基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理研究

宋媛媛

[摘 要]當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出人們的想象，信息技術(shù)的快速發(fā)展給人們的生活提供了極大的便利。企業(yè)發(fā)展離不開(kāi)先進(jìn)技術(shù)，尤其是生產(chǎn)環(huán)節(jié)，通過(guò)應(yīng)用技術(shù)能有效提升工作效率。因此在新的發(fā)展時(shí)期，電子會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)該探索新的管理模式，從而才能對(duì)會(huì)計(jì)管理產(chǎn)生積極的影響。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時(shí)代；財(cái)務(wù)共享；電子會(huì)計(jì)檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.02.023

[中圖分類(lèi)號(hào)]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2019）02-00-02

隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)管理提出了更高的要求，只靠人工管理會(huì)計(jì)賬簿已經(jīng)很難跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，企業(yè)在信息管理方面主要依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)。云會(huì)計(jì)與大數(shù)據(jù)是時(shí)代快速發(fā)展的產(chǎn)物，進(jìn)一步推動(dòng)了會(huì)計(jì)信息化發(fā)展，給電子會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)了便利。在信息化時(shí)代，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)充分重視電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，有效結(jié)合信息技術(shù)，進(jìn)一步創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理模式。

1 財(cái)務(wù)共享的相關(guān)概念

財(cái)務(wù)管理是隨著企業(yè)的產(chǎn)生而產(chǎn)生的，企業(yè)在參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的同時(shí)也在不斷提升企業(yè)的整體實(shí)力。從生產(chǎn)制造到整個(gè)營(yíng)銷(xiāo)環(huán)節(jié)都在不斷創(chuàng)新以適應(yīng)新的市場(chǎng)環(huán)境，所以企業(yè)財(cái)務(wù)管理的具體管理模式不能一味地固守傳統(tǒng)的管理模式，應(yīng)該有所變革。隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)財(cái)務(wù)涉及的內(nèi)容也會(huì)越來(lái)越多，新技術(shù)的出現(xiàn)為提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平提供了可能，財(cái)務(wù)共享也應(yīng)運(yùn)而生。財(cái)務(wù)共享的作用主要體現(xiàn)在能夠?qū)Χ喾N企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)信息進(jìn)行管理，將各種資源信息聯(lián)系起來(lái)，創(chuàng)造性地應(yīng)用在實(shí)際工作中。財(cái)務(wù)共享是企業(yè)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的結(jié)果，能夠幫助企業(yè)更快地進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，節(jié)省了時(shí)間成本和人力成本。

會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，所以基于財(cái)務(wù)共享模式的會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)生了很大的變化，在管理體系和流程方面的改變將為檔案管理的精確性和效率提供保證。財(cái)務(wù)共享從出現(xiàn)以來(lái)就發(fā)揮著非常重要的作用。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，它能夠?qū)ζ髽I(yè)的成本產(chǎn)生一定的影響，也就是說(shuō)，運(yùn)用財(cái)務(wù)共享能夠降低成本，這里所指的成本，是企業(yè)的運(yùn)行成本。

2 會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展的特點(diǎn)

目前，會(huì)計(jì)檔案管理與以前相比有了很大的變化，代替了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理，依靠電子技術(shù)進(jìn)行管理逐漸普及。信息化和數(shù)據(jù)化的發(fā)展使信息的儲(chǔ)存和管理變得更加便捷，現(xiàn)在的電子信息技術(shù)處理已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)檔案在未來(lái)也將被電子管理檔案取代。因此，會(huì)計(jì)檔案管理的突出特點(diǎn)就是越來(lái)越具備電子化的特點(diǎn)。其實(shí)，電子信息技術(shù)具有明顯的優(yōu)勢(shì)，各種管理工作內(nèi)容和信息通過(guò)電子信息技術(shù)處理能夠及時(shí)得到所需的信息。

