淺談精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

鄭博

摘 要：文章首先簡明扼要地概括了醫(yī)院檔案管理的意義，接下來又從實際出發(fā)，指出了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的不足，例如，檔案管理體制存在漏洞，最后圍繞著“如何應(yīng)用精細(xì)化管理開展醫(yī)院檔案管理工作”展開了討論，具體內(nèi)容涉及提高工作人員的綜合素質(zhì)、建立健全檔案管理體系等方面，希望可以給有關(guān)人員以啟發(fā)，為可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；醫(yī)院檔案管理；實際應(yīng)用

作為組成醫(yī)院管理工作的重要部分，檔案管理不僅可以提高醫(yī)院的管理水平，還能夠加快醫(yī)院發(fā)展的速度。在很長一段時間內(nèi)，醫(yī)院檔案管理所遵循的理念均為粗放式管理，由此而引發(fā)的問題不僅包括檔案的損壞和丟失，還會影響到檔案管理的效果，隨著認(rèn)知水平的提高，用精細(xì)化管理替代粗放式管理的意義被越來越多的人所熟知，醫(yī)院管理者在堅持精細(xì)化管理的基礎(chǔ)上，開始對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，本文所討論內(nèi)容具有的現(xiàn)實意義自然不言而喻。

1 醫(yī)院檔案管理的意義

通常意義上所說的醫(yī)院檔案，就是指對醫(yī)院平常工作的記錄。針對醫(yī)院檔案所開展的管理工作，不但與日常工作的質(zhì)量緊密相關(guān)，還關(guān)乎醫(yī)護人員的工作效率，因此，管理人員更應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作引起充分的重視，主動將精細(xì)化管理理念與檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行結(jié)合，實踐表明，這樣做為管理效率和質(zhì)量的提升奠定了良好基礎(chǔ)[1]。另外，大數(shù)據(jù)時代的來臨，賦予了醫(yī)院檔案管理更深層次的意義，對不同類型的檔案所呈現(xiàn)出的信息進(jìn)行整理和統(tǒng)計，能夠為醫(yī)院內(nèi)部各項工作的開展提供數(shù)據(jù)支持，工作質(zhì)量自然會隨之提高。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的不足

2.1 人員素質(zhì)和水平參差不齊

由于醫(yī)院的作用主要是為人們的生命質(zhì)量提供保障，因此，人們對醫(yī)院及醫(yī)護人員的要求，更多地體現(xiàn)在專業(yè)技術(shù)方面，對檔案進(jìn)行管理的意義因此而受到了忽略，工作的特殊性決定了醫(yī)院檔案涵蓋的內(nèi)容十分繁瑣，管理工作需要滿足的要求自然極為精細(xì)，可以說普通的管理人員不僅無法做到對醫(yī)院檔案進(jìn)行高效管理，還會導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失或是資源系統(tǒng)錯誤情況的出現(xiàn)，最終給醫(yī)院的工作效率帶來影響。

2.2 檔案管理體制存在漏洞

經(jīng)營管理的重要性已經(jīng)為越來越多的醫(yī)院所熟知，管理者在制定有關(guān)制度時，往往會將經(jīng)濟效益作為出發(fā)點，卻沒有在檔案管理方面投入應(yīng)有的時間和精力，導(dǎo)致管理人員在日常工作中缺少應(yīng)有的約束力，工作質(zhì)量自然會受到影響。除此之外，學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)為醫(yī)院檔案，也就是說，如果檔案管理工作無法取得和預(yù)期相符的效果，無論是后續(xù)醫(yī)療工作還是醫(yī)院自身的發(fā)展，均會受到不同程度的影響[2]。

3 如何應(yīng)用精細(xì)化管理開展醫(yī)院檔案管理工作

3.1 提高工作人員的綜合素質(zhì)

由于在很長一段時間內(nèi)，醫(yī)院檔案管理工作都沒有引起有關(guān)人員的重視，因此，在醫(yī)院內(nèi)部從事相關(guān)工作的人員，往往存在綜合素質(zhì)參差不齊的情況，所掌握檔案管理的知識和技能也并不完善，檔案管理自然無法取得應(yīng)有的效果。解決該問題的關(guān)鍵是從精細(xì)化管理的角度出發(fā)，對檔案人員進(jìn)行管理，保證其具備與醫(yī)院檔案管理工作所提出要求相符的綜合素質(zhì)。首先，在選拔檔案管理人員時，醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)將本專業(yè)人才作為首選，這樣做的原因是通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，本專業(yè)人才通常具備相對完善的專業(yè)知識和技能，可以達(dá)到崗位提出的諸多要求，工作質(zhì)量自然會得到保證，當(dāng)然，道德修養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)和法律意識同樣應(yīng)當(dāng)被作為檔案管理人才的篩選條件，在經(jīng)過綜合考察后，各方面均達(dá)到有關(guān)要求的人才就可以獲得這份工作；其次，醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)明確定期開展技術(shù)培訓(xùn)活動的重要性，從實際出發(fā)，將專項培訓(xùn)與按需培訓(xùn)相結(jié)合，根據(jù)工作人員所表現(xiàn)出的技術(shù)水平和存在的問題，制定培訓(xùn)內(nèi)容和措施，將側(cè)重點放在對檔案管理或是信息技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)的方面，保證經(jīng)過培訓(xùn)后所開展的檔案管理工作，具有比過去更高的質(zhì)量和效率；最后，建立健全績效考核體系，將考核工作與檔案管理的各個環(huán)節(jié)相結(jié)合，根據(jù)工作人員的責(zé)任意識、服務(wù)態(tài)度和管理能力，從精神和物質(zhì)兩個方面，制定并落實獎懲措施，充分激發(fā)工作人員積極性，使醫(yī)院檔案管理的水平得到應(yīng)有的提升。

