從兩則案例探析外貿(mào)樣品寄送的注意事項(xiàng)

陸改紅

摘 要：樣品是外貿(mào)實(shí)踐工作中買賣雙方用于確定產(chǎn)品質(zhì)量的常用方法，賣方通常選擇國際快遞寄送樣品給買方，實(shí)現(xiàn)樣品從賣方到買方的轉(zhuǎn)移。但是由于很多賣方及其銷售人員缺少國際快遞寄送及跟進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)常在樣品寄送費(fèi)用及目的地稅費(fèi)確認(rèn)方面出現(xiàn)問題，導(dǎo)致樣品不能按照計(jì)劃及時(shí)、完好的到達(dá)買方手里，并因此導(dǎo)致需要憑樣品確認(rèn)產(chǎn)品質(zhì)量的訂單流產(chǎn)。所以如何確認(rèn)樣品國際快遞費(fèi)用并跟進(jìn)樣品運(yùn)輸軌跡，保證樣品及時(shí)送到買方手里值得研究。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)樣品；國際快遞；寄送；注意事項(xiàng)

外貿(mào)實(shí)踐工作中，在最終締結(jié)合同之前或是締結(jié)合同后大貨生產(chǎn)開始之前，很多買方都會(huì)要求賣方寄送樣品用來確認(rèn)擬成交或是已成交的產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。然而由于很多賣方的銷售人員缺少樣品國際快遞寄送及跟進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)常在樣品寄送費(fèi)用、目的地稅費(fèi)支付、樣品包裝、樣品轉(zhuǎn)運(yùn)軌跡跟進(jìn)等方面出現(xiàn)問題，以致于精心準(zhǔn)備的樣品不能按照計(jì)劃及時(shí)、完好的從賣方轉(zhuǎn)移到買方。其結(jié)果不僅會(huì)導(dǎo)致給賣方所承擔(dān)費(fèi)用的增加，更會(huì)進(jìn)一步影響到相關(guān)訂單確認(rèn)及最終歸屬。本文將通過2則買方拒付樣品寄送費(fèi)用（快遞費(fèi)、目的地稅費(fèi)）案例，來具體分析和闡述通過國際快遞寄送外貿(mào)樣品的注意事項(xiàng)，希望可以給缺少外貿(mào)樣品寄送經(jīng)驗(yàn)的賣方帶來一定的啟示和幫助。

一、案例簡介

（一）巴西買方拒絕支付樣品在目的地稅費(fèi)案

2018年9月20日，廣州來?；w有限公司（以下簡稱“來?；w”）與一巴西買方經(jīng)過一周溝通后，買方要求來?；w寄送樣品進(jìn)行測試和確認(rèn)。由于之前溝通中充分感受了買方的專業(yè)和誠意，同時(shí)買方所需樣品成本只有200元左右，為了顯示己方的誠意，來?；w在9月29日，在己方承擔(dān)樣品費(fèi)和運(yùn)費(fèi)（1300元）的情況下直接給巴西買方寄送了樣品。在快遞運(yùn)單稅費(fèi)相關(guān)欄目，來福化纖根據(jù)慣例選擇快遞運(yùn)費(fèi)由己方承擔(dān)，目的地關(guān)稅等費(fèi)用（如有）由買方在收件時(shí)自行支付。國慶假期過后，10月8日來?；w業(yè)務(wù)人員查看樣品狀態(tài)時(shí)顯示樣品已經(jīng)抵達(dá)巴西，但是后期由于工作疏忽，沒有對(duì)樣品的轉(zhuǎn)運(yùn)狀態(tài)繼續(xù)跟進(jìn)。10月24日，來?；w收到中國當(dāng)?shù)豒PS電話，告知由于巴西買方拒絕支付樣品在目的港產(chǎn)生的關(guān)稅等費(fèi)用，導(dǎo)致樣品不能正常派送，要想繼續(xù)派送，需要改為發(fā)件人來福化纖支付，折合人民幣1260元，否則將退回樣品（退運(yùn)費(fèi)用也要由來?；w承擔(dān)）?？紤]到退運(yùn)樣品的費(fèi)用以及與買方潛在成交的可能性，來福化纖最終決定由己方支付樣品在目的港產(chǎn)生的相應(yīng)費(fèi)用，并向當(dāng)?shù)豒PS出具了加蓋公章的付款保函，同時(shí)要求當(dāng)?shù)豒PS聯(lián)系巴西UPS盡快派送樣品，以使客戶盡早收到樣品，確認(rèn)訂單相關(guān)事宜。

