ERP環(huán)境下民營企業(yè)內(nèi)部控制問題研究

沈陽大學 孔祥文 姚瑩

ERP系統(tǒng)主要是將管理作為關(guān)鍵的信息系統(tǒng)，內(nèi)部控制是ERP環(huán)境下的重要組成部分。民營企業(yè)發(fā)展過程中，內(nèi)部控制遇到的相關(guān)問題，要借助ERP工具不斷健全企業(yè)內(nèi)部控制體系。在ERP環(huán)境下，企業(yè)可以有效彌補傳統(tǒng)管理模式存在的局限性，可以為內(nèi)部控制建設(shè)提供重要的理論基礎(chǔ)、以及物質(zhì)保障。ERP系統(tǒng)可以幫助民營企業(yè)更好適應(yīng)現(xiàn)如今的發(fā)展環(huán)境，提高企業(yè)的監(jiān)督控制能力和管理水平。信息時代下實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，不僅可以為企業(yè)經(jīng)營節(jié)省人力資源，也為企業(yè)的發(fā)展提供了全新的可能。新時期下，企業(yè)內(nèi)部控制涵蓋了控制活動、風險評估、內(nèi)部監(jiān)督等多個方面，其主要目的是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標，推動企業(yè)的長遠發(fā)展。ERP環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制既面臨著機遇，也面臨著新的挑戰(zhàn)，要妥善處理企業(yè)內(nèi)部控制過程中遇到的問題，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用。

1 ERP環(huán)境下民營企業(yè)內(nèi)部控制研究

企業(yè)內(nèi)部控制是在專業(yè)管理制度的要求下，有效監(jiān)管、防范風險，借助整體創(chuàng)建過程控制體系、流程手段、描述關(guān)鍵控制點，將生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的管理規(guī)范直觀表達出來。企業(yè)實施內(nèi)部控制，要遵循的根本方針就是內(nèi)部控制原則。它主要涵蓋了重要性原則；全面性原則；適應(yīng)性原則；制衡性原則；成本效益原則。企業(yè)內(nèi)部控制的五大要素分別是：控制活動、內(nèi)部環(huán)境、信息溝通、風險評估、內(nèi)部監(jiān)督[1]。

1.1 簡析ERP系統(tǒng)

ERP的全稱是企業(yè)資源規(guī)劃，這是一種先進的企業(yè)管理模式，主要作用是將企業(yè)的人力、物力、財力等方面的資源，進行合理配置，充分發(fā)揮其在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用，提升企業(yè)的市場競爭力，增加企業(yè)的經(jīng)營效益。ERP可以使企業(yè)經(jīng)營效益達到最大化，可以有效進行質(zhì)量管理、人力資源管理、庫存管理、財務(wù)控制等。內(nèi)部控制理論，可以讓企業(yè)在不耗費人力、財力的前提條件下，科學實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的目標，深化了內(nèi)部控制的檢查、糾正、預(yù)防等作用。內(nèi)部控制的目標，將企業(yè)經(jīng)營活動中的全部內(nèi)容基本包含在內(nèi)，ERP信息系統(tǒng)的主要服務(wù)對象是企業(yè)經(jīng)營目標。內(nèi)部控制與ERP信息系統(tǒng)，相互滲透，不斷完善，如果將二者有機結(jié)合起來，可以有效改善民營企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀[2]。

1.2 借助ERP系統(tǒng)強化企業(yè)內(nèi)部控制

1.2.1 ERP在內(nèi)部控制中的應(yīng)用

在ERP環(huán)境下，企業(yè)經(jīng)營過程中的所有業(yè)務(wù)內(nèi)容均可在系統(tǒng)操作過程中進行，涵蓋了資金流、信息流和物流等方方面面。企業(yè)內(nèi)部控制過程中的全面性原則有明確規(guī)定：內(nèi)部控制可以貫穿企業(yè)經(jīng)營管理過程中的各個環(huán)節(jié)，比如監(jiān)督、決策、執(zhí)行等，可以對企業(yè)經(jīng)營活動進行實時監(jiān)控。民營企業(yè)可以在生產(chǎn)、銷售、供貨等各個工作流程，對公司的人力資源、物力資源、財力資源進行全面控制，真正將財務(wù)處理與業(yè)務(wù)處理有機結(jié)合起來。ERP系統(tǒng)最突出的優(yōu)勢就是“只認程序，不認人；只認命令，不認權(quán)”，這就打破了傳統(tǒng)家族管理的局限性。

