關(guān)于企業(yè)文書檔案的管理及合理利用分析

李毅楊

摘 要：在企業(yè)管理過程中，企業(yè)文書檔案的管理非常重要，企業(yè)文書檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過程中形成的文字、音像、實(shí)物以及各種形式的歷史資料記錄，對(duì)企業(yè)乃至社會(huì)有保存利用價(jià)值。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種載體的文書檔案，是維護(hù)企業(yè)各個(gè)歷史階段的真實(shí)面貌和工作查考利用必不可少的依據(jù)，是企業(yè)管理不可忽視的組成部分，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到直接性的影響。然而，當(dāng)前不少企業(yè)存在著輕管理重生產(chǎn)、輕長(zhǎng)遠(yuǎn)重眼前等情況，導(dǎo)致企業(yè)文書檔案管理工作出現(xiàn)諸多問題，如檔案資料收集不全、制度不健全等等。本文在分析企業(yè)文書檔案管理工作所存在問題的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書檔案；管理；合理利用

由于企業(yè)在發(fā)展中產(chǎn)生的文書檔案較多，文書檔案內(nèi)容也較為復(fù)雜，無形中加大企業(yè)文書檔案管理難度，對(duì)于企業(yè)文書檔案管理順利開展也有很大的影響。而且企業(yè)檔案管理人員對(duì)于文書檔案管理模式不夠了解，僅僅按照自身意愿開展企業(yè)文書檔案管理工作。長(zhǎng)此以往必然導(dǎo)致企業(yè)文書檔案管理出現(xiàn)問題，造成企業(yè)文書檔案失去原有作用效果，對(duì)于企業(yè)綜合發(fā)展水平也有很大的影響。

1 企業(yè)文書檔案管理存在的主要問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足

現(xiàn)如今，幾乎每一個(gè)企業(yè)都在自身經(jīng)營(yíng)管理制度方面進(jìn)行了不斷創(chuàng)新，重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)工作，對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)卻有誤區(qū)，投入精力較少。在部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者看來，檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)效益的增長(zhǎng)無多大利用價(jià)值，在人力、財(cái)力、物力等方面投入不夠，認(rèn)為檔案工作可有可無，很容易做，“就是將文件按一定順序整理，然后建立臺(tái)賬嘛！”檔案工作在企業(yè)職能分配上得不到重視，職業(yè)發(fā)展沒有上升空間，一定程度上影響檔案管理人員的工作積極性，從而影響了檔案工作的良性發(fā)展。

1.2 檔案管理工作的硬件設(shè)施配備不足

企業(yè)越發(fā)展，檔案數(shù)量越多，管理的難度也就越大，但有的企業(yè)卻對(duì)檔案管理的投入不多，缺乏硬件設(shè)施。有的檔案室狹小潮濕，“六防”設(shè)備不配套，甚至缺少必備的專用工具，個(gè)別單位沒有專用檔案室，這與檔案管理的規(guī)范化是格格不入的。在這方面，大企業(yè)比小企業(yè)好，老企業(yè)比新企業(yè)好，企業(yè)比民營(yíng)企業(yè)好。

1.3 文書檔案管理水平不高

由于企業(yè)文書檔案涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，在進(jìn)行企業(yè)文書檔案管理時(shí)還存在一定難度。這就需要保證相關(guān)人員對(duì)企業(yè)文書檔案和檔案管理工作全面了解，按照規(guī)定的程序開展企業(yè)文書檔案管理工作。但是大多數(shù)企業(yè)中檔案管理人員對(duì)文書檔案不夠了解，在實(shí)施企業(yè)文書檔案管理時(shí)沒有采取適當(dāng)?shù)墓芾砟Ｊ剑哟笃髽I(yè)文書檔案管理出現(xiàn)問題的可能。而且企業(yè)也沒有按照文書檔案內(nèi)容和企業(yè)綜合發(fā)展形勢(shì)制定合理的企業(yè)文書檔案管理機(jī)制，長(zhǎng)此以往必然導(dǎo)致企業(yè)文書檔案管理水平低下，難以滿足企業(yè)正常發(fā)展需求。

2 規(guī)范企業(yè)文書檔案管理的幾點(diǎn)思考

2.1 進(jìn)一步完善文書檔案管理制度

現(xiàn)在大部分企業(yè)都已經(jīng)有自己的公文處理辦公平臺(tái)，文書檔案管理可以借助平臺(tái)設(shè)置統(tǒng)一的公文流程，從公文擬稿開始規(guī)范公文格式、審核附件是否齊全，簽字手續(xù)是否完善。這樣有了統(tǒng)一的流程，在文書檔案形成的過程就避免了很多不必要的問題，大大提高了文書檔案質(zhì)量。同時(shí)將文書檔案歸檔考核機(jī)制，納入到企業(yè)日常管理之中，對(duì)管理人員的工作態(tài)度、能力、績(jī)效進(jìn)行定期評(píng)價(jià)，進(jìn)而參照評(píng)價(jià)的結(jié)果，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度。對(duì)于工作績(jī)效突出、表現(xiàn)優(yōu)異的人員，給予精神上或是適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。而針對(duì)應(yīng)付工作的人員，則視情況進(jìn)行懲罰。