（二）美國買方因樣品破損在快遞費(fèi)賬單到期后拒付案

2018年初，廣東迪卡貿(mào)易有限公司（以下簡稱“迪卡貿(mào)易”）與一美國買方進(jìn)行陶瓷變色杯磋商談判進(jìn)入樣品制作階段，由于需要定制買方變色圖案，迪卡貿(mào)易向買方收取了200美金的樣品制作費(fèi)用，同時(shí)約定快遞費(fèi)及目的地關(guān)稅等稅費(fèi)憑買方提供的UPS賬號(hào)到付。確認(rèn)后迪卡貿(mào)易讓合作工廠進(jìn)行了樣品制作，由于買方需要樣品時(shí)間很緊，且迪卡貿(mào)易與合作工廠不在同一城市，為了省下樣品寄往迪卡貿(mào)易的時(shí)間（約3天），在合作工廠樣品制作完成后，迪卡貿(mào)易要求合作工廠以己方名義直接寄送樣品，并通過己方UPS賬號(hào)安排了異地取件。買方收到樣品后，反映由于樣品包裝沒有采取必要的隔墊及防震措施，致使收到的陶瓷杯樣品發(fā)生破損，沒有辦法送交最終客戶做變色測試，已經(jīng)把訂單下給了其他供應(yīng)商。另外在樣品寄出后的第2個(gè)月，收到中國當(dāng)?shù)豒PS通知，反映上一票寄送樣品的快遞費(fèi)及關(guān)稅買方拒付，需要由寄送方迪卡貿(mào)易支付。由于寄送樣品時(shí)用己方賬戶做了擔(dān)保，為了避免不必要的麻煩，最終迪卡貿(mào)易對(duì)相應(yīng)費(fèi)用做了補(bǔ)償。

二、案例分析

在上文提及的兩則案例中，都因賣方在樣品國際快遞寄送工作上存在一定的瑕疵，導(dǎo)致樣品未能及時(shí)、完好的到達(dá)買方手里，并最終影響到訂單的確認(rèn)。但是在具體操作及問題上也有一定的不同，巴西買方拒絕支付樣品在目的地稅費(fèi)案中有買方不按照慣例辦事的一部分原因，而美國買方因樣品破損在快遞費(fèi)賬單到期后拒付案中則完全是賣方對(duì)樣品包裝不當(dāng)導(dǎo)致，具體分析如下。

在案例一，即巴西買方拒絕支付樣品在目的地稅費(fèi)案中，買方因?yàn)樾枰獮闃悠分Ц栋P(guān)稅在內(nèi)的大額稅費(fèi)而拒收樣品，導(dǎo)致樣品沒能被及時(shí)派送。盡管由買方（收件人）在目的地支付關(guān)稅等稅費(fèi)是一種慣例（一般賣方發(fā)件時(shí)很難確認(rèn)目的地將要產(chǎn)生的費(fèi)用），但是個(gè)別比較強(qiáng)勢(shì)或是對(duì)此慣例缺少了解的國外買方，在快遞公司通知收取樣品需要支付大額稅費(fèi)時(shí)第一反應(yīng)就是拒付，尤其是在樣品金額或是價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于此稅費(fèi)時(shí)?？陀^地說，本案中樣品未能被及時(shí)派送更多的是買方不按照慣例辦事所致。但是慣例只是一種約定俗成的做法，不能要求所有人都知道，更不能要求所有人都遵守。所以本案中來?；w沒有在寄送樣品之前提醒并與買方確認(rèn)目的地稅費(fèi)情況，也是導(dǎo)致買方拒付目的地稅費(fèi)的一個(gè)主要原因。因?yàn)橘I方進(jìn)口采購人員很有可能沒有對(duì)此稅費(fèi)按照其公司財(cái)務(wù)制度報(bào)預(yù)算和申請(qǐng)，也就沒有辦法進(jìn)行支付，這一點(diǎn)需要引起賣方注意。此外，賣方?jīng)]能及時(shí)對(duì)通過國際快遞寄送的樣品的轉(zhuǎn)運(yùn)軌跡進(jìn)行查詢和跟進(jìn)，是導(dǎo)致樣品被延遲近20天才最終被派送的直接原因，同樣需要引起注意。

