關(guān)于高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的思考

盛桂蘭

【摘要】高校檔案是高校教學(xué)、科研、人事管理等各種活動的真實(shí)歷史記錄，是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是高校管理水平高低的重要標(biāo)志之一。目前，隨著高校的發(fā)展，各類檔案資料積累的量越來越大，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理工作難度逐年加大。隨著信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新進(jìn)步，給高校的檔案管理工作提供了數(shù)字化的解決方案，極大改觀了檔案管理工作現(xiàn)狀，最大限度地發(fā)揮檔案管理工作的效用。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校 檔案管理 數(shù)字化建設(shè)

一、高校檔案數(shù)字化管理目標(biāo)

高校檔案管理數(shù)字化就是把高校平時運(yùn)營涉及到的各類文字、圖紙、聲像等信息以數(shù)字媒介進(jìn)行存儲，通過網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用終端實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶提供更為便捷、生動、豐富及到位的檔案信息服務(wù)。

高校檔案數(shù)字化是一個動態(tài)的發(fā)展過程，是利用信息技術(shù)獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實(shí)現(xiàn)資源共享和電子檔案管理規(guī)范化的重要途徑。其目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)高校各類檔案信息資源數(shù)字化，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

二、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的作用

1.檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容，而檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)

資源建設(shè)包括兩大任務(wù)，一是現(xiàn)有各類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化，二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

2.檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件

代替原件使用，保護(hù)檔案原件。數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存，既使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞?；謴?fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

3.檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式

不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。數(shù)字影像文件可以通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案?！皶r間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。

4.檔案數(shù)字化能充實(shí)各檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容

對我國大多數(shù)已上網(wǎng)的檔案館網(wǎng)站來說，存在網(wǎng)上信息資源貧乏、簡單的通病，信息加工深度不夠，指引性信息多，實(shí)質(zhì)性信息少。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數(shù)字化。

三、高校檔案管理數(shù)字化的對策

第一，高校對于檔案的錄入應(yīng)該嚴(yán)格實(shí)行電子化的檔案錄入手段。作為整個檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)性工作，檔案錄入過程中必須要確保進(jìn)行電子化的錄入，從而在后期的檔案管理工作中才能進(jìn)行有效的數(shù)字化管理。檔案信息的電子化錄入也就是要形成電子化檔案，這需要有人工的參與，并且需要借助于多種信息錄入軟硬件設(shè)備。整個形成電子檔案的過程應(yīng)該對其準(zhǔn)確性加以重視，并對錄入后所形成的電子檔案庫進(jìn)行備份，防止檔案丟失。

第二，高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作給予足夠的關(guān)注，并為這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造有利的條件。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)更多的可以被看為一種高校管理工作的改革，這需要大量的人力、物力作為支撐。因此，在高校資源有限的情況下，只有得到高校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持，相關(guān)的工作才能夠獲得較好的開展。事實(shí)上，作為一種改革活動，其必定會涉及到對原有行為模式的打破，而這也會帶來一定的阻礙。因此，領(lǐng)導(dǎo)的支持會大大降低這種阻礙，有利于高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作順利開展。

第三，為高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。目前針對檔案管理的數(shù)字化工具開發(fā)比較成熟，但卻往往采用泛化的開發(fā)策略，也即多數(shù)軟硬件可以被用到不同的高校當(dāng)中。因此，高校有必要專門針對自身的特征，來進(jìn)行軟硬件的開發(fā)、設(shè)計(jì)與搭配等，盡管這會在一定程度上增加投入的成本，但卻也會大大降低后期的維護(hù)成本，并可以保證所使用的軟硬件設(shè)備能夠在高校檔案數(shù)字化管理工作中發(fā)揮出自身的效力。

第四，提升高校檔案數(shù)字化管理人員的綜合素質(zhì)水平。人員素質(zhì)是高校檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。檔案管理人員整體素質(zhì)高低，直接影響到高校檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。檔案管理人員必須掌握現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)，熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)字現(xiàn)代化的管理和應(yīng)用。因此，高校要加強(qiáng)檔案數(shù)字化人才建設(shè)，為檔案管理部門配備高素質(zhì)的專業(yè)人才，采取多種方式加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使他們的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展的需要，為創(chuàng)建高校檔案工作新模式提供有力的人才保障，為高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)打下良好的人員素質(zhì)基礎(chǔ)。