地方高校檔案信息化管理模式研究

吳玲

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，地方高校在教學(xué)檔案管理中存在的一些問題也日益突出，包括檔案管理質(zhì)量不高、數(shù)字化建設(shè)不足、管理模式落后、檔案利用率低下、檔案建設(shè)投入不足等。文章對高校教學(xué)檔案管理的傳統(tǒng)模式、混合模式、信息化模式進行了分類研究，并對教學(xué)檔案信息化的基本內(nèi)容進行了梳理，包括教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)、信息系統(tǒng)建設(shè)、體系建設(shè)和信息化利用等。同時，對教學(xué)檔案信息化管理創(chuàng)新中的融合、共享、安全、過程管理等關(guān)鍵問題進行了討論。文章最后指出，要強調(diào)檔案服務(wù)，重視檔案利用，讓教學(xué)檔案工作真正成為服務(wù)師生、服務(wù)決策的得力幫手

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；信息化；管理模式；數(shù)字化

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展，地方高校教學(xué)檔案管理也面臨著諸多的挑戰(zhàn)與機遇。如何通過先進的檔案管理手段，達到規(guī)范教學(xué)過程、提升教學(xué)質(zhì)量的目的，是擺在教學(xué)管理部門特別是教學(xué)檔案管理部門面前的一項急待解決的問題。以信息化為手段，對教學(xué)檔案管理模式進行改革創(chuàng)新成為提升教學(xué)檔案管理效率、保障教學(xué)質(zhì)量的重要途徑。

一、地方高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀分析

教學(xué)檔案是高校在教學(xué)管理過程中所形成的具有保存價值的材料，包括物理實體檔案（主要是紙質(zhì)檔案）、電子數(shù)據(jù)或者是相關(guān)紙質(zhì)材料的電子化數(shù)據(jù)（如光介質(zhì)檔案、磁介質(zhì)檔案等）。

隨著地方高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大和辦學(xué)層次的持續(xù)提升，教學(xué)檔案建設(shè)受到一定程度的重視，也取得了明顯的成效，教學(xué)檔案收集工作已經(jīng)形成較為規(guī)范的運行機制，檔案收集數(shù)量有了較大發(fā)展，教學(xué)檔案保管和利用工作也取得了一定的成績。

但是，地方高校在教學(xué)檔案管理中仍舊存在許多問題，有些已嚴重影響到教學(xué)工作的有效開展。一些突出的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）教學(xué)檔案管理質(zhì)量有待提升

一方面，教學(xué)檔案的原始質(zhì)量不高。由于絕大多數(shù)教學(xué)檔案來自于一線教師，但他們卻缺少檔案方面的專業(yè)知識，提交的教學(xué)材料也很難有較高的檔案專業(yè)水平。另外，這些檔案在經(jīng)過檔案管理人員簡單核查后，直接歸檔，沒有進行必要的規(guī)范化處理，檔案管理更多的僅僅是一種低質(zhì)量低層次的“檔案保管”。

（二）教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)仍需加強

傳統(tǒng)檔案的主要載體是紙質(zhì)檔案，收集、處理和利用的速度較慢，從而導(dǎo)致檔案管理效率低下。教學(xué)檔案數(shù)字化是提高教學(xué)檔案管理水平的必要途徑。所謂教學(xué)檔案數(shù)字化就是將教學(xué)過程或結(jié)果性材料轉(zhuǎn)化為可以為計算機識別和處理的數(shù)字檔案。

目前，教學(xué)檔案的實體仍然主要為紙質(zhì)文檔，教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)進展緩慢。這里的主要原因是，教學(xué)過程材料和結(jié)果性材料基本是以紙質(zhì)檔為主，傳統(tǒng)教學(xué)模式下的檔案介質(zhì)很難在短時間內(nèi)發(fā)生根本性的變化。而且，許多紙質(zhì)教學(xué)檔案數(shù)量龐大，進行數(shù)字化處理的工作量非常巨大。

（三）教學(xué)檔案管理模式落后

一方面，教學(xué)檔案管理模式主要還是“收繳、保管”模式。檔案管理人員的主要精力集中在把材料“收上來、保管好”，而很少考慮如何將檔案工作做得更有效率，把檔案質(zhì)量做得更好。此外，教學(xué)檔案管理的規(guī)范體系尚未形成。由于教學(xué)檔案主要是在教學(xué)部門層面進行的，檔案專業(yè)化程度較低，檔案工作缺少嚴格的規(guī)范體系，制度也不完善，從而導(dǎo)致基層教學(xué)檔案管理呈現(xiàn)一種粗放式的狀態(tài)，管理模式落后。

