信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新探究

邊迎秋

摘要：政府機關及企事業(yè)單位運營發(fā)展過程中必不可少的工作之一是檔案管理，它在很大程度上決定了單位其他工作能不能正常展開。信息與信息技術在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中扮演著越來越重要的角色。檔案對于辦公室來說意義非凡，檔案是辦公室的一種記錄手段，通過紙制品或者電子記錄事件的發(fā)生原因和經(jīng)過。檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中，應該多做調(diào)查、分析、研究，在信息技術時代，利用先進的科學技術和硬件設備對辦公室檔案進行創(chuàng)新管理已成為新的趨勢。該文主要分析了檔案管理工作信息化的基本概念和特點，然后提出科學的解決方式。

關鍵詞：信息時代;檔案管理工作;辦公室;改革與創(chuàng)新;探究

中圖分類號：TP393? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? 文章編號：1009-3044（2019）02-0285-02

Reform and Innovation of Office Archives Management in the Information Age

BIAN Ying-qiu

（Tuquan County Tuquan Town Street Management Service Center，Tuquan 137500， China）

Abstract： One of the indispensable tasks in the operation and development of government organs， enterprises and institutions is archives management， which largely determines whether other work can be carried out normally. Information and information technology is playing an increasingly important role in national economic and social development. Archives mean a lot to the office. Archives are a means of recording events through paper or electronics. Archives information construction is a complex system engineering， which needs careful choice. In the specific implementation of the positioning， we should do more investigation， analysis and research. In the information technology era， the use of advanced science and technology and hardware equipment for office archives innovation management has become a new trend. This paper mainly analyzes the basic concepts and characteristics of archives management informatization， and then puts forward a scientific solution.

Key words： Information Age; Archives Management; Office; Reform and Innovation; Exploration

在當前信息化技術高速發(fā)展的背景下，我國政府部門的辦公室檔案管理工作都出現(xiàn)了較大的變化。如今是一個快餐時代，辦公室人員對于信息的獲取需要靈活性。信息與信息技術在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中扮演著越來越重要的角色。傳統(tǒng)檔案管理方法缺乏科學方法和技術支撐，它在管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)了人工浪費，直接導致檔案管理成本增大，管理過程復雜，流程比較長，這樣難以提高辦公室檔案管理效率。只有將傳統(tǒng)復雜煩瑣的檔案管理工作方式改變?yōu)槟軌蚋咝矢哔|(zhì)量完成工作的管理方式，才能夠更好地管理辦公室的檔案資料，促進我國辦公室檔案管理事業(yè)的發(fā)展和進步。

1 信息化時代下檔案管理工作概述

信息時代的到來給政府部門辦公室檔案管理工作帶來了諸多改變，其中最為突出的就是將檔案管理直接引入到了互聯(lián)網(wǎng)體系中。

1.1 檔案管理信息化的定義

在現(xiàn)代化時代，檔案信息化就是將某些信息技術具體落實到接受、采集、保存檔案信息的管理過程中去，與此同時還要為檔案信息資源的其他運用方式。綜合來說，檔案管理信息化就是突破傳統(tǒng)的紙質(zhì)實物記錄方式轉變?yōu)楝F(xiàn)代化的數(shù)字化管理。而這種方式的進行必須立足于相應檔案行政機構的規(guī)劃來展開。

1.2 檔案管理信息化的特點

一般來說，檔案管理信息化的特點主要包括以下三個方面。最基礎的特點就是檔案管理工作的展開必須圍繞相關部門的法律法規(guī)，遵守基本的政策。最明顯的特點就是檔案信息化管理使得整體的管理形式由實物轉向于技術管理。而用電子檔案替代實物檔案也成為各大部門走向檔案信息化管理的重要條件。最后，檔案的信息化管理實現(xiàn)了信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡化，為檔案管理工作的創(chuàng)新與持續(xù)發(fā)展奠定了堅實的基礎。

2 信息時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新

針對目前社區(qū)檔案管理工作形勢來看，在信息時代背景下，無法實現(xiàn)高效應用和管理，因此，為實現(xiàn)管理工作的改革和創(chuàng)新，要從多方面展開詳細研究。