3.2 對醫(yī)院檔案的整理、歸檔工作進(jìn)行精細(xì)化管理

在精細(xì)化管理理念指導(dǎo)下所開展的醫(yī)院檔案管理工作，要想取得和預(yù)期相符的效果，前提是保證檔案的完整性、科學(xué)性，在此基礎(chǔ)上，管理人員方可根據(jù)檔案類型，確定相應(yīng)的管理方法，在最大程度上提高檔案類別具有的清晰性。在工作開展的過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記錄對不同等級、類別檔案進(jìn)行歸檔的過程，這樣做能夠降低檔案出現(xiàn)損壞、丟失等問題的幾率，后期對其加以應(yīng)用時，自然更加便利。除此之外，還需要應(yīng)用精細(xì)化的方式對醫(yī)院檔案進(jìn)行歸檔，保證歸檔后的檔案井井有條，在此基礎(chǔ)上，對醫(yī)院檔案管理所依托的模式加以完善，強化工作人員的管理水平，使醫(yī)療工作得以順利進(jìn)行。

3.3 調(diào)整檔案管理方法，使其更加符合實際

傳統(tǒng)的檔案管理模式較為粗放，限制性問題始終存在，不同等級、類別檔案所適用的管理標(biāo)準(zhǔn)往往具有一定的差別，正是因為如此，檔案管理工作才呈現(xiàn)出了較為明顯的盲目性和隨意性特征，混亂的檔案管理，不僅會使檔案數(shù)據(jù)損壞、丟失或泄露，還會直接影響到工作的效果。要想從根本上解決該問題，關(guān)鍵是從精細(xì)化管理的角度出發(fā)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念、調(diào)整檔案管理方法。首先，醫(yī)院往往擁有大量的檔案資料，因此，在對其進(jìn)行收集時，管理人員應(yīng)當(dāng)以特定的順序為依據(jù)，詳細(xì)記錄收集的時間、數(shù)量還有內(nèi)容；其次，在對檔案進(jìn)行歸檔管理時，屬于同類別的檔案，應(yīng)當(dāng)在排序后被收納到一起，這樣做的目的是提高歸檔工作的規(guī)范性，當(dāng)然，在歸檔過程中，醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)選派專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，從根本上避免疏漏或是疏忽影響到檔案完整性的情況出現(xiàn)；最后，有關(guān)人員需要在獲得部門批準(zhǔn)后，方可對檔案進(jìn)行借閱，管理人員則需要詳細(xì)記錄檔案的借閱人、借閱時間和歸還時間，杜絕不及時歸檔或是檔案丟失問題的出現(xiàn)，隨著檔案管理所具有安全性的提升，該項工作的綜合價值也會得到較為全面的發(fā)揮[3]。

3.4 建立健全檔案管理體系

建立健全檔案管理體系的目的主要是提高檔案管理工作具有的規(guī)范性。醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)從實際出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)行《檔案法》中涉及到醫(yī)院檔案管理的法律法規(guī)，調(diào)整所制定檔案管理機制，保證其完善性。在走訪各大醫(yī)院的過程中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段，多數(shù)醫(yī)院在檔案管理的過程中，仍舊面臨著缺乏規(guī)范性、人員職能意識淺薄等問題，由此而引發(fā)的不利影響更是難以被忽視，因此，這就要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)負(fù)責(zé)人和管理人員聯(lián)手，構(gòu)建起以檔案管理為主要工作內(nèi)容的小組，在此基礎(chǔ)上，接受專業(yè)管理組織、專業(yè)管理人員提供的幫助，使建立健全檔案管理體系的目標(biāo)成為現(xiàn)實。

4 結(jié)論

綜上所述，由于醫(yī)院檔案與醫(yī)院發(fā)展間存在著緊密的聯(lián)系，因此，如何對檔案進(jìn)行有效管理，保證其所具有的價值能夠得到應(yīng)有的發(fā)掘，自然成為各大醫(yī)院考慮的重點。處于飛速發(fā)展?fàn)顟B(tài)下的當(dāng)今社會，對醫(yī)院檔案管理工作具有的精細(xì)化程度提出了更高的要求，因此，將精細(xì)化管理理念作為指導(dǎo)思想，結(jié)合實際情況，對管理的方法和手段進(jìn)行探索，保證相關(guān)工作具有更高的質(zhì)量及效率，就成為了實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)

[1]朱曉偉.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析[J].陜西檔案，2018（03）：33-34.

[2]汪艷.精細(xì)化管理在醫(yī)院病案管理中的應(yīng)用研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（24）：62.

[3]崖嶄嶄.醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院精細(xì)化管理中的應(yīng)用探析[J].白求恩醫(yī)學(xué)雜志，2017，15（04）：516-518.