（四）教學(xué)檔案利用率低下

由于教學(xué)檔案記錄了教學(xué)及管理的過程和歷史，只有學(xué)習(xí)歷史才能從歷史中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)，從而更好地為當前的各項教學(xué)管理工作服務(wù)。如果教學(xué)檔案不能有效地為教學(xué)工作服務(wù)，檔案管理就會流于形式，而失去其應(yīng)有的意義。目前，許多地方高校由于采用的主要是傳統(tǒng)檔案介質(zhì)，從而導(dǎo)致其共享和利用困難。同時，教學(xué)檔案管理仍采用落后的“收繳保管”模式，而且缺乏有效的檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理效率低下。

（五）教學(xué)檔案建設(shè)投入不足

地方高校在教學(xué)檔案建設(shè)上，存在投入不足的問題。首先是空間投入不足，教學(xué)檔案室普遍存在面積不足的問題，這給教學(xué)檔案的保管、整理和利用帶來了困難。有些教學(xué)檔案室環(huán)境較差，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案極易受到損壞。其次是，資金投入不足，教學(xué)檔案管理的辦公設(shè)備落后，環(huán)境設(shè)施不能滿足檔案保管的基本要求，信息系統(tǒng)建設(shè)更是嚴重滯后，影響了檔案管理的效率。再一個就是，人員投入不足，許多地方高校的教學(xué)檔案管理人員是二級學(xué)院的兼職人員，普遍存在管理專業(yè)化水平不高、崗位責任不明確的問題，使得教學(xué)檔案管理責任很難落實到位。

二、高校教學(xué)檔案管理模式

根據(jù)教學(xué)檔案實體對象的形式和管理方式，教學(xué)檔案管理經(jīng)歷了這樣幾個階段：紙質(zhì)檔案的人工管理階段、紙質(zhì)檔案的電子化管理階段、電子檔案的信息化管理階段。由此，可以歸納出高校教學(xué)檔案管理的三種基本模式：傳統(tǒng)模式、混合模式、信息化模式。

（一）傳統(tǒng)模式

教學(xué)檔案管理的傳統(tǒng)模式是指檔案載體以教學(xué)第一手的紙質(zhì)文檔為主，而且檔案管理為人工方式。傳統(tǒng)模式在檔案載體和檔案管理上均采用了“傳統(tǒng)”模式，表現(xiàn)為檔案載體沒有從紙質(zhì)形式有效轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，檔案管理也沒有從人工形式轉(zhuǎn)化為計算機管理形式。在教學(xué)檔案管理的傳統(tǒng)模式中，檔案形式陳舊、信息存儲效率低下、管理方法落后、檔案的可利用性不高。目前，許多地方高校在教學(xué)檔案管理上基本上還處于傳統(tǒng)模式。

（二）混合模式

混合模式是指紙質(zhì)與數(shù)字的檔案載體混合、人工與計算機的檔案管理混合的一種模式。在混合模式下，教學(xué)檔案中已經(jīng)出現(xiàn)一定的數(shù)字化檔案，但是數(shù)字化檔案的體系不完善，標準不健全，從而導(dǎo)致檔案形式多樣化且呈現(xiàn)一定的混亂狀態(tài)。同時，在教學(xué)檔案管理方面，使用了一定程度的計算機輔助管理工具，但是層次不高，有些工具僅僅是一些基本的記錄功能，比如Excel、Word等一些簡易的軟件系統(tǒng)。在混合模式下，教學(xué)檔案管理有了一定的進步，但是檔案建設(shè)的質(zhì)量仍然不高，教學(xué)檔案的利用效率仍需進一步提升。

（三）信息化模式

檔案信息化是以計算機信息技術(shù)為手段，對傳統(tǒng)檔案及檔案管理業(yè)務(wù)進行變革，實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的載體形式轉(zhuǎn)變、人工管理向計算機管理的管理模式轉(zhuǎn)變，從而提高檔案收集、處理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的效率。在教學(xué)檔案管理的信息化模式下，所有教學(xué)檔案均以數(shù)字內(nèi)容或數(shù)字目錄的形式存儲在計算機系統(tǒng)中，檔案管理各項工作將高度自動化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理效率得到極大提升。

三、高校教學(xué)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

教學(xué)檔案管理的過程環(huán)節(jié)包括檔案收集、分類編目、檔案處理、保管維護、檢索利用等。對于教學(xué)檔案管理信息化來講，其基本內(nèi)容也就是對這些環(huán)節(jié)進行信息化改造和完善，主要包括以下幾個部分。

（一）教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)

