高校基層教務(wù)工作清單管理研究

姜 珊

(中國(guó)海洋大學(xué) 法學(xué)院，山東 青島 266100)

隨著信息化程度的提高、招生規(guī)模的擴(kuò)大以及各方對(duì)管理服務(wù)精細(xì)化要求的提升，教務(wù)工作面臨著重大挑戰(zhàn)，教務(wù)工作者也常常深感力不從心，面臨著目標(biāo)定位不明、出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)加大、制度機(jī)制不完善、自身職業(yè)素質(zhì)不夠等現(xiàn)實(shí)困境?！扒鍐胃锩钡睦砟睿瑸榻虅?wù)工作者擺脫當(dāng)前困境提供了值得借鑒的行動(dòng)方案。

一、高校教務(wù)工作者的現(xiàn)實(shí)困境

(一)目標(biāo)定位不明

“教學(xué)管理作為服務(wù)性的管理工作，既要指導(dǎo)教學(xué)、服務(wù)于教學(xué)，又要組織、檢查和評(píng)估教學(xué)工作”[1]。教務(wù)工作者作為高校教學(xué)管理的協(xié)調(diào)者、實(shí)施者、監(jiān)督者，在學(xué)校職能部門、一線教師以及學(xué)生三大主體間具有重要的傳輸和紐帶作用。然而，現(xiàn)階段在不少高校，教務(wù)工作者面臨著角色定位模糊、職責(zé)不明的現(xiàn)實(shí)窘境。一方面，由于教務(wù)崗位工作的繁雜性、事務(wù)性和一定的規(guī)律性，教務(wù)工作者的角色容易“被簡(jiǎn)單化”、“被單一化”，其工作性質(zhì)被理解為只要根據(jù)流程和相關(guān)通知辦理，上傳下達(dá)到位即可完成，不具有高風(fēng)險(xiǎn)性和挑戰(zhàn)性，人人皆可勝任。長(zhǎng)期在此環(huán)境中，教務(wù)工作者自尊心受損，“容易產(chǎn)生自卑心理，消極怠工”[2]。另一方面，基層教務(wù)工作者自身由于受教務(wù)系統(tǒng)及行政辦公系統(tǒng)的雙重領(lǐng)導(dǎo)，日復(fù)一日地埋頭于瑣碎的工作中，主動(dòng)性和積極性漸漸降低，職業(yè)歸屬感及幸福感降低。

(二)出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)加大

基層教務(wù)工作崗位一般以二級(jí)院系為依托設(shè)置，本科生、研究生教務(wù)工作者分別對(duì)口學(xué)校教務(wù)處、研究生院，并受院系主管本科、研究生教務(wù)工作副院長(zhǎng)的直接領(lǐng)導(dǎo)。隨著國(guó)家對(duì)教育事業(yè)的投入力度和重視程度不斷提升，高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，但高校并沒(méi)有根據(jù)不斷變動(dòng)的師生比增設(shè)教務(wù)崗位，再加上行政部門及師生對(duì)于精細(xì)化管理的要求，教務(wù)工作者的工作壓力及強(qiáng)度逐年提升。作為二級(jí)學(xué)院本科或研究生招生、學(xué)生培養(yǎng)、學(xué)位授予、學(xué)籍管理、項(xiàng)目申報(bào)等環(huán)節(jié)的唯一教務(wù)系統(tǒng)“把關(guān)人”，在這種壓力重重、容錯(cuò)率幾近為零的環(huán)境中，即使再有經(jīng)驗(yàn)、再有責(zé)任心的教務(wù)工作者也難免漏掉某個(gè)步驟或者在面對(duì)特殊情況時(shí)少問(wèn)某個(gè)關(guān)鍵性問(wèn)題，最終導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤。

