五大發(fā)展理念視角下高校檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)和對(duì)策①

王　青

五大發(fā)展理念視角下高校檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)和對(duì)策①

王青

（江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 210000）

五大發(fā)展理念作為實(shí)現(xiàn)“十三五”時(shí)期發(fā)展目標(biāo)的重要指導(dǎo)理念，對(duì)檔案信息化建設(shè)起著重要的引領(lǐng)作用。本文以我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，探討信息化建設(shè)過(guò)程中貫徹實(shí)行五大發(fā)展理念的難點(diǎn)，并提出相應(yīng)對(duì)策以供參考。

五大發(fā)展理念 ；高校檔案；信息化

在2015年全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上，中央辦公廳副主任陳世炬指出，各級(jí)檔案部門必須牢固樹立并切實(shí)貫徹創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享五大理念，在檔案工作實(shí)踐中，勇于沖破傳統(tǒng)思想觀念障礙，敢于涉足過(guò)去未曾涉足的盲區(qū)，著力攻克體制機(jī)制的頑疾，努力闖過(guò)阻礙發(fā)展的難關(guān)，積極推動(dòng)檔案事業(yè)自身實(shí)現(xiàn)五大發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)，不僅對(duì)高校自身檔案工作意義重大，對(duì)中國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展也有著不容忽視的作用。因此，高校必須深入貫徹五大發(fā)展理念，克服信息化建設(shè)過(guò)程中遇到的困難，把檔案信息化建設(shè)工作推向更高的層次。

一、五大發(fā)展理念視角下高校檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)

1.創(chuàng)新

從目前高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，還存在以下幾個(gè)問(wèn)題。一是制度創(chuàng)新滯后，當(dāng)前還有較多地沿用傳統(tǒng)的管理制度。隨著檔案鼓舞的不斷拓展以及信息化程度的加深，檔案管理工作的要檔案管理工作的要求會(huì)逐漸變化，這就與滯后的管理制度形成落差，最后必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作效率的降低和規(guī)范化的缺失。二是技術(shù)創(chuàng)新乏力。高校檔案管理部門在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和功能建設(shè)，僅對(duì)檔案的基本管理進(jìn)行了信息化規(guī)劃，沒(méi)有給后續(xù)的檔案開(kāi)發(fā)和利用留下空間，這就導(dǎo)致了檔案的開(kāi)發(fā)與利用系統(tǒng)要么獨(dú)立于整個(gè)管理系統(tǒng)之外，要么就完全更新所有管理系統(tǒng)，既增加了管理成本，又降低了利用效率，大大限制了技術(shù)的創(chuàng)新。

2.協(xié)調(diào)

高校檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展面臨的是不平衡的問(wèn)題。高校檔案信息化建設(shè)內(nèi)部發(fā)展的不平衡主要表現(xiàn)各部門之間的信息資源缺乏系統(tǒng)化的整合。如今檔案種類愈加豐富，高校無(wú)法在每個(gè)檔案種類下都設(shè)置檔案管理部門，其管理主體通常只有一個(gè)。因此，檔案管理部門很難對(duì)所有涉及檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的管理。在信息化建設(shè)中，各部門管理系統(tǒng)軟件類型、版本的不同也阻礙了數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)，降低檔案工作的效率。外部的不平衡主要表現(xiàn)在高校之間、地區(qū)之間的檔案信息化建設(shè)的不同步，這在一定程度上也制約了檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.綠色

從高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，綠色發(fā)展主要存在以下兩個(gè)難點(diǎn)：一是檔案工作與人力資源之間的矛盾。高校檔案工作包括人力資源檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案等，這對(duì)檔案的收集、整理和歸檔提出了新的挑戰(zhàn)。而由于各部門的專業(yè)性和檔案收集完整性，需要較多的人力支持，因此檔案管理部門容易出現(xiàn)超員或者人員短缺的現(xiàn)象，不利于資源的最大化利用。二是部分檔案管理部門在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)沒(méi)有對(duì)節(jié)能環(huán)保、綠色材料的使用作要求，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)庫(kù)機(jī)房存在能源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

4.開(kāi)放

一直以來(lái)，檔案部門就是較為封閉的部門，工作局限性大，公眾知名度低，與社會(huì)發(fā)生的聯(lián)系也較少。高校檔案館雖然承擔(dān)著很多的服務(wù)型工作，但其開(kāi)放程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是對(duì)檔案利用的研究不夠，目前高校檔案信息化建設(shè)還聚焦于管理工作，缺乏對(duì)服務(wù)利用的開(kāi)發(fā)和研究，就使得檔案信息化建設(shè)無(wú)法服務(wù)大眾；二是檔案的收集整理存在局限性，適用性較低，缺乏對(duì)用戶需求的挖掘和把握，檔案服務(wù)的開(kāi)發(fā)缺乏針對(duì)性，現(xiàn)有的服務(wù)大眾的模塊與師生、社會(huì)需求存在脫節(jié)；三是檔案管理流于形式，更新頻率低，缺乏時(shí)效性，使檔案的參考價(jià)值降低，無(wú)法給大眾提供有價(jià)值的信息。

