ)物質(zhì)所占空間只是其萬(wàn)分之一，而且拷貝復(fù)制方式更加容易。這樣相對(duì)傳統(tǒng)檔案而言既不容易損失并且更加容易存儲(chǔ)。

5.3 保存安全性較高

電子檔案在其保存過(guò)程所具備的安全性能是傳統(tǒng)檔案所不具備的，即使其電子元件或者是磁盤(pán)損壞了，依舊有相應(yīng)的技術(shù)進(jìn)行回復(fù)和上傳。所以說(shuō)，其檔案管理過(guò)程之中所受到的物理環(huán)境的影響因素也是相對(duì)較少的。同時(shí)，電子檔案在錄入的過(guò)程之中所受到的環(huán)境，季節(jié)甚至是天氣的影響都可以說(shuō)是微乎其微，甚至很多時(shí)候可以利用多媒體設(shè)備進(jìn)行多維模型的實(shí)時(shí)錄入，大大節(jié)約了時(shí)間。

5.4 更新相對(duì)較為容易

將水利工程檔案進(jìn)行信息化管更有利于水利檔案的更新和完善。很多水利工程的維修工作之所以難以進(jìn)行下去是因?yàn)闄n案資料的更新很可能相對(duì)較慢。一些時(shí)候，工作人員對(duì)于檔案的更新意識(shí)以及更新資料處理沒(méi)有那么嚴(yán)苛，但是現(xiàn)在通過(guò)一個(gè)電腦就可以更改了，相對(duì)較為簡(jiǎn)單，那么管理人員也能夠更好地進(jìn)行管理和更替，人們也更容易看得懂。

6 結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景之下，檔案的信息化管理已經(jīng)逐步成為了工程檔案管理改革的趨勢(shì)，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種信息化管理模式和管理應(yīng)用將會(huì)受到越來(lái)越多人的推崇，充分利用好信息化檔案管理能夠有效地幫助檔案管理工作人員提高其管理效率，水利工程檔案錄入工作的進(jìn)一步強(qiáng)化也有了一定的保障。但是其發(fā)展過(guò)程之中依舊需要重點(diǎn)注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題和安全問(wèn)題。

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