如何實現(xiàn)高校檔案管理一體化

摘 要：高校檔案管理一體化是檔案管理的最終目標(biāo)和要求，但是從目前的情況上來看，我國大部分高校缺乏檔案一體化管理意識，主要表現(xiàn)在信息化程度低、缺乏專業(yè)管理人才、技術(shù)手段落后等，所以導(dǎo)致高校檔案管理一體化不能夠?qū)崿F(xiàn)。本文將會針對如何實現(xiàn)高校檔案管理一體化等內(nèi)容進行具體的分析和研究，希望能夠為高校檔案管理帶來一定幫助。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；一體化；信息技術(shù)

所謂高校檔案管理一體化，實際上就是對校內(nèi)文件、檔案管理工作的一體化，兩者看似是兩個相互獨立的個體，但是實際上卻可以有機的聯(lián)系到一起。一體化檔案管理就是運用一定的工作程序，將其按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進行融合。這是高校檔案管理工作的一體化的體現(xiàn)形式，也標(biāo)志著高校檔案管理工作實現(xiàn)了個性化的發(fā)展，是提升檔案管理效率的重要基礎(chǔ)。

1 我國高效檔案管理一體化過程中存在的問題

1.1 高校檔案管理一體化意識淡薄

高校檔案管理一體化不僅僅是時代發(fā)展的需求，更是提高檔案利用率的表現(xiàn)，但是從目前情況來看，我國高校檔案管理依然存在著一些問題，因為大多數(shù)高校都比較注重教學(xué)和科研項目，對檔案管理并沒有太多的關(guān)注，所以檔案管理在人們的眼中始終是一個可有可無的“部分”，雖然學(xué)校教師嘴上說檔案管理重要，但是卻始終沒有將其應(yīng)用到實際中。教學(xué)與科研的主體都是教師，很多時候教學(xué)結(jié)果與科研結(jié)果有著相輔相成的關(guān)系，只有將兩者結(jié)合才能夠更好地促進教學(xué)體系的發(fā)展，但是事實上兩者的檔案卻“井水不犯河水”，這種“尷尬”的局面并不會發(fā)揮出檔案管理的作用，反而會增加教師們的工作量，使檔案利用率下降[1]。檔案管理意識淡薄將阻礙檔案管理一體化的發(fā)展，所以有關(guān)部門一定要對這一問題加以重視，在日常工作中，多為人們灌輸正確的思想理念，讓更多的人們認(rèn)識到檔案管理的重要性，只有這樣才能夠為檔案管理一體化發(fā)展開辟通道，為實現(xiàn)檔案的高效應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

1.2 高校檔案管理信息化程度不高

很多高校依然停留在傳統(tǒng)的檔案管理時期，也就是紙質(zhì)版的檔案管理。這與檔案管理工作者自身的管理意識也有直接的關(guān)系，在大部分高校中，檔案管理者屬于教輔人員，他們在日常工作中很少會有創(chuàng)新意識，跟不上大數(shù)據(jù)時代的需求，高校每天都會產(chǎn)生龐大的數(shù)據(jù)信息，而人們卻不能夠從這些信息中提取有價值的內(nèi)容，這將在一定程度上阻礙了高校檔案工作向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。甚至還有些高校在查閱檔案的時候依然是“一本賬”的查找方式，這種落后的檔案管理形式很難將各個院系、學(xué)校各部門、學(xué)生管理等聯(lián)系到一起，也很難實現(xiàn)資源的共享。這是如今高校檔案管理的一大難題，有關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)加以重視。

2 高校檔案管理一體化實現(xiàn)的條件

2.1 檔案管理一體化的理論基礎(chǔ)

檔案管理一體化也可以被人們認(rèn)為是“文件運動周期理論”，有關(guān)學(xué)者對該種理論體系有著詳細(xì)的介紹，也就是一個檔案從出現(xiàn)—應(yīng)用—消亡的一個過程。而這其中每一個過程都需要有相應(yīng)的管理體系，只有這樣才能夠發(fā)揮出檔案的管理和應(yīng)用價值。

2.2 高校檔案管理一體化的有利條件

從宏觀角度上來看，我國高校要想實現(xiàn)檔案管理一體化也需要具備相應(yīng)條件，如：校園網(wǎng)基礎(chǔ)上的辦公自動化、大量電子文檔的管理與利用是文檔一體化的捷徑。如今大部分校園已經(jīng)實現(xiàn)了校園網(wǎng)覆蓋，人們對于信息化技術(shù)也有了初步的了解，這些都是開展檔案管理工作一體化的有利條件，應(yīng)當(dāng)受到人們的關(guān)注和重視。