教學(xué)檔案數(shù)字化是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和條件。對于地方高校來講，許多基礎(chǔ)性的教學(xué)數(shù)據(jù)都是以紙質(zhì)文檔提交的，這阻礙了檔案信息化工作的深入開展。為此，必須優(yōu)先做好教學(xué)檔案的數(shù)字化工作。一方面，要做好教學(xué)檔案的直接數(shù)字化，即引導(dǎo)教學(xué)檔案的提交者（主要是一線教師）按照數(shù)字化要求提供電子歸檔材料，包括課程教學(xué)材料、電子試卷、教研成果等。另一方面，要做好教學(xué)檔案的二次數(shù)字化，即通過數(shù)字轉(zhuǎn)換設(shè)備將非數(shù)字化的教學(xué)材料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案，或者是建立數(shù)字化的索引目錄。

（二）教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)是對數(shù)字化教學(xué)檔案進行有效管理的必備工具。最初的信息化管理工具可以是一些通用的計算機軟件，如Excel等，可以幫助檔案管理人員有效記錄、查找、存儲檔案信息，還可以進行一些基礎(chǔ)性的統(tǒng)計分析。也有一些高校采用了一些簡單的檔案管理系統(tǒng)來進行輔助檔案管理，促進了教學(xué)檔案管理的效率。隨著互聯(lián)網(wǎng)的進一步深化發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)成為許多地方高校的首選。這些檔案管理線上系統(tǒng)，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)發(fā)揮了重要作用，比如，它可以讓教師隨時通過網(wǎng)絡(luò)遞交第一手的教學(xué)材料，并由教師直接進行數(shù)字化錄入，極大地提高了數(shù)字化檔案收集的效率。各個地方高?？梢愿鶕?jù)自身教學(xué)檔案建設(shè)的實際需要，選擇購買或自行開發(fā)適用的管理平臺，并配備相應(yīng)管理人員，提升教學(xué)檔案管理的層次和效率。

（三）教學(xué)檔案信息化體系建設(shè)

教學(xué)檔案的基礎(chǔ)材料形成于各個教學(xué)部門，因此，教學(xué)檔案體系建設(shè)應(yīng)以教學(xué)部門為主要責任部門，以教師為基本主體，結(jié)合教學(xué)質(zhì)量評價體系，對教學(xué)檔案進行梳理，形成切合信息化要求的檔案體系。檔案信息化體系不但要符合檔案建設(shè)的基本規(guī)范要求，更要體現(xiàn)教學(xué)工作的基本需求，還要滿足信息化建設(shè)的各項要求。在對教學(xué)檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)進行明確分類的同時，還要對檔案的歸檔質(zhì)量要求進行說明。只有形成清晰的體系結(jié)構(gòu)，才能有高質(zhì)量的檔案內(nèi)容，也才能使得信息化系統(tǒng)高效地發(fā)揮作用。

（四）教學(xué)檔案信息化利用

教學(xué)檔案信息化的目的是提高檔案利用效率，促進教育教學(xué)質(zhì)量的提升。檔案收集、檔案記錄、檔案保管都不是目的，檔案利用才是檔案信息化的關(guān)鍵。如何使檔案利用效果更好，信息化手段是必備的工具。通過建立教學(xué)檔案管理的信息系統(tǒng)，特別是線上系統(tǒng)，可有效保障教學(xué)檔案的管理和利用。同時，借助于檔案管理的門戶網(wǎng)站或移動服務(wù)系統(tǒng)，檔案管理者和使用者也可全天候、全空間進行檔案的管理和利用。通過對檔案系統(tǒng)不同用戶的角色分配和權(quán)限設(shè)置可以明確檔案使用的層次，使得檔案系統(tǒng)使用者能各取所需，最大限度發(fā)揮檔案信息化帶來的便利。

四、教學(xué)檔案信息化管理模式創(chuàng)新的關(guān)鍵問題

教學(xué)檔案信息化是在檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上通過檔案管理信息系統(tǒng)對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案和電子檔案進行管理。對于地方高校來講，教學(xué)檔案信息化管理創(chuàng)新還面臨許多問題，其中關(guān)鍵問題包括融合問題、共享問題、安全問題、過程檔案管理問題、以人為本問題等。

