“5G”時(shí)代高校學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理創(chuàng)新模式探究

宋佳

摘 ? 要：隨著5G時(shí)代的到來，信息網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)變得越來越高速，人們在生活、工作、學(xué)習(xí)的過程中通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息變得越來越便捷，高校學(xué)生檔案管理也跟隨著時(shí)代的要求，不斷地改革與發(fā)展，高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理已是大勢所趨。當(dāng)前在高校檔案管理活動(dòng)中，仍存在著較多的現(xiàn)實(shí)性問題，如檔案管理缺乏規(guī)范，管理體系不完善，工作人員缺乏網(wǎng)絡(luò)化管理的知識等?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”計(jì)劃的推行，打破了束縛高校檔案管理的傳統(tǒng)理念，有效促進(jìn)了高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程，為檔案網(wǎng)絡(luò)化管理建設(shè)做出了貢獻(xiàn)?；谛聲r(shí)代的“5G”環(huán)境，分析其對高校檔案管理的影響，探討高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性和現(xiàn)實(shí)問題，重點(diǎn)思考高校檔案管理的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：“5G” ?“互聯(lián)網(wǎng)+” ?高校檔案管理 ?創(chuàng)新策略

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）10（b）-0132-02

學(xué)生檔案管理是高校輔導(dǎo)員的基本工作之一，也是高校管理水平的重要量度。基于“5G”時(shí)代背景，檔案工作和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)結(jié)合，為高校檔案管理帶來了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。傳統(tǒng)的管理模式有許多缺點(diǎn)，有必要及時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行改革和完善，以滿足檔案管理的實(shí)際要求。因此，在新時(shí)期高校檔案管理的必然方向是對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新思維和研究，并在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對檔案管理創(chuàng)新內(nèi)容進(jìn)行分析。

1 ?“5G”環(huán)境下高校檔案管理工作存在的問題

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)入“5G”時(shí)代，知識、信息和其他資源的流動(dòng)性得到了極大的提高，伴隨著科技進(jìn)步和人類文明的進(jìn)步。人們對信息的需求日益強(qiáng)烈，這提出了高校檔案管理的更高標(biāo)準(zhǔn)和要求。

1.1 高校檔案管理沒有嚴(yán)格統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

目前并未形成統(tǒng)一的高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，各高校的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)各行其是、層次不一，難以共建成一個(gè)互聯(lián)互通共享共治的高校檔案網(wǎng)絡(luò)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的目的不僅要實(shí)現(xiàn)電子化，還要實(shí)現(xiàn)信息共享與共建。由于沒有統(tǒng)一的建設(shè)模式和管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致高校內(nèi)檔案管理封閉，難以發(fā)揮高校檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

1.2 高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化沒有完善的操作模式

目前，多數(shù)高校已引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)設(shè)施，例如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、檔案信息數(shù)據(jù)庫等，但由于缺乏具體的操作模式與管理體系，導(dǎo)致對檔案的管理與利用并未實(shí)現(xiàn)真正的轉(zhuǎn)變。工作人員把電子版檔案信息錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫之后，后續(xù)開展的各種操作就不再通過檔案信息數(shù)據(jù)庫，文件處理與檔案管理依舊是脫節(jié)的，檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享。

1.3 高校檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)化意識與技術(shù)素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)者，更是檔案網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程中的一項(xiàng)重要因素。目前，多數(shù)高校管理人才依賴傳統(tǒng)模式，相關(guān)檔案管理方面知識短缺，人員結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理。許多高校的檔案管理工作人員是非專業(yè)或臨時(shí)安置的人員，技術(shù)素養(yǎng)薄弱，專業(yè)能力不高，對于服務(wù)的認(rèn)知仍舊處于“你查我找”的被動(dòng)狀態(tài)，不能適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代服務(wù)方式的改變。此外，部分高校檔案工作人員由于缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)的基本技能，導(dǎo)致無法靈活使用現(xiàn)代化設(shè)備與檔案信息管理系統(tǒng)，更加不會(huì)利用互聯(lián)網(wǎng)云計(jì)算將有用的檔案信息資源進(jìn)行利用與分析。大大阻礙了檔案管理模式轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。

