對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理的思考

王文昌 張康寧

摘 要：檔案現(xiàn)代化管理是應(yīng)信息技術(shù)革命的發(fā)展而提出的要求，它既是檔案管理的主要方向也是檔案管理的重要方式。最近的幾十年中，檔案管理的各個(gè)領(lǐng)域都產(chǎn)生了巨大的變化，信息技術(shù)不僅帶來(lái)了檔案管理方式的變化，而且還引起了檔案管理理念、管理制度、組織結(jié)構(gòu)、以及服務(wù)方式的改變。

關(guān)鍵詞：檔案：現(xiàn)代化：思考

一、檔案現(xiàn)代化管理的含義

籠統(tǒng)來(lái)說(shuō)，所謂檔案管理現(xiàn)代化，就是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)管理檔案。筆者所理解的檔案的現(xiàn)代化管理，是運(yùn)用新的技術(shù)使檔案管理工作更適應(yīng)社會(huì)的要求，滿足團(tuán)體、個(gè)人對(duì)檔案的查閱需求。

二、舊的檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1檔案庫(kù)房硬件設(shè)施問(wèn)題

一是縣級(jí)檔案館大多已經(jīng)建成很多年，但由于特殊原因，庫(kù)房面積沒(méi)有辦法繼續(xù)增加。在這種情況下，只能考慮最少的空間存放最多的檔案。而原來(lái)老舊的綠鐵皮柜、木柜已經(jīng)無(wú)法容納更多的檔案。二是檔案工作是一個(gè)沒(méi)有經(jīng)濟(jì)效益的工作，容易受到領(lǐng)導(dǎo)的忽視。因此，館內(nèi)的設(shè)施比較陳舊，老的去濕機(jī)、消毒機(jī)都已經(jīng)無(wú)法運(yùn)行，即使運(yùn)行也不能達(dá)到國(guó)家要求的標(biāo)準(zhǔn)。甚至有些高額設(shè)備由于經(jīng)濟(jì)條件限制沒(méi)法配備。三是在信息化發(fā)展迅速的今天，縣級(jí)檔案館數(shù)字化才剛剛起步，已經(jīng)跟不上國(guó)家、省、市檔案館的步伐。這在一定意義上，加大了館內(nèi)珍貴檔案的破壞程度。

2.2管理工作中的“軟件”問(wèn)題。一是檔案管理人員流動(dòng)速度太快。在很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理人員多為兼職或者把檔案工作作為跳板，其業(yè)務(wù)水平?jīng)]有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)根本不足以做好檔案工作，以至于現(xiàn)在檔案館與各單位之間任務(wù)分工不明確，檔案散亂無(wú)章。二是檔案交接工作不嚴(yán)肅。檔案管理人員認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，不點(diǎn)庫(kù)、不登記。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作也并不重視，認(rèn)為檔案交接只是幾份文件的轉(zhuǎn)交，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。這兩方面原因?qū)е聶n案交接手續(xù)形同虛設(shè)。檔案工作交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在實(shí)際工作中檔案工作人員卻忽視了檔案交接工作的基本要求及內(nèi)涵，本末倒置。三是檔案監(jiān)管部門對(duì)檔案工作監(jiān)管力度不夠。在各部門的檔案日常工作中，縣級(jí)檔案監(jiān)管部門無(wú)力干涉，也無(wú)法確認(rèn)各單位人員流動(dòng)情況。同時(shí)，檔案監(jiān)管部門對(duì)《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》執(zhí)行不夠嚴(yán)格，監(jiān)管部門的職責(zé)履行不到位。

三、檔案的現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.1 自身發(fā)展的需要

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國(guó)的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來(lái)越不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運(yùn)用新手段新方法，實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)保護(hù)的需要

另外，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體自身質(zhì)量的缺陷以及保護(hù)手段的落后，很多檔案已經(jīng)出現(xiàn)了一些諸如褪色、無(wú)字等問(wèn)題，給檔案管理帶來(lái)了極大的不便。若要加強(qiáng)對(duì)這些檔案的保護(hù)，則要求我們運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來(lái)，避免因?yàn)榧垙埖膿p壞導(dǎo)致檔案信息丟失的問(wèn)題。

