檔案規(guī)范化管理與信息服務(wù)的策略探討

郝夢菲

摘要：文章在分析檔案管理現(xiàn)狀的前提下，針對性地提出檔案規(guī)范化管理的措施，對有效提升檔案公共信息服務(wù)的能力，提升檔案管理工作的影響力和認(rèn)同度，具有較好的理論和實(shí)踐指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：檔案;規(guī)范化;信息;服務(wù);策略

當(dāng)社會對于檔案管理的要求逐漸提升的趨勢下，要考慮到檔案管理工作復(fù)雜度高、數(shù)量大、煩瑣枯燥的特點(diǎn)，從檔案管理的各個方面進(jìn)行規(guī)范化、程序化管理，確保檔案信息結(jié)構(gòu)完整、統(tǒng)一規(guī)范、科學(xué)合理。要在全面分析檔案管理現(xiàn)狀的前提下，針對性地提出檔案規(guī)范化管理的措施，并較好地提升檔案公共信息服務(wù)的能力，提升檔案管理工作的社會影響力和認(rèn)同度。

一、檔案規(guī)范化管理的基本要求

1.注重檔案資源的規(guī)范化收集和整理。為了更好地提升檔案的開發(fā)利用水平，要檔案資源的收集、整理和歸檔工作，必須確保檔案資料的來源清晰、材料收集齊全完整，并且要根據(jù)檔案材料的名稱、作者、時間等要素進(jìn)行合理、明確的整理分類，依據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化格式的轉(zhuǎn)換，使之統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式，滿足檔案規(guī)范化管理的要求。同時，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等現(xiàn)代信息手段的應(yīng)用下，還要加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等檔案信息的收集和整理、歸檔，必須對這些虛擬空間的檔案信息進(jìn)行分類，依循與網(wǎng)絡(luò)體系相契合的科學(xué)分類整理方法進(jìn)行操作。

2. 兼顧實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案的建設(shè)。在檔案管理規(guī)范化建設(shè)的過程中，要注重實(shí)體檔案與信息化、數(shù)字化檔案的統(tǒng)籌并進(jìn)，要充分重視實(shí)體檔案自身所具備的原真性和憑證功能，加強(qiáng)對實(shí)體檔案的資料保管工作，避免實(shí)體檔案受到環(huán)境因素、人為因素的破壞，確保實(shí)體檔案資料的原真性、完整性。同時，還要以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，將不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，使之具有數(shù)字化、仿真性的特點(diǎn)，借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化檔案的存儲和管理。

3. 確保檔案信息的安全。在檔案規(guī)范化管理與信息服務(wù)的建設(shè)中，必須保證檔案信息的安全性，具體來說包括以下方面：（1）檔案管理系統(tǒng)的安全性。要對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行備份處理，使之與實(shí)體檔案實(shí)現(xiàn)同步保管，較好地防范和規(guī)避檔案信息設(shè)備故障、軟件問題、操作失誤或計(jì)算機(jī)病毒現(xiàn)象，確保檔案信息的完整與安全。（2）檔案數(shù)字信息的保密性。要制定完善的檔案管理保密制度，尤其是特別重要的保密檔案信息，要進(jìn)行數(shù)字化保密處理，嚴(yán)防檔案保密信息的泄漏現(xiàn)象。還可以采用計(jì)算機(jī)物理方法，對檔案信息進(jìn)行物理加密處理，使數(shù)字保密信息與其他設(shè)備進(jìn)行物理隔離。（3）檔案信息應(yīng)用軟件的安全性。軟件安全是極其重要的部分，要確保操作系統(tǒng)、密碼登錄系統(tǒng)、各種應(yīng)用功能軟件系統(tǒng)的安全，可以為系統(tǒng)設(shè)定專用VPN、用戶名和密碼，各個工作人員只能在自己的權(quán)限內(nèi)使用賬戶，不得超出管理權(quán)限。

二、檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀分析

1.缺乏對檔案規(guī)范化管理的足夠重視。部分領(lǐng)導(dǎo)對于檔案規(guī)范化管理和信息化服務(wù)缺乏深入的認(rèn)知，認(rèn)為檔案規(guī)范化管理和信息服務(wù)是部門內(nèi)部的事情，沒有引發(fā)檔案規(guī)范化管理的足夠重視，在資金投入、硬件設(shè)備更新、管理人員的專業(yè)技術(shù)水平等方面的關(guān)注較少，導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理和信息服務(wù)的效率下降。

2. 時效性不強(qiáng)。在檔案規(guī)范化管理的建設(shè)過程中，檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)職能部門之間的銜接不夠緊密，沒有形成檔案規(guī)范化管理的協(xié)同意識和觀念，導(dǎo)致檔案信息收集不夠完整，一些檔案資料沒有及時歸檔，顯現(xiàn)出檔案管理與實(shí)際工作狀況不相適應(yīng)的遲滯現(xiàn)象，極大地制約了檔案資源的信息更新和服務(wù)。

3. 檔案管理體系尚未完善。在檔案規(guī)范化管理的建設(shè)進(jìn)程中，暴露出較多的問題，如：檔案管理制度不夠完善、檔案管理內(nèi)容存在缺失等，沒有順應(yīng)時代的發(fā)展要求，健全檔案管理系統(tǒng)和機(jī)制，使檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)性缺失，滿足檔案規(guī)范化管理的要求。

4. 信息化程度不高。在檔案規(guī)范化管理的過程中，盡管計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，然而由于檔案管理的信息化建設(shè)還起步較晚，受到基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、人員素質(zhì)、思想觀念等方面的限制和制約，導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理的信息化程度不高，局限于檔案資料的信息化采集、存儲等，而缺乏對檔案信息資源的深度挖掘、開發(fā)和服務(wù)利用，導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理效率低下。