1.2.2 實施ERP系統(tǒng)的重要性因素

民營企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)之前，需要全面調(diào)研企業(yè)管理的真實情況，篩選出適合企業(yè)發(fā)展的管理模型，依照市場環(huán)境以及企業(yè)經(jīng)營特點，重新設(shè)計企業(yè)的經(jīng)營流程，真正實施適合本企業(yè)發(fā)展的方案。在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中，要高度重視重點業(yè)務(wù)內(nèi)容以及存在較高風險的項目，采取嚴格的風險控制措施，盡最大可能規(guī)避企業(yè)經(jīng)營過程中存在的風險[3]。

2 ERP環(huán)境下民營企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

2.1 以家族企業(yè)管理為主，系統(tǒng)安全性差

我國民營企業(yè)普遍應(yīng)用的管理模式，主要是以家族企業(yè)管理為主。隨著家族企業(yè)的不斷發(fā)展，在管理觀念、經(jīng)營狀況、發(fā)展方向方面，傾向于企業(yè)業(yè)主個人思想以及能力的表現(xiàn)。除此之外，民營企業(yè)業(yè)主與其親屬，在企業(yè)內(nèi)部發(fā)展過程中產(chǎn)生了利益團體，這對企業(yè)內(nèi)部管理來說，是一個不小的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)安全隱患，制約著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，ERP系統(tǒng)涉及到企業(yè)的大量信息與數(shù)據(jù)，若遭受到病毒的侵害，會產(chǎn)生系統(tǒng)癱瘓、信息外泄等問題，對企業(yè)造成嚴重不良影響[4]。

2.2 內(nèi)部控制環(huán)境不完善，流程再造存在問題

在民營企業(yè)的內(nèi)部控制過程中，內(nèi)部環(huán)境尚且不夠完善，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，企業(yè)對內(nèi)部控制管理的重要性認識不夠充分，內(nèi)部控制的相關(guān)體系不夠完善，有的企業(yè)沒有建立起配套的內(nèi)部監(jiān)控制度，與市場經(jīng)濟的發(fā)展要求不相符合，不僅嚴重影響了民營企業(yè)的經(jīng)濟效益，而且阻礙了民營企業(yè)的發(fā)展進程。ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式有很大不同，如今若還采用傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理模式，就會與時代的發(fā)展要求相脫節(jié)，難以真正實現(xiàn)ERP系統(tǒng)的價值。因此，在信息時代下，企業(yè)要重新建構(gòu)經(jīng)營流程，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的重要作用。

2.3 內(nèi)部監(jiān)督體系不健全，員工工作積極性不高

在民營企業(yè)的發(fā)展過程中，有的企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)不夠完善，有的企業(yè)沒有設(shè)置相關(guān)的內(nèi)部監(jiān)督體系，這顯然不利于民營企業(yè)的發(fā)展。有的民營企業(yè)雖然設(shè)置了相關(guān)的內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)，但是形同虛設(shè)，并沒有真正發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督的作用，嚴重阻礙了企業(yè)內(nèi)部控制工作的有效開展。與此同時，家族式的企業(yè)管理模式，對民營企業(yè)內(nèi)部控制工作的開展有一定限制，對內(nèi)部控制的有效性、執(zhí)行力有不良的影響，間接損害了企業(yè)經(jīng)營的長遠利益。ERP系統(tǒng)下，對員工實時跟蹤管理，要求員工嚴格遵循企業(yè)的規(guī)章制度開展相關(guān)工作，有些員工在工作過程中會有抵觸情緒，工作積極性不高，認為自己的工作任務(wù)量相較之前有所增加，這種抵觸心理在某種意義上，影響了企業(yè)內(nèi)部控制中的經(jīng)營流程設(shè)計[5]。

3 ERP環(huán)境下民營企業(yè)內(nèi)部控制研究的相關(guān)建議

3.1 認真落實系統(tǒng)安全控制工作，健全ERP崗位設(shè)置

ERP環(huán)境下，如果系統(tǒng)安全問題得不到妥善處理，有很大可能會導致企業(yè)信息外泄，對企業(yè)內(nèi)部控制工作的有效性產(chǎn)生嚴重影響。因此，在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中，要認真落實信息系統(tǒng)的安全控制工作。在系統(tǒng)研發(fā)初級階段，要認真分析系統(tǒng)有可能會出現(xiàn)的漏洞，對系統(tǒng)研發(fā)進行實施監(jiān)督。除此之外，企業(yè)應(yīng)該與時俱進，對ERP系統(tǒng)進行及時更新與維護，做好員工信息安全教育工作，定期組織企業(yè)員工進行網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)培訓，及時對數(shù)據(jù)進行備份，確保ERP系統(tǒng)的安全性。民營企業(yè)內(nèi)部控制要在業(yè)務(wù)流程、機構(gòu)設(shè)置、治理結(jié)構(gòu)等方面形成有效監(jiān)督制約，還要注重企業(yè)運營效率。借助ERP系統(tǒng)中的權(quán)限設(shè)置，可以重新劃分公司的職責權(quán)限，真正實現(xiàn)內(nèi)部控制的作用與價值[6]。

