對大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理模式變化的研究

蔣曉瑋

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案數(shù)據(jù)管理以指數(shù)式速度增長，在這一背景下，檔案管理部門在管理、服務(wù)、決策、信息提供等方面的職責(zé)內(nèi)容越來越創(chuàng)新化、數(shù)據(jù)化、信息化，為檔案管理部門的管理模式帶來了沖擊，為此我們針對大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理模式變化進(jìn)行研究，旨在為今后的相關(guān)研究提供理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；模式變化

1 檔案管理引入大數(shù)據(jù)技術(shù)的必然性

在企業(yè)的快速發(fā)展建設(shè)進(jìn)程中，以往各企業(yè)檔案信息都在對應(yīng)檔案室中存儲，但是由于相關(guān)人才缺乏、技術(shù)不成熟、相關(guān)設(shè)施配備不足的原因，使得相關(guān)檔案信息無法得到及時(shí)、有效、合理的應(yīng)用，而被遺忘在檔案室中。而大數(shù)據(jù)的引入可以顯著提升檔案管理的效率，還能夠在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對大量數(shù)據(jù)信息的高速處理。而且，傳統(tǒng)檔案保存所采用的紙質(zhì)材料成本較高，大數(shù)據(jù)檔案的保存使用的則是數(shù)據(jù)庫信息，不僅降低了整個(gè)檔案管理工作的成本，還降低了檔案的保存成本。

再者，傳統(tǒng)形式的檔案管理直接導(dǎo)致了檔案信息利用率的低下，使企業(yè)的往年檔案基本處于被動使用狀態(tài)，長期的檔案信息沉淀，就無法充分利用和分析信息數(shù)據(jù)，也就無法配套技術(shù)工具去挖掘新的檔案信息，以及尋找檔案信息中的問題和特殊內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過云手段從大量信息中自動搜索藏于其中的信息，可以將一大批看似雜亂無章的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有序提煉和篩選，進(jìn)而將分析得出的數(shù)據(jù)好好被使用，將以往沉積在檔案室中的檔案變成鮮活的內(nèi)容，主動為我們所服務(wù)?？梢?，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理模式的變化具有積極的現(xiàn)實(shí)性和時(shí)代發(fā)展的必然性。

2 大數(shù)據(jù)在當(dāng)前檔案管理工作中的優(yōu)勢

2.1 提高檔案管理效率

大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)提高了檔案管理的實(shí)際效率，顯著降低檔案管理的成本支出，大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)的處理能力有了很大的提高，在檔案管理工作中，能夠很快處理大量數(shù)據(jù)信息，不僅提高了速度、節(jié)省了人力、物力，也在很大程度上為企業(yè)帶來了益處。

傳統(tǒng)的檔案管理工作大都采用紙質(zhì)，存儲這些檔案信息不僅需要較大的存儲空間，還要保證環(huán)境的適宜，否則檔案資料可能損毀。再者隨著檔案管理量的增加，檔案管理難度也持續(xù)加大。大數(shù)據(jù)技術(shù)將信息存儲在數(shù)據(jù)庫中，可以對信息進(jìn)行整體分類，這樣可以更好對檔案進(jìn)行查詢、修改和傳輸，節(jié)約了空間成本，也提高了數(shù)據(jù)信息的安全性。

2.2 提高檔案保存質(zhì)量

大數(shù)據(jù)在很大程度上提高了檔案的保存質(zhì)量，這些檔案成為數(shù)據(jù)信息后，具有了移動性和永久性的特點(diǎn)，可以更加方便的攜帶和傳輸，而且檔案信息在大數(shù)據(jù)背景下采取加密處理，可以有效避免信息泄露，還可以有效避免檔案文字信息變得模糊，若檔案袋損毀還會造成紙質(zhì)老化，也會導(dǎo)致檔案信息的丟失，而運(yùn)用大數(shù)據(jù)保存的檔案數(shù)據(jù)，其安全性更高。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變化