三、檔案規(guī)范化管理與信息服務(wù)的策略探索

（一）加大檔案規(guī)范化管理的重視力度

各級領(lǐng)導(dǎo)要加大對檔案規(guī)范化管理的重視，從資金投入、人才配置、基礎(chǔ)設(shè)施等方面提供支持，充分認(rèn)識檔案管理效率與人力資源之間的關(guān)系，樹立正確的大檔案觀念和意識，采用科學(xué)化、專業(yè)化的措施實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

（二）完善檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)及制度體系

可以從多元主體的視角建構(gòu)檔案信息服務(wù)的扁平化管理，建構(gòu)扁平化的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，減少整體層級，將重點(diǎn)放在對檔案信息資源的服務(wù)流程控制、梳理、分析等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，轉(zhuǎn)變粗放的信息服務(wù)模式，以“扁平”程序、“放大”價值為目標(biāo)，面向用戶開展檔案信息采集、檢索、利用等工作，使檔案信息傳播渠道更為通暢。

同時，要完善檔案信息管理的制度體系，建構(gòu)并完善檔案信息收集、整理制度;檔案保密制度;檔案信息服務(wù)制度等，更好地實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的開發(fā)和更新，從不同角度設(shè)計(jì)和完善檔案規(guī)范化管理制度體系，為檔案信息服務(wù)提供制度支撐。

（三）強(qiáng)化檔案信息資源的優(yōu)化配置

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價值最大化，要從不同方面入手，加強(qiáng)檔案信息資源的優(yōu)化配置：1. 明確檔案信息資源優(yōu)化配置的目標(biāo)定位。要注重對檔案信息資源需求對象的細(xì)分，明晰檔案信息資源需求的用戶對象、方式、范圍等，并分析檔案信息資源的其他屬性，使之能夠滿足各類檔案用戶的需求。2. 注重檔案信息資源的市場優(yōu)化配置。要建立健全市場需求導(dǎo)向的供求機(jī)制，關(guān)注檔案信息市場的供求變化，考慮資源類型、用戶主體、組織機(jī)構(gòu)等因素，確保檔案信息資源與市場需求相契合。同時，還要建立健全檔案信息資源市場化配置運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源優(yōu)化配置的宏觀引領(lǐng)和規(guī)劃協(xié)調(diào)。另外，還要注重對特色檔案、綜合檔案、專業(yè)檔案的整合，使各類檔案信息資源能夠優(yōu)勢互補(bǔ)、信息共享，最大化地體現(xiàn)檔案的利用價值。

（四）創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方法

要充分彰顯檔案信息的開發(fā)、利用和服務(wù)價值，要不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的方法，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)、云存儲等現(xiàn)代前沿信息技術(shù)，較好地提升檔案信息的服務(wù)能力和水平。1. 樹立檔案信息服務(wù)意識。要樹立用戶至上的檔案信息服務(wù)理念，基于檔案信息服務(wù)對象的需求，進(jìn)行動態(tài)、全方位的檔案信息服務(wù)，以服務(wù)對象的需求作為檔案信息服務(wù)的首要前提，為提升檔案信息服務(wù)水平奠定思想基礎(chǔ)。鑒于此，檔案管理部門首先需要優(yōu)化檔案掛那里規(guī)章制度，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息化進(jìn)行處理和管理。與此同時，根據(jù)檔案信息服務(wù)意識的要求，管理部門還需要對工作人員相關(guān)業(yè)務(wù)能力與服務(wù)水平進(jìn)行系統(tǒng)綜合地培訓(xùn)。2. 推進(jìn)文檔一體化建設(shè)。要依循“存量數(shù)字化、增量電子化”的理念，全力推進(jìn)檔案全文數(shù)字化、文檔一體化的建設(shè)，簡化檔案信息利用的審批權(quán)限，優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，更好地優(yōu)化檔案利用水平，高效地服務(wù)檔案需求用戶。在文檔一體化建設(shè)過程中，工作人員首先可以根據(jù)相應(yīng)檔案管理規(guī)范的具體要求與當(dāng)前檔案實(shí)際保存情況相結(jié)合，選取合適的檔案規(guī)范化手法，采取相應(yīng)的單套制或者雙套制來保障檔案歸檔過程中的安全性。3. 創(chuàng)新移動終端環(huán)境下的檔案信息服務(wù)。要樹立以用定采、以用定服的理念，創(chuàng)新應(yīng)用電子信息、終端應(yīng)用、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等基礎(chǔ)技術(shù)，利用移動終端的交互性延展性，拓寬檔案信息服務(wù)的載體形式，并推進(jìn)檔案信息的電子化認(rèn)證體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)流程的再造和重構(gòu)，為需求用戶提供快捷便利的檔案信息服務(wù)。同時，要建構(gòu)合理有效的檔案信息服務(wù)安全網(wǎng)，加強(qiáng)對檔案信息的篩選和分類，加強(qiáng)涉密信息聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)險防控。另外，還要推進(jìn)檔案信息服務(wù)機(jī)制的協(xié)同建設(shè)，要形成各系統(tǒng)、各部門之間的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制、暢通交流與協(xié)作渠道，突破檔案信息服務(wù)壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的多點(diǎn)共享和互為印證，更好地提升檔案信息資源整合和服務(wù)的個性化。

綜上所述，檔案管理工作要順應(yīng)時代的要求，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理和建設(shè)，在分析檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，切實(shí)提出檔案規(guī)范化管理的提升措施，樹立檔案規(guī)范化管理的觀念，整合和優(yōu)化配置檔案信息資源，更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)的價值和效能。

（作者單位：霍州煤電集團(tuán)晉北能化公司）