3.2 提升流程設(shè)計的質(zhì)量

流程設(shè)計，又稱為流程再造，牽涉到的因素比較復雜。流程設(shè)計的健全性，直接影響著企業(yè)內(nèi)部控制的實施效果。因此，在流程設(shè)計的過程中要運用最適用的方法，確保企業(yè)的日常經(jīng)營不受影響，真正實現(xiàn)企業(yè)運行的基本目標。第一，在流程再造過程中，要有效梳理ERP系統(tǒng)下的相關(guān)業(yè)務(wù)流程，合理評估流程，整體分析流程的設(shè)計情況，盡可能規(guī)避經(jīng)營風險。第二，要對ERP系統(tǒng)下潛在的風險進行有效評估，全面了解內(nèi)部控制環(huán)境以及ERP系統(tǒng)環(huán)境，多維度進行綜合分析，深入研究風險可能帶來的影響，做好應(yīng)對策略。第三，要嚴格識別關(guān)鍵控制點，認真遵循企業(yè)的相關(guān)流程情況，仔細核查實施崗位設(shè)計的健全性，確保關(guān)鍵控制點梳理的有效性。第四，要嚴格明確崗位權(quán)限，根據(jù)市場發(fā)展的相關(guān)要求，科學設(shè)置崗位權(quán)限，確保各個崗位之間可以相互制約，以確保系統(tǒng)的安全性。第五，要及時明確內(nèi)部控制的實施方法，認真依照企業(yè)內(nèi)部控制的實際發(fā)展情況，充分了解企業(yè)經(jīng)營過程中的各項指標，篩選最佳方案，真正實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的全面發(fā)展[7]。

3.3 定期組織員工進行相關(guān)培訓

ERP環(huán)境下，要想確保企業(yè)內(nèi)部控制有效性，就必須要深刻認識到財務(wù)人員的重要性，企業(yè)要定期組織相關(guān)財務(wù)人員進行培訓，深化財務(wù)人員對內(nèi)部控制的了解程度，深化對ERP系統(tǒng)的了解程度，深化財務(wù)人員的內(nèi)部控制意識以及財務(wù)風險意識，不斷創(chuàng)新操作模式，要根據(jù)時代發(fā)展的要求，充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，提升企業(yè)內(nèi)部控制的有效性。建立健全合理的獎懲和評價制度，是提高員工工作效率和工作熱情的重要基礎(chǔ)[8]。如果企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)人員不去糾正工作中出現(xiàn)的錯誤，或者沒有得到合理的工作報酬，將會不利于構(gòu)建企業(yè)整體的工作氛圍，工作人員也會出現(xiàn)消極逃避或者盲目自信。所以，獎罰制度的設(shè)置要嚴明公正且科學合理。同時，企業(yè)要創(chuàng)建健全的激勵以及考核機制，充分調(diào)動員工的工作積極性，對工作人員的工作流程、工作內(nèi)容進行有效監(jiān)督管理，確保企業(yè)員工嚴格按照規(guī)章制度開展工作，真正落實企業(yè)內(nèi)部控制的相關(guān)機制[9]。除此之外，由于風險是不斷變化的，之前制定的措施方案可能會不太適用于當下出現(xiàn)的風險。因此，應(yīng)及時地調(diào)整可行性方案，為了發(fā)現(xiàn)隱藏的風險，及時對財務(wù)風險管理進行考評。ERP環(huán)境下企業(yè)經(jīng)營內(nèi)部控制，可以起到發(fā)現(xiàn)風險與規(guī)避風險的作用，為企業(yè)的發(fā)展提供契機。

綜上所述，隨著信息時代的不斷發(fā)展，民營企業(yè)內(nèi)部控制要及時創(chuàng)新工作模式，打破傳統(tǒng)模式的局限性，充分認識到ERP系統(tǒng)的重要性，真正發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用與價值，為民營企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供堅實的物質(zhì)保障。ERP環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制既面臨著機遇，也面臨著新的挑戰(zhàn)，要妥善處理企業(yè)內(nèi)部控制過程中遇到的問題，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用。民營企業(yè)的相關(guān)管理人員要清楚認識到 ERP對內(nèi)部控制的深遠影響，著重分析ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)經(jīng)營內(nèi)部控制的優(yōu)勢以及有效性，分析內(nèi)部控制管理過程中的問題與不足，根據(jù)市場發(fā)展的實際情況，提出相應(yīng)的改革建議，真正提升企業(yè)內(nèi)部控制的有效性，推動民營企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。