5.共享

由于各個(gè)高校的資金投入、技術(shù)水平等方面的差異，其在檔案資源共享方面的投入也是不同的。資金充裕的高校檔案信息化程度高，軟硬件質(zhì)量高，在搭建共享服務(wù)平臺(tái)時(shí)十分容易，而部分高校還在沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，在信息共享服務(wù)上無(wú)法投入過(guò)多資金，僅僅是參與進(jìn)來(lái)就十分困難，這不僅不利于高校檔案完整性和集成性的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)對(duì)高校自身檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展也是極為不利的。

在信息化背景下，高校檔案工作共享發(fā)展面臨的信息安全威脅更加多樣，其造成的破壞力也更大并且難以預(yù)防和補(bǔ)救。高校檔案共享發(fā)展面臨的信息安全威脅主要在個(gè)人隱私上，高校存放了大量檔案資料，包括師生個(gè)人信息、科技檔案信息等高價(jià)值的檔案信息，在共享發(fā)展中如果泄露，會(huì)對(duì)高校、師生造成巨大影響。

二、五大發(fā)展理念視角下高校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1.堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的動(dòng)力轉(zhuǎn)換

完善的檔案管理制度是制度創(chuàng)新的基礎(chǔ)，高校應(yīng)建立系統(tǒng)、完整的檔案管理制度以支持檔案管理工作。首先，應(yīng)將檔案管理工作進(jìn)一步細(xì)化，對(duì)檔案收集、整理、歸檔等操作做出統(tǒng)一化的規(guī)定，讓各項(xiàng)工作都在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，如此便有利于檔案的匯總和分類，給其他檔案工作提供更明確清晰的參考。第二，明確權(quán)責(zé)劃分，細(xì)分到個(gè)人，讓各部門和各管理人員進(jìn)一步明確職能范圍，讓各部門在保持一定獨(dú)立性的同時(shí)更好的聯(lián)系在一起，共同推進(jìn)檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新。第三，根據(jù)實(shí)際工作需要以及未來(lái)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)創(chuàng)新檔案管理制度，如信息化操作守則、信息安全規(guī)范守則等規(guī)定都要及時(shí)更新。

明確檔案信息化建設(shè)各階段的特點(diǎn)和要求，根據(jù)所處建設(shè)階段有針對(duì)性的進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新。要以需求為導(dǎo)向，技術(shù)支撐為基礎(chǔ)著力推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新與制度創(chuàng)新的深度融合，以制度創(chuàng)新推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新的規(guī)范性和可持續(xù)性，以技術(shù)創(chuàng)新推動(dòng)服務(wù)創(chuàng)新的豐富性和針對(duì)性。

2.堅(jiān)持協(xié)調(diào)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的同步推進(jìn)

堅(jiān)持高校檔案工作信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，必須解決不平衡的問(wèn)題。針對(duì)高校內(nèi)部的發(fā)展不平衡問(wèn)題，應(yīng)著力加強(qiáng)檔案管理部門與各部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系，推進(jìn)檔案內(nèi)容的規(guī)范化，對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面的查缺補(bǔ)漏，保證其完整性。保證檔案在各個(gè)載體中格式的異質(zhì)性，對(duì)紙質(zhì)檔案的電子檔案進(jìn)行同步的信息更新，出現(xiàn)不一致的情況要仔細(xì)核查，確保檔案的真實(shí)性和有效性。明確檔案管理和檔案收集的主體，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一的發(fā)展。

針對(duì)地區(qū)間的發(fā)展不平衡，首先要平衡信息化建設(shè)的資金配制，以先進(jìn)帶后進(jìn)，推動(dòng)信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。第二，高校要根據(jù)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行信息化建設(shè)的成本核算，資金較少的學(xué)?？上冗M(jìn)行微信公眾號(hào)服務(wù)、微博賬號(hào)等成本較低的自媒體工具推動(dòng)信息化建設(shè)。第三，高校檔案管理部門要與檔案局、人社局等相關(guān)部門互通信息化建設(shè)進(jìn)度，合作擬定信息化建設(shè)計(jì)劃，推進(jìn)地區(qū)內(nèi)的檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.堅(jiān)持綠色發(fā)展，促進(jìn)信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展

首先提高工作效率，實(shí)行智能化辦公，降低管理成本。信息化建設(shè)與智能化辦公是相輔相成的，高校應(yīng)在信息化建設(shè)過(guò)程中逐漸將智能辦公的理念和方式融入到方方面面，如扁平化管理、一體化辦公等方式都是提高工作效率、降低管理成本的方法，同時(shí)還能一定程度上解決人員配置不平衡的情況。此外，還應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)的針對(duì)性，不盲目購(gòu)買設(shè)備、擴(kuò)展功能，而是要以需求為導(dǎo)向，根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況逐步提升信息化建設(shè)的高度，把建設(shè)成本合理分配到信息化建設(shè)的每個(gè)階段，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)持續(xù)健康的發(fā)展。

