會計師事務所檔案管理問題及對策探討

中審亞太會計師事務所(特殊普通合伙)山東分所 劉延麗

合伙制逐漸成為會計師事務所的主體形式，注冊會計師的職業(yè)風險加速顯現(xiàn)。會計師事務所業(yè)務檔案是記錄注冊會計師執(zhí)業(yè)的整個過程，是注冊會計師在執(zhí)業(yè)過程中形成的工作底稿和獲取的資料，同時業(yè)務檔案也是會計師事務所面對法律訴訟免責的最直接有效證據(jù)，然而由于各方面原因，目前大多數(shù)會計師事務所業(yè)務檔案管理還存在諸多問題亟需改善。

1 會計師事務所面臨的主要風險

近年來，會計師事務所成為被告陷入訴訟案件更是有增無減。其中審計業(yè)務和驗資業(yè)務都有可能會給會計師事務所帶來訴訟風險。比如說某企業(yè)想騙取銀行貸款，這時銀行通常會要求貸款人提供資信報告，會計師事務所等中介機構往往成為出具審計報告的提供者。貸款，自然需要有很好的業(yè)績才行，業(yè)績越好，授信也就越多。為了得到一份優(yōu)質的資信報告，企業(yè)就會利用較高的審計費誘惑會計師事務所出具虛假的審計報告。我國國度最大的優(yōu)點在于哪里有需求，哪里就有服務，好的、壞的均如此。等到貸款到期，企業(yè)無力償還，銀行就會將企業(yè)和會計師事務一并告上法庭，要求其承擔民事賠償責任，比如山東萬寶集團案，日照某會計師事務所因此作為第二被告要求承擔民事賠償責任。

除了騙取銀行貸款外，還可能會為了誘導投資者購買股票出具不實審計報告，結果因股票暴跌而被股民索賠，為其承擔審計業(yè)務的會計師事務所除了要承擔民事賠償責任外還會被證監(jiān)會處以高額的罰款。比如早期的山登事件，安永會計師事務所因綜合利用舞弊伎倆，編造虛假會計信息，給山登公司股東造成嚴重損失，最終向其支付高額賠款，損失極其慘重；再比如近期的佳電股份、康美藥業(yè)等。

驗資業(yè)務的風險也是不可忽視的，有一些不軌之徒為了騙取錢財，通過成立虛假公司，進行虛假交易。在進行公司注冊時，實收資本通過聯(lián)營企業(yè)拆借，然而拆借來的商品并沒有實際進入企業(yè)，采取無本經(jīng)營，然后再找一家會計師事務所出具驗資報告，并給予較高的驗資費用。一旦皮包公司詐騙成功，被騙者找不到對方，就會將出具驗資報告的會計師事務所告上法庭要求其承擔民事賠償責任，這種案例時有發(fā)生。比如20世紀90年代的四川德陽驗資案，四川德陽會計師事務所就被作為第二被告要求承擔民事賠償責任，最終，德陽市中級人民法院判決德陽會計師事務所賠償原告4.6萬元。

注冊會計師在職業(yè)活動中獲知的涉密信息負有保密義務，比如說被審計單位的客戶名單、貨源情報、產(chǎn)銷策略、生產(chǎn)配方、工藝流程、設計圖紙以及管理模式等，在會計師事務所工作的注冊會計師沒有取得被審計單位同意的情況下不得泄露客戶的涉密信息，一旦涉密信息被泄露或者被利用，就會給被審計單位造成嚴重的損失，再找出泄露源頭后，被審計單位就會向會計師事務所進行索賠。

由此可見，當財務舞弊事件被發(fā)現(xiàn)時，會計師事務所必然會被牽涉其中，影響其發(fā)展前景。會計師事務所多數(shù)不能免責的主要原因是關鍵審計程序執(zhí)行不到位，沒有獲取足夠的證據(jù)支持其審計或驗資結論。因此，事務所務必要做到關鍵審計程序執(zhí)行到位，保持應有的職業(yè)謹慎和良好的職業(yè)操守。其中，需要特別關注的審計程序至少包括以下幾項：函證、監(jiān)盤、貨幣資金檢查、小心預付賬款和在建工程陷阱、關注主要資產(chǎn)減值跡象、關注擔保訴訟等或有負債情況、關注收入如何確認等。當審計項目結束后將審計資料完整、有序地進行整理歸檔，一旦發(fā)生風險，如果業(yè)務檔案中記載的關鍵審計程序執(zhí)行到位，并獲取了足夠的資料驗證審計結論，在訴論過程中就會為會計師事務所減輕責任。

