論醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化建設的重要性

張晶

摘 要：醫(yī)院檔案儲存著大量的醫(yī)院研究成果和患者的醫(yī)療檔案，保存著醫(yī)院活動的記錄，是醫(yī)院存在和進行社會活動的重要依據(jù)，因此要嚴格的規(guī)范醫(yī)院檔案管理，是對醫(yī)院研究成果和患者醫(yī)療記錄的一種保障，同時醫(yī)院檔案管理也影響著醫(yī)院的發(fā)展水平。本文對醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化建設的重要性進行討論。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；管理制度化；管理專業(yè)化

隨著社會的發(fā)展，人們的法律意識不斷的提高，對于個人隱私和研究成果的越來越重視。醫(yī)院醫(yī)療水平的不斷提高，給人們的健康帶來了保障，同時醫(yī)療水平的提高，人們對醫(yī)院的信賴度變高，醫(yī)院的社會活動也逐漸增多。醫(yī)院檔案管理管理人員對檔案記錄要足夠的重視，提高管理人員素質(zhì)，建立制度化和專業(yè)化的檔案管理尤為重要。

1 醫(yī)院檔案管理的作用

醫(yī)院檔案管理反映著醫(yī)院的發(fā)展和管理的情況。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院的經(jīng)營成果，同時也具備一定的評估價值，做好醫(yī)院檔案檔案管理，對醫(yī)院的發(fā)展具有重要的影響作用，醫(yī)院檔案管理受多方面因素的影響，一方面是醫(yī)院檔案管理人員的個人素質(zhì)因素，另一方面是醫(yī)院檔案管理制度的規(guī)范性和專業(yè)性因素。這兩種影響因素相互制約、相互作用，共同影響著醫(yī)院檔案管理，因此，要發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的作用，就要先重視醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化的重要性。

2 建立醫(yī)院檔案管理機制

建立醫(yī)院檔案管理機制，是將醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化的基礎，在醫(yī)院檔案管理機制的帶動下，醫(yī)院檔案管理會更加全面和專業(yè)，對醫(yī)院的管理起到了規(guī)范的作用，對醫(yī)院的發(fā)展起到了促進的作用。

2.1 有效檔案資料收集

檔案收集工作是醫(yī)院檔案管理的第一步，將有效的檔案信息收集起來。第一要確定資料收集范圍，檔案資料的范圍包括醫(yī)院發(fā)展過程中出現(xiàn)的審批手續(xù)、科研成果、患者檔案和財務檔案，主要是圍繞醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展作為收集范圍。第二是要及時的收集資料，醫(yī)院的檔案資料隨時都在更新，這就需要將檔案資料及時的收集起來，避免在資料堆積過程中出現(xiàn)破損或者丟失的情況。有效的將檔案資料收集起來是建立制度化和專業(yè)化醫(yī)院檔案管理機制的基礎，保證醫(yī)院檔案真實、全面、有效，味醫(yī)院的發(fā)展提供事實依據(jù)。

2.2 完善檔案資料裝訂整理

檔案資料裝訂整理是對收集的檔案資料進行整理活動，保證檔案資料能夠完整的進行保存，保證在需要時能夠快速的將檔案資料找到，以便相關(guān)人員的使用。在進行檔案資料的裝訂時，要對資料進行整理和記錄，避免出現(xiàn)漏裝或錯裝的情況。首先要按照檔案產(chǎn)生的時間順序進行排序，保證檔案資料的時間完整度。其次按照檔案產(chǎn)生的類別進行分類，這樣的分類方式方便查找。將檔案資料按照時間和類別的不同整理后，記錄下來，這樣可以方便檔案資料的裝訂，同時也能在裝訂時進行二次核對，減少錯裝的問題。檔案資料在裝訂完成后，要將裝訂好的檔案資料進行上架整理，檔案資料整理環(huán)節(jié)，需要對不同類別的資料架進行安放，以方便后續(xù)的查找，對于重要的額科研成果和財務檔案，應當設置專門的房間進行安放，與其他檔案資料分開放置，一方面保護了醫(yī)院科研成果，另一方面，也方便財務人員進行財務檔案的查找。有些規(guī)模較小的醫(yī)院的檔案管理機制不完善，對醫(yī)院檔案管理沒有設有專門的人員進行管理，而是其他人員進行兼職看管，這就導致醫(yī)院產(chǎn)生的檔案資料沒有一個完整的管理方法，將檔案資料合并裝訂，也沒有注意檔案資料的順序和分類問題，如果出現(xiàn)檔案資料丟失的情況也不容易發(fā)現(xiàn)。對醫(yī)院檔案資料極不負責任。

