如何創(chuàng)新和完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作

鐘琳

摘 要：我們國家信息化水平在不斷的發(fā)展和進(jìn)步，以往事業(yè)單位的工作方式對現(xiàn)在新形勢下的工作不再適用，這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位在工作中要加以創(chuàng)新，對工作方式要不斷的改革，推陳出新?，F(xiàn)在我們國家的信息化進(jìn)程不斷加快，所以現(xiàn)在社會(huì)上的很多管理工作都會(huì)以信息化為基礎(chǔ)，在我們國家，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的主要工作就是為人民服務(wù)，做好這項(xiàng)工作是我們國家發(fā)展的基礎(chǔ)，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作又起到關(guān)鍵的作用，檔案管理工作是基礎(chǔ)。在我們國家經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理工作也存在一些問題，如何利用有效資源促進(jìn)檔案管理工作也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的難題，各級部門應(yīng)該不斷創(chuàng)新管理辦法，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行方法上的創(chuàng)新和完善。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

對檔案管理工作不重視。檔案管理工作也是對人員信息的提取和整合，對過去發(fā)生的行為和事件做一下保存，對未來的工作具有參考價(jià)值。檔案管理工作是整個(gè)機(jī)關(guān)單位的核心，它反映了機(jī)關(guān)人員在工作中的具體情況，是開展管理工作的理論基礎(chǔ)。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有進(jìn)行科學(xué)的管理方法，在對檔案的管理中，沒有投入大量的人力和財(cái)力，認(rèn)為管理檔案就是一種很普通的管理工作，沒有專門的人員來從事，只是讓在機(jī)關(guān)單位上班的工作人員整理，甚至還會(huì)雇傭兼職人員，認(rèn)為在需要的時(shí)候能夠查到資料就可以，忽略了檔案管理的重要性。

工作人員的綜合素質(zhì)有待提高?，F(xiàn)在很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位都存在著一個(gè)現(xiàn)象，就是沒有專門的檔案管理部門，在對檔案管理的時(shí)候，都是由機(jī)關(guān)內(nèi)部的工作人員來完成，對這項(xiàng)工作的要求不高，所以工作人員會(huì)認(rèn)為該項(xiàng)工作沒有發(fā)展前途，職位得不到提升，所以對該項(xiàng)工作就會(huì)缺乏積極性，對檔案管理的工作比較懈怠，而且工作過程中也比較安逸，也會(huì)使工作人員產(chǎn)生懶惰的心理。單位的一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作提不起重視，對管理檔案的人員缺乏培訓(xùn)，沒有對該項(xiàng)工作的積極性，也就不會(huì)產(chǎn)生學(xué)習(xí)的動(dòng)力。

檔案的信息化程度比較低。我們國家的經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，現(xiàn)在也已經(jīng)是一個(gè)信息化社會(huì)，可是有一些事業(yè)單位還跟不上國家發(fā)展的腳步，對于信息化建設(shè)方面還比較欠缺，在一些電子文檔的保存方面還存在一定的缺陷，雖然有些單位的信息化設(shè)備已經(jīng)到位，但是對檔案管理方式還做不到創(chuàng)新?，F(xiàn)在檔案信息管理工作越來越繁重，需要用發(fā)展的眼光來對待工作，在工作管理中也會(huì)出現(xiàn)越來越多的方法，可是，有一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理方式還沒有得到改進(jìn)，還是利用以前比較傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，不能針對自身發(fā)展的需要，對檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，對重要的檔案信息沒有及時(shí)地分類整理，檔案管理信息化應(yīng)該不夠，有很多的檔案資源得不到有效的應(yīng)用，管理方法比較單一，只停留在以前對檔案的收集以及保管的水平，不能對資源進(jìn)行合理的開發(fā)利用，發(fā)揮不出檔案自身的價(jià)值。

檔案歸檔內(nèi)容不完整。檔案中的材料大部分都是由本人填寫，資料非常多而且比較繁瑣，如果人事部門的審查不嚴(yán)格，就會(huì)使檔案出現(xiàn)內(nèi)容不符合實(shí)際的現(xiàn)象。有些人就會(huì)在年齡、學(xué)歷、工齡等方面填寫虛假信息，這就會(huì)產(chǎn)生實(shí)際情況與填寫的材料不符等問題，檔案信息就會(huì)有不真實(shí)的情況出現(xiàn)，在對工作人員進(jìn)行考核時(shí)就會(huì)出現(xiàn)很多問題，也會(huì)影響工作效率。

2 完善檔案管理工作的措施

建立管理體制。每一個(gè)企業(yè)都有自己的管理制度，可以約束工作者的行為，但約束不是最終目的，重要的是對自己的工作負(fù)責(zé)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位是一個(gè)為人民服務(wù)的機(jī)構(gòu)，就更要對體制管理嚴(yán)格要求，形成一個(gè)合理的管理體系，對檔案管理工作進(jìn)行定期考核，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，做到責(zé)任到人，分工明確，對檔案管理工作也要多投入一些資金，對管理制度要多加宣傳，經(jīng)常搞一些關(guān)于檔案管理辦法的集體活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

對工作人員素質(zhì)嚴(yán)格把關(guān)。在工作和生活中，要有很高的思想素質(zhì)和政治修養(yǎng)，要能吃苦并且有毅力，能堅(jiān)持長久。所以，要想完善對檔案管理的工作，就要對管理人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識以及對檔案工作的正確認(rèn)識，不僅如此，檔案工作者還應(yīng)該不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，在信息化不斷發(fā)展的今天，還要不斷接受新鮮事物，培養(yǎng)自己的信息化處理能力。

充分利用信息化管理技術(shù)。我們國家的信息化水平在不斷提高，應(yīng)充分利用發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)開展檔案工作，利用計(jì)算機(jī)和掃描技術(shù)可以把人員信息進(jìn)行快速的整理與存檔，這樣就會(huì)把信息進(jìn)行快速的應(yīng)用和傳遞。在保存檔案的同時(shí)，也要對檔案就行合理的開發(fā)利用，可以建立一個(gè)信息化平臺(tái)，這樣機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部干部可以隨時(shí)對檔案進(jìn)行資源的調(diào)取，這些檔案中的資料信息可以更加方便和快捷的進(jìn)行傳遞，也為工作人員提供了方便，提高了工作效率。

3 結(jié)束語

我們國家是一個(gè)人口大國，對資源信息的整合這項(xiàng)工作也十分艱巨，所以在檔案管理工作中，也會(huì)對工作者提出越來越高的要求，必須不斷創(chuàng)新和完善檔案管理方法，還要增加領(lǐng)導(dǎo)對該項(xiàng)工作的重視，培養(yǎng)管理方面的優(yōu)秀人才，加快檔案管理建設(shè)與信息化設(shè)備相結(jié)合的速度，在檔案管理的工作中，各級部門都應(yīng)該充分利用信息化社會(huì)所提供的便利條件，在有利條件的基礎(chǔ)上對管理方法加以創(chuàng)新，只有這樣才能對檔案管理不斷優(yōu)化，促進(jìn)檔案資源的高效利用。

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