3.3 充分利用的必要

傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨(dú)占性”的特點(diǎn)，一旦某段時(shí)間有人使用，其它人就不能再利用。實(shí)施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問(wèn)題，有效地加強(qiáng)檔案的共享性。需要的人可以在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)上同時(shí)進(jìn)行使用。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的途徑。

4.1 人才的培養(yǎng)。現(xiàn)代化的檔案管理對(duì)工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡(jiǎn)單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識(shí)，擁有較強(qiáng)的技術(shù)水平和管理水平。與此同時(shí)，最好還能具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在這樣的情況下，首先要建立嚴(yán)格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過(guò)各種有用的形式加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)，例如聘請(qǐng)專門的老師教授他們計(jì)算機(jī)方面的相關(guān)知識(shí)，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識(shí)等。通過(guò)教育培訓(xùn)，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理中的任何問(wèn)題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。

4.2電子文檔建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)

辦公自動(dòng)化的深入發(fā)展，以紙為文件的主導(dǎo)介質(zhì)，開始讓位于數(shù)字代碼序列的電子形式。電子文件如何歸檔是當(dāng)今檔案界共同面對(duì)的大問(wèn)題。電子文檔的特性是一種數(shù)字化的信息形態(tài)，可以在隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱和下載，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。但是電子檔案的缺點(diǎn)也很明顯，就是對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息的易更改性等。這些特性決定了電子文件收集、整理、歸檔、上交檔案館的復(fù)雜性；電子檔案長(zhǎng)期保存的困難性；電子文件、電子檔案在管理和開發(fā)利用中的嚴(yán)重不安全性；創(chuàng)建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的艱巨性。檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源網(wǎng)絡(luò)化一方面囊括檔案工作的服務(wù)內(nèi)容，另一方面將拓寬檔案工作的范圍。豐富的網(wǎng)絡(luò)資源和完善的網(wǎng)絡(luò)功能，將為檔案工作走向多元化創(chuàng)造良好的客觀條件。如果檔案系統(tǒng)形成網(wǎng)絡(luò)，那么利用開發(fā)的檔案資料會(huì)十為便捷，服務(wù)領(lǐng)域更加寬廣，社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益也更為廣泛。

4.3、信息容量大，占用空間小，檢索迅捷

特別是用于檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，大容量的存儲(chǔ)設(shè)備不斷出現(xiàn)，大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，信息存儲(chǔ)的時(shí)間和安全性也得到了大幅度的提高?，F(xiàn)在常用的普通優(yōu)盤的容量達(dá)到4GB 甚至更大，理論上可以存儲(chǔ)20 億個(gè)漢字，或者高清的視頻可播放達(dá)到6 個(gè)小時(shí)，個(gè)人電腦的硬盤容器更是達(dá)到250GB、500GB。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度也不可同日而語(yǔ)。信息檢索快速便捷。而且，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)也為檔案管理提供了新的理論依據(jù)。

4.4抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合。其次，面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”。再次，突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展。

4.5確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全

安全是檔案現(xiàn)代化管理不可忽視的一個(gè)重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息是否直接面對(duì)普通公眾。檔案信息則對(duì)安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案現(xiàn)代化管理中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。在技術(shù)層面上，可通過(guò)采用先進(jìn)成熟的信息技術(shù)手段，建立安全可靠的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理平臺(tái)，確保對(duì)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期存儲(chǔ)和安全保管；在應(yīng)用層面上，可通過(guò)對(duì)檔案利用者的訪問(wèn)權(quán)限和范圍的控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的可控利用。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新的經(jīng)濟(jì)和科技形式下，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)是大勢(shì)所趨，它不僅能夠滿足檔案管理自身的需要，也能夠加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)和利用。但與此同時(shí)，由于現(xiàn)代化的檔案管理模式還不成熟，所以在運(yùn)行過(guò)程中還存在著各種各樣的問(wèn)題，例如缺乏管理人才、管理設(shè)備、管理方法等。在此情況下，要運(yùn)用合理的方法，通過(guò)人才的培養(yǎng)、設(shè)備的引進(jìn)等方式，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)：

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