（一）傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案的融合問題

從教學(xué)檔案的形式來講，主要分為以紙質(zhì)材料為代表的傳統(tǒng)檔案和以電子文檔為代表的數(shù)字檔案兩種。隨著教學(xué)檔案管理的發(fā)展，數(shù)字檔案所占比例在不斷擴大，其在檔案信息化管理中的作用也日趨明顯和突出。但是，數(shù)字檔案不可能占據(jù)教學(xué)檔案的全部，有相當一部分紙質(zhì)教學(xué)檔案是不可能轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的或者是沒有必要轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的，比如傳統(tǒng)課堂教學(xué)過程中形成的紙質(zhì)學(xué)生作業(yè)、實驗報告、教師授課記錄等。這就需要在信息化系統(tǒng)中對這些傳統(tǒng)檔案進行部分的數(shù)字化處理或者建立數(shù)字化索引，從而使得系統(tǒng)中能存儲全部教學(xué)檔案的目錄數(shù)據(jù)，避免在檔案信息系統(tǒng)之外形成孤立的僵尸檔案。只有在檔案信息系統(tǒng)中做到傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案的高度融合，才能整合全部教學(xué)檔案資源，使教學(xué)檔案更好地為教學(xué)工作服務(wù)。

（二）數(shù)字檔案的共享問題

和傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案的最大優(yōu)勢就是其高效的共享性。因此，教學(xué)檔案在進行檔案數(shù)字化處理之后，其核心工作就是設(shè)計、實現(xiàn)檔案的共享機制。這種共享機制至少應(yīng)包括三個方面的內(nèi)容：數(shù)字檔案的共享等級分類、檔案利用者的角色和權(quán)限設(shè)計、檔案管理系統(tǒng)共享功能的設(shè)計與實現(xiàn)。進入檔案數(shù)據(jù)庫的檔案必須進行分類，以確定其開放共享的程度。使用者也只能根據(jù)預(yù)設(shè)的角色，被賦予相應(yīng)的檔案使用權(quán)限。此外，信息系統(tǒng)也應(yīng)該具有對應(yīng)的功能模塊，以保證檔案共享功能的實現(xiàn)。

（三）數(shù)字檔案的安全問題

傳統(tǒng)檔案的安全問題主要表現(xiàn)為檔案的無意損害及遺失等。數(shù)字檔案在開放共享的同時，其安全問題也顯得較為突出。分類管理、角色設(shè)置、權(quán)限控制等是解決數(shù)字檔案安全問題的主要途徑。此外，修補系統(tǒng)漏洞、安裝防火墻、殺毒軟件也是保障數(shù)字檔案安全的重要手段。在教學(xué)檔案信息化過程中，既要堅持檔案的開放共享，也要保障檔案系統(tǒng)的安全可靠。要在教學(xué)檔案管理中，強化安全意識，特別是要強化數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，最終通過技術(shù)手段和人為措施來改善安全環(huán)境，使得教學(xué)檔案信息化管理不但開放、高效，而且安全可靠。

（四）過程檔案管理問題

由于傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，教學(xué)檔案的收集通常是在某一階段的教學(xué)環(huán)節(jié)完成之后進行的。這樣，教學(xué)檔案保存的往往是一些結(jié)果性的材料。實際上，在整個教學(xué)過程中，有許多過程性材料也是非常重要的，具有較高的保存價值。因為，過程材料往往更能說明教學(xué)工作的進展情況，也更能解釋教學(xué)質(zhì)量產(chǎn)生的根本原因。所以，教學(xué)檔案信息化管理不但要重視結(jié)果檔案，更要重視過程檔案。同時，要堅持檔案數(shù)字化與教學(xué)管理過程的高度融合，在教學(xué)過程中實現(xiàn)檔案的數(shù)字化收集和利用，讓教學(xué)過程得到有效的記錄，從而便于分析，有效指導(dǎo)后續(xù)的教學(xué)管理工作實踐。

（五）以人為本的檔案管理

教學(xué)檔案存在的根本目的是服務(wù)于教學(xué)工作、服務(wù)于人才培養(yǎng)。也就是說，教學(xué)檔案管理本身不是目的，只是一種提高教學(xué)管理效率的手段。地方高校教學(xué)檔案管理應(yīng)該堅持“服務(wù)教學(xué)，以人為本”的基本原則，不但要注重檔案收集和保管，更要強化檔案服務(wù)和利用。教學(xué)檔案存放的是教學(xué)部門的教學(xué)歷史，是教學(xué)評價和教學(xué)改進的主要依據(jù)，對于教學(xué)管理者的決策工作具有十分重要的意義。

五、結(jié)語

教學(xué)工作是高校工作的中心，教學(xué)檔案工作同樣也是高校檔案管理的核心。教學(xué)檔案信息化管理是提升管理效率的重要路徑。在教學(xué)檔案信息化管理中，一定要強調(diào)檔案服務(wù)，重視檔案利用，不能為了檔案而檔案，要讓教學(xué)檔案工作成為服務(wù)師生、服務(wù)決策的得力幫手，讓教學(xué)檔案管理成為推動教學(xué)改革、促進人才培養(yǎng)的有效手段。

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（作者單位：鹽城工學(xué)院）