2.3 檔案資料移交工作

檔案資料的移交工作也十分重要，檔案管理人員需要對移交的檔案資料進行核對，并簽字確認，這是一個責任轉(zhuǎn)移的過程，因此需要檔案管理人員和移交資料的工作人員秉持端正的工作態(tài)度和嚴緊的工作作風對待檔案資料移交工作。

3 提升檔案管理人員素質(zhì)

提升檔案管理人員素質(zhì)對檔案資料管理制度化和專業(yè)化的執(zhí)行具有十分重要的作用。提高檔案管理人員勢在必行。

3.1 明確檔案管理責任

制度化和專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理，有利于檔案管理人員分工合作，明確自身的責任。制度化和專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理，能夠明確各個單位、各個科室、每個檔案管理人員的職責，每個單位、部門都有自己的責任，每個單位和部門在清楚自己的職責后才會更加清晰明了的完成自身的任務。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作十分混亂，各個單位和部門的職責劃分不清，經(jīng)常會出現(xiàn)工作內(nèi)容重復，或者某些檔案管理工作無人負責的情況，一旦出現(xiàn)問題便會互相推諉，檔案工作執(zhí)行起來十分混亂。而醫(yī)院檔案管理進行制度化和專業(yè)化管理，就使得各個部門和單位的職責明確，積極配合，更好的完成醫(yī)院檔案的管理工作。責任到人、責任到崗的檔案管理制度，明確了每個人的工作范圍和工作內(nèi)容，使得檔案工作變得清晰明了，能夠有序的進行，可以提高檔案管理工作的質(zhì)量和工作的效率。檔案管理責任細化，在醫(yī)院檔案管理工作中起到重要的作用，通常，細化責任會讓醫(yī)院相關(guān)工作人員對待工作的態(tài)度更加認真負責，也更加的嚴謹嚴肅，醫(yī)院人員的工作態(tài)度影響著工作質(zhì)量，嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，能夠提高工作質(zhì)量，也能提高工作水平，是一種十分重要的管理手段。

3.2 提高檔案管理意識

多數(shù)醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度較低，檔案保管人員的素質(zhì)也不高，職業(yè)素質(zhì)較差，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，處理不好醫(yī)院檔案的管理工作，致使醫(yī)院的檔案信息經(jīng)常丟失、遺漏甚至外流，造成嚴重的影響。檔案管理者較低的業(yè)務水平會嚴重影響醫(yī)院的檔案管理工作，有時會產(chǎn)生嚴重的后果，損傷醫(yī)院的形象，因此醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化建設是十分必要的，用制度規(guī)范檔案管理人員的工作，促使他們提高對檔案管理工作的重視程度，提高工作的效率和準確性，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。因此醫(yī)院要制定明確的制度規(guī)范檔案管理人員的行為，還應為檔案保管人員提供培訓的機會，使他們提高工作的專業(yè)化水平，提高專業(yè)素質(zhì)，嚴格管理并且完善醫(yī)院的檔案管理工作。加強對檔案管理人員的教育、培訓和考核，提高檔案保管人員的工作能力和管理水平，不斷優(yōu)化檔案保管人員結(jié)構(gòu)。檔案保管人員自身也要規(guī)范自身的行為，嚴于律己，認真負責，做好檔案的管理工作。

3.2.1 提高檔案管理人員保密意識。醫(yī)院檔案存在大量的重要的醫(yī)學成果和患者檔案，檔案管理人員加強對醫(yī)院檔案內(nèi)容的保密意識，避免出現(xiàn)泄漏醫(yī)院醫(yī)學成果核心技術(shù)和患者額資料的情況發(fā)生，一方面保護了醫(yī)院的利益，另一方面也保護了患者的利益，通過定期培訓的方法，加強檔案管理人員的保密意識對建立制度化、專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理十分重要。

3.2.2 提高檔案管理人員專業(yè)水平。檔案管理是一門專業(yè)的學科，因此檔案管理人員的專業(yè)性在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮重要的作用，檔案管理人員通過學習專業(yè)的檔案管理知識，利用科學、先進的檔案管理辦法進行醫(yī)院的檔案管理，保證了醫(yī)院管理的有序開展。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化的建立，影響著醫(yī)院的管理和發(fā)展情況，提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立檔案管理體制，起到完善醫(yī)院檔案管理的作用。

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