新時期公路行業(yè)檔案信息化建設(shè)之我見

李大明

摘 要：公路檔案就是交通事業(yè)發(fā)展的見證者，真實(shí)記錄著公路行業(yè)發(fā)展的各種信息，所以妥善管理公路檔案具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。新時期，人們對公路交通提出了更高要求，管理與建設(shè)實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，檔案信息化建設(shè)也就成為了必然發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：新時期 公路行業(yè) 檔案 信息化建設(shè)

一、檔案管理信息化概念

所謂檔案管理信息化，指的是在國家檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃指導(dǎo)下，在開展檔案管理活動中，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，利用先進(jìn)的通信技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理，并為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)，最終達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)。

二、公路檔案信息化建設(shè)面臨的現(xiàn)狀

（一）公路檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

信息化技術(shù)需要較高的時效性，但由于現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)程序制約了時效性，所以在實(shí)際工作中難以有效應(yīng)用規(guī)范的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。雖然交通運(yùn)輸部制定了國家層面的《交通運(yùn)輸信息化標(biāo)準(zhǔn)體系表》，對體系框架提出了具體標(biāo)準(zhǔn)，但對于省市級單位缺乏可行性，與實(shí)際情況不能實(shí)現(xiàn)無縫銜接。

我國在公路檔案管理工作方面起步較晚，使得各項(xiàng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)性較差，在管理制度、管理經(jīng)驗(yàn)方面、管理人才等諸多方面比較欠缺。因而落實(shí)到具體工作中，很容易出現(xiàn)混亂管理和不協(xié)調(diào)現(xiàn)象，這就勢必導(dǎo)致公路檔案管理在應(yīng)用數(shù)據(jù)信息時不能很好地保證質(zhì)量，相當(dāng)多的數(shù)數(shù)據(jù)在建檔之初就存在缺陷。再加上由于管理規(guī)范仕程度低，不同時期、不同類型的公路檔案信息難以實(shí)現(xiàn)兼容性，特別是在關(guān)鍵信息處理上更是無法統(tǒng)一，造成了關(guān)鍵信息的大量缺失。此外，信息管理標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，各個部門之間的信息難以進(jìn)行整合，這同樣是新時期公路行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)受到限制的一大難題，需要舉非常之力進(jìn)行解決。

（二）公路檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

檔案管理信息化對工作人員提出了較高要求，需要工作人員能夠靈活掌握數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，要有專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)知識，還要具備專業(yè)的檔案管理能力。但是對于公路部門檔案管理工作來說，由于存在崗位人員流動性大、人員崗位很難固定等弱點(diǎn)，因而導(dǎo)致管理人員能力參差錯落。一些管理人員業(yè)務(wù)水平不過關(guān)，沒經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，就“趕鴨子上架”的現(xiàn)象較為突出，形成了綜合素質(zhì)偏低、對信息化工作流程掌握不熟練、對具體操作規(guī)范不夠精準(zhǔn)科學(xué)的惡性循環(huán)，使得工作效率難以提升。同時，信息傳遞手段相對滯后，數(shù)據(jù)庫未能及時更新，限制了檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程。再加上部分管理人員服務(wù)理念的缺乏，工作中往往墨守成規(guī)，不創(chuàng)新、欠主動，浪費(fèi)了大量的信息資源，這也在某種程度上造成公路行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)步伐的延緩。

（三）公路檔案信息化建設(shè)意識相對缺乏

首先，就管理層而言，在檔案信息化建設(shè)方面并未引起足夠的重祀。有的領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)注實(shí)際工作，卻忽視了檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，所以平常沒有認(rèn)真對待此事，甚致還忽略了將該項(xiàng)工作納入到單位一年一度的考核考評中，這就造成財力、物力等方面不能及時跟進(jìn)，缺少了有力支持，無法實(shí)現(xiàn)有效的檔案信息化建設(shè)的與時俱進(jìn)。其次，管理人員超前意識不強(qiáng)。具體表現(xiàn)在思想保守、觀念陳舊，安于現(xiàn)狀。在新知識吸收、新技術(shù)使用，新時代要求方面顯得無動于衷，缺少敏銳性。不善于接受新鮮事物，工作中缺少熱情，不能及時補(bǔ)充自己的不足，總是覺得沿襲傳統(tǒng)的工作方式程序簡單，操作起來也容易，認(rèn)為只要楮案整理接老辦法，檔案保管按老規(guī)矩，檔案查閱按老章程，最經(jīng)不丟失卷宗，就盡到了檔案管理的職能職責(zé)，何需什么主觀能動性與科技的創(chuàng)新性，這些不利因素均構(gòu)成了阻礙檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的顯著瓶頸。

