探究設(shè)備專用備件庫管理方法

宋杏果，于彬，張海亮

（1.中交一航局第一工程有限公司；2.中交一航局城市交通工程有限公司；3.中交海洋建設(shè)開發(fā)有限公司，天津 300456）

設(shè)備管理被現(xiàn)代企業(yè)管理學(xué)稱之為“命脈管理”，而備件管理、運(yùn)行管理、檢修管理被稱為設(shè)備管理的三大支柱。備件管理直接影響設(shè)備的維護(hù)、檢修和搶修工作，備件管理得當(dāng)可以減少設(shè)備停機(jī)造成的損失及降低設(shè)備的維修費(fèi)用，由此可見，設(shè)備管理中的備件管理是企業(yè)生產(chǎn)管理的一個(gè)重要問題。因此，如何做到備件庫的合理儲備，滿足設(shè)備的維修既經(jīng)濟(jì)又保質(zhì)保速，這是本文主要討論的問題。

根據(jù)公司目前的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，公司擁有16余種類型的生產(chǎn)設(shè)備，包括機(jī)床、起重機(jī)、電焊機(jī)等，數(shù)量達(dá)到900多個(gè)，在生產(chǎn)繁忙時(shí)期，公司所有設(shè)備幾乎都是滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，在生產(chǎn)過程中，設(shè)備難免會出現(xiàn)故障，為了避免設(shè)備因故障停止生產(chǎn)，需要及時(shí)搶修，這就要求設(shè)備不論出現(xiàn)那種零件的損壞，都要使得備件供應(yīng)及時(shí)，這就要求備件儲備一定的數(shù)量，既不能缺失，也不能數(shù)量過多，造成資金浪費(fèi)，本文首先從備件管理中容易出現(xiàn)的問題入手，根據(jù)問題，進(jìn)行逐步剖析，總結(jié)出一套科學(xué)合理實(shí)用的備件管理辦法。

1 備件庫管理中出現(xiàn)的問題

1.1 備件種類、型號繁多，存放混亂

由于公司機(jī)械設(shè)備數(shù)量種類繁多，即使是同一類設(shè)備，由于購買時(shí)間不同，設(shè)備的型號存在差異，導(dǎo)致備件種類繁多，即使同一種用途的備件，型號也存在差異，這就造成配件種類、型號數(shù)量較多，這些配件沒有統(tǒng)一的存放地方，修理完的廢零件和備件混合堆放，沒有分類存放，也沒有標(biāo)示區(qū)分管理，好壞難辨，嚴(yán)重影響設(shè)備維修效率。

1.2 備件庫存不足、點(diǎn)收不規(guī)范

在生產(chǎn)繁忙時(shí)期，生產(chǎn)任務(wù)額滿，公司的設(shè)備使用率幾乎100%，一旦設(shè)備發(fā)生故障，需要及時(shí)搶修，備件庫存不足，設(shè)備不能得到及時(shí)維修，造成生產(chǎn)停歇，秉著“生產(chǎn)第一”的原則，備件采購?fù)戤叄枰谝粫r(shí)間進(jìn)行維修安裝，備件不能按規(guī)定點(diǎn)收，進(jìn)而造成備件采購和使用的混亂，嚴(yán)重時(shí)造成資金流失。

1.3 備件盲目領(lǐng)用，缺乏科學(xué)性

原來備件缺乏專門人員管理，備件領(lǐng)用人自拿自用，使備件更加混亂。

由于備件領(lǐng)用后對其使用缺乏跟蹤，使備件得不到合理利用，造成備件流失。

2 設(shè)備備件管理方法簡介

設(shè)備備件的管理包括備件需求計(jì)劃、審批、采購、點(diǎn)收入庫、入庫管理、備件出庫使用及備件使用跟蹤和質(zhì)量回饋。整個(gè)備件管理的流程如圖1。

圖1

從圖1可以看到整個(gè)備件的管理是一個(gè)閉合的過程，設(shè)備部在整個(gè)備件管理中占據(jù)核心的位置，根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，可以得知，整個(gè)備件管理過程中容易出現(xiàn)問題的就是備件庫的管理，備件庫如何管理關(guān)系到設(shè)備的維修效率，關(guān)系到設(shè)備備件儲備合適的數(shù)量，以防占用大量的公司資產(chǎn)。

公司成立專用設(shè)備備件庫很好的解決了備件零散存放的問題。簡單的備件集中不能解決備件存放混亂的局面，針對此問題，本文采用引進(jìn)貨物架的方法，備件按照不同的設(shè)備分架存放，每層進(jìn)行編號，我們采用編號規(guī)則如下：首先給每一個(gè)貨架用數(shù)字進(jìn)行編碼，每個(gè)貨架分為A、B面，每個(gè)貨架分為4層，這備件存放位置就可以通過4個(gè)位置點(diǎn)迅速找到，表示方法：××A(B)-×-×，其中×為阿拉伯?dāng)?shù)字，例如編號為14A-3-1的備件，可以迅速知道其位置是14貨架A面第三層的第一個(gè)位置，既規(guī)整了備件，又避免了減少尋找備件的時(shí)間。