檔案管理更加集中化是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展的另一個(gè)特點(diǎn)，也就是說(shuō)不再像以往那樣，各個(gè)部門(mén)或者子公司的檔案管理實(shí)行分化管理模式。目前，有了互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)提供支持，檔案管理工作可以在系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一開(kāi)展。這種發(fā)展趨勢(shì)雖然具有很多優(yōu)勢(shì)，但不可避免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，例如，管理人員的工作責(zé)任心問(wèn)題、實(shí)際工作技能問(wèn)題、業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，都會(huì)影響網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的效果。集中化管理方式是針對(duì)整體市場(chǎng)的發(fā)展特點(diǎn)而言的，這是市場(chǎng)規(guī)律發(fā)展到一定階段產(chǎn)生的必然結(jié)果。

3 財(cái)務(wù)共享模式基于會(huì)計(jì)檔案管理的作用

檔案管理依托于新的技術(shù)手段不斷為企業(yè)提供更多的服務(wù)，當(dāng)財(cái)務(wù)共享模式與數(shù)據(jù)化的發(fā)展實(shí)現(xiàn)同步和融合，就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理起到了極大的促進(jìn)作用。在財(cái)務(wù)共享模式下，一些信息處理更加精細(xì)化，會(huì)計(jì)檔案管理也是如此。比如對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，將不同類(lèi)型的檔案門(mén)類(lèi)進(jìn)行合理劃分，再對(duì)劃分好的檔案類(lèi)別進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，從而有利于企業(yè)通過(guò)相關(guān)類(lèi)別找到檔案信息，節(jié)省了很多時(shí)間。電子數(shù)據(jù)更新很快，從財(cái)務(wù)共享的實(shí)際效果來(lái)看，共享后的財(cái)務(wù)信息能夠有效地進(jìn)行匯總，最終完成信息更新，這是共享數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)。此外，還有專(zhuān)門(mén)的檢測(cè)系統(tǒng)，對(duì)每一個(gè)類(lèi)別的信息進(jìn)行匯總?cè)缓蠼y(tǒng)一更新數(shù)據(jù)，能夠取得良好的效果。此外，財(cái)務(wù)共享對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的貢獻(xiàn)還包括能夠提升信息儲(chǔ)存、信息傳遞等工作的便捷性。這種數(shù)據(jù)處理的方式極大地提升了儲(chǔ)存和傳播的效率，實(shí)現(xiàn)了成本控制，同時(shí)可輔助經(jīng)營(yíng)決策。

4 現(xiàn)代電子會(huì)計(jì)檔案管理模式的實(shí)現(xiàn)方法

新時(shí)代下的電子會(huì)計(jì)的管理模式為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展提供了更便捷的管理方式。會(huì)計(jì)檔案管理模式從檔案的采集、分析以及應(yīng)用等方面都體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響。企業(yè)對(duì)這種管理模式的認(rèn)知和重視非常重要，只有這樣才能充分發(fā)揮此模式的優(yōu)勢(shì)。本文從以下幾方面探討，現(xiàn)代電子會(huì)計(jì)檔案管理模式的具體方法：

4.1 建立健全管理體系

電子化的會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，有必要建立一個(gè)完善的管理體系來(lái)確保管理工作的質(zhì)量。從管理工作的開(kāi)展情況來(lái)看，電子檔案管理，需要依托一個(gè)統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)員工檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，管理人員還需要結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際需求，借助電子化的檔案管理模式，對(duì)員工檔案進(jìn)行及時(shí)整理，為持續(xù)性地開(kāi)展檔案管理工作提供便利。此外，為了建立健全管理體系，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)成立一個(gè)電子檔案管理質(zhì)量監(jiān)督小組，確保管理體系的安全性。同時(shí)企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義，能夠有效科學(xué)的分類(lèi)為會(huì)計(jì)檔案的保管以及鑒定、利用打下夯實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)構(gòu)建科學(xué)完善的管理體系，有助于提高電子化會(huì)計(jì)檔案管理工作效率與質(zhì)量，在檔案分類(lèi)過(guò)程中，結(jié)合檔案的特點(diǎn)以及客觀規(guī)律，確保檔案間保持緊密的關(guān)聯(lián)性，構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系。

4.2 建立信息處理系統(tǒng)