2.1 加強人員創(chuàng)新

檔案管理工作需要人員支持，工作過程中人員自身的素質(zhì)和創(chuàng)新能力是辦公室檔案管理工作質(zhì)量提升的最主觀原因。首先，檔案管理工作人員是檔案管理工作的主體，檔案管理工作者的個人素質(zhì)直接影響到整體的檔案管理工作。所以檔案管理工作創(chuàng)新的第一步，就是人員的創(chuàng)新。人員創(chuàng)新是由內(nèi)而外的創(chuàng)新，人員創(chuàng)新也可以從根本上創(chuàng)新檔案管理工作。第一，檔案管理工作者需要過硬的專業(yè)素質(zhì)，所以，要加強人才的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理除了熟習自身專業(yè)的同時，也要涉獵一些其他專業(yè)的知識，比如管理學，圖書館學等等。在信息時代，檔案的管理大多借助電子信息管理系統(tǒng)，那么就需要工作者能夠熟練地掌握計算機的操作。除了在招收人才時提高對計算機的要求的標準，也要加大事業(yè)單位自身對人才計算機的培養(yǎng)，以適應越來越現(xiàn)代化的信息管理工作。事業(yè)單位也應該大力引進新興人才，對于剛從學校走出來的人才，要加強實踐培訓，將學到的知識轉化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。第二，檔案管理工作需要創(chuàng)新工作理念。讓工作者從思維上創(chuàng)新，主動接受、學習包括計算機在內(nèi)的新型管理方式，主動尋找如何提高檔案管理效率的方式。除了工作的硬實力外，也要提高工作者的軟實力。信息管理工作的管理方法要與時俱進，從而提高管理效率。所以，相關單位要加強管理者對新管理方法，新管理理念的學習。積極引進新興的，高效的管理方式。檔案管理工作在人員方面的創(chuàng)新需要重點注意兩個方面，第一是提高管理的硬實力，第二是加強工作者的思想覺悟。這都有效地解決了工作人員專業(yè)素質(zhì)差，工作積極性不高的問題。從而提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，有效地利用人才，將人的能力最大化，整體提高了在信息時代下檔案管理的能力。

2.2 促進檔案的信息化建設

檔案管理工作的主要任務是對冗長、繁雜的信息進行對比、歸類，再妥善的進行保管，以便在需要時能夠快速地找到。隨著時間檔案的數(shù)量也是越來越多，也使得檔案工作的效率會越來越底下。越來越無法滿足事業(yè)單位對信息需求。近年來隨著信息產(chǎn)業(yè)地發(fā)展，檔案的管理工作也出現(xiàn)的新的契機。通過借助計算來建立新的信息管理系統(tǒng)可以提高工作者的工作效率，查找信息的速度，節(jié)約勞動力，也可以節(jié)省存放檔案的空間，降低事業(yè)單位運營成本。而且相較于紙質(zhì)保存手段來說，信息化更是提高了檔案的安全性與保存的持久性。除此之外，還可以將單位的各個部門的信息通過局域網(wǎng)絡，建立一個公共信息資源平臺，并實時更新所存儲的信息。不僅能夠有效地提高各個部門之間的聯(lián)系，還節(jié)省了部門間溝通聯(lián)系所花費的時間，從而提高事業(yè)單位的工作效率。

2.3 更新管理模式

在過去的檔案管理工作的過程中，一直存在著許多的問題。由于文件種類的繁雜和數(shù)量的不斷增多，檔案的歸類與存放一直缺乏一個系統(tǒng)的條例，以至于常常會有文件的缺失。所以就需要學習引進更先進，科學的管理模式來保證滿足信息的需要。在過去的管理模式下，常常會出現(xiàn)文件丟失，或無法及時找到需要文件的情況，這就極大地影響了事業(yè)單位的正常運行，為單位帶來損失。除了造成的損失，事業(yè)單位還需要動用大量的資源對丟失文件進行查找，補充，不但提高了單位成本，也提高了工作者的工作強度。所以科學的管理模式，對今天的檔案管理工作來說尤為重要。在這種情況下，我們就可以用新的管理模式，對于已經(jīng)收錄的文件，可以建立一個系統(tǒng)、明了的檔案目錄，對各個檔案按照檔案的內(nèi)容以及性質(zhì)，進行科學的分類并妥善的按時間進行編號、存放，并通過計算機等設備進行記錄。對于新收錄的文件，工作人員要先對每一份文件進行詳細的記錄，并通過電子信息系統(tǒng)進行記錄，之后再進行編號、存放。這樣在尋找的時候就可以輸出類別、編號，再通過計算機的查找，就可以快捷、簡便地找到所需要的文件。為保險起見，也可以建立備份系統(tǒng)，防止文件丟失所帶來的損失。

綜上所述，面對形勢的轉換，檔案管理工作也要不斷與時俱進，積極運用現(xiàn)代技術，最大程度地提高工作效率。在檔案信息管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展中，要善于轉變工作人員的工作理念，加強現(xiàn)代化服務觀念，同時要不斷促進信息化建設，使其不斷趨向于標準化和科學化，最后還要引進科學的管理模式，使檔案管理工作的保障體系進一步強化，只有這樣才能全面深化檔案管理工作的真正價值。

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