設(shè)備儀器檔案管理工作的開展及相關(guān)問題研究論述

王卉芹

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在突飛猛進(jìn)?？茖W(xué)技術(shù)就是生產(chǎn)力，先進(jìn)的設(shè)備儀器是生產(chǎn)和經(jīng)營的關(guān)鍵，而設(shè)備儀器的管理是設(shè)備有效運用，發(fā)揮其最大作用的前提保障，檔案管理是設(shè)備儀器管理的重要內(nèi)容，因此，探究設(shè)備儀器檔案管理工作的相關(guān)問題是十分必要的。

【關(guān)鍵詞】設(shè)備儀器；檔案管理；相關(guān)問題；探討

檔案管理是設(shè)備儀器管理的基礎(chǔ)和核心，它對嚴(yán)格設(shè)備儀器的使用程序、保證設(shè)備儀器的使用安全、設(shè)備及時維修和更新、節(jié)約資金、提高經(jīng)濟(jì)效益等有重要的現(xiàn)實意義。因此，根據(jù)實際情況，分析設(shè)備儀器檔案管理中存在的問題，采取有效措施，運用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，提高設(shè)備儀器檔案管理水平，促進(jìn)本單位的生存和發(fā)展是值得探討的問題。

一、存在的問題

（一）設(shè)備儀器的檔案管理不規(guī)范。在單位中，大家都是把主要精力、注意力放在一線工作中，只重視設(shè)備儀器的使用和所帶來的效益，忽視了對設(shè)備儀器的管理，特別是檔案管理，有些部門設(shè)備儀器的隨機(jī)文件和相關(guān)資料既沒有設(shè)備儀器使用部門的指定人員保管，也沒有及時歸檔，制約了設(shè)備儀器檔案的完整性和及時性；缺乏必要的設(shè)備檔案管理制度，在實際管理工作中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備檔案部門和設(shè)備儀器使用部門缺乏明確的分工，職責(zé)不分明，獎懲制度不完善，使設(shè)備儀器的管理工作長期處于懈怠的狀態(tài)。

（二）管理人員專業(yè)培訓(xùn)不充分。單位由于重視不夠，設(shè)備檔案管理人員多是兼職的，對設(shè)備儀器檔案管缺乏專業(yè)的管理能力，平時又要忙于其他工作，對檔案管理業(yè)務(wù)不夠熟練，沒有更多的時間和精力去學(xué)習(xí)和探討有關(guān)設(shè)備儀器的管理，影響工作效果。設(shè)備檔案管理牽涉人員及部門較大，一些工作不能及時交接，致使一些有價值的設(shè)備資料不能及時歸檔，維護(hù)管理的情況得不到及時反映，設(shè)備檔案管理無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、有效策略

（一）規(guī)范管理制度。建立健全各種設(shè)備儀器檔案管理制度，加強(qiáng)管理。嚴(yán)格管理人員的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)人員的職責(zé)范圍，資產(chǎn)或設(shè)備管理部門切實做好設(shè)備檔案的立卷歸檔工作，完善設(shè)備儀器的檢定制度，對設(shè)備的維修、報廢等要有登記或記錄，標(biāo)明時間和具體情況，并建立檔案，確保設(shè)備儀器管理的完整和統(tǒng)一。建立完整的設(shè)備儀器技術(shù)檔案，嚴(yán)格按照合同要求及技術(shù)文件的規(guī)定，逐項進(jìn)行技術(shù)檢測，并填寫相關(guān)的檢測驗收報告，同時把設(shè)備的安裝說明、維修使用說明書、圖紙、線路圖、操作規(guī)程、保養(yǎng)等原始文件資料及時歸檔。如果在技術(shù)驗收時發(fā)現(xiàn)問題，要及時進(jìn)行溝通和妥善處理，確保設(shè)備儀器的安全使用。

（二）加強(qiáng)管理人員的隊伍建設(shè)。把認(rèn)真負(fù)責(zé)、具有一定專業(yè)能力的人員配備到設(shè)備儀器檔案管理崗位，促進(jìn)設(shè)備儀器檔案管理人員的隊伍建設(shè)。自上而下高度重視，充分認(rèn)識設(shè)備儀器檔案管理工作的重要意義，設(shè)備儀器檔案管理工作由專職人員負(fù)責(zé)，避免流動頻繁給工作帶來的諸多不便。鼓勵工作人員不斷學(xué)習(xí)，并多為他們提供培訓(xùn)和參觀學(xué)習(xí)的機(jī)會，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，實行獎勵激勵機(jī)制，對于工作努力、貢獻(xiàn)突出的設(shè)備檔案管理人員，給予鼓勵和獎勵，充分調(diào)動設(shè)備儀器檔案管理人員的工作積極性，提高設(shè)備儀器檔案管理工作的效率。

（三）更新管理方式。在科技發(fā)展迅速的今天，以往的設(shè)備儀器管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展的需求，這就需要更新管理模式，運用現(xiàn)代的管理手段，可以把具有共同特點、有相互關(guān)聯(lián)的設(shè)備資料放在一個案卷中，統(tǒng)一管理，這樣能夠更好地體現(xiàn)出幾種設(shè)備間的區(qū)別和相互間的聯(lián)系，更有利于設(shè)備的合理使用和故障的排查等。目前，信息化管理已走進(jìn)各行各業(yè)，把資產(chǎn)管理系統(tǒng)和設(shè)備檔案管理相融合，設(shè)備的動態(tài)信息，如調(diào)撥、報廢等信息都是兩者可以互通有無的部分，資產(chǎn)管理系統(tǒng)和設(shè)備儀器檔案管理二者的有機(jī)結(jié)合，實現(xiàn)了設(shè)備儀器的資源信息共享。

三、結(jié)束語

設(shè)備儀器檔案管理是一項艱辛而復(fù)雜的工作，任重而道遠(yuǎn)。設(shè)備儀器檔案管理工作的狀況如何直接關(guān)系到設(shè)備儀器的有效運用和所帶來的經(jīng)濟(jì)效益，影響著一個單位或部門的生存和發(fā)展。本文通過分析設(shè)備儀器檔案管理中存在的一些問題，采取規(guī)范管理制度、加強(qiáng)管理人員的隊伍建設(shè)、更新管理方式等措施加強(qiáng)設(shè)備儀器的檔案管理，提高設(shè)備儀器檔案管理的質(zhì)量和管理效果。讓我們齊心合力，為使設(shè)備儀器的檔案管理工作有更大的突破而不懈努力。

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