淺論工程建設中檔案管理工作的作用

沈艷

摘 要：建設工程項目管理工作中，檔案管理是很重要的環(huán)節(jié)，對工程質量有直接影響。通過提升工程檔案管理水平，可以保障工程項目建設的規(guī)范性和穩(wěn)定性，助力工程建設產(chǎn)業(yè)提檔升級。這就要求檔案管理工作人員能夠集中分析當前工程檔案管理工作中的問題，把握檔案管理工作要點，保證工程檔案管理的高效性和完整性，為工程建設質量提供可靠保障。

關鍵詞：工程建設；檔案管理；措施

隨著時代的發(fā)展，建設工程檔案管理工作也要順應趨勢，充分認識到建設工程檔案的重要作用和地位，使之成為工程建設、維修養(yǎng)護、改擴建、審計稽查、處理糾紛的可靠信息和有效憑證，要把握建設工程檔案資料的內容及特點，思考和探索建設工程檔案科學化管理的措施，更好地推進我國建設行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 工程建設中檔案管理工作的作用

1.1 工程檔案是城市防災、挽災、減災和戰(zhàn)爭破壞后回復重建的重要依據(jù)

建設工程檔案對防范自然災害的破壞及破壞后的恢復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害、建設損失的重要手段之一。最近頻繁發(fā)生在建工程質量事故，包括房屋、橋梁的突然垮塌，都給我們提出一個相同的課題：建設工程事故發(fā)生后憑什么來分析事故原因，認定事故責任，還原建設過程？建設過程中用什么來促進建設工程質量？如何規(guī)范建設工程管理？怎樣保留建設的真實過程？唯一的有效途徑就是工程檔案。因此，作為建設過程直接記錄的檔案是建設工程的重要組織部分，是建設工程的技術成果。

1.2 工程檔案是工程建設過程中的真實記錄，是建

設工程質量的直接反映建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、品質和安全的綜合性表述。隨著建設工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學管理思潮的發(fā)展，對建設工程質量有了嚴格的定義。即建設工程質量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合，包括適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟性、與環(huán)境協(xié)調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當人們的評價由感受性的經(jīng)驗模式上升到以數(shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時，對建設工程質量的評價是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統(tǒng)計分析為手段，進行綜合測評。

1）建設工程檔案直接反映工程的建設過程。建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設過程中，有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后人們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，人們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄對這一部分工程內容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。

2）建設工程檔案直接反映工程建設部門的整理實力。從現(xiàn)代管理科學的角度來看，建設工程檔案的質量也是建設工程質量的重要構成部分。工程檔案質量好，反映工程管理規(guī)范、反映工程管理人員素質高、反映工程質量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建設、施工各方對建設工程檔案管理都是非常重視的，重視檔案的真實性、完整性，包括施工現(xiàn)場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認真細致、精益求精了。

1.3 成為將來的工程施工起到借鑒的作用

工程檔案資料主要就是對施工過往中所采用技術以及措施和對相應的反饋信息實現(xiàn)記錄，這對于之后的相應工程能夠提供一些參考。例如，工程資料中的“竣工報告”和“施工小結”等總結的部分，會對工程相關數(shù)據(jù)信息和存在的優(yōu)缺點進行提供等，對這些提供的檔案資料進行學習和借鑒，可以為后續(xù)的工程提供可靠的依據(jù)以及信息，以此來將施工效率和質量不斷提升。

2 工程建設中檔案管理工作優(yōu)化措施

2.1 堅持與時俱進，加強領導的工程檔案管理意識

為了推動工程檔案管理工作的順利開展，領導需要加強認識。因此，領導要提升對工程檔案管理工作的認識，將其視為工程檔案管理效率提升的前提與基礎。對于領導自身，要以時代發(fā)展為前提，堅持與時俱進，積極接受新思想與新觀念，摒棄落后的管理理念，借助先進管理模式，發(fā)揮工程檔案管理工作的支持性作用，為整個管理工作的有序推進奠定基礎與保障。可以以領導為核心，組建檔案管理小組，組織檔案管理專項學習，樹立正確的檔案管理思想，將發(fā)展作為指導方針，構建更加科學與高效的檔案管理模式，建立針對性較強、切實可行的檔案管理機制，全面加工檔案管理，為整個工作的順利開展提供制度性保障。

2.2 加強建設工程檔案的數(shù)字化建設

在現(xiàn)代網(wǎng)絡技術普及的背景下，建設工程檔案管理也要加強自身的信息化、數(shù)字化建設，要建構統(tǒng)一的工程檔案信息管理機制，整合建設工程各環(huán)節(jié)的信息，強化建設工程檔案管理人員的數(shù)字化意識，充分利用信息化技術和手段，更好地推動建設工程檔案的規(guī)范化、有序化。同時，要加大建設工程檔案數(shù)字化建設的軟硬件基礎設施投入，成立相應的檔案信息數(shù)據(jù)庫，采用有效的安全措施，促進建設工程檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)。

2.3 增強資料編制的專業(yè)性和質量

1）在工程檔案資料管理中，需要由經(jīng)過培訓的專業(yè)人員進行工程檔案資料的相關工作，這樣不但可以確保資料的真實性，還能夠對一些專業(yè)性比較強度資料可以很好的理解；2）在對資料收集當中可以制定相應的規(guī)范，確保資料來源可靠，以及保證資料的真實以及完整性；3）在對資料進行編制中，需要確保編制的格式一致，對編制質量加強重視。

2.4 注重工程檔案信息的開發(fā)與利用

要對重點工程檔案信息進行及時、完整的收集，還要注重對工程檔案信息的開發(fā)和利用，要通過科學合理的工程檔案信息收集、整理、分類等工作，確保檔案資料的準確性和完整性，并將其反饋給建設工程項目技術管理人員，使之成為工程建設施工技術應用、進度調整的有效參考。同時，在建設工程檔案數(shù)字化建設的同時，先進的大數(shù)據(jù)挖掘技術的應用也可以成為工程檔案信息開發(fā)利用的有力支撐，充分突顯建設工程檔案的現(xiàn)實應用價值。另外，還要及時做好建設工程檔案的傳遞和變更記錄，使建設工程檔案的增減變動及傳遞脈絡清晰，避免出現(xiàn)建設工程檔案在傳遞和變更中的丟失、損毀或失效。

2.5 打造現(xiàn)代檔案管理人才隊伍

人員要素對工程檔案管理工作質量的影響直接而顯著，這就要求我們在進行現(xiàn)代化工程檔案管理體系建立的過程中注重對高素質管理人才隊伍的培養(yǎng)，既要提升的人才的專業(yè)知識能力，也要提升其職業(yè)素養(yǎng)，促進復合型人才培養(yǎng)目標的達成。將人才培訓作為一項常態(tài)化工作，促進人員素質提升，使其適應現(xiàn)代項目建設工作需求，提升綜合管理水平。

3 結語

隨著建設行業(yè)的飛速發(fā)展，要對建設工程檔案管理工作引起高度重視，應結合時代發(fā)展，正視新時期工程檔案管理工作的現(xiàn)實意義，明確管理實踐中的不足與問題，全面探討行之有效的應對策略，構建科學的檔案管理體系與制度，加強人員教育與培訓，加快信息化建設，切實提升工程檔案管理水平，從根本上推動建設行業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻

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