在案例二，即美國買方因樣品破損在快遞費(fèi)賬單到期后拒付案中，買方因?yàn)槭盏狡茡p樣品而在其快遞費(fèi)用賬單到期后選擇拒付，在一定程度上也是買方對(duì)賣方寄送樣品不負(fù)責(zé)任的行為的一種無聲抗議。樣品破損的直接原因是包裝不具有適用性，沒能起到有效保護(hù)里面樣品的作用，根本原因則是作為賣方的迪卡貿(mào)易對(duì)樣品以及樣品包裝重視不夠，沒能在樣品發(fā)出之前親自確認(rèn)過合作工廠對(duì)樣品的包裝是否合適，是否足夠保護(hù)里面的產(chǎn)品。根據(jù)筆者與眾多買方的溝通經(jīng)驗(yàn)來看，對(duì)于他們而言，寄送樣品除了要對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行測試和判定之外，還會(huì)通過樣品生產(chǎn)以及樣品寄送工作來判斷賣方的生產(chǎn)能力以及可靠性，類似本案中的情況對(duì)于買方來說則不是單純的包裝問題，而是態(tài)度與可靠性問題，所以賣方同樣需要對(duì)此引起重視，清楚整個(gè)樣品生產(chǎn)及寄送過程中任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)影響買方對(duì)賣方的可靠性判斷，并最終影響到買方把訂單下給哪一個(gè)賣方的決定。

三、幾點(diǎn)啟示

（一）提前與買方確認(rèn)目的地稅費(fèi)支付問題

外貿(mào)實(shí)踐工作中，樣品到達(dá)目的地后被海關(guān)要求繳納關(guān)稅的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，盡管作為一種默認(rèn)的慣例，不管快遞費(fèi)由誰支付，在目的港產(chǎn)生的稅費(fèi)都是由買方承擔(dān)。但是這種默認(rèn)的慣例并不是法律，也就不能強(qiáng)制遵守。為了避免不必要的麻煩，賣方在寄送樣品之前就有必要與買方確認(rèn)好目的地稅費(fèi)支付的情況，提醒買方即使己方支付了快遞費(fèi)，樣品到達(dá)目的地后仍然可能被其當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)征收關(guān)稅，甚至可能產(chǎn)生其他額外的費(fèi)用（如改變派送地址的額外收費(fèi)），這些費(fèi)用將由買方在收件時(shí)支付。同時(shí)將計(jì)劃寄送樣品的名稱、海關(guān)編碼、毛重、體積、申報(bào)金額、運(yùn)費(fèi)金額以及承運(yùn)快遞公司名稱告知買方，讓買方與承運(yùn)快遞公司在其所在地的當(dāng)?shù)胤植看_認(rèn)在目的地可能產(chǎn)生的稅費(fèi)，尤其在樣品本身價(jià)值較低而稅費(fèi)較高的情況下，讓其提前做到心中有數(shù)或者提前根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度申請(qǐng)預(yù)算，避免最后因?qū)嶋H稅費(fèi)高出預(yù)期而拒付現(xiàn)象的發(fā)生。在買方已經(jīng)清楚了解收取樣品時(shí)需要支付的稅費(fèi)金額并確認(rèn)后，賣方才能最終寄出樣品。