2 會計師事務所檔案管理中存在的問題

我國自第一家會計師事務所成立到現(xiàn)在將近40年時間，會計師事務所業(yè)務日益復雜，檔案管理制度日益進步，但是還存在著一些不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 對于檔案管理不夠重視，投入不足

注冊會計師在職業(yè)活動中，往往更注重經(jīng)濟效益，對耗時耗力的檔案管理不夠重視，比如一些規(guī)模較小的會計師事務所工作人員較少，更別說有專門的檔案管理人員看管，沒有專門的檔案室，檔案沒有編碼隨意存放在檔案柜里。隨著事務所業(yè)務日益增加，檔案柜不能滿足檔案存放的需求，檔案開始隨意堆放，有些事務所辦公室設施陳舊，防火、防潮、防腐、防蟲、防盜做的不到位，很容易造成會計檔案的毀損滅失，這就給檔案帶來了安全隱患，給后期的檢查是極為不利的。

2.2 檔案歸集不及時以及檔案管理內控不規(guī)范

上半年通常是會計師事務所的繁忙季節(jié)，有些事務所只重視出具審計報告，而忽視了審計工作底稿的整理歸集工作，往往等到下半年業(yè)務不忙時才開始抽出時間整理工作底稿，由于時間相隔太長，在整理歸集資料時會發(fā)現(xiàn)缺少審計證據(jù)的情況，比如說關鍵詢證函、企業(yè)銀行開戶清單不見了，企業(yè)銀行對賬單不全，某重要資產(chǎn)的監(jiān)盤表找不到了，征信報告、重要的合同以及企業(yè)房屋土地產(chǎn)權證車輛行駛證等重要資料沒有復印，企業(yè)未申報表、管理層聲明書沒有加蓋被審計單位的公章，由于補得資料太多了，找被審計單位重新提供又覺得不太好意思，聽之任之，有多少就整理多少，沒有的也就算了。還有的會計師事務所檔案管理內控也不健全，對檔案的借閱沒有進行登記，檔案目錄中記載了具體檔案內容，但是在隨后的借閱過程中有人忘記歸還，因為沒有專人進行檔案管理沒有借閱記錄，結果不知道什么時間哪個環(huán)節(jié)把檔案弄丟了。有時注冊會計師在整理工作底稿時會將一些自相矛盾的審計證據(jù)一同保存，比如被審計單位賬上有房屋建筑物，可是獲得的房屋建筑物權屬證上權屬人不是被審計單位，再比如，本期收入的確認，可是出庫單之類的審計證據(jù)顯示的日期不是本期。這些無疑自己打自己嘴巴，存在著很大的隱患。

2.3 業(yè)務檔案管理模式傳統(tǒng)化

目前還是有很有的會計師事務所在業(yè)務檔案管理上比較傳統(tǒng)化，業(yè)務完成后將工作底稿、其他需要保存的相關資料一并收集、整理和裝訂成冊，然后再送到檔案管理部門進行歸檔。日后進行檔案查閱，往往還要經(jīng)過層層審批和授權，查閱人才能到檔案部查閱檔案，檔案管理人員還要通過檔案類別，歸檔年限，目錄才能找出要查詢的檔案，整個查詢過程相當繁瑣，查詢效率非常低，這給檔案的查閱和利用帶來了很大的阻礙。業(yè)務檔案還可能會因管理不善造成檔案毀損而蒙受損失。隨著事務所業(yè)務日益增加，現(xiàn)有的檔案儲存空間難以滿足紙質檔案儲存需求，有些事務所在黃金地段，租金很高，為了滿足紙質檔案儲存需求，租賃偏遠的倉庫或者讓當?shù)氐谋９軝C構代為保管，不但增加了事務所的儲存成本，還會給后期的查閱工作帶來更大的不便，甚至還有可能導致部分紙質檔案缺失。