隨著計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被引進(jìn)設(shè)備管理中，我們備件管理中采用的是冠唐設(shè)備管理系統(tǒng)軟件，其中的備件管理很好的解決了備件的點(diǎn)收、迅速查找以及領(lǐng)用存在的問題，在備件集中、歸置、編號存放的前期工作基礎(chǔ)上，對應(yīng)備件的名稱，規(guī)格型號，備件編號，庫存數(shù)量等批量輸入，由此就可以清楚的看到整個(gè)備件庫備件的現(xiàn)有數(shù)量，同一類型不同型號的備件的數(shù)量。

當(dāng)有新采購的備件入庫時(shí)，只需在冠唐設(shè)備管理系統(tǒng)備件管理頁面對應(yīng)的備件欄選擇點(diǎn)收，分別輸入數(shù)量，對應(yīng)打印出一個(gè)點(diǎn)收單，在點(diǎn)收單上需要送貨人和經(jīng)辦人進(jìn)行簽字，可以避免錯誤備件入庫，也嚴(yán)格控制了入庫備件的數(shù)量。冠唐設(shè)備備件管理系統(tǒng)錄入后，庫存數(shù)量自動更新。整個(gè)備件點(diǎn)收流程圖總結(jié)如圖2。

圖2

當(dāng)設(shè)備搶修、大修和保養(yǎng)維修需要設(shè)備備件時(shí)，由各個(gè)區(qū)域、班組的相關(guān)維修人員拿著舊配件去備件庫領(lǐng)取所需備用件，以舊換新既保證了領(lǐng)用備件領(lǐng)用的準(zhǔn)確性，又保證了備件的合理有用性。此時(shí)在冠唐設(shè)備管理系統(tǒng)備件管理頁面對應(yīng)的備件欄選擇領(lǐng)用，打印領(lǐng)用單，在領(lǐng)用單上需要領(lǐng)用人和經(jīng)辦人簽字，然后存檔備查。備件領(lǐng)用的流程圖總結(jié)如圖3。

圖3

值得一提的是，引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，在查找備件方面非常迅速精準(zhǔn)，無論輸入備件的關(guān)鍵詞還是型號、備件編號等都能查到備件的數(shù)量和位置。在計(jì)算機(jī)冠唐設(shè)備管理軟件中，對于每一筆備件出庫都記錄在案，每種備件都能形成出入庫清單，通過分析，就能得出那些備件是易損件及需要常備及儲備的數(shù)量，減少了備件占用的流動資金。

3 備件庫管理模式認(rèn)定

以上第2部分備件的管理模式我們稱之為“圖書樣式管理模式”，整個(gè)管理模式依托于計(jì)算機(jī)軟件科學(xué)技術(shù)，冠唐設(shè)備管理系統(tǒng)的引進(jìn)規(guī)范了設(shè)備備件庫的管理，既能合理規(guī)范備件的點(diǎn)收和領(lǐng)用，又能在盤點(diǎn)庫存方面給予極大的便捷。雖然備件管理較之以前有了很大的改觀，但在備件庫管理過程中我們需要注意以下問題。

（1）備件種類之多，每種備件型號又有很多種，如果前期備件編號工作做的不細(xì)致到位，就會對備件的點(diǎn)收和領(lǐng)用出現(xiàn)問題，備件的編號過程繁瑣，備件信息輸入計(jì)算機(jī)和整理、分類備件費(fèi)時(shí)，需要極大的耐心和毅力。

（2）計(jì)算機(jī)技術(shù)是按照程序工作的，有些呆板和不靈活，單純的依靠計(jì)算機(jī)有時(shí)不但會浪費(fèi)時(shí)間，還會在備件管理的過程中制造不必要的麻煩；在使用計(jì)算機(jī)時(shí)候要注意及時(shí)備份和保存，同時(shí)還要備用一些應(yīng)急措施，防止停電和電腦出現(xiàn)問題。備件庫管理是一項(xiàng)持久的工作，在管理過程中還會出現(xiàn)各種各樣的問題，需要我們不斷轉(zhuǎn)變思維、更新管理策略，直至備件的管理能滿足設(shè)備管理的需求。

4 結(jié)語

備件管理是資金密集型企業(yè)一項(xiàng)重要的工作，也是與企業(yè)并存的一項(xiàng)長期工作，在備件管理中，要大膽推行現(xiàn)代企業(yè)庫存管理模式，不斷吸收國內(nèi)外現(xiàn)代企業(yè)管理的科學(xué)思想和運(yùn)營模式，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷進(jìn)行制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，合理組織備件供應(yīng)，為設(shè)備維護(hù)檢修和應(yīng)急處理做好后勤物質(zhì)保障和支持，為企業(yè)降本增效做出貢獻(xiàn)。