（二）提前與買方確認(rèn)形式發(fā)票上所顯示的金額

通常來說寄送樣品時(shí)，承運(yùn)快遞都會(huì)要求發(fā)件人（賣方）提供形式發(fā)票（Proforma Invoice）以便確認(rèn)申報(bào)價(jià)值并據(jù)此報(bào)關(guān)及繳納關(guān)稅（如有）。同時(shí)幾乎所有國家關(guān)稅征收的基數(shù)都是到岸價(jià)，也就是含快遞費(fèi)的價(jià)格進(jìn)行征稅，所以形式發(fā)票上樣品本身以及快遞費(fèi)金額都會(huì)影響到到岸價(jià)，并最終影響到關(guān)稅等稅費(fèi)。理論上說整體金額越高，買方收樣品時(shí)可能承擔(dān)的稅費(fèi)就越多，海關(guān)要求扣貨繳稅的概率就越大。尤其是東歐、拉美、南美等地區(qū)國家對(duì)進(jìn)出境物品免申報(bào)額度較低，一般超過30美金可能就要求正式申報(bào)并繳稅，所以通常形式發(fā)票上顯示的樣品金額最好低于30美金，并且注明SAMPLES， NO COMMERCAIL VALUE（樣品，無商業(yè)價(jià)值）字樣，既能使樣品免申報(bào)通關(guān)，也能節(jié)省關(guān)稅等稅費(fèi)。但是低值申報(bào)如果被買方當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)發(fā)現(xiàn)則可能被重新估價(jià)，除了按照估價(jià)繳納關(guān)稅外還有可能產(chǎn)生罰款，給買方帶來更大的不便。所以對(duì)于賣方來說最好的辦法就是提前做好樣品寄送時(shí)所需形式發(fā)票，在上面顯示通用的產(chǎn)品品名、海關(guān)編碼以及實(shí)際的樣品與運(yùn)費(fèi)金額，同時(shí)告知買方上述信息可以按照買方的具體要求進(jìn)行更改，以方便其在目的地清關(guān)。按照買方最終要求制作形式發(fā)票，就可有效避免申報(bào)價(jià)值過高或是過低可能給買方帶來的不便。

（三）選用適當(dāng)?shù)目爝f承運(yùn)公司寄送樣品

目前寄送國際快遞有通過EMS、DHL、UPS、TNT、FEDEX五大快遞直接寄送之外，還可以通過一些專線快遞或是快遞代理公司（最終仍然要轉(zhuǎn)給五大快遞）進(jìn)行寄送。五大快遞都有各自的優(yōu)勢(shì)航線和特色，視具體目的地選擇特定公司直寄，服務(wù)和時(shí)效都有保證，但是費(fèi)用較高；專線或是快遞代理公司轉(zhuǎn)寄費(fèi)用相對(duì)較低，但是服務(wù)、時(shí)效、安全性較差。所以在賣方支付快遞費(fèi)的情況下（包括賣方自行承擔(dān)快遞費(fèi)或是買方已經(jīng)提前以其他方式支付快遞費(fèi)2種情況），賣方在寄出樣品之前有必要對(duì)上文提及的承運(yùn)快遞公司進(jìn)行詢價(jià)以及對(duì)比分析，選擇相對(duì)合適的承運(yùn)快遞公司寄送樣品。通常在要求時(shí)效的情況下，可以選擇五大快遞中EMS（時(shí)效相對(duì)比其他四家慢）以外的優(yōu)勢(shì)航線。如果時(shí)效要求不高，可以考慮專線或是快遞代理公司寄送樣品：一是運(yùn)費(fèi)相對(duì)較低，目的地海關(guān)征稅基數(shù)的到岸價(jià)自然就低，有機(jī)會(huì)免申報(bào)或是申報(bào)時(shí)少繳納關(guān)稅；二是很多專線快遞或是快遞代理公司提供“雙清服務(wù)”，即在起運(yùn)地和目的地都提供包清關(guān)服務(wù)，而且通常報(bào)價(jià)為一口價(jià)，報(bào)價(jià)中已經(jīng)包含清關(guān)以及關(guān)稅，便于出口核算樣品寄送成本，更不會(huì)出現(xiàn)買方因大額關(guān)稅而拒付、拒收的問題。