(三)制度機(jī)制不完善

“制度的缺失是造成教學(xué)管理工作諸多矛盾的根源和核心”[3]。教務(wù)工作的繁雜性和高覆蓋性在一定程度上賦予了工作人員較大的自主權(quán)，不少教務(wù)工作者往往通過(guò)不斷積累的經(jīng)驗(yàn)，盡最大可能簡(jiǎn)化相關(guān)手續(xù)和正常的工作流程。他們對(duì)制定規(guī)章制度不僅處于較為消極的態(tài)度中，而且在實(shí)際辦公中因秉持“經(jīng)驗(yàn)主義至上”、“效率至上”的理念，常打規(guī)章制度的“擦邊球”，造成較多教務(wù)工作隱患和歷史遺留問(wèn)題。實(shí)際上，“健全有效的規(guī)章制度能夠較好地規(guī)范人與人、人與組織以及組織與組織之間的關(guān)系，維護(hù)學(xué)校良好秩序，激發(fā)師生的積極性和創(chuàng)造性，提高管理效率，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展”[4]。因此，確保教務(wù)工作有序運(yùn)行，行之有效的制度必不可少，而制度的真正落地還需監(jiān)督與核查來(lái)提供有效保證。除此之外，高校教務(wù)工作者還面臨著培訓(xùn)制度不健全、晉升機(jī)制不明、外出進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)制不成熟等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

(四)自身職業(yè)素質(zhì)有待提高

在高校進(jìn)行擴(kuò)招前，教務(wù)崗位工作量相對(duì)較小，教務(wù)工作者身份多樣，包括黨政管理人員、軍轉(zhuǎn)干部、企轉(zhuǎn)干部、兼職教師、借調(diào)員工、勞務(wù)派遣或企業(yè)派遣人員等。他們中的多數(shù)人受學(xué)歷和專業(yè)等限制，缺少秘書學(xué)、行政管理學(xué)等知識(shí)背景，再加上缺少系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，職業(yè)素質(zhì)不高。而在高校大規(guī)模擴(kuò)招、行政人員招聘制度日益完善的今天，教務(wù)工作者雖然有較高學(xué)歷做支撐，但受制于工作瑣碎、人少事雜、晉升渠道狹窄、激勵(lì)機(jī)制不明的現(xiàn)實(shí)條件，工作熱情消減，繼續(xù)學(xué)習(xí)的時(shí)間和精力大打折扣，專業(yè)技能素質(zhì)、創(chuàng)新意識(shí)、職業(yè)適應(yīng)與自我水平提升緩慢甚至止步不前。缺少科學(xué)、現(xiàn)代化的管理意識(shí)和方式，教務(wù)工作者效率低下，重復(fù)勞動(dòng)頻發(fā)，反過(guò)來(lái)又加大了本就沉重的工作壓力，出錯(cuò)概率也自然升高。

二、制定清單的必要性

系統(tǒng)性提出利用清單這一工具輔助工作理念的是美國(guó)白宮健康政策顧問(wèn)阿圖·葛文德醫(yī)生，在其專著《清單革命》一書中，他通過(guò)對(duì)眾多醫(yī)療事故的剖析和自己在外科手術(shù)領(lǐng)域積累的豐富經(jīng)驗(yàn)，詳盡闡釋了使用清單是人們?cè)诟鱾€(gè)領(lǐng)域面對(duì)復(fù)雜情況的必要之舉?！拔覀兯莆盏闹R(shí)的數(shù)量和復(fù)雜程度已經(jīng)超過(guò)了個(gè)人正確、安全和穩(wěn)定地發(fā)揮其功效的能力范圍。知識(shí)的確拯救了我們，但也讓我們不堪重負(fù)”[5]15。在復(fù)雜的環(huán)境中，即使是業(yè)務(wù)水平高超的專家也可能因記憶和注意力的分散，不經(jīng)意間忽視掉部分單調(diào)的標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作或程序，而重復(fù)勞動(dòng)也會(huì)讓有經(jīng)驗(yàn)的工作者有時(shí)過(guò)度自信，從而跳過(guò)一些關(guān)鍵步驟，引發(fā)嚴(yán)重后果。