企業(yè)需要建立信息處理系統(tǒng)才能保證檔案管理的有序性和安全性。信息處理系統(tǒng)一方面是將技術(shù)作為重要支持，充分利用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理。建立信息處理系統(tǒng)應(yīng)做好以下幾方面的工作。首先，在企業(yè)的信息處理系統(tǒng)建立的工作中，應(yīng)當(dāng)注意聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員在系統(tǒng)建立階段提供全程指導(dǎo)。另外，隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大、人員流動(dòng)性越來(lái)越大，檔案管理工作面臨著巨大的數(shù)據(jù)信息處理壓力。因此，在信息系統(tǒng)建立和完善的工作中，應(yīng)當(dāng)注意應(yīng)用技術(shù)手段提升信息處理環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理能力，盡可能提高信息處理的有效性，為工作人員順利開(kāi)展工作提供便捷。此外，企業(yè)還要確保信息處理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。檔案管理人員日常要注重維護(hù)管理系統(tǒng)，避免病毒、木馬等外來(lái)的危險(xiǎn)因素竊取檔案資料。

4.3 提高檔案數(shù)據(jù)更新力度

由于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)通常是靜止的，并未變化，所以企業(yè)難以通過(guò)數(shù)據(jù)分析并了解企業(yè)的發(fā)展情況，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)更新速度較慢，也缺乏實(shí)時(shí)性數(shù)據(jù)，會(huì)對(duì)企業(yè)的決策產(chǎn)生一定的影響。基于共享模式下構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案，能夠有效避免這一問(wèn)題，所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步在原有數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上對(duì)新數(shù)據(jù)進(jìn)行電子掃描，應(yīng)用新數(shù)據(jù)代替舊數(shù)據(jù)，有助于提高電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，并且對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行及時(shí)更新，企業(yè)才能根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果更好地進(jìn)行決策。

4.4 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理人員是會(huì)計(jì)信息的執(zhí)行者，素質(zhì)高低決定著會(huì)計(jì)檔案管理水平，作為會(huì)計(jì)檔案管理人員必須正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要意義，能夠嚴(yán)格規(guī)范自身行為，遵循會(huì)計(jì)檔案的保密性原則。企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員培訓(xùn)工作的支持與重視程度，滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理手段，才能有效提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

4.5 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范

企業(yè)必須正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程能夠進(jìn)一步強(qiáng)化質(zhì)量管理職能，通過(guò)提升會(huì)計(jì)檔案處理質(zhì)量，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。信息資源是現(xiàn)代社會(huì)中具有非常高價(jià)值的資源，對(duì)于信息資源的關(guān)注點(diǎn)，主要在于其真實(shí)性和安全性，缺失了真實(shí)性，企業(yè)的決策工作就失去了實(shí)際的意義。因此，企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從宏觀角度進(jìn)一步看待自身的發(fā)展與建設(shè)，要將檔案管理系統(tǒng)作為一個(gè)整體看待，及時(shí)過(guò)濾潛在的風(fēng)險(xiǎn)信息和錯(cuò)誤信息，從而保證管理系統(tǒng)自身在收集和管理的內(nèi)容上具有針對(duì)性。另外，風(fēng)險(xiǎn)防范還可以通過(guò)制度和法規(guī)建設(shè)完成，即制度建設(shè)內(nèi)容要加入針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型的針對(duì)性處理措施，且應(yīng)當(dāng)專(zhuān)門(mén)針對(duì)突發(fā)情況和緊急情況，制訂一個(gè)科學(xué)完善的應(yīng)急處理方案，從而提高系統(tǒng)對(duì)突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的防范能力，避免出現(xiàn)大規(guī)模的突發(fā)性風(fēng)險(xiǎn)。

5 結(jié) 語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人們對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，會(huì)計(jì)行業(yè)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，云會(huì)計(jì)進(jìn)一步推動(dòng)了企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展進(jìn)程，在此形勢(shì)下財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)運(yùn)而生。通過(guò)應(yīng)用電子會(huì)計(jì)檔案，有助于提高企業(yè)財(cái)務(wù)人員的工作效率，相對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，有助于降低財(cái)務(wù)工作投入成本，進(jìn)一步提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。所以本文建議在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)基礎(chǔ)上構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案，有助于加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)的有效采集和分析，切實(shí)方便員工及時(shí)查看各類(lèi)數(shù)據(jù)，有助于降低信息傳輸成本，提高信息數(shù)據(jù)的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。

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