（四）及時(shí)跟進(jìn)樣品的轉(zhuǎn)運(yùn)及簽收狀況

樣品寄送后要根據(jù)單號(hào)及時(shí)到快遞公司的官網(wǎng)上查詢樣品的轉(zhuǎn)運(yùn)狀態(tài)，在樣品到達(dá)買方所在國后要及時(shí)聯(lián)系買方支付相應(yīng)稅費(fèi)（如有）并聯(lián)系快遞公司派送樣品。在案例一中，來?；w在10月8日查詢到樣品已經(jīng)到達(dá)巴西，10月9日快遞公司就已經(jīng)聯(lián)系收件人支付費(fèi)用派送快遞。如果來?；w能夠在10月9日、10日持續(xù)跟進(jìn)就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)樣品沒能被正常派送，就能及時(shí)與買方確認(rèn)問題所在，視情況及時(shí)轉(zhuǎn)為己方支付目的地稅費(fèi)，而不是等到10月24日，通過本地快遞公司的通知才知道買方拒絕支付目的地稅費(fèi)問題。不僅要由己方支付費(fèi)用，也影響了樣品及時(shí)到達(dá)買方手里的時(shí)間，在沒有節(jié)省任何費(fèi)用的情況下，影響了最初寄送樣品的目的，耽誤進(jìn)一步商談合同的進(jìn)程。筆者認(rèn)為，外貿(mào)實(shí)踐工作中樣品寄送后有2個(gè)重要跟進(jìn)時(shí)點(diǎn)：一是樣品寄出后的第二天，查看（登陸快遞公司網(wǎng)站輸入單號(hào)查詢）樣品的最終目的地是否正確，尤其是寄往沒有郵編的國家或是地區(qū)，以防運(yùn)往錯(cuò)誤的目的地。二是在樣品預(yù)計(jì)達(dá)到時(shí)，查看是否被正常派送，在正常派送并簽收后，及時(shí)與買方聯(lián)系確認(rèn)其收到完好樣品；如果發(fā)現(xiàn)樣品沒有被正常派送，要及時(shí)聯(lián)系快遞公司及買方查找原因并盡快解決問題。在某種意義上對(duì)于樣品轉(zhuǎn)運(yùn)狀態(tài)的跟進(jìn)是及時(shí)發(fā)現(xiàn)樣品寄送問題的唯一方式，也是樣品能夠及時(shí)到達(dá)買方的有效保證。

（五）提高對(duì)樣品寄送包裝重要性的認(rèn)識(shí)

對(duì)外寄送樣品過程中，包裝不僅起到保護(hù)內(nèi)部產(chǎn)品的作用，同時(shí)也是買方判斷賣方是否用心的一個(gè)途徑，所以賣方必須提高對(duì)樣品寄送包裝重要性的認(rèn)識(shí)，避免如案例二中因包裝不良問題導(dǎo)致樣品破損的現(xiàn)象發(fā)生。首先，樣品包裝必須具有適用性，具有足夠的硬度和強(qiáng)度，能夠有效的保護(hù)內(nèi)部樣品，類似案例二中的陶瓷杯等易碎品，必須用氣泡袋或是泡沫隔墊，如果怕水，則必須裝入防水袋寄送。通常件雜貨建議采用7層瓦楞空白紙箱，機(jī)電儀產(chǎn)品或是單件產(chǎn)品重量超過30千克的產(chǎn)品采用非原木制作的木箱，以避免熏蒸帶來的額外麻煩。其次，樣品外包裝必須干凈，盡量避免印有樣品所對(duì)應(yīng)產(chǎn)品以外的圖案以及中文字樣，二手紙箱可以考慮將原內(nèi)側(cè)作為外側(cè)使用。再次，在寄送樣品時(shí)尤其是通過快遞代理公司寄送樣品時(shí)，為了防止在分揀和轉(zhuǎn)運(yùn)過程中運(yùn)單丟失導(dǎo)致貨物轉(zhuǎn)運(yùn)錯(cuò)誤或是丟失等問題的發(fā)生，建議復(fù)制一份快遞運(yùn)單連同形式發(fā)票裝入塑料自封袋后貼在外包裝上，這樣即使原運(yùn)單丟失，也可以憑貼在樣品外包裝上的運(yùn)單進(jìn)行轉(zhuǎn)運(yùn)和派送。最后，如果是由上游合作工廠或是快遞公司代為包裝時(shí)，必須要求具體包裝負(fù)責(zé)人包裝后拍照給己方確認(rèn)，確認(rèn)包裝合適后才能寄出。