（四）公路檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足

隨著社會的進(jìn)步，公路檔案事業(yè)未來必然會發(fā)展成為具有先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化平臺，方便快捷信息化服務(wù)，科學(xué)有效管理方式的全新模式。這就需檔案理工作務(wù)必與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代趨勢，從技術(shù)、設(shè)備等各方面開展創(chuàng)新。同時對于新事物還得采取有效的維護(hù)保養(yǎng)，這一切均離不開資金的支持?；鶎庸凡块T雖然也能進(jìn)行少量資金投入，但對于整個公路行業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)這個如此規(guī)模的大項(xiàng)目來說，無異于杯水車薪，起不了決定性作用，當(dāng)然也解決不了實(shí)際問題，從而勢必影響到檔案管理信息化發(fā)展的速度。

三、加強(qiáng)新時期公路行業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

（一）建立起完善的公路檔案管理組織體系

公路行業(yè)結(jié)合信息化規(guī)劃與自身發(fā)展特點(diǎn)，應(yīng)對信息化工作加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立完善的組織框架，以確保信息化管理工作推動順利，并能夠充分發(fā)揮實(shí)效。信息管理部門應(yīng)對信息化建設(shè)進(jìn)行技術(shù)層面的溝通與管理，在其他部門以及下級部門首先普及檔案信息化知識，其次要推進(jìn)信息化制度建設(shè)，以提高檔案信息化建設(shè)的組織化、規(guī)范化和科技化程度。同時對信息化建設(shè)中的各項(xiàng)工作應(yīng)加大協(xié)調(diào)力度，將信息化顧問的作用發(fā)揮出來，進(jìn)而建立起一個運(yùn)轉(zhuǎn)高效、溝通順暢、密切配合的信息化管理網(wǎng)絡(luò)體系，從而為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

（二）切實(shí)增強(qiáng)公路管理者檔案信息化意識

首先，要提升公路行業(yè)管理層人員的檔案信息化建設(shè)意識。因?yàn)檫@直接決定了檔案信息化建設(shè)的深度與廣度。基于此，作為管理層人員，要將此項(xiàng)工作提上議程，站在科學(xué)管理的角度去審視把握檔案信息化建設(shè)工作的重要性，并給予大力支持，將公路檔案信息化建設(shè)蚋入單位年度考核目標(biāo)，在人力、財力、物力等各方面提供支持，對于實(shí)際工作中遇到的難題做到認(rèn)真方析，盡快解決。其次，就是要求從事檔案管理的管理者與員工切實(shí)提高公路檔案信息化建設(shè)的意識，此乃提高檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。檔案信息化管理是時代的要求，未來發(fā)展的必然趨勢，更是新時期公路行業(yè)檔案管工作的方向，管理人員要改變傳統(tǒng)的工作方式，改變陳舊的主觀思想，要緊跟時代發(fā)展的腳步，及時掌握新理念，補(bǔ)充新知識，接受新技術(shù)，對檔案管理工作進(jìn)行全方位創(chuàng)新，充分發(fā)揮主觀能動性，努力提高業(yè)務(wù)水平與管理水平，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識，為推動單位檔案信息化建設(shè)步伐，服務(wù)國家交通公路事業(yè)國發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

（三）建立起一套規(guī)范的公路檔案信息化制度

要想實(shí)現(xiàn)全面的公路行業(yè)檔案信息化建設(shè)，就離不開制度的大力支持，為公路檔案信息管理提供運(yùn)作章程。有效的管理體系中最重要的就是對規(guī)章制度的嚴(yán)格執(zhí)行，所以公路檔案管理部門可通過建立系統(tǒng)的管理制度對現(xiàn)有的信息化管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化。對已經(jīng)建檔的公路信息來說，要重視其安全性與完整性。要制定有效的考評制度，操作細(xì)目，進(jìn)而約束管理人員的隨意性，培養(yǎng)其苛刻嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募o(jì)律作風(fēng)，激發(fā)出他們的工作熱情，挖掘其主觀能動性，并適時組織開展對新型管理辦法的學(xué)習(xí)，從中不斷完善管理機(jī)制，保證公路檔案管理信息化的全面科學(xué)有序運(yùn)行。