為了減少“無(wú)能之錯(cuò)”，即因未能正確使用已掌握的知識(shí)而發(fā)生的錯(cuò)誤，清單應(yīng)當(dāng)成為人們面對(duì)繁雜工作時(shí)的一種理性選擇。列列表、劃劃勾是大眾對(duì)于清單的固有印象，但這只是基于解決簡(jiǎn)單問(wèn)題的訴求，面對(duì)復(fù)雜問(wèn)題和極端復(fù)雜情況，清單的意義則在于提醒工作人員“不要忘記一些必要的步驟”和操作中的“關(guān)鍵點(diǎn)”，它“不僅是一種檢查方法，而且還是一種保障高水平績(jī)效的紀(jì)律”[5]45。

高校教務(wù)工作者每天要面對(duì)紛繁復(fù)雜的通知、政策、指示，也要處理教師、學(xué)生的特殊事項(xiàng)。而與醫(yī)務(wù)工作者不同的是，教務(wù)人員在工作中往往是“單兵作戰(zhàn)”、在某一層級(jí)獨(dú)自承擔(dān)一切后果。從學(xué)生招錄、培養(yǎng)到學(xué)位辦理，從學(xué)籍信息、教務(wù)檔案管理到師生教學(xué)活動(dòng)和項(xiàng)目的申報(bào)、報(bào)銷，日常教務(wù)工作已讓人應(yīng)接不暇，而突發(fā)工作，例如合格評(píng)估、審核評(píng)估、調(diào)研、參會(huì)、投訴應(yīng)對(duì)、組織集體活動(dòng)等又讓壓力陡增。在這種環(huán)境中，為了實(shí)現(xiàn)“高效”、“便捷”的管理和服務(wù)要求，承受較大壓力的教務(wù)工作者容易麻痹大意、忽視部分例行事項(xiàng)、導(dǎo)致錯(cuò)誤產(chǎn)生。因此，服務(wù)教務(wù)工作的有效清單可以在短時(shí)間內(nèi)幫助行政人員理順各項(xiàng)繁雜工作的脈絡(luò)和流程，抓住關(guān)鍵點(diǎn)，提高溝通與核查效率，在避免低級(jí)錯(cuò)誤出現(xiàn)的同時(shí)加強(qiáng)了與其它教學(xué)管理崗位的互動(dòng)，繼而提升教務(wù)工作者自身的職業(yè)能力和綜合素質(zhì)，也可間接轉(zhuǎn)變其本人對(duì)于職業(yè)的認(rèn)知以及在同事間的固有印象；清單核查的落地還會(huì)加速相關(guān)職能部門、院系領(lǐng)導(dǎo)乃至教務(wù)工作者自身對(duì)于教務(wù)工作制度化的追求，自下而上不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，為教學(xué)管理提供可靠保證。

三、清單的制定原則

(一)管理重心下移

管理重心下移的理念同樣適用于高校教務(wù)工作。教務(wù)工作者往往獨(dú)自在一線，處理成百甚至上千學(xué)生的招錄、培養(yǎng)、學(xué)位申請(qǐng)以及數(shù)十位甚至上百位教工的指導(dǎo)資格認(rèn)定、教學(xué)項(xiàng)目申報(bào)等事項(xiàng)，而往往忘卻了發(fā)揮層級(jí)管理效益，應(yīng)通過(guò)管理重心下移讓更了解情況和問(wèn)題所在的教務(wù)工作者、各院系負(fù)責(zé)人和學(xué)生干部來(lái)靈活應(yīng)對(duì)。個(gè)人掌握的知識(shí)和積累的經(jīng)驗(yàn)畢竟有限，擴(kuò)大清單涉及范圍，列出關(guān)鍵步驟讓清單具有更多可協(xié)調(diào)的空間，激發(fā)出更多的清單參與者，才能充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作優(yōu)勢(shì)、獲得集體智慧，繼而在短時(shí)間內(nèi)匯總甚至解決教務(wù)工作相關(guān)難題。

