信息化背景下檔案管理改革研究

劉小麗

摘 要：我們當(dāng)今的時(shí)代是信息的時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供了良好的條件。通過網(wǎng)絡(luò)信息及技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不但有效的提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還有效的提升了檔案資料的安全性。因此，相關(guān)的檔案管理部門一定要充分的利用網(wǎng)路信息技術(shù)來推動檔案管理工作的創(chuàng)新改革。本文就信息化背景下的檔案管理改革研究做了相關(guān)的闡述。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；改革

檔案管理工作對于任何單位來說都是尤為重要的，通過檔案管理工作的順利實(shí)施，不但能夠有效的記錄單位的發(fā)展歷史，還能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展規(guī)劃提供有效的依據(jù)。所謂的檔案管理工作就是將相關(guān)的檔案資料進(jìn)行收集、整理和保存，同時(shí)提供各項(xiàng)檔案后期服務(wù)。在當(dāng)今的信息背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)滲入到了社會的各行各業(yè)，促進(jìn)著各行各業(yè)的創(chuàng)新性發(fā)展。對于檔案管理工作而言，也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)的將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)引入到日常的工作之中，以此來有效的推動檔案管理部門的信息化發(fā)展進(jìn)程。

1 信息背景下對檔案管理實(shí)施改革的意義

在當(dāng)今的信息背景下，對檔案管理實(shí)施改革是具有重要的意義的。首先，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠更加高效的對檔案資源進(jìn)行整合。在以往開展檔案管理工作的過程中，檔案資料都是由具體的檔案管理部門進(jìn)行管理，各個(gè)部門和地區(qū)分散的檔案信息資源無法得到高效的整合，進(jìn)而對檔案資源的整合工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，不但實(shí)現(xiàn)了各個(gè)部門之間的資源共享，也有效的提升了檔案資源的整合效率，進(jìn)而為各項(xiàng)檔案后期服務(wù)的開展創(chuàng)造了良好的條件。

其次，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠有效的提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。檔案管理工作是一項(xiàng)程序繁雜的工作，不但需要對檔案資料進(jìn)行收集、整理以及保存，還需要對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和價(jià)值鑒定等操作。在以往開展檔案管理工作的過程中，不但需要投入大量的人力成本、物力成本以及時(shí)間成本，還不能夠確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率，進(jìn)而對檔案管理部門的發(fā)展造成了一定的限制。通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，一方面，有效的簡化了相關(guān)的工作程序，降低了檔案管理部門的投入成本；另一方面，有效的提升了檔案調(diào)取與檢索的效率，進(jìn)而提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

最后，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，還能夠有效的提升檔案信息資源的安全性。對于檔案管理工作而言，檔案信息資源的安全性是尤為重要的，只有確保了檔案信息資源的安全性，才能夠更好的對檔案信息資源進(jìn)行保管和利用。在以往開展檔案管理工作的過程中，檔案信息資源主要是紙質(zhì)的文件。紙質(zhì)文件在保存的過程中，很容易受到外界因素的影響，比如溫度、濕度以及人為因素等，因此，在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)文件在保存的過程中很容易出現(xiàn)損毀的情況。通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化發(fā)展。在這種情況下，不但有效的提升檔案信息資源的安全性，還為檔案信息資源的儲存創(chuàng)造了良好的條件，節(jié)省了大量的現(xiàn)實(shí)儲存空間。

2 信息化背景下檔案管理的改革措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理部門的信息化管理意識

首先，相關(guān)的檔案管理部門要不斷的加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重視程度，將強(qiáng)對網(wǎng)路信息技術(shù)的宣傳，使部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都能夠深入的認(rèn)識到網(wǎng)路信息技術(shù)在檔案管理改革過程發(fā)揮的重要作用。其次，檔案管理部門還要對現(xiàn)有的檔案管理人員開展相關(guān)的信息化管理培訓(xùn)，向其普及相關(guān)的信息化管理知識。使其能夠迅速的適應(yīng)信息化的檔案管理模式。在此過程中，一方面要確保檔案管理人員能夠熟練掌握相關(guān)的信息化管理技術(shù)；另一方面，還要使其能夠逐步的樹立起良好的信息化管理意識，使其能夠更好的去開展相關(guān)的工作，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。另外，也可以適時(shí)的引入信息管理方面的專業(yè)人才，以此來有效的提升檔案管理工作隊(duì)伍的整體實(shí)力。

2.2 科學(xué)合理的制定信息化檔案管理制度

在當(dāng)今的信息背景下，如果想要切實(shí)的推動檔案管理部門的信息化發(fā)展進(jìn)程，就要構(gòu)建出完善的信息化檔案管理制度。首先，要結(jié)合檔案管理部門的信息化發(fā)展需求來制定出相應(yīng)的信息化檔案管理規(guī)范與流程，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，以此來確保相關(guān)的檔案管理人員能夠按照制規(guī)范來開展相關(guān)的工作，進(jìn)而減少工作中的失誤，確保工作的質(zhì)量。其次，檔案理部門還要制定出相關(guān)的監(jiān)督制度，以此來確保信息化檔案管理制度的貫徹落實(shí)。另外，檔案管理部門還應(yīng)該制定出相關(guān)的工作考核制度，定期的對檔案管理人員開展工作考核，促使其嚴(yán)格的遵守信息化檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定。

2.3 構(gòu)建出完善的信息化檔案管理系統(tǒng)

首先，要對網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)予以高度的重視，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展的基礎(chǔ)保障。在此過程中，一方面要結(jié)合檔案管理部門的信息化發(fā)展需求來購置相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和應(yīng)用軟件；另一方面要充分的利用當(dāng)今現(xiàn)象的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，比如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等，以此來為檔案信息資源的數(shù)字化發(fā)展提供強(qiáng)大的助力。其次，構(gòu)建出完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，使其能夠具備較高的實(shí)用性。在此過程中，一方面要大力的推動紙質(zhì)檔案資料的數(shù)字化發(fā)展，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的信息化和數(shù)據(jù)化；另一方面，要不斷的提升檔案信息資源的使用效率，建立起相應(yīng)的檔案信息查詢平臺，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。最后，要不斷的加強(qiáng)相關(guān)的信息安全保障措施，在此過程中，一方面，要對信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，以此來消除系統(tǒng)可能存在的安全隱患；另一方面，科學(xué)合理的制定信息化檔案管理系統(tǒng)的操作權(quán)限，以此來有效的防止人為泄露信息的情況出現(xiàn)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)今的信息背景下，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來對檔案管理實(shí)施改革是具有重要的意義的。因此，相關(guān)的檔案管理部門一定要予以高度的重視，不斷的加強(qiáng)自身的信息化管理意識，制定出相應(yīng)的管理制度，構(gòu)建出完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升。

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