（六）慎重直接采用買方提供的賬號(hào)到付

在外貿(mào)實(shí)際樣品寄送過程中，有些買方可能會(huì)提供DHL、UPS、TNT、FEDEX等快遞公司的到付賬號(hào)，讓發(fā)件人用其賬號(hào)到付，由其在目的港支付運(yùn)費(fèi)及相應(yīng)稅費(fèi)。盡管正常來說買方在目的地收到賬單后都會(huì)在到期時(shí)支付稅費(fèi)給其當(dāng)?shù)氐目爝f公司，但是也有個(gè)別類似案例二中買方因?qū)κ盏降臉悠凡粷M意，或是其他原因在賬單到期后拒絕支付相應(yīng)稅費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生。由于用賬號(hào)支付相應(yīng)稅費(fèi)，通常都有賬期，很有可能是在買方收到樣品后的1個(gè)月或是2個(gè)月，目的地快遞公司才能知道買方拒付。國際快遞行業(yè)的慣例是，在用國外快遞賬號(hào)到付時(shí)，發(fā)件人通常要有相同快遞公司的賬號(hào)，由其賬號(hào)提供擔(dān)保，如果發(fā)件人沒有賬號(hào)，則可能需要提供保函，保證賬號(hào)持有人不支付相應(yīng)費(fèi)用時(shí)將由發(fā)件人支付。所以對(duì)于初次合作且要求用其賬號(hào)到付運(yùn)費(fèi)及稅費(fèi)的情況要慎重。比較理想的做法是讓買方通過其當(dāng)?shù)乜爝f公司聯(lián)系中國公司進(jìn)行取件，或是由買方與當(dāng)?shù)乜爝f公司確認(rèn)取件事宜之后，提供與當(dāng)?shù)卮泶_認(rèn)快遞稅費(fèi)支付情況的控制號(hào)（CONTROL NO.，也稱遙控號(hào)）， 然后憑控制號(hào)預(yù)約當(dāng)?shù)乜爝f上門取件，控制號(hào)表明買方所在地快遞公司已經(jīng)與賬號(hào)持有人確認(rèn)過相關(guān)稅費(fèi)由買方在目的地支付，相關(guān)稅費(fèi)事宜與作為發(fā)件人的賣方無關(guān)，即使將來買方因某種原因拒付，快遞公司也不會(huì)找發(fā)件人支付。

（七）留有復(fù)樣或是記錄已寄送樣品主要參數(shù)

復(fù)樣是指賣方對(duì)外寄送樣品時(shí)己方所保留的同一批次的樣品（建議保留2份）。留有復(fù)樣一方面可以在后期買賣雙方就已寄送樣品的問題進(jìn)行討論和改正（如果需要）時(shí)，賣方能夠清楚知道買方所說的問題是什么并能據(jù)此改正；另一方面在已寄送樣品發(fā)生類似案例二中破損情況時(shí)可以在最短時(shí)間內(nèi)將復(fù)樣補(bǔ)寄出去，通過再次寄送留存復(fù)樣確認(rèn)擬成交產(chǎn)品質(zhì)量；最后，如果買方確認(rèn)已寄送樣品，則復(fù)樣可以成為大貨質(zhì)量賣方自檢及買方驗(yàn)貨的依據(jù)。如果因?yàn)槟承┨厥庠?，沒有足夠樣品作為復(fù)樣留存，則需要根據(jù)產(chǎn)品特性在寄出之前多方面記錄擬寄送樣品的詳細(xì)參數(shù)，包括但不僅限于樣品制作工藝、材質(zhì)、尺寸、顏色、印刷、重量等，必要時(shí)可借助專業(yè)量具、衡器等工具，用視頻、照片等多媒體形式輔以文字進(jìn)行記錄，確保如果必要可以據(jù)此仿制出幾乎相同的樣品。

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