(二)力求簡(jiǎn)明

教務(wù)工作者的工作內(nèi)容常需要他們反復(fù)考慮繁雜事情的各項(xiàng)細(xì)節(jié)，因此出于職業(yè)慣性，他們?cè)谥贫ㄇ鍐螘r(shí)可能出現(xiàn)完美主義傾向，以“無(wú)所不包”、“大而全”為目標(biāo)，但是實(shí)際上，過(guò)分追求細(xì)節(jié)會(huì)讓清單變得冗長(zhǎng)且含糊不清。對(duì)于繁雜的教務(wù)工作，真正起到?jīng)Q定性作用的是某些“關(guān)鍵點(diǎn)”，只要對(duì)“要害”嚴(yán)加把控、嚴(yán)格監(jiān)督，通常情況下就不會(huì)出現(xiàn)大的過(guò)失。從這種意義上說(shuō)，簡(jiǎn)潔并不是不負(fù)責(zé)任的“考慮不全”，而是追求高效工作的重要手段。讓清單去繁為簡(jiǎn)的另一現(xiàn)實(shí)背景是“沒(méi)有一張清單能夠涵蓋所有意外情況”[5]119，當(dāng)出現(xiàn)教務(wù)工作極端復(fù)雜局面，除了匯報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門，教務(wù)工作者應(yīng)該在自己可對(duì)接的師生范圍內(nèi)激發(fā)起團(tuán)隊(duì)效應(yīng)，通過(guò)充分的交流和溝通厘清問(wèn)題形成的原因、過(guò)程、影響，為上級(jí)決策者盡可能提供多樣的解決方案。

(三)以人為本

即使注意到設(shè)計(jì)上只提醒關(guān)鍵內(nèi)容、盡力做到簡(jiǎn)潔，初次編制的教務(wù)工作清單仍有可能得到刻板、不實(shí)用的評(píng)價(jià)。究其原因，是過(guò)分考慮以完成工作任務(wù)、解決其中問(wèn)題為目的，而忽略了實(shí)施的主體“人”的感受。教務(wù)工作者以發(fā)揮團(tuán)隊(duì)效益為出發(fā)點(diǎn)，為參與教務(wù)工作的師生制定清單，應(yīng)考慮到這部分主體大都已具有一定的處理相關(guān)事務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，他們從未忽略過(guò)的必要步驟是否應(yīng)放入清單值得商榷。另外，教務(wù)清單無(wú)論從字面看多么趨近完美，都需在實(shí)踐中經(jīng)受檢驗(yàn)。以過(guò)往的教務(wù)工作為例，不斷對(duì)清單進(jìn)行測(cè)試和改進(jìn)，是實(shí)現(xiàn)教務(wù)工作中清單革命的應(yīng)有之義。同時(shí)，每份教務(wù)清單的類型還應(yīng)根據(jù)使用者的習(xí)慣及試用反饋來(lái)確定，操作-確認(rèn)類型的清單的基礎(chǔ)是使用者先根據(jù)記憶和過(guò)往經(jīng)驗(yàn)完成教務(wù)工作，再通過(guò)檢查節(jié)點(diǎn)核查是否完成正確及完成度；邊讀邊做類型的清單則需要使用者一邊重復(fù)具體項(xiàng)目，一邊進(jìn)行核查和確認(rèn)。除此之外，清單制定時(shí)的版式、字體、顏色、間距等也應(yīng)盡力滿足教務(wù)工作參與者的需求，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。

四、清單的使用及效益

接到通知，教務(wù)工作者請(qǐng)示上級(jí)后，可根據(jù)清單將任務(wù)與責(zé)任下放，強(qiáng)調(diào)反饋節(jié)點(diǎn)和效果，提醒過(guò)往特殊情況或易出錯(cuò)事項(xiàng)，按時(shí)匯總情況并提報(bào)，再進(jìn)行關(guān)鍵點(diǎn)完成度的檢查以及團(tuán)隊(duì)協(xié)同力等方面的總結(jié)，繼而根據(jù)實(shí)際情況不斷優(yōu)化清單。清單的編制可以讓教務(wù)工作者不再毫無(wú)章法、一人應(yīng)對(duì)，而是可以發(fā)揮集體效益，為師生主體的辦理事項(xiàng)提供規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，再通過(guò)設(shè)置關(guān)鍵檢查點(diǎn)進(jìn)行總體把關(guān)，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)潔、流暢、高效，降低錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。在每次工作中發(fā)現(xiàn)的新問(wèn)題和新型特殊情況可在清單上進(jìn)行記錄，只有這樣，清單才會(huì)不斷地符合實(shí)際情況，更具實(shí)用性。