3.1 管理體系的變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)量呈指數(shù)量增加，對檔案的服務(wù)水平和信息要求也更高，檔案管理是要實(shí)現(xiàn)所有檔案信息的歸檔處理，但是迫于當(dāng)前人力、物力、財(cái)力的束縛，傳統(tǒng)管理體系對于信息的甄別、歸檔、保留，會導(dǎo)致一定信息的丟失和損毀。因此傳統(tǒng)技術(shù)下的檔案管理已經(jīng)無法處理如此龐大的信息量，檔案管理者應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，轉(zhuǎn)變管理模式。同時(shí)，檔案管理者要轉(zhuǎn)變思想，積極梳理大數(shù)據(jù)觀念，充分利用計(jì)算機(jī)，對數(shù)據(jù)去糙取精，總結(jié)體現(xiàn)行業(yè)從技術(shù)型向服務(wù)型的積極轉(zhuǎn)變，更好的為群眾服務(wù)。

3.2 行政管理的變化

檔案管理最初出現(xiàn)在政府行政部門，在國家的改革過程中將實(shí)現(xiàn)政企的逐漸分離，檔案部門從最初的輔助性部門轉(zhuǎn)變?yōu)榱水?dāng)前的指導(dǎo)性部門，強(qiáng)化了自身的行政管理職能，對應(yīng)的行政管理體系發(fā)生了變化。以往具有檔案信息的一般為機(jī)關(guān)事業(yè)單位和社會團(tuán)體對檔案進(jìn)行的專業(yè)指導(dǎo)和服務(wù)。而大數(shù)據(jù)的來臨，使得這一工作不僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，信息多轉(zhuǎn)換為了電子數(shù)據(jù)，這樣行政職能的轉(zhuǎn)變就需要檔案管理人員積極提升自身的業(yè)務(wù)水平和技能，進(jìn)而更好的提供服務(wù)。此外，以往的檔案部門信息多是保密的，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，提倡檔案信息資源的共享，很多信息可以對大眾進(jìn)行開放式共享，實(shí)現(xiàn)共享共用。

3.3 數(shù)據(jù)資源的變化

豐富的檔案藏儲資源是檔案管理部門開展工作的優(yōu)勢和基礎(chǔ)，也是檔案部門提供服務(wù)的資本。在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息井噴式增長，相應(yīng)數(shù)據(jù)材料也激增。檔案數(shù)據(jù)方面內(nèi)容更加豐富，數(shù)據(jù)的類型也變得更多，用戶可以根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行信息的查找、預(yù)覽等，檔案數(shù)據(jù)的處理逐漸脫離了人工的操作管理，而朝著自動化、需求化、快速化的方向發(fā)展，進(jìn)而發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)了檔案信息的權(quán)威與高效作用。

3.4 檔案安全的變化

檔案信息是指導(dǎo)宏觀政策和微觀服務(wù)的重要資源，其安全性要求非常高，關(guān)系到國家和人民的各項(xiàng)利益。大數(shù)據(jù)時(shí)代以其數(shù)量之多、種類之多、速度之快等特點(diǎn)使檔案信息安全面臨諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在大數(shù)據(jù)背景下檔案的保管方面要注意防止存儲介質(zhì)的磨損和震蕩。在應(yīng)急應(yīng)變方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下應(yīng)急應(yīng)變管理要制定更為精細(xì)的方案，避免因突發(fā)事件引發(fā)的各類檔案損失可能。在技術(shù)方面綜合運(yùn)用數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)和防入侵檢測等信息安全手段，排除對檔案信息安全構(gòu)成的威脅，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性、安全性。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，是對檔案管理工作的重要挑戰(zhàn)，但更是一個(gè)機(jī)遇。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的持續(xù)發(fā)力，大數(shù)據(jù)一定會在檔案管理工作中表現(xiàn)出更為廣闊的作用。檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代的重生與發(fā)展，檔案中的巨大信息財(cái)富會真正為人們所利用。

參考文獻(xiàn)

[1]趙新芳.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案館的數(shù)字化發(fā)展[J].城建檔案，2018.

[2]遲軍利.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2017.

[3]葉曉紅.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的轉(zhuǎn)變[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017.