2 ?“5G”環(huán)境下高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的必要性及影響

2.1 必要性

2.1.1 提升學(xué)校管理效率與質(zhì)量的需要

時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程中，最明顯的進(jìn)步就是效率和質(zhì)量的不斷提高。在高校發(fā)展與管理過程中，為維護(hù)學(xué)生管理過程中的各項(xiàng)工作秩序，及時(shí)糾正和合理調(diào)整工作中出現(xiàn)的偏差，促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，需要掌握充分的、準(zhǔn)確的學(xué)生信息作為決策依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案信息管理，需要人工查找大量的紙質(zhì)文件，再逐級遞交給學(xué)校管理人員，耗時(shí)耗力?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，為高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理提供了有力的技術(shù)支撐。通過運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化手段開發(fā)、優(yōu)化、共享檔案信息資源，使得高校檔案管理不受時(shí)間和空間限制，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新，做到及時(shí)歸檔，有利于檔案的隨時(shí)獲取和對比，還將有助于順利開展學(xué)校的檔案管理工作，并在此基礎(chǔ)上提高工作效率，起到事半功倍的作用。

2.1.2 檔案收集及時(shí)性、完整性的現(xiàn)實(shí)需要

作為開展檔案管理工作的前提條件，檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。隨著高校各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，相應(yīng)的檔案資料也在積累與增加，檔案種類繁雜，涉及范圍廣泛，這給檔案收集與歸檔帶來了一定的困難。采取傳統(tǒng)的人工方式收集檔案，常有檔案收集不齊全和滯緩的現(xiàn)象.而且容易出現(xiàn)損毀等情況?；诖?，需要改變檔案管理模式，建設(shè)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，將信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融合到管理工作中，提高信息收集的效率和質(zhì)量，保障檔案資源的完整性、全面性知系統(tǒng)性。

2.1.3 面向社會(huì)提供檔案資源共享的需要

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的普及，使得高校檔案的用戶也呈現(xiàn)出擴(kuò)大化的趨勢，檔案信息服務(wù)的對象從校內(nèi)的教師、學(xué)生為主體逐步延伸到社會(huì)企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)和各類社會(huì)團(tuán)體。以往單一、被動(dòng)的服務(wù)模式已經(jīng)無法適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代用戶的需求，更多的用戶希望通過快速、便捷“一站式”的方式獲取所需要檔案信息。高校檔案管理工作有必要破除“以存為土，重存輕用”的管理理念，破除“應(yīng)答式”的服務(wù)方式，破除各部門分頭管理、各自為政的傳統(tǒng)管理局面，要樹立為整個(gè)社會(huì)服務(wù)的意識，將分散的數(shù)據(jù)資源有效的整合，通過計(jì)算機(jī)終端和互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。使得用戶可以通過客戶端，直接、有效地獲取其所需的各種檔案信息，進(jìn)而最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享與利用。

2.2 影響

2.2.1 實(shí)現(xiàn)了檔案信息檢索的便捷化

通過建立高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，與各種搜索引擎有效結(jié)合，用戶可以不受時(shí)間和空間的限制在線檢索和查詢需要的檔案信息。同時(shí)，在查詢各種檔案信息時(shí)，用戶可以使用模糊查詢、分類查詢、組合查詢等方式檢索，快速、準(zhǔn)確的查詢到所需要的檔案信息內(nèi)容。

2.2.2 實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的高效化

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理由于采取物理存儲(chǔ)的管理方式，其管理與使用模式局限于固定地點(diǎn)與形式，雖然編制了很多檢索工具，但當(dāng)查閱的檔案數(shù)量較大時(shí)，就會(huì)耗費(fèi)很多人力和時(shí)間，檔案使用效率較低，容易導(dǎo)致人為錯(cuò)誤。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，高校通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺(tái)，用戶無論身在何處只要運(yùn)用信息技術(shù)就能查閱和使用檔案信息，速度快、效率高。