簡(jiǎn)潔、高效、可測(cè)的清單可以幫助教務(wù)工作者處理繁雜問(wèn)題、避免“無(wú)能之錯(cuò)”，但因其實(shí)用性和可操作性，有時(shí)會(huì)讓人低估它在幫助解決教務(wù)工作者其他方面問(wèn)題的效益，比如上文提到的定位不明、制度不健全、職業(yè)素質(zhì)低等。

實(shí)際上，清單傳遞的是一種重視合作與紀(jì)律的文化，而不是固執(zhí)于僵化的教條，這種理念既可以適用于教務(wù)工作，也可以在行政辦公系統(tǒng)中發(fā)揮重要作用。教務(wù)工作者可以將還需分擔(dān)或協(xié)助完成的行政事宜也編制成清單，參謀性地根據(jù)關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置核查標(biāo)準(zhǔn)，為上級(jí)的系統(tǒng)性思考和做出決策提供條件和方案。在收獲工作成就感的同時(shí)，教務(wù)工作者自己也會(huì)逐漸重新找到職業(yè)幸福感和歸屬感。除此之外，編制溝通清單也可以有效促進(jìn)權(quán)力與責(zé)任的下放、實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。無(wú)論是教務(wù)工作還是行政工作，教務(wù)工作者需要與不同職能部門、上級(jí)、同事、一線教師與學(xué)生進(jìn)行交流，溝通清單不僅有助于推動(dòng)高效的信息交互與傳遞，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，也會(huì)在探討繁雜問(wèn)題、特殊情況的過(guò)程中讓他人越發(fā)了解教務(wù)工作的龐雜性和挑戰(zhàn)性，改變其對(duì)于該崗位的固有印象。另外，教務(wù)工作者由于級(jí)別所限，決策權(quán)較低，對(duì)于規(guī)章制度的建立與修訂通常只能建言獻(xiàn)策。即便如此，清單理念的傳遞以及在實(shí)際踐行中需要適時(shí)檢查的特點(diǎn)可以幫助其正視紀(jì)律和規(guī)范的重要意義，主動(dòng)摘掉經(jīng)驗(yàn)主義的帽子，增強(qiáng)其對(duì)于建章立制的呼吁和積極性。而編制各類清單、建議使用清單、反復(fù)測(cè)試清單的過(guò)程本身可以提升教務(wù)工作者的創(chuàng)新意識(shí)、鍛煉創(chuàng)新思維、實(shí)現(xiàn)自我完善，使其在培養(yǎng)繼續(xù)學(xué)習(xí)能力的同時(shí)又因出錯(cuò)率降低和效率提升而熱情大增，長(zhǎng)此以往，綜合素質(zhì)和工作能力皆會(huì)大有長(zhǎng)進(jìn)。

雖然清單的益處不局限于教務(wù)工作減少錯(cuò)誤中，但效益的發(fā)揮還需要相關(guān)部門的重視與落實(shí)，單憑某一位或者某幾位教務(wù)工作者的推動(dòng)很難實(shí)現(xiàn)和長(zhǎng)期堅(jiān)持。高校在推行清單文化的同時(shí)還應(yīng)盡快落實(shí)制定明晰的崗位職責(zé)、拓展員工晉升渠道、制作更人性化和現(xiàn)代化的教務(wù)管理系統(tǒng)，建立和完善定期培訓(xùn)制度及外出進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)制等。

五、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于清單的認(rèn)知不應(yīng)只局限為一種工作手段或方法，而應(yīng)將其理解為一種文化，它在幫助教務(wù)工作者解決繁雜問(wèn)題的同時(shí)，還為其重塑崗位形象、推動(dòng)制度機(jī)制改革、提升綜合能力奠定了良好的基礎(chǔ)。從這種意義上說(shuō)，為實(shí)現(xiàn)高?？茖W(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的發(fā)展目標(biāo)，在各類行政工作中實(shí)現(xiàn)清單理念“本地化”乃是必然之舉。