第二，在環(huán)境設(shè)計(jì)中要把生態(tài)環(huán)保的理念作為環(huán)境建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，以綠色建筑的要求作為建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)注重硬件設(shè)備、機(jī)房的能源節(jié)約，讓管理人員形成良好的工作習(xí)慣，杜絕能源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

4.堅(jiān)持開(kāi)放發(fā)展，提升檔案服務(wù)能力

堅(jiān)持檔案開(kāi)放發(fā)展首先要以師生需求和社會(huì)公眾需求為導(dǎo)向，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)建立完善的用戶服務(wù)體系，促進(jìn)檔案信息服務(wù)與信息化建設(shè)的無(wú)縫銜接。一是積極將檔案信息服務(wù)模式與信息化建設(shè)深入融合，在管理方式和工作方式信息化的基礎(chǔ)上，探索信息化背景下傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新與改進(jìn)，著力推進(jìn)檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)。二是要以個(gè)性化需求為導(dǎo)向，不斷托管檔案信息服務(wù)的渠道，提升檔案信息模式的適用場(chǎng)景，借助網(wǎng)站、自媒體、移動(dòng)應(yīng)用程序完善線上和線下服務(wù)模式的同步和融合。

第二，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與公共職能部門的合作與溝通。在管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)中預(yù)留與政府相關(guān)部門、社會(huì)相關(guān)機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)接口，在建設(shè)成熟后進(jìn)行數(shù)據(jù)的對(duì)接工作。此外不斷加強(qiáng)高校之間的檔案信息化建設(shè)的工作交流，工作中要不斷加強(qiáng)與兄弟院校，尤其是信息化建設(shè)水平較高院校的交流合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，在開(kāi)放中不斷擴(kuò)展自身的事業(yè)。

5.堅(jiān)持共享發(fā)展，建立檔案共享平臺(tái)

堅(jiān)持共享發(fā)展，首先要依托信息化建設(shè)建立共享服務(wù)平臺(tái)。共享服務(wù)平臺(tái)的建立主要從兩個(gè)方面開(kāi)展：一是高校內(nèi)部。高校內(nèi)部的檔案共享是檔案共享服務(wù)的基礎(chǔ)，首先要保證各部門之間的檔案暢通互聯(lián)，通過(guò)檔案的整合收集對(duì)各個(gè)部門產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和分析，以形成一份真實(shí)、準(zhǔn)確、集成、系統(tǒng)的檔案，為高校內(nèi)各部門之間的檔案共享打下良好基礎(chǔ)；二是高校之間的檔案共享。高校間的檔案共享服務(wù)首先要注重?cái)?shù)據(jù)的互通互聯(lián)，建立良好的通信基礎(chǔ)設(shè)施以保證各單位之間的溝通效率。三是要逐步完善共享服務(wù)平臺(tái)的功能，根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，階段性的豐富共享服務(wù)平臺(tái)功能。

第二，要保證檔案管理系統(tǒng)和檔案共享平臺(tái)的信息安全能力，及時(shí)更新系統(tǒng)，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞。關(guān)注國(guó)際信息安全事件，提前做好預(yù)防工作，同時(shí)做好電子檔案的備份工作，分辨在聯(lián)網(wǎng)和不聯(lián)網(wǎng)的狀態(tài)下進(jìn)行備份，以防在遭受病毒和系統(tǒng)攻擊后遺失相關(guān)的信息，對(duì)師生造成困擾。

高校檔案信息化建設(shè)，不僅是高校檔案工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，也是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的要求。高校檔案管理人員必須牢固樹立并切實(shí)貫徹創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享的發(fā)展理念，正確認(rèn)識(shí)五大發(fā)展理念背景下高校檔案信息化建設(shè)的痛點(diǎn)和難點(diǎn)，通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新與制度的深度融合、信息化建設(shè)的同步推進(jìn)、信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展、服務(wù)能力的不斷提升和檔案共享體系的完善，為加快高校檔案信息化建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。

[1]白晨皓.讓“五大發(fā)展理念”在檔案系統(tǒng)落地開(kāi)花[J].四川檔案,2016(2).

[2]馮文博,宋竹,安琪.樹立五大發(fā)展理念 推動(dòng)檔案工作跨越式發(fā)展[J].黑龍江檔案, 2017(1).

[3]范曉莉.將五大發(fā)展理念作為引領(lǐng)檔案工作的靈魂和主線[J].秘書工作,2016(4).

[4]陳清欽.“五大發(fā)展理念”下的高校檔案信息化建設(shè)探析[J].蘭臺(tái)世界,2017(17).

2019—02—25

①本文系2018年江蘇省高校檔案研究會(huì)科研課題《五大發(fā)展理念視角下高校檔案工作信息化建設(shè)研究》的研究成果，編號(hào)：jsgdf2018-06。

王青（1985—），女，江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處人事檔案室管理員。

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