2.2 提高企業(yè)文書檔案管理水平

在進(jìn)行企業(yè)文書檔案管理時(shí)，不僅需要規(guī)劃文書檔案管理文件，還應(yīng)將文書檔案管理文件中各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處。將規(guī)章條例與企業(yè)文書檔案管理實(shí)際要求相結(jié)合，在保證各項(xiàng)規(guī)章制度合理性的同時(shí)，為推進(jìn)企業(yè)文書檔案順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)于企業(yè)發(fā)展中遺留下來的無用文書和保管期限已滿的文書檔案來說，檔案管理人員要按照文書檔案管理規(guī)定將沒有實(shí)際用處的文書檔案挑出來，按照規(guī)定程序?qū)嵤╀N毀處理。在降低企業(yè)文書檔案管理難度的同時(shí)，減少庫房占用、檔案保護(hù)費(fèi)用等。企業(yè)文書檔案具有數(shù)量龐大和分類復(fù)雜的特點(diǎn)。在進(jìn)行企業(yè)文書檔案管理時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息遺漏問題，對(duì)于企業(yè)文書檔案的完整性也有很大的影響?；诖?，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)企業(yè)文書檔案管理時(shí)可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行反復(fù)揣摩，同時(shí)制定合理的優(yōu)化改善措施，降低企業(yè)文書檔案在管理時(shí)出現(xiàn)檔案遺漏問題的可能，進(jìn)一步提升企業(yè)文書檔案管理質(zhì)量。

2.3 提高檔案信息化建設(shè)的重視度

企業(yè)必須加快檔案信息化建設(shè)工作，在硬件設(shè)施方面，需投入大量資金，積極配置建設(shè)數(shù)字化檔案館所需的掃描儀、存儲(chǔ)器等硬件設(shè)施。在軟件方便，進(jìn)一步完善信息化檔案系統(tǒng)模塊功能，充分利用多媒體信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。在管理人員方面，應(yīng)加大檔案信息化建設(shè)的培訓(xùn)力度，要求各級(jí)管理人員必須熟練掌握一體化數(shù)字檔案館系統(tǒng)，充分提升管理意識(shí)，提高信息化檔案建設(shè)的重視度。而且，在構(gòu)建文書檔案信息化管理平臺(tái)后，檔案管理部門應(yīng)該秉承著政務(wù)信息公開的原則，適度公開檔案信息，簡(jiǎn)化檔案借用、查閱的手續(xù)，擴(kuò)大檔案的利用范疇，充分實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的便捷性。

2.4 加強(qiáng)與企業(yè)各部門的溝通配合

企業(yè)文書檔案范圍廣、載體形式多樣，除各部門下發(fā)的正式紅頭文件外，在業(yè)務(wù)工作中會(huì)產(chǎn)生很多內(nèi)部文件材料。在很多人看來，文書檔案收集歸檔只與公司辦公室、黨委辦公室、工會(huì)、團(tuán)委有關(guān)，其實(shí)不然。國(guó)家檔案局10號(hào)令，對(duì)企業(yè)管理類文件歸檔范圍做出了明確規(guī)定。因此，文書檔案的收集歸檔范圍應(yīng)覆蓋企業(yè)各個(gè)部門。企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)部門職責(zé)，制定本企業(yè)的管理類文件歸檔范圍表，各部門設(shè)立兼職檔案管理人員，收集移交本部門文書檔案。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)在每年一季度之前召開有關(guān)文書檔案移交會(huì)議，對(duì)各部門檔案移交工作給予指導(dǎo)，確保企業(yè)文書檔案歸檔工作在制度規(guī)定時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量完成。

2.5 加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)

工作人員應(yīng)切實(shí)掌握各類現(xiàn)代化文書檔案管理技術(shù)，比如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，并且應(yīng)用相關(guān)軟件、硬件設(shè)施，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以提高資源利用率。部門在配置信息化系統(tǒng)及數(shù)字化設(shè)施后，應(yīng)該組織文書檔案管理人員進(jìn)行集訓(xùn)，讓其掌握文書檔案管理的信息技術(shù)，在工作時(shí)，嚴(yán)格按照工作要求，將檔案信息錄入到電子信息平臺(tái)上。而且，在信息化文書檔案管理體系中，工作人員必須樹立現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的安全防范意識(shí)，提升自己的責(zé)任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴(yán)格按照檔案安全管理方案開展日常工作，貫徹落實(shí)文書檔案管理的高度保密性原則，維護(hù)檔案擁有著的隱私。無論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任感、使命感等。

3 結(jié)語

總而言之，衡量企業(yè)管理水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，就是文書檔案管理工作水平的高低。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，就一定要認(rèn)真對(duì)當(dāng)前文書檔案管理存在的問題進(jìn)行認(rèn)真分析，從而找出應(yīng)對(duì)策略，如此才能夠更好地為企業(yè)管理奠定良好基礎(chǔ)，更好地彰顯企業(yè)良好的管理水平。

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