3 高校檔案管理一體化的有效路徑

3.1 樹立高校檔案管理工作“一盤棋”的指導(dǎo)思想

高校檔案管理是記錄真實信息的一種形式，一所學(xué)校如果沒有教師、學(xué)生、管理者的話，便不再是學(xué)校。同樣的道理，如果一個學(xué)校沒有教學(xué)檔案、科研檔案、圖書館檔案、行政管理檔案，那么也就不能構(gòu)成一個完整的檔案管理體系，所以在日常的工作中檔案管理者一定要有著“一盤棋”的思想，高校檔案管理一體化是時代發(fā)展的需求，更是社會進步的體現(xiàn)。相關(guān)管理者應(yīng)當(dāng)為檔案室人員樹立正確的管理思想，鼓勵人們積極、參與到檔案的收集、保管、歸檔、利用一體化的運行機制中來[2]。

3.2 改變過去重保管、輕利用的思路，變保管與利用并重

在人們傳統(tǒng)的思想中，檔案管理就是將規(guī)整好的檔案長期保管起來，很少會翻閱、查看，這種管理形式已經(jīng)失去了檔案自身的意義。如今我們要做到信息化的檔案管理體系。將檔案管理與利用并重，這樣能夠更好地發(fā)揮出檔案自身的價值。社會在變化，人們的需求也在發(fā)生著微妙的變化，高校檔案不僅僅為學(xué)校的師生服務(wù)，也為社會上的人們服務(wù)，為了能夠更好地發(fā)揮出檔案管理的價值，有關(guān)管理者還需要定期對現(xiàn)有檔案管理情況進行匯總，及時對檔案信息進行重組和創(chuàng)新，以此來滿足不同需求者的要求，從根本上實現(xiàn)“檔案管理的現(xiàn)代化，檔案管理與高校發(fā)展實現(xiàn)并駕齊驅(qū)”。

3.3 信息化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理一體化的主要標(biāo)志

二十一世紀(jì)十分注重信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，而檔案管理也不例外，高校應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的計算機檔案管理系統(tǒng)。將館藏紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)換為電子版檔案，這樣不僅僅有利于人們檢索和查閱，還能夠提高檔案的安全性，避免外界環(huán)境的影響，確保檔案管理的高效性。人們可以在此基礎(chǔ)之上建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要的目的就是為了方便人們檢索和查閱檔案，在數(shù)據(jù)庫中可以設(shè)置借閱、預(yù)約、查找、統(tǒng)計等功能，這種檔案管理體系意味著檔案已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化的發(fā)展[3]。

3.4 檔案微縮化是一體化的手段要求

檔案管理微縮化是高校檔案管理工作的重要形式，微縮化的檔案管理可以大大節(jié)省檔案存儲空間，有利于實現(xiàn)高校檔案管理自動化、一體化發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)常會存在翻閱困難、查找麻煩等問題，并且所查找的多為文字資料，不具有代表性。如今信息化技術(shù)的出現(xiàn)，可以將計算機技術(shù)與圖形、圖像、動畫、聲音和視頻等技術(shù)巧妙融合到一起，這樣所查找的檔案可以真實的反映出原貌，有利于人們利用和研究。另外檔案一體化管理還有很多其他優(yōu)勢，例如人們可以實現(xiàn)一次輸入、多次利用，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案所不具備的優(yōu)勢，這在很大程度上提高了高校檔案的利用率，可見檔案微縮化對于檔案一體化管理具有推動性作用。

4 結(jié)束語

綜上所述，本文主要論述了高校檔案管理一體化等內(nèi)容，通過分析可以發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)代化的高校檔案管理工作中，人們已經(jīng)認(rèn)識到了信息化技術(shù)的重要性，并且逐漸的將紙質(zhì)檔案替換為電子檔案，這更有利于教學(xué)、科研等工作的進行。檔案管理并不等同于檔案保存，人們在進行檔案管理的時候，也要想著如何才能夠更高效的利用這些檔案，只有真正的實現(xiàn)高校檔案一體化管理，才能夠為推動高校檔案管理做出更多的貢獻。

參考文獻

[1]程小雄，王繼偉.高校檔案、圖書工作的一體化管理實現(xiàn)分析[J].行政管理，2017（09）：109-111.

[2]王卓.論推進高校檔案管理信息一體化建設(shè)研究[J].廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院，2016（08）：121-127.

[3]劉偉麗.論高校檔案管理工作中的文檔一體化[J].管理探索，2016（08）：121-127.

作者簡介

王慧樂（1971-），女，本科，副研究館員，河南周口師范學(xué)院綜合檔案室，研究方向：檔案學(xué)研究。