（四）提升公路檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案信息化建設(shè)工作中，人的因素是最至關(guān)重要的。管理人員的綜合素質(zhì)會直接影響到對檔案管理工作的管理質(zhì)量。要想全面落實(shí)有效的公路檔案管理信息化工作，就需要在檔案基礎(chǔ)工作、計(jì)算機(jī)、管理技＼能力等專業(yè)方面挖掘大量人才，培養(yǎng)能夠滿足檔案信息化各個環(huán)節(jié)的綜合性人才。相關(guān)人員要懂得運(yùn)用新型的管理方式，熟悉電子文件管理與歸檔技能，并熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，能夠通過已掌握的知識實(shí)現(xiàn)對辦公設(shè)備的維護(hù)、使用與管理。所以相關(guān)部門要對工作人員在計(jì)算機(jī)與專業(yè)知識方面加強(qiáng)培訓(xùn)工作，確保工作人員綜合素質(zhì)得到提升。

（五）建立專業(yè)的公路檔案信息化系統(tǒng)

對于公路檔案信息化建設(shè)來說，成功的關(guān)鍵就是信息檔案管理系統(tǒng)是否完善。因此，要從設(shè)計(jì)、軟件，信息傳遞等多方面進(jìn)行考慮，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性。如果在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時使用了不同類型的軟件，會造成系統(tǒng)不兼容情況出現(xiàn)，會影響到檔案信息的安全性，更不便于工作人員的日常工作。在對公路檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時，首先就是要確保系統(tǒng)具備實(shí)用性，之后才是系統(tǒng)的便捷性與可操作性。但同時也不能忽視系統(tǒng)的升級與選擇技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的內(nèi)容，要結(jié)合實(shí)際情況綜合設(shè)計(jì)公路檔案信息化系統(tǒng)，因此這也對設(shè)計(jì)人員提出了較高要求，工作人員在設(shè)計(jì)初期要進(jìn)行調(diào)查研究，將創(chuàng)新理念融于其中，讓系統(tǒng)資源具備可繼承性，為升級更新預(yù)留出足夠空間，防止出現(xiàn)資源浪費(fèi)。

（六）加大公路檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入

在公路檔案信息化建設(shè)過程中，資金投入是一項(xiàng)必不可少的環(huán)節(jié)，也是檔案信化能否升級達(dá)標(biāo)，并向更高層次邁進(jìn)關(guān)環(huán)節(jié)。作為基層公路部門，首先要最大限度爭取到上級業(yè)務(wù)部門和地方行政管理部門的項(xiàng)目支持與財政預(yù)算。其次要要采取多種途徑籌集資金，實(shí)現(xiàn)了政府支持與多元化并舉的籌資方式。單位年度預(yù)算中要預(yù)留出一定的專項(xiàng)資金用于檔案信息化建設(shè)。在建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)研發(fā)、科研項(xiàng)目建設(shè)等方面要合理安排經(jīng)費(fèi)，隨時能對信息資源維護(hù)與應(yīng)用提供資金保證，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)增加費(fèi)用，對具備創(chuàng)新性、探索性的項(xiàng)目要給予支持。此外，要建立完善的信息化建設(shè)投資機(jī)制，鼓勵社會各界人士支持公路信息化建設(shè)，打造良好的市場環(huán)境。對信息化建設(shè)資金應(yīng)加大管理力度，對專項(xiàng)資金采取統(tǒng)一調(diào)配方式，將資金調(diào)控作用發(fā)揮到最大化，也使資金的合理用途產(chǎn)生出最大效益，從而推動公路檔案管理信息化建設(shè)步入科學(xué)化、規(guī)范化、常態(tài)化軌道，為公路交通事業(yè)又快發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效、一流的信息資源服務(wù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，公路行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是一朝一夕，一蹴而就，某個階段便能完成的事情。這乃是一項(xiàng)著眼長遠(yuǎn)，立足全局，面向未來的復(fù)雜細(xì)統(tǒng)的科學(xué)化工程。革故創(chuàng)新永遠(yuǎn)在路上，要不斷探索新模式、新方法。管理者和工作人員應(yīng)從思想上形成高度統(tǒng)一，積極為公路檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造便利條件，通過先進(jìn)的技術(shù)手段找到最適合的管理模式，加快公路檔案信息化建設(shè)節(jié)奏，使檔案信息化建設(shè)的步伐邁得更扎實(shí)，更穩(wěn)健、更高效，從而助推我國交通公路行業(yè)在新時期獲得更加廣闊的發(fā)展空間，。

參考文獻(xiàn)

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