3 會計師事務所檔案管理問題的改善對策

注冊會計師如何在職業(yè)活動中化解所遇到的風險，這除了要加強自身的專業(yè)素質以外，還要重視檔案管理，我們針對目前會計師事務所檔案管理存在的一些問題提出如下建議。

3.1 重視檔案管理

業(yè)務檔案關乎于會計師事務所的生死存亡，被業(yè)內人士稱為“救命的稻草繩”，因此每個會計師事務所都應該制定規(guī)章制度，加強檔案內控管理，設置專門的檔案室，做好防火防潮、防腐、防蟲、防盜等工作，比如檔案室里配有滅火器等安全設施。對檔案編目、分門別類的存放，整理、保管有專門的人負責，接收、移交、保管、查閱、銷毀等作出詳細的規(guī)定，防止檔案毀損或者泄露。

3.2 及時歸檔，加強檔案管理的工作規(guī)范

注冊會計師在執(zhí)業(yè)過程中，往往會帶幾個助理人員一起進入現(xiàn)場，現(xiàn)場的搜集資料工作就交給助理去做，為了規(guī)避審計風險，注冊會計師在職業(yè)活動中，對有些證據(jù)一定要親自獲取，比如詢證函，注冊會計師要親自郵寄，回函直接郵寄至會計師事務所，不得經(jīng)被審計單位之手，曾有家會計師事務所在做審計業(yè)務時，銀行詢證函由被審計單位去函，被審計單位與銀行串通舞弊，在詢證函上蓋假章，后來成為訴訟案件，在訴訟中會計師事務所承擔連帶責任。項目完成后，助理人員在現(xiàn)場把工作底稿打印出來，并將搜集的資料一并整理成冊，及時歸檔避免了相隔時間久遺漏一些重要資料，整個過程都需要注冊會計師指導檢查復核。其中對一些重要的資料，比如銀行詢證函、對賬單、房屋土地產(chǎn)權證、征信報告、應收賬款詢證函以及對應的重要客戶收入詢證函、大額購銷合同等，必須重點保存；對驗資業(yè)務中資本投入單據(jù)，也必須重點保存。另外對一些自相矛盾的資料核實原因，甄別取舍，不要對自相矛盾的證據(jù)一并保存，以免自己打自己的臉。

3.3 建立實施信息化業(yè)務檔案管理模式

在信息技術快速發(fā)展的新時代，網(wǎng)絡技術高度普及，信息化的檔案管理模式似乎更適合這個時代。查閱者想查閱以前的檔案卷宗，只要經(jīng)過授權隨時隨地在檔案管理信息平臺上輸入密碼，就可以查閱某項目的檔案卷宗，檔案利用和查找就變得高效快捷。信息化檔案管理還可避免了傳統(tǒng)管理模式下超大容量儲存空間的問題，大大節(jié)約了儲存成本。在信息化檔案管理模式下，隨著項目組對項目的開展，將搜集的資料錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)識別后對其進行分類、匯總、快速歸檔，解決了傳統(tǒng)信息檔案管理模式下會計師事務所在上半年年審的忙季不能將業(yè)務底稿及時歸檔的問題。在保證了審計檔案真實性、完整性的基礎上還要保障審計檔案的保密性，這就對網(wǎng)絡技術的安全性有了很高的要求，必然要借助于可靠的加密技術。在信息檔案管理模式的初期，可以將兩種模式共存，待條件成熟，徹底實現(xiàn)了無紙化的信息檔案管理模式。

4 結語

綜上所述，業(yè)務檔案記載了注冊會計師在執(zhí)業(yè)過程中是否保持了其應有的職業(yè)謹慎，關鍵審計程序執(zhí)行的是否到位，業(yè)務檔案管理也是非常重要的，其質量直接影響了注冊會計師的命運。會計師事務所應加強對業(yè)務檔案管理重要性認識，加大對業(yè)務檔案管理的投入，完善其內控制度，引入信息化技術管理業(yè)務檔案?？傊?，注冊會計師在職業(yè)活動中形成的業(yè)務檔案與會計師事務所面臨的風險有很大的關系，除了要保證業(yè)務檔案的質量外，還要重視業(yè)務檔案的保管工作，一旦遇到訴訟案件，會為會計師事務所減輕其責任，減少損失。