2.2.3 實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的現(xiàn)代化

隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案本身逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式，而數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展又帶動(dòng)了電子檔案從單機(jī)管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化管理，通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息一次錄入，多途徑的利用，達(dá)到快速、廣泛地為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)的目的，推動(dòng)了檔案現(xiàn)代化管理的改革進(jìn)步，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)入了一個(gè)新的階段。

3 ?“5G”環(huán)境下高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的思考

3.1 建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

建立健全的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案網(wǎng)絡(luò)化建處的基礎(chǔ)和必然條件，是檔案信息資源共享的前提。高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化具有很強(qiáng)的科學(xué)性，遵循檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中國高校檔案管理現(xiàn)狀，從檔案信息采集、檔案信息分類、檔案信息存儲(chǔ)、檔案信息管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案信息管理軟件等方面綜合考慮，制定—套適合高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的合情、合理、合法的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 加強(qiáng)高校檔案管理模式網(wǎng)絡(luò)化

雖然“互聯(lián)網(wǎng)+”計(jì)劃對高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理起到了一定的積極作用，紙質(zhì)檔案等逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但檔案信息的管理沒有因此實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，高校仍需要強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的新觀念，加強(qiáng)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)層面信息化建設(shè)，建立完善的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫。發(fā)揮檔案信息管理數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、檢索和查閱都集成于系統(tǒng)中，省去了很多人工查找時(shí)間。所以，不僅要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，還要推動(dòng)平臺(tái)的建設(shè)與開發(fā)，使檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)成為檔案信息服務(wù)的窗口。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低對檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)型起著至關(guān)重要的作用。為有效地開展高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程，高校要樹立“人才興檔”的理念，引進(jìn)和培養(yǎng)具有檔案網(wǎng)絡(luò)化管理能力的復(fù)合型人才。檔案管理人員不僅要掌握檔案業(yè)務(wù)，還要能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)：不僅能夠分析和挖掘檔案信息數(shù)據(jù)，還要具備發(fā)散思維，善于開拓創(chuàng)新。檔案管理人才的成長不僅需要良好的工作氛圍，其職業(yè)能力的提升更離不開和諧、尊重和鼓勵(lì)的環(huán)境。因此，各高校應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，制定與時(shí)俱進(jìn)的培訓(xùn)方案和科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制，保障檔案管理人員的素質(zhì)隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷提高。

3.4 加強(qiáng)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全

傳統(tǒng)的高校檔案管理中，個(gè)人檔案或科研檔案的查看與獲取都是人工操作，查閱過程不僅步驟嚴(yán)格，而且過程繁瑣，檔案信息處于封閉管理的狀態(tài)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”計(jì)劃的推動(dòng)下，高校的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)呈現(xiàn)，檔案信息表現(xiàn)出開放性的特點(diǎn)。但是，檔案信息對高校是寶貴的資產(chǎn)與財(cái)富，特別是特殊學(xué)生檔案信息，是各高校的管理人員需要重點(diǎn)掌握的，在實(shí)際工作中存在的隱患可能隨時(shí)爆發(fā)。所以，在建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)的公開檔案信息平臺(tái)的同時(shí)，高校檔案管理工作人員一定要重點(diǎn)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)問題，加強(qiáng)對信息平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)安全的管理。

4 ?結(jié)語

高校檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理是高?，F(xiàn)代化進(jìn)程的關(guān)鍵步驟，具有十分重要的意義。在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)背景下，高校檔案工作需要不斷改革創(chuàng)新，加速實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。高校檔案管理工作者應(yīng)樹立檔案網(wǎng)絡(luò)化管理觀念，加強(qiáng)自身專業(yè)素質(zhì)，確保網(wǎng)絡(luò)管理安全，充分整合和調(diào)動(dòng)各個(gè)方面的資源，結(jié)合實(shí)踐不斷完善、創(chuàng)新檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式，推動(dòng)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理事業(yè)有序發(fā)展。

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